Eksportuj zamówienia Shopify w formacie PDF

Masz sklep na Shopify już od pewnego czasu i Twój biznes e-commerce dynamicznie się rozwija. Z każdym tygodniem przybywa zamówień, rośnie sprzedaż i zyski – to powód do dumy. Jednak szybka ekspansja sklepu e-commerce wiąże się także z wieloma powtarzalnymi czynnościami, takimi jak ręczny eksport zamówień Shopify w formacie PDF do pliku CSV czy żmudne dodawanie nowych klientów do narzędzia CRM.

A co jeśli istniałby sposób, by połączyć zamówienia ze sklepu Shopify z Twoim systemem CRM lub księgowym i zautomatyzować ten proces?

Zobacz, jak możesz oszczędzić dziesiątki godzin na ręcznym wprowadzaniu danych, koncentrując się na budowaniu relacji ze swoimi klientami.

W tym artykule skupiamy się na automatyzacji eksportu zamówień Shopify w formacie PDF, jednak z połączeniem Parseur i Shopify możesz osiągnąć znacznie więcej. Przykłady potencjalnych integracji obejmują:

• Automatyczne dodawanie nowych zamówień ze sklepu Shopify do arkuszy Google Sheets
• Zapisywanie nowych klientów Shopify od razu na listę mailingową Mailchimp
• Natychmiastowe przesyłanie powiadomień o zamówieniach ze Shopify do Slacka
• Automatyczne księgowanie nowych sprzedaży Shopify w wybranym programie księgowym

Shopify: najlepsza platforma e-commerce dla małych firm

Nie sposób nie zauważyć, że pandemia COVID-19 przyspieszyła rozwój zakupów online, a przychody Shopify radykalnie wzrosły. Coraz więcej klientów wybiera zakupy internetowe, co ułatwia małym sklepom zwiększenie sprzedaży i zysków. Co więcej, Shopify oferuje także możliwość uzyskania finansowania dla właścicieli e-commerce.

Dlaczego warto automatycznie eksportować zamówienia Shopify?

Prowadzenie sklepu Shopify samemu to spore wyzwanie. Trzeba stale dbać o dodawanie nowych produktów, terminową wysyłkę zamówień oraz realizować obowiązki administracyjne i sprzedażowe, w tym wystawianie faktur czy dodawanie klientów do systemów CRM i księgowych.

Jako właściciel sklepu online masz dużo na głowie, a dodatkowo musisz radzić sobie z procesem zwrotów, który również generuje sporo pracy (więcej o zwrotach).

Wyobraź sobie sytuację, w której codziennie otrzymujesz kilkadziesiąt lub nawet setki potwierdzeń zamówienia w formacie PDF. Za każdym razem musisz pobrać fakturę, przeanalizować jej zawartość, odfiltrować dane klienta i następnie wpisać je ręcznie do CRM.

To wyjątkowo żmudny i czasochłonny proces.

Automatyzacja e-commerce – dlaczego warto?

Automatyzacja w e-commerce polega na wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi do automatycznego wykonywania powtarzalnych zadań wspierających prowadzenie biznesu online. Chodzi o stworzenie automatycznych integracji pomiędzy sklepem a zewnętrznymi aplikacjami. Wraz ze wzrostem skali działalności, liczba manualnych zadań narasta.

Zwykle kolejnym krokiem jest zatrudnienie nowych pracowników, ale automatyzacja pozwala ograniczyć koszty i skoncentrować się na tym, co naprawdę rozwija firmę.

Różne obszary biznesu można automatyzować – wszystko zależy od potrzeb Twojego sklepu.

Jeśli celem jest eksport zamówień Shopify w formacie PDF do innych narzędzi, wystarczy dobrać odpowiednie rozwiązanie do parsowania PDF i zintegrować je ze swoim sklepem.

Jak eksportować zamówienia Shopify do innych aplikacji?

Są trzy główne sposoby eksportowania zamówień z Shopify:

• Ręczny eksport danych do pliku CSV prosto z poziomu Shopify
• Skorzystanie z API zamówień Shopify
• Automatyczna ekstrakcja tekstu z zamówień PDF Shopify za pomocą dedykowanego oprogramowania do parsowania PDF, np. Parseur

Wbudowana funkcja eksportu do CSV w Shopify jest wygodna, dopóki nie zaczynasz obsługiwać dużej liczby transakcji. Poza tym, plik CSV musisz ręcznie zaimportować do kolejnych narzędzi, co wydłuża pracę.

API Shopify daje szerokie możliwości, lecz wymaga kompetencji programistycznych lub dodatkowych wydatków na dział IT.

Alternatywą jest wykorzystanie parsera PDF – takie rozwiązanie pozwala na przekazywanie danych z zamówień automatycznie, w czasie rzeczywistym, do dowolnych narzędzi!

Parser PDF – jak może rozwinąć automatyzację sprzedaży Shopify?

Mówiąc najprościej, parser PDF służy do wyodrębniania danych z dokumentów PDF. Pozwala między innymi na:

1. Pozyskiwanie tekstu z faktur PDF ze sklepu Shopify
2. Wyodrębnianie obrazów czy kodów kreskowych z dokumentów
3. Ekstrakcję tabeli z listą zamówionych produktów

Parseur to zaawansowane narzędzie do parsowania PDF wyposażone we wbudowany silnik OCR, które automatyzuje wydobywanie danych. Nawet bez umiejętności programowania możesz wygodnie korzystać z Parseur – opiera się na edytorze „wskaż i kliknij”: wskazujesz interesujące Cię elementy na fakturze i tworzysz odpowiedni szablon.

