효율적인 송장 처리는 기업이 재무 운영을 간소화하고 정확한 재무 기록을 유지하며, 공급업체와의 관계를 강화하는 데 필수적입니다. 하지만 전통적인 송장 관리에는 번거로운 수작업 데이터 입력, 확인, 승인 과정이 포함되어 운영 비용 증가, 인적 오류, 처리 지연 등의 문제로 이어집니다.
이 글에서는 Parseur가 어떻게 송장 처리 시간을 기존 대비 100배까지 줄이고, 매월 수만 달러의 비용을 절감하는 데 기여할 수 있는지 살펴봅니다.
송장 한 건당 평균 처리 비용은 22.75달러에 달합니다. 전통적 방식의 수작업 송장 처리는 시간과 비용이 많이 들고, 인적 오류 위험이 높아 생산성도 저해됩니다. 궁극적으로 기업은 인건비를 절감하고 생산성을 높이는 것을 원합니다.
글로벌 시장에서는 매년 5500억 건의 송장이 처리되며, 2035년까지 이 숫자는 4배로 증가할 전망입니다.
만약 송장 처리 자동화를 통해 엄청나게 많은 비용과 시간을 절감할 수 있다면 어떨까요? 그 해답은 인공지능, PDF 파싱, 그리고 광학 문자 인식(OCR) 기술에 있습니다.
핵심 요약:
- 자동화된 데이터 추출로 인적 오류를 최소화하여, 재무 문서의 정확성과 신뢰성을 보장할 수 있습니다.
- Parseur는 다양한 통합 옵션을 제공하여, 추출된 송장 데이터를 즉시 주요 금융 애플리케이션, 회계 소프트웨어, ERP 시스템 등으로 전송해 전체 업무 프로세스의 자동화를 실현합니다.
수작업 송장 데이터 입력의 문제점
송장 처리는 기본적으로 송장 정보를 하위 시스템에 입력하는 과정입니다. 하지만 공급업체의 송장 양식이 각기 달라 데이터 입력이 매우 어렵습니다. 회계 시스템에 송장 한 건을 입력하는 데만 해도 몇 분이 소요될 수 있습니다.
Business Insider에 따르면, 기존의 매입 계정(AP) 프로세스는 30~90일이 소요될 수 있다고 합니다.
인적 오류
대량의 송장을 수작업으로 입력하다 보면 실수가 발생하기 쉽습니다. 품목 오기입이나 오타 등 초기에는 알아차리지 못하는 오류가 나중에 구매 주문서 대조 과정에서 발견될 수 있습니다.
수동 입력으로 발생하는 품질 문제 역시 임의의 송장을 골라내어 점검(스팟 체크) 방식으로 발견할 수 있으나, 이 또한 별도의 시간과 노력을 필요로 합니다.
사기 위험
매입 계정 부서는 내·외부 사기의 표적이 되기 쉽습니다. 직원이 하루에도 수백 건의 송장을 처리하는 환경에서는 사기를 즉시 감지해내기 어렵습니다.
지불 지연 및 중복 결제
또 다른 잦은 입력 실수는 중복 결제 문제입니다. 블랙 프라이데이, 크리스마스 등과 같은 성수기에 인력을 추가 투입하면 비용도 늘어나고, 처리 속도를 높이려다 오히려 결제가 지연되거나 중복 결제가 발생할 수 있습니다.
39%의 기업은 중복 결제 및 과다 지급이 전체 결제의 1% 이상을 차지한다고 보고합니다.
AP(매입 계정) 자동화는 기업에 시간적 이점과 함께, 전체 프로세스 신뢰성과 품질 향상을 제공합니다. 자동화된 워크플로는 실시간 시스템 업데이트와 최소한의 감독만 필요합니다. 이제 동료들이 더는 반복적인 수작업에 몰두하지 않고 핵심 업무에 집중할 수 있습니다.
자동화된 송장 처리란?
자동화된 송장 처리란 별도의 사람 개입 없이 송장을 처리하는 것을 의미합니다. 송장 자동화 솔루션을 업무 흐름에 도입하면 반복적이고 번거로운 과정을 자동으로 처리할 수 있습니다.
송장 자동화의 주요 장점
점점 더 많은 기업이 송장 자동화 소프트웨어를 도입해 비용을 절감하고, 장기적인 업무 효율성을 높이고 있습니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.
효율성 증가
자동화된 송장 처리는 여러 시스템에 반복 입력하는 작업이나, 결제 관련하여 일일이 연락을 주고받는 과정 등을 없애줍니다. 송장 관련 정보를 한 번에 확인할 수 있어, 여러 자료를 따로 찾아야 하는 불편이 사라집니다.
