효율적인 송장 처리는 기업이 재무 운영을 간소화하고 정확한 재무 기록을 유지하며, 공급업체와의 관계를 강화하는 데 필수적입니다. 하지만 전통적인 송장 관리에는 번거로운 수작업 데이터 입력, 확인, 승인 과정이 포함되어 운영 비용 증가, 인적 오류, 처리 지연 등의 문제로 이어집니다.
이 글에서는 Parseur가 어떻게 기업의 송장 처리 시간을 50%도, 75%도 아닌 무려 100배나 단축시키고, 매월 수만 달러의 비용을 절감하는 데 기여할 수 있는지 살펴봅니다.
송장 한 건당 평균 처리 비용은 22.75달러에 달합니다. 전통적 방식의 수작업 송장 처리는 시간과 비용이 많이 들고, 인적 오류 위험이 높아 생산성도 저해됩니다. 궁극적으로 기업은 인건비를 절감하고 생산성을 높이는 것을 원합니다.
글로벌 시장에서는 매년 5500억 건의 송장을 처리할 것으로 예측되며, 2035년까지 그 규모가 4배로 증가할 전망입니다.
만약 송장 처리 자동화를 통해 엄청나게 많은 비용을 절감하고 소중한 자원을 확보할 수 있는 확실한 방법(golden ticket)이 있다고 하면 어떨까요? 그렇습니다. 우리는 인공지능, PDF 파싱, 그리고 광학 문자 인식(OCR)과 같은 강력한 무기들을 도입할 것입니다.
핵심 요약:
- 자동화된 문서 추출은 인적 오류를 현저히 줄여주며, 재무 문서 전반에 걸쳐 정확성과 일관성을 보장합니다.
- Parseur는 광범위한 통합 옵션을 제공하여, 자동화된 송장 데이터를 재무 애플리케이션, 회계 소프트웨어 또는 ERP 시스템으로 즉시 전송할 수 있게 함으로써 전반적인 워크플로우 자동화를 강화합니다.
수작업 송장 데이터 입력의 문제점
송장 처리는 기본적으로 송장 정보를 하위 시스템에 입력하는 과정입니다. 하지만 공급업체의 송장 양식이 각기 달라 데이터 입력이 매우 어렵습니다. 회계 시스템에 송장 한 건을 입력하는 데만 해도 몇 분이 소요될 수 있습니다.
Business Insider에 따르면, 기존의 매입 계정(AP) 프로세스는 30~90일이 소요될 수 있다고 합니다.
인적 오류
대량의 송장을 수작업으로 입력하다 보면 실수가 발생하기 쉽습니다. 품목 오기입이나 오타 등 초기에는 알아차리지 못하는 오류가 나중에 구매 주문서 대조 과정에서 발견될 수 있습니다.
수동 입력으로 발생하는 품질 문제 역시 임의의 송장을 골라내어 점검(스팟 체크) 방식으로 발견할 수 있으나, 이 또한 별도의 시간과 노력을 필요로 합니다.
사기 위험
매입 계정 부서는 내·외부 사기의 표적이 되기 쉽습니다. 직원이 하루에도 수백 건의 송장을 처리하는 환경에서는 사기를 즉시 감지해내기 어렵습니다.
지불 지연 및 중복 결제
또 다른 잦은 입력 실수는 중복 결제 문제입니다. 블랙 프라이데이, 크리스마스 등과 같은 성수기에 인력을 추가 투입하면 비용도 늘어나고, 처리 속도를 높이려다 오히려 결제가 지연되거나 중복 결제가 발생할 수 있습니다.
39%의 기업은 중복 결제 및 과다 지급이 전체 결제의 1% 이상을 차지한다고 보고합니다.
AP(매입 계정) 자동화는 기업에 시간적 이점과 함께, 전체 프로세스 신뢰성과 품질 향상을 제공합니다. 자동화된 워크플로우는 시스템을 실시간으로 업데이트하며 스팟 체크의 필요성을 최소한으로 줄여줍니다. 이제 팀원들이 반복적인 수동 처리 작업에 시간을 쏟는 대신 기업의 핵심 비즈니스에 집중할 수 있게 하세요!
자동화된 송장 처리란?
자동화된 송장 처리란 별도의 사람 개입 없이 송장을 처리하는 것을 의미합니다. 송장 자동화 솔루션을 업무 흐름에 도입하면 반복적이고 번거로운 과정을 자동으로 처리할 수 있습니다.
송장 자동화의 주요 장점
점점 더 많은 기업이 송장 자동화 소프트웨어를 도입해 비용을 절감하고, 장기적인 업무 효율성을 높이고 있습니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.
효율성 증가
자동화된 송장 처리는 여러 시스템에 반복 입력하는 작업이나, 결제 관련하여 일일이 연락을 주고받는 과정 등을 없애줍니다. 송장 관련 정보를 한 번에 확인할 수 있어, 여러 자료를 따로 찾아야 하는 불편이 사라집니다.
시간 및 비용 절약
송장 자동화 도입 시 결제 처리와 미지급 송장 관리에 소요되는 시간과 비용을 절감할 수 있습니다. 덕분에 신상품 및 서비스 개발, 핵심 업무에 집중할 수 있으며, 일부 영역의 아웃소싱으로 추가 비용 절감도 기대할 수 있습니다.
