Exporteer Shopify PDF-bestellingen

Je hebt je Shopify-winkel nu een tijdje en je e-commerce bedrijf groeit snel. Steeds meer klanten maken gebruik van jouw online shop, wat leidt tot een stijging in verkopen en winst; wat fantastisch voelt. Maar naarmate je webshop groeit, nemen ook de saaie, repetitieve taken toe, zoals handmatig Shopify-bestellingen exporteren in PDF-formaat naar een CSV-bestand of een nieuwe klant aanmaken in de CRM-tool.

Wat als er een integratie was die jouw Shopify-bestellingen verbindt met een CRM- of boekhoudtool?

Laten we eens kijken hoe je talloze uren aan handmatig data-invoerwerk kunt besparen, zodat je je kunt focussen op het opbouwen van relevantere relaties met je klanten.

Dit artikel richt zich op het automatiseren van je Shopify PDF-bestellingen; maar, er is nog veel meer dat je kunt doen met de integratie van Parseur en Shopify. Je kunt bijvoorbeeld:

• Nieuwe Shopify-bestellingen toevoegen aan een Google Sheets-spreadsheet
• Nieuwe Shopify-klanten toevoegen aan een Mailchimp-lijst voor je e-mailmarketing
• Realtime bestelmeldingen van Shopify naar Slack sturen
• Nieuwe verkopen van Shopify in je boekhoudsoftware boeken

Shopify: het beste e-commerce platform voor kleine ondernemers

Ongetwijfeld heeft COVID-19 geleid tot een stijging in online winkelen en sindsdien is de omzet van Shopify op de markt verdubbeld. Het aantal digitale kopers nam toe, waardoor kleine bedrijven online meer verkoop en omzet kunnen genereren. En als kleine online retailer biedt Shopify jou ook de mogelijkheid om financiering te krijgen

Waarom automatisch Shopify-bestellingen exporteren?

Je Shopify-winkel in je eentje draaiende houden is geen koud kunstje. Er zijn talloze dingen om voor te zorgen, van het updaten van de Shopify-winkel met nieuwe producten tot ervoor zorgen dat de klant zijn producten op tijd ontvangt en het afhandelen van administratieve en verkooptaken, zoals het aanmaken van een nieuwe klant in je boekhoudsoftware.

Als online retailer heb je al veel op je bordje, en laten we het gedoe met e-commerce retourzendingen niet vergeten!

Stel dat je dagelijks honderden orderbevestigingen (in PDF-formaat) ontvangt van bestaande en nieuwe klanten. Je moet de facturen downloaden, ze handmatig doornemen, de klantgegevens eruit filteren en ze kopiëren en plakken in een CRM-tool.

Laten we eerlijk zijn - dit proces ziet er vervelend en tijdrovend uit.

De opkomst van automatisering in e-commerce

E-commerce automatisering is het gebruik van technologie om dagelijkse en repetitieve taken te automatiseren om e-commerce bedrijven te helpen opschalen. Het betekent het creëren van geautomatiseerde workflows tussen jouw online winkel naar andere applicaties. Zodra een eCommerce-bedrijf begint op te schalen, stapelen repetitieve taken zich op.

Vaak wenden bedrijven zich tot nieuwe medewerkers, maar door gebruik te maken van e-commerce automatisering kun je kosten besparen en je concentreren op andere productieve taken.

E-commerce automatisering neemt verschillende vormen aan en hangt af van wat jij moet automatiseren in jouw online bedrijf.

In de context van het exporteren van PDF Shopify-bestellingen naar een andere applicatie, zal het integreren van Shopify met een PDF-parser de klus klaren.

Hoe kun je Shopify-bestellingen naar andere applicaties exporteren?

Er zijn 3 manieren waarop je Shopify-bestellingen kunt exporteren, namelijk:

• Gegevens handmatig exporteren naar een CSV-bestand met behulp van Shopify
• Shopify's order API gebruiken
• Tekst uit Shopify PDF-bestellingen extraheren met behulp van geautomatiseerde PDF-parsing software zoals Parseur

De ingebouwde functionaliteit van Shopify om bestellingen naar CSV-bestanden te exporteren is een geweldige functie totdat je veel bestellingen begint te krijgen. In feite kun je het CSV-bestand ook niet automatisch integreren met een andere tool, je moet de CSV elke keer handmatig uploaden.

En het gebruik van de REST API vereist technische kennis of het inhuren van een ontwikkelaar, wat jouw kosten verhoogt.

Laten we dus eens kijken naar de andere oplossing: het gebruik van een PDF-parser. Hiermee kun je jouw ordergegevens realtime naar elke applicatie sturen, zodra deze binnenkomen!

Wat is een PDF-parser en hoe kan het jouw Shopify-automatisering stimuleren?

Simpel gezegd, helpt een PDF-parsing tool om gegevens uit PDF-documenten te extraheren. Een PDF-parser stelt je in staat om:

1. Tekst te extraheren uit PDF Shopify-facturen
2. Afbeeldingen of barcodes te extraheren
3. Tabellen te extraheren uit PDF Shopify-bestellingen

Parseur is een krachtige PDF-parsing oplossing met een OCR-engine die gegevensextractie uit PDF-documenten automatisch uitvoert. Wees gerust, zelfs als je geen enkele programmeerkennis hebt, zul je Parseur kunnen gebruiken. Parseur is een point-and-click editor, wat betekent dat je alleen de tekst hoeft te markeren die je wilt extraheren en er een template voor hoeft te maken.

