Exporteer Shopify PDF-bestellingen

Je hebt je Shopify-winkel nu een tijdje en je e-commerce bedrijf groeit snel. Steeds meer klanten maken gebruik van jouw online shop, wat leidt tot hogere verkopen en meer winst. Fantastisch! Maar naarmate je webshop groeit, nemen ook de tijdrovende, handmatige taken toe, zoals Shopify-bestellingen exporteren in PDF-formaat naar een CSV-bestand of klantgegevens overzetten in je CRM-systeem.

Wat als je die Shopify PDF-bestellingen automatisch kunt exporteren naar je CRM- of boekhoudsoftware, zonder handmatig werk?

Ontdek hoe jij eenvoudig uren aan saaie datainvoer kunt besparen, zodat je meer tijd overhoudt voor het opbouwen van klantrelaties.

In dit artikel lees je hoe je het exporteren van je Shopify PDF-bestellingen automatiseert. De integratie tussen Parseur en Shopify biedt nog veel meer mogelijkheden, zoals:

• Automatisch nieuwe Shopify-bestellingen toevoegen aan een Google Sheets-spreadsheet
• Nieuwe Shopify-klanten direct toevoegen aan een Mailchimp-lijst voor je e-mailmarketing
• Realtime meldingen van nieuwe bestellingen in Shopify via Slack ontvangen
• Nieuwe verkopen uit Shopify direct verwerken in je boekhoudsoftware

Shopify: het beste e-commerce platform voor kleine ondernemers

Sinds de COVID-19-pandemie is online winkelen enorm in populariteit gestegen: Shopify zag zijn omzet verdubbelen en ook het aantal online kopers steeg fors. Hierdoor kunnen kleine ondernemers makkelijker online verkopen en meer omzet halen. Bovendien biedt Shopify je de mogelijkheid om financiering aan te vragen.

Waarom automatisch Shopify-bestellingen exporteren?

Een Shopify-winkel zelfstandig runnen is een flinke klus. Je bent druk bezig met productupdates, klantenservice, verzendingen en administratieve taken. Denk bijvoorbeeld aan het steeds opnieuw toevoegen van klantgegevens aan je boekhoudsoftware.

Daarnaast kost het verwerken van e-commerce retourzendingen vaak veel tijd!

Stel: je ontvangt dagelijks honderden orderbevestigingen (in PDF-formaat) van nieuwe én vaste klanten. Die facturen moet je stuk voor stuk downloaden, de klantgegevens handmatig overnemen en ze verwerken in je CRM.

Dat is niet alleen saai – het slurpt ook je tijd op.

De opkomst van automatisering in e-commerce

Met e-commerce automatisering kun je dagelijkse en terugkerende taken uit handen geven aan technologie, zodat je sneller kunt opschalen. Je bouwt geautomatiseerde workflows tussen je webwinkel en andere applicaties. Zodra je webshop groeit, nemen de repetitieve taken toe.

Bedrijven kiezen er vaak voor extra personeel in te huren, maar automatiseren bespaart kosten en het geeft je meer tijd voor de belangrijke zaken.

Automatisering kan op allerlei manieren – afhankelijk van wat jij in je webshop wilt versnellen.

Voor het automatisch exporteren van PDF-bestellingen uit Shopify naar een ander systeem is een PDF-parser ideaal.

Hoe kun je Shopify-bestellingen naar andere applicaties exporteren?

Shopify-bestellingen exporteren kan op drie manieren:

• Handmatig gegevens exporteren naar CSV-bestand via Shopify
• Gebruikmaken van de Shopify Order API
• Gegevens uit Shopify PDF-bestellingen automatisch halen met een PDF-parser, zoals Parseur

De standaardoptie van Shopify om bestellingen te exporteren naar CSV werkt goed, tot je veel bestellingen per dag hebt. Een CSV-bestand kun je daarnaast niet automatisch koppelen aan je andere tools; je moet het telkens handmatig uploaden.

Bij de REST API heb je technische kennis nodig of moet je een developer inhuren – dat kost direct meer.

Bekijk daarom de PDF-parser oplossing: hiermee stuur je jouw bestelinformatie in realtime door naar elke app die jij kiest!

Wat is een PDF-parser en hoe helpt het bij Shopify automatiseren?

Een PDF-parser is een tool om automatisch data uit PDF-documenten te halen. Hiermee kun je:

1. Tekst uit je PDF Shopify-facturen extraheren
2. Afbeeldingen en barcodes ophalen
3. Tabellen met bestelde producten uit de PDF-factuur halen

Parseur is een krachtige PDF-parser die dankzij OCR-technologie automatisch gegevens uit PDF-documenten haalt. Ook zonder technische kennis kun je Parseur eenvoudig gebruiken dankzij de point-and-click-editor: selecteer de tekst die je wilt extraheren en maak er een template van.

