Un'elaborazione efficiente delle fatture è fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare le operazioni finanziarie, mantenere registri accurati e migliorare i rapporti con i fornitori. Tradizionalmente, la gestione delle fatture comporta inserimenti manuali, verifiche e approvazioni, con conseguente aumento dei costi operativi, errori umani e tempi di elaborazione più lunghi.
Vediamo come Parseur può aiutare la tua azienda a ridurre il tempo dedicato all'elaborazione delle fatture non del 50%, non del 75%, ma addirittura di 100 volte, risparmiando decine di migliaia di euro ogni mese.
Il costo medio per elaborare manualmente una singola fattura è di $22,75. L'elaborazione manuale delle fatture implica costi di tempo, denaro e risorse, e comporta diverse difficoltà. Alla fine dei conti, l'obiettivo è ridurre le spese di manodopera e ottimizzare la produttività aziendale.
Il mercato globale prevede 550 miliardi di fatture annuali e una crescita fino a quadruplicare entro il 2035.
E se ti dicessimo che esiste una soluzione d'oro per automatizzare l'elaborazione delle tue fatture, facendoti risparmiare una fortuna e liberando risorse preziose? Esatto, parliamo delle grandi potenzialità di intelligenza artificiale, analisi PDF e riconoscimento ottico dei caratteri.
Principali vantaggi:
- L'estrazione automatizzata dei dati riduce drasticamente gli errori umani, garantendo precisione e uniformità nei documenti finanziari.
- Parseur offre ampissime possibilità di integrazione, permettendo l'invio immediato dei dati delle fatture automatizzati verso software finanziari, di contabilità o ERP, migliorando tutta l'automazione dei flussi di lavoro.
Le sfide dell'inserimento manuale dei dati delle fatture
In parole semplici, l'elaborazione delle fatture significa inserire i dettagli delle fatture in un sistema. Le fatture dei fornitori arrivano nei più diversi formati, rendendo difficile l'inserimento manuale dei dati. L'inserimento di una sola fattura in un software di contabilità può richiedere diversi minuti.
Secondo Business Insider, i processi analogici di contabilità fornitori possono richiedere dai 30 ai 90 giorni.
Errori umani
Elaborare manualmente grandi volumi di fatture aumenta la probabilità di errori umani. Ad esempio, i dipendenti potrebbero non accorgersi di errori sulle righe o di refusi alla prima verifica. Solo dopo, quando ci si accorge che l'ordine di acquisto non corrisponde alla fattura, l'errore viene individuato.
Inoltre, inserendo manualmente le fatture, possono verificarsi errori e problemi di qualità. Questi vengono risolti effettuando controlli a campione (su un insieme casuale di fatture), che ovviamente richiedono ulteriore tempo e impegno.
Rischio di frode
I reparti di contabilità fornitori sono più soggetti a frodi interne ed esterne. Il personale potrebbe non rilevare prontamente le frodi se gestisce centinaia di fatture ogni giorno.
Ritardi nei pagamenti e pagamenti duplicati
Un errore d'inserimento comune è il pagamento doppio. I ritardi nei pagamenti si verificano soprattutto nei periodi di punta come il Black Friday o Natale, quando la gestione manuale è lenta e per velocizzare bisogna assumere nuovo personale, con costi aggiuntivi.
Il 39% delle aziende dichiara che pagamenti duplicati e pagamenti in eccesso rappresentano più dell'1% dei propri pagamenti.
L'automazione della contabilità fornitori fa risparmiare molto tempo all'azienda e migliora la qualità e l'affidabilità dell'elaborazione. Un flusso di lavoro automatizzato aggiorna i sistemi in tempo reale e riduce al minimo i controlli manuali. Permetti ai tuoi collaboratori di concentrarsi sulle attività principali dell'azienda, invece di impiegare tempo in lavorazioni manuali!
Cos'è l'elaborazione automatizzata delle fatture?
In sintesi, l'elaborazione automatizzata delle fatture consente alle aziende di gestire le fatture senza alcun intervento umano. Utilizzare un software per le fatture automatizza le attività ripetitive.
Vantaggi dell'automazione delle fatture
Sempre più aziende adottano software automatizzati per la contabilità fornitori per abbattere i costi e migliorare l'efficienza nel lungo periodo. Ecco alcuni dei vantaggi:
Maggiore efficienza
Automatizzare la fatturazione significa non dover più inserire dati manualmente in sistemi diversi o passare ore a sollecitare clienti per i dettagli dei pagamenti. Puoi anche configurare le tue fatture per includere tutte le informazioni necessarie in un unico posto, senza dover cercare tra diversi documenti.