평균적으로 Parseur 고객은 매월 약 152시간의 수작업 데이터 입력 시간을 절약하며, 이는 인건비로 환산 시 약 7,000달러, 연간으로는 80,000달러 이상에 달합니다.
- Parseur 고객 통계, 2026
고객 서비스 및 확보율 향상
고객은 신뢰할 만하고 편리한 서비스를 기대합니다. 자동 송장 처리는 결제 과정 전반에서 우수한 고객 경험을 제공하고, 고객이 신뢰할 수 있는 환경을 조성합니다.
송장 처리 자동화 방법은?
송장 데이터 캡처는 세 가지 단계로 자동화할 수 있습니다:
- PDF 송장 수집 및 스캔
- 특정 요구 사항에 따라 송장에서 데이터 추출
- 송장 데이터를 ERP 또는 기타 회계 소프트웨어로 전송
Parseur: 차세대 AI 기반 송장 자동화 도구
Parseur는 강력한 AI 엔진이 적용된 송장 데이터 추출 도구입니다. PDF 파싱 도구를 사용하여 이메일, PDF, CSV 또는 기타 텍스트 기반 첨부 파일로 수신된 송장에서 데이터를 추출하세요.
Parseur가 제공하는 AI 송장 자동화의 차별점
- 타 AI 도구와 비교하여 AI 모델을 직접 학습시킬 필요가 없습니다.
- Parseur는 산업별로 미리 준비된 메일박스를 갖추고 있습니다. 이 경우, 송장 전용 메일박스가 있어 데이터가 자동으로 추출됩니다.
- 송장 내 품목 개수와 관계없이 테이블 데이터 추출이 매우 쉬워 송장 품목 정보를 처리할 때 필수적입니다.
송장에서 주로 추출하는 데이터(필드) 목록
캡처할 필드는 비즈니스 유형 및 현지 법률에 따라 다릅니다.
다음 필드는 일반적인 송장에서 자주 나타나며, 대부분의 경우 이를 추출하고자 할 것입니다:
- 송장 발행일
- 송장 번호(일반적으로 송장을 식별하는 고유하고 연속적인 번호)
- 공급업체명
- 공급업체 주소
- 고객명
- 고객 주소
- 상품(또는 제공된 서비스)의 설명 및 수량이 포함된 품목
- 세전 가격
- 적용된 세율
- 세액
- 총액(세금 포함)
다음 필드는 일반적으로 선택 사항이며, 귀하의 송장 처리에 필요할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다:
- 송장 만기일
- 공급업체 납세자 식별 번호
- 고객 납세자 식별 번호
- 상품 및 서비스의 단가
- 배송 주소
- 구매 주문 번호(PO 번호)
- 기타 필요한 법적 고지사항, 약관, 적용 법률에 대한 참조, 송장 유형(역과세, 마진 제도, 자체 청구 등)과 관련된 법적 고지
AI 송장 자동화 도구를 직접 만들어 사용하기
Parseur는 모든 기능이 포함된 상태로 무료로 시작할 수 있습니다.
Parseur를 활용한 송장 처리 워크플로우는 다음 단계로 이루어집니다:
송장이 송장 자동화 소프트웨어로 전송됩니다
송장을 Parseur 메일박스로 전달하거나 Parseur 앱에 직접 송장을 업로드하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.
송장에서 데이터가 자동으로 추출됩니다
특정 데이터를 파싱해야 하는 경우, AI 파서가 이를 인식할 수 있도록 정확한 데이터 필드를 나열해야 합니다.
추출된 송장 데이터 내보내기
메일박스 설정이 완료되면 문서에서 추출한 데이터를 원하는 곳으로 보낼 수 있습니다:
- Parseur가 새 이메일을 처리할 때마다 업데이트되는 실시간 Google Sheet에 저장
- Zapier, Make, Power Automate 연동을 통해 수백 개의 회계 애플리케이션 및 CRM으로 전송
- HTTP 웹후크 또는 송장 API를 통해 맞춤형 애플리케이션으로 전송
AI로 AP 송장 자동화 실현
송장 처리는 재무 관리의 핵심적이고 복잡한 측면 중 하나이며, 종종 수작업에 따른 비효율성과 큰 비용을 초래하는 오류로 인해 부담을 줍니다. 기업들은 Parseur의 진보된 AI 기반 솔루션을 도입함으로써 오류가 잦은 수작업 프로세스에서 벗어나 효율성, 정확성, 규정 준수를 향상시키는 간소화되고 자동화된 운영으로 전환할 수 있습니다. Parseur를 사용한 송장 처리 자동화는 운영 효율성을 높이고 비용을 절감할 뿐만 아니라, 재무팀이 전략적 성장에 전념할 수 있도록 지원합니다. 디지털 혁신이 계속되는 오늘날, Parseur와 같은 솔루션을 채택하는 것은 장기적인 지속 가능성, 경쟁력 및 우수한 재무 성과를 확보하는 길입니다.
마지막 업데이트
