Effektiv fakturahantering är avgörande för företag som vill effektivisera sina ekonomiprocesser, upprätthålla korrekta bokföringsregister och stärka leverantörsrelationerna. Traditionellt innebär hantering av fakturor mycket manuellt arbete med inmatning, verifiering och godkännande, vilket leder till ökade driftskostnader, risk för misstag och långsammare hantering.
Låt oss visa hur Parseur kan hjälpa ditt företag att spara enorma mängder tid på fakturahantering – inte med 50 %, inte med 75 %, utan upp till 100 gånger snabbare – och spara tiotusentals dollar varje månad.
Att bearbeta en enda faktura kostar i genomsnitt $22,75. Manuell fakturahantering är både tidskrävande och resurskrävande, samt innebär flera utmaningar. I slutändan handlar det om att effektivisera driften och reducera lönekostnader för bättre lönsamhet.
Den globala marknaden förväntas omfatta 550 miljarder fakturor årligen och väntas fyrdubblas till 2035.
Föreställ dig att det finns en gyllene biljett för att automatisera din fakturahantering, frigöra tid och resurser samt spara en förmögenhet. Det är faktiskt möjligt – tack vare AI, PDF-tolkning och optisk teckenigenkänning.
Sammanfattning:
- Automatiserad datautvinning minskar risken för mänskliga fel dramatiskt och säkerställer noggrannhet samt konsekvens i ekonomiska dokument.
- Parseur erbjuder breda integrationsmöjligheter så att dina fakturadata automatiskt kan skickas till andra ekonomisystem, bokföringsprogram eller ERP-lösningar och förbättra hela arbetsflödet.
Utmaningar med manuell fakturahantering
I grunden innebär fakturahantering att du registrerar fakturadata i ett system. Leverantörers fakturor varierar ofta i format, vilket gör manuell dataregistrering svårhanterad och tidsödande. Att föra in fakturadata i ekonomisystemet tar flera minuter per faktura.
Enligt Business Insider kan manuella processer för leverantörsreskontra ta 30 till 90 dagar.
Mänskliga fel
När stora volymer av fakturor hanteras manuellt ökar risken för misstag – som fel i fakturarader eller stavfel, vilket kan upptäckas först i efterhand när ordern inte stämmer med fakturan.
Fel och kvalitetsproblem i manuella processer hanteras ofta med stickprovskontroller, något som också kräver tid och resurser.
Risk för bedrägeri
Ekonomiavdelningar är särskilt utsatta för interna och externa bedrägerier. Om fakturor behandlas manuellt i stor skala blir det svårare att tidigt upptäcka oegentligheter.
Betalningsförseningar och dubbla betalningar
En vanlig risk vid manuell datainmatning är dubbelbetalning. Under högsäsonger (som Black Friday eller julhandeln) kan betalningar försenas eftersom det tar tid att mata in uppgifter – eller kräver att du bemannar upp, vilket ökar kostnaderna.
39 % av företagen rapporterar att dubbla betalningar och överbetalningar överstiger 1 % av deras betalningar.
Automatisering av leverantörsreskontra sparar enormt mycket tid, samtidigt som kvaliteten och tillförlitligheten i processen ökar. Automatiserade arbetsflöden uppdaterar system i realtid och minskar behovet av manuell granskning. Låt medarbetarna fokusera på kärnverksamheten istället för administrativt arbete!
Vad innebär automatiserad fakturahantering?
Automatiserad fakturahantering betyder att företag kan behandla fakturor utan manuell inblandning. Med fakturahanteringssystem automatiserar du rutinmässiga uppgifter och effektiviserar arbetet.
Fördelar med automatiserad fakturahantering
Allt fler företag använder automatiserade lösningar för leverantörsreskontra för att sänka sina kostnader och öka långsiktig effektivitet. Så här kan det gynna dig:
Högre effektivitet
Med automatisering slipper du föra in data på flera ställen eller lägga tid på att leta efter betalningsinformation. Du får allt samlat på ett ställe och slipper bläddra bland mängder av dokument.
