Cómo exportar pedidos de Shopify en PDF automáticamente

Llevas un tiempo con tu tienda Shopify y el negocio de comercio electrónico está en auge. Cada vez más clientes compran en tu tienda en línea, lo que se traduce en un aumento de las ventas y los beneficios, ¡una sensación increíble! Pero, a medida que crece tu tienda, también lo hacen las tediosas tareas repetitivas, como exportar manualmente los pedidos de Shopify en PDF a un archivo CSV o crear un nuevo cliente en la herramienta CRM.

¿Y si existiera una integración que conectara tus pedidos de Shopify con una herramienta de CRM o contabilidad?

Veamos cómo puedes ahorrar incontables horas de trabajo manual de introducción de datos para que puedas centrarte en construir relaciones más significativas con tus clientes.

Este artículo se centra en automatizar la exportación de tus pedidos de Shopify en PDF. Sin embargo, puedes hacer mucho más con la integración de Parseur y Shopify. Por ejemplo, puedes:

• Agregar nuevos pedidos de Shopify a una hoja de cálculo de Google Sheets
• Agregar nuevos clientes de Shopify a una lista de Mailchimp para tu marketing por correo electrónico
• Enviar notificaciones de pedidos en tiempo real desde Shopify a Slack
• Registrar nuevas ventas de Shopify en tu software de contabilidad

Shopify: la mejor plataforma de comercio electrónico para pequeñas empresas

Sin duda, el COVID-19 impulsó las compras en línea y, desde entonces, los ingresos de Shopify se han duplicado en el mercado. El número de compradores digitales aumentó, lo que permitió a las pequeñas empresas obtener más ventas e ingresos en línea. Y, como pequeño comercio minorista en línea, Shopify también te ofrece la oportunidad de obtener financiación.

¿Por qué automatizar la exportación de pedidos de Shopify?

Mantener tu tienda Shopify en funcionamiento por tu cuenta no es tarea fácil. Hay un montón de cosas de las que ocuparse, desde actualizar la tienda Shopify con nuevos productos hasta asegurarse de que el cliente reciba sus productos a tiempo, pasando por ocuparse de las tareas administrativas y de ventas, como crear un nuevo cliente en tu software de contabilidad.

Como minorista en línea, ya tienes mucho trabajo, ¡y no nos olvidemos de los problemas con las devoluciones del comercio electrónico!

Digamos que recibes cientos de confirmaciones de pedidos al día (en formato PDF) de clientes nuevos y existentes. Tienes que descargar las facturas, revisarlas manualmente, filtrar los datos del cliente y copiarlos y pegarlos en una herramienta CRM.

Seamos realistas, este proceso es tedioso y lento.

El auge de la automatización del comercio electrónico

La automatización del comercio electrónico consiste en utilizar la tecnología para automatizar tareas diarias y repetitivas con el fin de ayudar a las empresas de este sector a crecer. Se trata de crear flujos de trabajo automatizados entre tu tienda en línea y otras aplicaciones. Una vez que una empresa de comercio electrónico comienza a crecer, las tareas repetitivas se acumulan.

A menudo, las empresas recurren a nuevas contrataciones, pero al utilizar la automatización del comercio electrónico, puedes ahorrar costes y concentrarte en otras tareas productivas.

La automatización del comercio electrónico adopta diferentes formas y depende de lo que necesites automatizar en tu negocio en línea.

En el contexto de exportar pedidos de Shopify en PDF a otra aplicación, la integración de Shopify con un analizador de PDF hará el trabajo.

¿Cómo puedes exportar pedidos de Shopify a otras aplicaciones?

Hay 3 maneras de exportar pedidos de Shopify:

• Exportar datos manualmente a un archivo CSV usando Shopify
• Usar la API de pedidos de Shopify
• Extraer texto de los pedidos de Shopify en PDF utilizando un software automatizado de análisis de PDF como Parseur

La funcionalidad integrada de Shopify para exportar pedidos a archivos CSV es una gran característica hasta que empiezas a recibir muchos pedidos. Además, tampoco puedes integrar el archivo CSV automáticamente con otra herramienta, tienes que cargar el CSV manualmente cada vez.

Y, usar la API REST requiere conocimientos técnicos o contratar a un desarrollador, lo que aumenta tus costes.

Así que, veamos la otra solución: usar un analizador de PDF. ¡Te permitirá enviar los datos de tu pedido a medida que llegan, en tiempo real, a cualquier aplicación!

¿Qué es un analizador de PDF y cómo puede impulsar tu automatización de Shopify?