Met de integratie van Parseur en Shopify kun je:

• PDF Shopify-bestellingen exporteren naar Google-spreadsheets
• Nieuwe Shopify-klanten aanmaken in een CRM-tool
• Verkoopbonnen toevoegen aan je boekhoudsoftware

Laten we eens kijken hoe we een geautomatiseerde workflow kunnen creëren van Shopify naar een andere tool om PDF Shopify-bestellingen en -facturen te exporteren.

Hoe exporteer je PDF Shopify-bestellingen?

Voor dit integratie-artikel zullen we de gegevens die uit de Shopify-facturen zijn geëxtraheerd, toevoegen aan FreshBooks. Je kunt FreshBooks vervangen door jouw CRM- of boekhoudtool, maar de stappen blijven min of meer hetzelfde.

Wat je nodig hebt voor deze integratie is:

• Een Parseur mailbox
• Een Zapier-account
• Een FreshBooks-account

Stap 1: Maak je gratis Parseur-mailbox aan

Parseur is gratis om mee te beginnen met alle functies beschikbaar, en je betaalt naarmate je groeit. Zodra je je account hebt aangemaakt, word je gevraagd om de Parseur-mailbox aan te maken waar je de optie "invoice" kunt kiezen.

Stap 2: Creëer een geautomatiseerde workflow tussen Shopify en Parseur

Je kunt je PDF-document naar de Parseur-app slepen of via e-mail verzenden. Als je besluit om alle PDF's via e-mail te sturen, maak dan een automatische doorstuurregel aan tussen je persoonlijke mailbox en Parseur.

Stap 3: Leer Parseur welke gegevens uit de Shopify-factuur gehaald moeten worden

Parseur laat je werken met het PDF-document in het originele formaat, in tegenstelling tot andere data-extractie software waar PDF's alleen in tekstformaat worden ontvangen.

Als een intelligente tool voor documentverwerking, zal Parseur automatisch gegevens uit de PDF-factuur extraheren.

Je kunt ook een tabelveld aanmaken voor alle door jouw klanten gekochte items.

Je wordt door een korte tutorial geleid bij het maken van je eerste template. Je kunt ook ons ondersteuningsartikel raadplegen over hoe je een template maakt voor meer details.

Bonuspunt: facturen en bestellingen hebben verschillende formaten en lay-outs. Parseur laat je net zoveel templates maken als je lay-outs hebt en gebruikt Zonale OCR en Dynamische OCR om de juiste gegevens te extraheren.

Stap 4: Controleer de geëxtraheerde gegevens uit de Shopify PDF-factuur

Zodra je template is aangemaakt, verifieer je of de geparste resultaten zijn wat je nodig had.

Stap 5: Exporteer PDF Shopify-bestellingen naar Zapier

Zapier fungeert als een medium tussen Parseur en duizenden applicaties zoals FreshBooks. Parseur heeft een native integratie met Zapier. Klik op "export", en "Zapier" en zoek naar de tool die je nodig hebt. We gaan op zoek naar de FreshBooks-tool en klikken op "Use this Zap". Het zal je doorverwijzen naar het Zapier-dashboard.

Stap 6: Creëer een workflow in Zapier

Verbind Zapier met Parseur door jouw Parseur-account en de juiste mailbox te selecteren, zodat Zapier de geparste gegevens kan ophalen.

Zodra dat is gedaan, verbind je Zapier met je FreshBooks-account en kies je de "event". Je hebt verschillende opties, afhankelijk van welke workflow je wilt, zoals:

• Een nieuwe klant aanmaken
• Een betaling toevoegen aan een factuur

Je zult het bedrijf moeten selecteren waaraan je de betaling wilt toevoegen.

Stap 7: Leer Zapier welke gegevens te gebruiken uit de PDF Shopify-bestelling

Dit betekent dat je Zapier leert welke gegevens je van Parseur naar FreshBooks moet sturen.

Zodra dat is gedaan, kun je een test-trigger van Zapier naar FreshBooks sturen om te verifiëren of de geëxtraheerde gegevens correct zijn verzonden.

Als je tevreden bent met het proces, zet dan de Zap aan.

Het lijkt misschien alsof dit veel stappen zijn voor deze integratie, maar het mooie is dat je deze stappen maar één keer hoeft te maken. Ja, slechts één keer! Elke keer dat Parseur een Shopify-factuur ontvangt, worden de gegevens automatisch geëxtraheerd en naar FreshBooks verzonden zonder menselijke tussenkomst.

Schaal je Shopify-winkel op met automatisering

De beste manier om handmatige data-invoertaken te verminderen en de productiviteit te verhogen, is door automatisering te omarmen. Een geautomatiseerde workflow gaat je zowel tijd als extra kosten besparen en je zult je kunnen concentreren op het bieden van een betere klantervaring.