Tids- och kostnadsbesparingar
Automatisering minskar arbetstid och utgifter för betalningshantering och krav på förfallna fakturor – vilket gör att du i stället kan fokusera på organisationens utveckling, som till exempel att öka försäljningen eller effektivisera verksamheten.
En analys genomförd i Parseur juni 2024 visade att en genomsnittlig användare sparade cirka 150 timmar manuellt arbete och omkring 6 413 USD varje månad genom dokumentautomatisering.
- Parseur-statistik, juni 2024
Förbättrad kundservice och lojalitet
Kunder återkommer till företag de litar på och som erbjuder bra support – automatiserad fakturahantering gör att du kan ge bättre service under hela betalningsprocessen.
Hur automatiseras fakturahantering?
Datafångst från fakturor automatiseras i tre steg:
- Samla in och skanna PDF-fakturor
- Extrahera information enligt dina krav
- Skicka fakturadatan till ditt ERP- eller bokföringssystem
Parseur: Det ledande AI-verktyget för fakturahantering
Parseur är ett avancerat fakturextraheringsverktyg med kraftfull AI-motor. Med Parseurs PDF-tolk är det enkelt att extrahera fakturadata från e-post, PDF, CSV och andra textbilagor.
Det här gör Parseur bäst för fakturahantering med AI:
- Ingen tidsödande träning av AI-modellen krävs, till skillnad från många andra lösningar.
- Parseur har fördefinierade brevlådor för olika branscher, bland annat en för fakturor där data automatiskt extraheras.
- Enkel datautvinning från tabeller oavsett antal artiklar på fakturan – perfekt för fakturarader.
Vilka datafält bör fångas i en faktura?
Vilka fält som behövs beror på verksamhet och lagkrav.
De vanligaste uppgifterna på en faktura, som vanligen ska extraheras, är:
- Fakturadatum
- Fakturanummer (unikt löpnummer)
- Leverantörens namn
- Leverantörens adress
- Kundens namn
- Kundens adress
- Radrader med beskrivning och antal produkter eller tjänster
- Pris exklusive moms
- Momsats
- Momsbelopp
- Totalt pris (inklusive moms)
Följande fält kan också vara relevanta beroende på dina krav för fakturahantering:
- Förfallodatum
- Leverantörens momsregistreringsnummer
- Kundens momsregistreringsnummer
- Styckepris på varor/tjänster
- Leveransadress
- Inköpsordernummer (PO-nummer)
- Ytterligare lagstadgad information, villkor, rättsliga referenser (ex. omvänd skattskyldighet, vinstmarginalbeskattning, självfakturering m.m.)
Hur skapar du ditt eget AI-verktyg för fakturahantering?
Du kan börja använda Parseur gratis och får tillgång till alla funktioner direkt.
Ett automatiserat fakturahanteringsflöde i Parseur innehåller:
Skicka fakturan till fakturahanteringssystemet
Du kan antingen vidarebefordra fakturan till din Parseur-brevlåda eller ladda upp fakturor direkt i Parseur-appen.
Automatiskt datautvinning från fakturan
Om du behöver särskilda data, lägger du enkelt till de fälten så att AI:n plockar ut rätt uppgifter.
Exportera din extraherade fakturadata
När din brevlåda är igång kan du skicka utdata dit du önskar:
- Till ett Google Sheet med automatisk uppdatering varje gång Parseur behandlar en ny faktura
- Till hundratals bokföringsprogram och CRM-system, via integration med Zapier, Make eller Power Automate
- Till ditt eget system via en HTTP-webhook eller faktura-API
Automatisera AP-fakturahantering med AI
Fakturahantering är en viktig men ofta komplex del av ekonomisk styrning och belastas av manuella hinder och kostsamma fel. Med Parseurs avancerade AI-lösning kan företag gå från manuella och felbenägna processer till helautomatiserade flöden som förbättrar effektivitet, precision och regelefterlevnad. Att automatisera fakturahanteringen med Parseur förbättrar den operativa effektiviteten, sänker kostnaderna och frigör ekonomiavdelningen för mer värdeskapande uppgifter. Allt eftersom företag tar steg mot digitalisering säkerställer lösningar som Parseur långsiktig konkurrenskraft och finansiell topprestanda.
Senast uppdaterad