En pocas palabras, una herramienta de análisis de PDF ayuda a extraer datos de documentos PDF. Un analizador de PDF te permite:

1. Extraer texto de facturas de Shopify en PDF
2. Extraer imágenes o códigos de barras
3. Extraer tablas de pedidos de Shopify en PDF

Parseur es una potente solución de análisis de PDF con un motor OCR que automatiza la extracción de datos de documentos PDF de forma automática. Puedes estar seguro de que, incluso si no tienes conocimientos de codificación, podrás utilizar Parseur. Parseur es un editor de apuntar y hacer clic, lo que significa que todo lo que tienes que hacer es resaltar el texto que deseas extraer y crear una plantilla para ello.

Con la integración de Parseur y Shopify, puedes:

• Exportar pedidos de Shopify en PDF a hojas de cálculo de Google
• Crear nuevos clientes de Shopify en una herramienta CRM
• Añadir recibos de venta a tu software de contabilidad

Veamos cómo podemos crear un flujo de trabajo automatizado de Shopify a otra herramienta para exportar pedidos y facturas de Shopify en PDF.

¿Cómo exportar pedidos de Shopify en PDF?

Para este artículo de integración, añadiremos datos extraídos de las facturas de Shopify a FreshBooks. Puedes sustituir FreshBooks por tu herramienta de CRM o contabilidad, pero los pasos serán muy similares.

Lo que necesitarás para esta integración es:

• Un buzón de Parseur
• Una cuenta de Zapier
• Una cuenta de FreshBooks

Paso 1: crea tu buzón de Parseur gratuito

Puedes empezar a utilizar Parseur de forma gratuita con todas las funciones disponibles y pagar a medida que crezcas. Una vez que hayas creado tu cuenta, se te pedirá que crees un buzón de Parseur donde puedes elegir la opción "factura".

Paso 2: crea un flujo de trabajo automatizado entre Shopify y Parseur

Puedes arrastrar y soltar tu documento PDF en la aplicación Parseur o enviarlo por correo electrónico. Si decides enviar todos los archivos PDF por correo electrónico, crea una regla de reenvío automático entre tu buzón personal y Parseur.

Paso 3: enseña a Parseur qué datos extraer de la factura de Shopify

Parseur te permite trabajar con el documento PDF en su formato original, a diferencia de otros programas de extracción de datos en los que los archivos PDF se reciben solo en formato de texto.

Como herramienta inteligente de procesamiento de documentos, Parseur extraerá los datos de la factura PDF automáticamente.

También puedes crear un campo de tabla para todos los artículos comprados por tus clientes.

Se te guiará a través de un breve tutorial para crear tu primera plantilla. También puedes consultar nuestro artículo de soporte sobre cómo crear una plantilla para obtener más detalles.

Consejo extra: las facturas y los pedidos vienen en diferentes formatos y diseños. Parseur te permite crear tantas plantillas como diseños tengas y utiliza OCR Zonal y OCR Dinámico para extraer los datos correctos.

Paso 4: verifica los datos extraídos de la factura de Shopify en PDF

Una vez que hayas creado tu plantilla, comprueba si los resultados analizados son los que necesitabas.

Paso 5: exporta pedidos de Shopify en PDF a Zapier

Zapier actúa como intermediario entre Parseur y miles de aplicaciones como FreshBooks. Parseur viene con una integración nativa con Zapier. Haz clic en "Exportar" y "Zapier" y busca la herramienta que necesitas. Vamos a buscar la herramienta FreshBooks y haremos clic en "Usar este Zap". Te redirigirá al panel de control de Zapier.

Paso 6: crea un flujo de trabajo en Zapier

Conecta Zapier con Parseur seleccionando tu cuenta de Parseur y el buzón correcto para que Zapier pueda recuperar los datos analizados.

Una vez hecho esto, conecta Zapier con tu cuenta de FreshBooks y elige el "evento". Tienes varias opciones dependiendo del flujo de trabajo que desees, como por ejemplo:

• Crear un nuevo cliente
• Añadir pago a la factura

Tendrás que seleccionar la empresa a la que quieres añadir el pago.

Paso 7: enseña a Zapier qué datos usar del pedido de Shopify en PDF

Esto significa que le estás enseñando a Zapier qué datos necesitas enviar de Parseur a FreshBooks.

Una vez hecho esto, puedes enviar un activador de prueba de Zapier a FreshBooks para verificar si los datos extraídos se enviaron correctamente.

Si estás satisfecho con el proceso, activa el Zap.

Puede parecer que hay muchos pasos para esta integración, pero lo bueno es que solo tienes que crear esos pasos una vez. ¡Sí, solo una vez! Cada vez que Parseur reciba una factura de Shopify, los datos se extraerán y se enviarán a FreshBooks automáticamente sin intervención humana.

Escala tu tienda Shopify con automatización

La mejor manera de reducir las tareas manuales de introducción de datos y aumentar la productividad es adoptar la automatización. Un flujo de trabajo automatizado te ahorrará tiempo y costes adicionales, y podrás concentrarte en ofrecer una mejor experiencia al cliente.