Dankzij de Parseur-Shopify integratie kun je onder meer:

• PDF Shopify-bestellingen exporteren naar Google Sheets
• Nieuwe klanten automatisch toevoegen in je CRM
• Verkoopgegevens direct verwerken in je boekhoudsoftware

Laten we nu in een paar stappen een geautomatiseerde workflow maken waarmee je PDF-bestellingen en facturen uit Shopify eenvoudig exporteert naar iedere applicatie.

Hoe exporteer je PDF Shopify-bestellingen?

In dit voorbeeld sturen we informatie van Shopify-facturen direct naar FreshBooks, maar je kunt ook je eigen CRM of boekhoudprogramma koppelen – het proces blijft vrijwel gelijk.

Wat heb je nodig voor deze integratie?

• Een Parseur mailbox
• Een Zapier-account
• Een FreshBooks-account

Stap 1: Maak je gratis Parseur-mailbox aan

Je kunt Parseur gratis en zonder beperkingen proberen. Je betaalt pas bij groei. Na registratie maak je een Parseur-mailbox aan en selecteer je de categorie "factuur".

Stap 2: Bouw een geautomatiseerde workflow tussen Shopify en Parseur

Sleep je PDF-bestelling naar de Parseur-app of mail deze direct naar je nieuwe Parseur-mailbox. Automatisch verzenden? Stel een doorstuurregel in je eigen mailbox in naar Parseur.

Stap 3: Leer Parseur welke gegevens uit de Shopify-factuur gehaald moeten worden

Parseur werkt direct vanuit het origineel: je ziet jouw PDF-bestelling zoals deze is, niet als losse tekst. Zo selecteer je eenvoudig de data die je wilt extraheren.

Parseur herkent automatisch ordergegevens uit je PDF-facturen.

Wil je een productenlijst uit de factuur halen? Maak dan een tabelveld aan voor alle bestelde items.

Bij je eerste template krijg je een korte uitleg. Voor extra tips: lees ons hulpartikel over het werken met templates.

Tip: Ontvangen je klanten facturen in verschillende lay-outs? Geen probleem! Parseur laat je meerdere templates aanmaken, gebruikt Zonale OCR en Dynamische OCR en selecteert altijd automatisch de juiste data.

Stap 4: Controleer de geëxtraheerde gegevens uit de Shopify PDF-factuur

Is je template klaar? Controleer dan of de opgehaalde data klopt.

Stap 5: Exporteer PDF Shopify-bestellingen via Zapier

Met Zapier verbind je Parseur eenvoudig aan duizenden apps, zoals FreshBooks. Parseur heeft een directe integratie met Zapier. Klik op "exporteren", kies "Zapier" en zoek jouw app. Selecteer FreshBooks en klik op "Use this Zap", waarna je direct naar het Zapier-dashboard wordt geleid.

Stap 6: Zet je workflow op in Zapier

Koppel je Parseur-account en de betreffende mailbox aan Zapier, zodat deze je geëxtraheerde data kan ophalen.

Vervolgens verbind je Zapier met jouw FreshBooks-account en kies je de juiste actie, zoals:

• Een nieuwe klant aanmaken
• Een betaling toevoegen aan een factuur

Selecteer het juiste bedrijf binnen FreshBooks.

Stap 7: Geef inzage in de te exporteren orderdata uit de Shopify PDF-bestelling

Nu wijs je aan welke velden van Parseur naar FreshBooks gestuurd moeten worden.

Laat vervolgens Zapier een testtrigger versturen naar FreshBooks, zodat je kunt controleren of alles correct wordt overgezet.

Ben je tevreden met het resultaat? Zet dan de Zap aan.

Het zijn best wat stappen, maar je hoeft dit proces maar één keer op te zetten. Vanaf dat moment loopt alles automatisch: ontvangt Parseur een nieuwe Shopify-factuur, dan worden de gegevens direct geëxtraheerd en doorgestuurd naar FreshBooks. Geen handmatig werk meer nodig.

Schaal je Shopify-winkel moeiteloos op met automatisering

Wil je minder handmatig werk en meer productiviteit? Zet dan in op automatiseren! Met een geautomatiseerde workflow voor het exporteren van Shopify PDF-bestellingen bespaar je tijd en kosten, en kun je je volledig richten op jouw klanten.