Stanco del noioso e ripetitivo ciclo dell'elaborazione manuale delle fatture? Parseur ti aiuta a interrompere questo circolo vizioso, automatizzando l'elaborazione delle fatture e riducendo il tempo dedicato a questa attività, non del 50%, non del 75%, ma di ben 100 volte, con un notevole risparmio economico mensile.
Elaborare una fattura manualmente costa in media $ 22,75. Questo processo, oltre ad essere dispendioso in termini di tempo e denaro, presenta diverse sfide. L'obiettivo è ridurre i costi di manodopera e ottimizzare le risorse aziendali.
Considerando che il mercato globale prevede 550 miliardi di fatture all'anno, con una quadruplicazione entro il 2035, l'automazione diventa fondamentale.
Parseur offre la soluzione ideale per automatizzare l'elaborazione fatture grazie all'intelligenza artificiale, all'analisi PDF e al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), garantendo un risparmio significativo e liberando risorse preziose.
Le sfide dell'inserimento manuale dei dati delle fatture
L'elaborazione delle fatture consiste nell'inserimento dei dati delle fatture in un sistema. La varietà di formati e dimensioni delle fatture dei fornitori rende questo processo complesso e dispendioso in termini di tempo.
Secondo Business Insider, i processi di contabilità fornitori analogici possono richiedere dai 30 ai 90 giorni.
Errori Umani
L'elaborazione manuale di un elevato volume di fatture aumenta la probabilità di errori umani, come errori di riga o battitura, che spesso vengono scoperti solo in seguito, ad esempio quando l'ordine di acquisto non corrisponde alla fattura.
Inoltre, l'inserimento manuale comporta problemi di qualità, che richiedono controlli a campione, con ulteriore dispendio di tempo e risorse.
Rischio di Frode
I reparti di contabilità fornitori sono vulnerabili alle frodi interne ed esterne. L'elevato numero di fatture elaborate manualmente rende difficile individuare tempestivamente eventuali frodi.
Ritardi nei Pagamenti e Pagamenti Duplicati
Il doppio pagamento è un altro errore comune nell'inserimento manuale dei dati. I ritardi nei pagamenti, frequenti durante periodi di picco come il Black Friday o Natale, sono dovuti al tempo richiesto dall'inserimento manuale. Per accelerare i processi, spesso si ricorre all'assunzione di personale aggiuntivo, con conseguente aumento dei costi.
Il 39% delle aziende dichiara che i pagamenti duplicati e in eccesso rappresentano più dell'1% dei loro pagamenti totali.
Automatizzare la contabilità fornitori consente di risparmiare tempo, migliorando la qualità e l'affidabilità dell'elaborazione. Un flusso di lavoro automatizzato aggiorna i sistemi in tempo reale e riduce al minimo la necessità di controlli a campione, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle attività strategiche dell'azienda.
Cos'è l'elaborazione automatizzata delle fatture?
L'elaborazione automatizzata delle fatture consente alle aziende di elaborare le fatture senza intervento umano. L'integrazione di un software per fatture automatizza le attività ripetitive.
Vantaggi dell'automazione delle fatture
Molte aziende adottano software di automazione per la contabilità fornitori per ridurre i costi e migliorare l'efficienza. Alcuni dei vantaggi includono:
Maggiore Efficienza
L'automazione elimina la necessità di inserire manualmente i dati in diversi sistemi e di richiedere costantemente ai clienti i dettagli di pagamento. Le fatture possono essere progettate per includere tutte le informazioni necessarie in un unico documento.
Risparmio di Tempo e Costi
L'automazione riduce il tempo e i costi dedicati all'elaborazione dei pagamenti e al recupero dei crediti, consentendo di focalizzarsi su attività più strategiche, come l'aumento delle vendite o la riduzione dei costi attraverso l'esternalizzazione di alcune attività.
Un'analisi di Parseur nel giugno 2024 ha rilevato che, in media, i clienti risparmiano circa 150 ore di inserimento manuale dei dati e circa $ 6.413 al mese.
- Statistiche di Parseur, giugno 2024
Miglioramento del Servizio Clienti e dei Tassi di Fidelizzazione
Un buon servizio clienti è fondamentale per la fidelizzazione. L'automazione della fatturazione contribuisce a migliorare l'esperienza del cliente durante l'intero processo di pagamento.
Come automatizzare l'elaborazione delle fatture?
L'acquisizione dei dati delle fatture può essere automatizzata in tre fasi:
- Raccolta e scansione delle fatture PDF
- Estrazione dei dati dalle fatture secondo criteri specifici
- Invio dei dati a un ERP o altro software di contabilità
Parseur: il miglior strumento di automazione delle fatture basato su IA
Parseur è un estrattore di fatture basato su IA che utilizza l'analisi PDF per estrarre dati da fatture ricevute via email, PDF, CSV o altri formati di testo.
Cosa rende Parseur il miglior strumento di fatturazione basato su IA?
- Non richiede addestramento del modello di IA.
- Offre caselle di posta predefinite per settori specifici, inclusa una per le fatture con estrazione automatica dei dati.
- Estrae facilmente i dati dalle tabelle indipendentemente dal numero di articoli, semplificando l'elaborazione delle righe delle fatture.
Quali dati acquisire da una fattura?
I campi da acquisire dipendono dal tipo di attività e dalla normativa vigente. Alcuni campi comuni includono:
- Data e numero della fattura
- Nome e indirizzo del fornitore e del cliente
- Descrizione e quantità di beni o servizi
- Prezzo esclusa IVA, aliquota IVA, importo IVA e prezzo totale (IVA inclusa)
Campi facoltativi possono essere: data di scadenza, numeri di identificazione fiscale, prezzo unitario, indirizzo di spedizione, numero d'ordine d'acquisto e altre informazioni legali.
Come creare il tuo strumento di automazione delle fatture basato su IA con Parseur?
Parseur offre un piano gratuito con tutte le funzionalità. Il flusso di lavoro prevede:
Invio della fattura al software
Inoltra la fattura alla tua casella di posta Parseur o carica le fatture direttamente nell'app.
Estrazione automatica dei dati
Definisci i campi dati da estrarre per consentire al parser IA di raccoglierli.
Esportazione dei dati
Esporta i dati estratti verso diverse destinazioni:
- Fogli Google con aggiornamento automatico ad ogni nuova email elaborata.
- Applicazioni di contabilità e CRM tramite Zapier, Make e Power Automate.
- Applicazioni personalizzate tramite webhook HTTP o API.
Automatizza l'elaborazione delle fatture della contabilità fornitori
L'integrazione di un software di elaborazione fatture ottimizza i processi aziendali e migliora le relazioni con fornitori e clienti, garantendo un'estrazione dati più rapida, accesso alle informazioni in tempo reale e scalabilità.
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