시간 및 비용 절약
송장 자동화 도입 시 결제 처리와 미지급 송장 관리에 소요되는 시간과 비용을 절감할 수 있습니다. 덕분에 신상품 및 서비스 개발, 핵심 업무에 집중할 수 있으며, 일부 영역의 아웃소싱으로 추가 비용 절감도 기대할 수 있습니다.
2024년 6월, Parseur의 벤치마크에 따르면 고객은 Parseur 문서 처리 도구를 통해 월평균 150시간 상당의 수작업 입력 시간을 절약하고, 약 6,413달러의 비용을 아꼈습니다.
- Parseur 통계, 2024년 6월
고객 서비스 및 확보율 향상
고객은 신뢰할 만하고 편리한 서비스를 기대합니다. 자동 송장 처리는 결제 과정 전반에서 우수한 고객 경험을 제공하고, 고객이 신뢰할 수 있는 환경을 조성합니다.
송장 처리 자동화 방법은?
송장 데이터 자동화는 기본적으로 세 단계로 설계할 수 있습니다.
- PDF 송장 수집 및 스캔
- 필수 데이터 항목을 송장에서 추출
- 추출 데이터를 ERP 등 회계 시스템으로 자동 전송
Parseur: 차세대 AI 기반 송장 자동화 도구
Parseur는 강력한 AI 엔진이 적용된 송장 데이터 추출 도구입니다. 이메일, PDF, CSV, 기타 텍스트 기반 첨부파일로 받은 송장에서 필요 데이터를 쉽게 추출할 수 있습니다.
Parseur가 제공하는 AI 송장 자동화의 차별점
- 타 AI 툴과 달리 별도의 AI 모델 학습이 필요 없습니다.
- 산업별로 미리 준비된 메일박스를 제공합니다. 송장을 해당 메일박스로 전송하면 자동으로 데이터가 추출됩니다.
- 송장 내 품목 개수와 관계없이 테이블 데이터 추출이 용이해 라인 아이템 정보가 중요한 송장에도 매우 적합합니다.
송장에서 주로 추출하는 데이터(필드) 목록
업종이나 각국 법률에 따라 약간 차이는 있지만, 일반적인 송장에서는 다음 데이터를 자동화 대상 필드로 자주 추출합니다.
- 송장 발행일
- 송장 번호(고유하고 연속적인 식별 번호)
- 공급업체명
- 공급업체 주소
- 고객명
- 고객 주소
- 품목 및 수량(상품/서비스 설명)
- 세전 금액
- 세율
- 세액
- 총액(세금 포함)
추가적으로 다음과 같은 정보도 선택 추출 가능합니다.
- 송장 만기일
- 공급업체 세금 등록 번호
- 고객 세금 등록 번호
- 상품/서비스별 단가
- 배송 주소
- 구매 주문 번호(PO 넘버)
- 법적 고지사항, 약관, 적용 법률, 영수증 유형별로 필요한 기타 문구(역과세, 마진, 자체 청구 등)
AI 송장 자동화 도구를 직접 만들어 사용하기
Parseur는 모든 기능을 무료로 체험할 수 있습니다.
Parseur를 활용한 송장 처리 자동화 워크플로우는 다음과 같습니다.
송장 문서가 자동화 시스템(소프트웨어)로 전달
메일 혹은 플랫폼에서 Parseur 메일박스로 송장을 자동 전달하거나 직접 업로드할 수 있습니다.
송장에서 데이터가 자동 추출
추출할 데이터를 원하는 필드명으로 지정하면 Parseur의 AI 파서가 해당 정보를 자동 포착합니다.
추출된 송장 데이터 내보내기
메일박스 설정이 완료되면 추출된 데이터를 필요 시스템에 자동 연동할 수 있습니다.
- Parseur 대표 워크플로인 Google Sheet로 실시간 자동 업데이트
- Zapier, Make, Power Automate 연동을 통한 수백 가지 회계 앱·CRM 자동화
- HTTP 웹후크 또는 자체 송장 API를 통한 커스텀 연동
AI로 AP 송장 자동화 실현
송장 처리는 재무 관리의 핵심이지만, 기존에는 수작업, 높은 비용, 잦은 오류에 시달렸습니다. Parseur의 AI 기반 송장 처리 솔루션을 도입하면, 반복적이고 위험한 수동 프로세스를 효율적이고 정확하며, 규정 준수를 강화하는 자동 시스템으로 전환할 수 있습니다. Parseur의 송장 처리 자동화는 운영 효율과 비용 절감뿐만 아니라, 재무팀이 전략적 성장에 집중할 수 있도록 합니다. 디지털 혁신이 가속화되는 지금, Parseur와 같은 자동화 솔루션 도입은 지속 가능한 성장, 경쟁력, 재무 우수성을 확보하는 중요한 선택입니다.
마지막 업데이트