Integrując Parseur z Shopify możesz:

• Eksportować zamówienia Shopify w formacie PDF bezpośrednio do Google Sheets
• Automatycznie tworzyć nowych klientów w systemie CRM
• Dodawać paragony ze sprzedaży do programu księgowego

Przyjrzyjmy się przykładowemu zautomatyzowanemu przepływowi pracy – od zamówienia i faktury Shopify w formie PDF do wybranej aplikacji, np. FreshBooks.

Eksport zamówień PDF Shopify – jak to zrobić krok po kroku?

W tym przykładzie opiszemy, jak poprzez integrację przesłać dane z faktur Shopify do FreshBooks. Zamiast FreshBooks możesz podstawić swoją własną aplikację CRM lub księgową – proces będzie identyczny.

Niezbędne do wdrożenia:

• Skrzynka pocztowa Parseur
• Konto Zapier
• Konto FreshBooks

Krok 1: Utwórz bezpłatną skrzynkę pocztową Parseur

Parseur możesz przetestować za darmo – dostęp do wszystkich funkcjonalności, płatność dopiero po przekroczeniu darmowych limitów. Po rejestracji zostaniesz poproszony o utworzenie pierwszej skrzynki pocztowej Parseur; wybierz typ „faktura”.

Krok 2: Skonfiguruj automatyczny przepływ dokumentów pomiędzy Shopify a Parseur

Możesz przeciągnąć PDF do aplikacji Parseur lub przesłać go e-mailem. Jeśli zamierzasz przekazywać wszystkie faktury automatycznie, zautomatyzuj przekazywanie maili ze swojej skrzynki do Parseur.

Krok 3: Naucz Parseur, które dane z faktury Shopify należy wyodrębnić

W Parseur pracujesz na oryginalnym layoutcie dokumentu PDF – inaczej niż w wielu narzędziach operujących na zwykłym tekście.

Jako inteligentne narzędzie klasy document processing, Parseur automatycznie wydobywa potrzebne dane z faktur PDF.

Możesz też zdefiniować pole tabeli do zebrania informacji o wszystkich zamówionych produktach.

Podczas pierwszej konfiguracji szablonu przejdziesz przez krótki przewodnik. Możesz dodatkowo skorzystać z instrukcji Parseur o tworzeniu własnych szablonów.

Duża zaleta: faktury czy potwierdzenia zamówień mogą różnić się formatem i wyglądem. Parseur pozwala utworzyć dowolną liczbę szablonów layoutu oraz wykorzystuje Strefowy OCR i Dynamiczny OCR do wydobywania danych z różnych wariantów plików.

Krok 4: Sprawdź dane wyodrębnione z faktury PDF Shopify

Po stworzeniu szablonu możesz natychmiast zobaczyć, jak Parseur rozpoznaje i wyciąga informacje z Twoich faktur.

Krok 5: Eksportuj zamówienia PDF Shopify za pośrednictwem Zapiera

Zapier pełni funkcję „łącznika” pomiędzy Parseur a tysiącami aplikacji, m.in. FreshBooks. Parseur obsługuje natywną integrację z Zapier. Kliknij „eksport”, następnie „Zapier”, wyszukaj swoją aplikację, np. FreshBooks i kliknij „Use this Zap”. Zostaniesz przekierowany na panel Zapiera.

Krok 6: Zaprojektuj workflow w Zapier

Połącz Zapiera z Parseur, wybierając konto Parseur i właściwą skrzynkę pocztową – Zapier pobierze wtedy automatycznie dane z dokumentów po parsowaniu.

Teraz połącz Zapier z kontem FreshBooks i wybierz typ akcji. Możliwości jest wiele, zależnie od docelowego workflow, np.:

• Stworzenie nowego klienta
• Dodanie płatności do faktury

Wskaż firmę, dla której powiązana będzie płatność.

Krok 7: Doprecyzuj, które dane z zamówienia PDF Shopify mają być przesłane

Określ, które pola z Parseur przechodzą do FreshBooks – to tzw. mapowanie pól.

Gdy skończysz, uruchom testowy trigger Zapier → FreshBooks, aby upewnić się, że dane przechodzą poprawnie.

Kiedy wszystko działa, aktywuj Zapa.

Integracja może wyglądać na wieloetapową, ale konfigurujesz ją tylko raz! Od tej chwili – za każdym razem, gdy Parseur odbierze fakturę z Shopify, dane zostaną wyekstrahowane i automatycznie przesłane do FreshBooks, bez Twojej ingerencji.

Rozwijaj sklep Shopify dzięki automatyzacji

Automatyzacja pozwala ograniczyć monotonną pracę ręczną i zwiększyć produktywność. Dzięki zautomatyzowanemu eksportowi zamówień Shopify w formacie PDF zaoszczędzisz czas i pieniądze, a wszystkie siły skierujesz na zapewnienie klientom najlepszych doświadczeń zakupowych.