Risparmio di tempo e costi
Grazie all'automazione, riduci il tempo e il denaro impiegati nell'elaborazione dei pagamenti e nel recupero delle fatture scadute, così puoi dedicarti ad altre attività importanti. Questo può includere l'espansione delle vendite con nuovi prodotti o servizi, oppure la riduzione dei costi esternalizzando alcune attività.
Una ricerca interna in Parseur di giugno 2024 ha concluso che, in media, un cliente di Parseur risparmia circa 150 ore di inserimento manuale dei dati e circa $6.413 ogni mese.
- Statistiche Parseur, giugno 2024
Migliore servizio al cliente e tassi di fidelizzazione superiori
I clienti apprezzano un buon servizio e sono più propensi a scegliere aziende affidabili e trasparenti: l'automazione della fatturazione aiuta a offrire un supporto migliore per tutto il ciclo di pagamento.
Come automatizzare l'elaborazione delle fatture?
Puoi automatizzare la cattura dei dati delle fatture in tre modi:
- Raccogliendo e scansionando le fatture PDF
- Estraendo i dati in base alle esigenze
- Inviando i dati delle fatture a un ERP o altro software di contabilità
Parseur: il miglior strumento di automazione delle fatture basato su IA
Parseur è un estrattore di fatture dotato di un potente motore AI. Utilizza lo strumento di analisi PDF per estrarre dati da fatture ricevute via email, PDF, CSV o altri allegati in formato testo.
Cosa fa meglio Parseur come strumento di fatturazione con IA?
- Non serve addestrare il modello AI a differenza di altri strumenti.
- Parseur mette a disposizione caselle predefinite per settori specifici; tra queste, la casella delle fatture permette l'estrazione automatica dei dati.
- Può estrarre facilmente dati dalle tabelle a prescindere dal numero di articoli in fattura: caratteristica fondamentale per la gestione delle righe delle fatture.
Quali dati acquisire da una fattura?
I campi da acquisire variano in base alla natura dell'azienda e alle normative locali.
Di norma questi sono i campi più comuni nelle fatture e che dovresti estrarre frequentemente:
- Data della fattura
- Numero della fattura (solitamente un numero unico e progressivo)
- Nome del fornitore
- Indirizzo del fornitore
- Nome del cliente
- Indirizzo del cliente
- Righe fattura con descrizione e quantità di beni o servizi resi
- Prezzo esclusa imposta
- Aliquota fiscale applicata
- Importo imposta
- Prezzo totale (inclusa imposta)
Tra i campi opzionali, che possono essere richiesti o meno dall'elaborazione delle fatture:
- Data di scadenza della fattura
- Numero identificativo fiscale del fornitore
- Numero identificativo fiscale del cliente
- Prezzo unitario di beni o servizi
- Indirizzo di spedizione
- Numero ordine d'acquisto (numero PO)
- Altre eventuali informazioni legali, termini e condizioni, riferimenti normativi, diciture obbligatorie legate al tipo di fattura (reverse charge, regime del margine, autofatturazione, ecc.)
Come creare il tuo strumento di automazione delle fatture con IA?
Parseur è gratuito per iniziare, con tutte le funzionalità disponibili.
Un flusso di elaborazione delle fatture con Parseur consiste nei seguenti passaggi:
La fattura viene inviata al software di automazione
Puoi inviare la fattura alla tua casella Parseur inoltrandola via email o caricandola direttamente sull'app Parseur.
I dati vengono estratti automaticamente dalla fattura
Se hai bisogno di dati specifici, elenca i campi necessari in modo che il parser AI li riconosca automaticamente.
Esporta i dati estratti dalla fattura
Ora che la tua casella è attiva, puoi inviare i dati elaborati dove preferisci:
- Su un Foglio Google live che si aggiorna ogni volta che Parseur elabora una nuova email
- Su centinaia di applicazioni contabili e CRM tramite la nostra integrazione con Zapier, Make e Power Automate
- Sulla tua applicazione personalizzata tramite webhook HTTP o API per fatture
Automatizzare l'elaborazione AP delle fatture con IA
L'elaborazione delle fatture è un aspetto fondamentale ma complesso della gestione finanziaria, spesso penalizzato da inefficienze manuali e soggetto a errori costosi. Implementando la soluzione AI avanzata di Parseur, le aziende possono passare da processi manuali e soggetti a errori a operazioni automatizzate ed efficienti, migliorando precisione, compliance e produttività. Automatizzare l'elaborazione delle fatture con Parseur non solo ottimizza l'efficacia operativa e riduce i costi, ma permette anche ai team finanziari di concentrarsi su iniziative strategiche per la crescita. Adottando soluzioni come Parseur, le aziende abbracciano la trasformazione digitale assicurandosi sostenibilità, competitività e successo finanziario nel lungo periodo.
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