Exportera Shopify PDF-beställningar

Du har drivit din Shopify-butik ett tag nu och e-handelsverksamheten fortsätter att växa. Allt fler kunder handlar i din webbutik, vilket leder till ökade försäljningar och vinster – en fantastisk känsla. Men när verksamheten expanderar växer också de tidskrävande och repetitiva uppgifterna, som att manuellt exportera PDF-beställningar från Shopify till en CSV-fil eller skapa en ny kund i CRM-systemet.

Tänk om det fanns en integration som kopplade dina Shopify-beställningar direkt till ett CRM- eller bokföringssystem?

Här visar vi hur du kan spara många timmar på manuell datainmatning, så att du istället kan fokusera på att bygga meningsfulla kundrelationer.

Den här guiden handlar främst om hur du automatiskt kan exportera Shopify PDF-beställningar – men det finns mycket mer du kan göra genom att integrera Parseur med Shopify. Till exempel kan du:

• Lägga till nya Shopify-beställningar automatiskt i ett Google Sheets-kalkylblad
• Lägga till nya kunder från Shopify till din Mailchimp-lista för e-postmarknadsföring
• Skicka ordernotifikationer i realtid från Shopify till Slack
• Registrera nya försäljningar från Shopify direkt till ditt bokföringssystem

Shopify: Den bästa e-handelsplattformen för småföretag

Det råder ingen tvekan om att COVID-19 har ökat den digitala handeln, och sedan dess har Shopifys omsättning ökat kraftigt. Antalet onlineköpare har vuxit, vilket ger småföretag möjligheter att öka sin försäljning. Som liten e-handlare kan du även ansöka om finansiering via Shopify.

Varför automatisera exporten av Shopify-beställningar?

Att själv driva en Shopify-butik innebär mycket ansvar. Du måste inte bara hantera löpande administration och försäljning, utan även allt från att uppdatera produktutbudet till att säkerställa smidiga leveranser – och dessutom sköta rutinuppgifterna, som att skapa nya kunder i bokföringssystemet.

Som e-handlare har du redan fullt upp. För att inte tala om utmaningarna kring returer inom e-handel!

Om du får mängder av orderbekräftelser varje dag (ofta i PDF-format) behöver du ladda ner fakturorna, gå igenom dem en i taget, extrahera kunduppgifter manuellt och klistra in dem i t.ex. ett CRM-system.

Låt oss vara ärliga – det är både ineffektivt och tidsödande.

Automatiseringens roll inom e-handel

E-handelsautomatisering handlar om att använda smart teknik för att hantera dagliga och repetitiva uppgifter automatiskt. Det innebär att du kopplar ihop din webbutik med andra viktiga applikationer genom automatiserade arbetsflöden. När din verksamhet växer, ökar också mängden upprepade uppgifter.

Tidigare löstes detta ofta genom att anställa fler, men idag kan du med e-handelsautomatisering spara pengar och frigöra resurser för mer värdeskapande arbete.

Vad du behöver automatisera i din verksamhet varierar – men när du vill exportera PDF-beställningar från Shopify till något annat system så löser integrationen mellan Shopify och ett PDF-parseverktyg detta problem smidigt.

Hur kan du exportera Shopify-beställningar till andra system?

Det finns tre huvudmetoder för att exportera Shopify-beställningar:

• Exportera beställningsdata manuellt till CSV med Shopify
• Använda Shopifys order-API
• Extrahera information från PDF-beställningar i Shopify automatiskt med ett PDF-parseverktyg som Parseur

Shopifys inbyggda exportfunktion till CSV fungerar bra – så länge du inte har många beställningar. Dessutom kan du inte automatiskt koppla CSV-filen till ett annat system utan att själv ladda upp och hantera filen varje gång.

Att använda REST-API kräver kodningskunskaper, eller att du anlitar en utvecklare, vilket kan innebära högre kostnader.

Då är PDF-parsern lösningen. Den gör det möjligt att skicka din beställningsdata i realtid till valfritt system!

Vad är en PDF-parser och hur effektiviserar den din Shopify-automation?

Enkelt uttryckt hjälper ett PDF-parseverktyg dig att extrahera strukturerad data ur PDF-dokument. Med en PDF-parser kan du:

1. Extrahera text från PDF-fakturor från Shopify
2. Extrahera bilder eller streckkoder
3. Extrahera tabeller från PDF-order i Shopify

Parseur är en kraftfull PDF-parserlösning med en inbyggd OCR-motor som automatiserar datainsamling från PDF-dokument. Det krävs inga kodkunskaper – Parseur har en “point-and-click”-editor där du bara markerar den information du vill extrahera och skapar en mall för det.

Med Parseur och Shopify-integrationen kan du bland annat:

• Exportera PDF-beställningar från Shopify till Google Sheets
• Skapa nya Shopify-kunder i ett CRM-system
• Lägga till försäljningskvitton i din bokföringsmjukvara

Nedan visar vi hur du skapar ett automatiserat arbetsflöde där PDF-beställningar och fakturor från Shopify exporteras till andra verktyg.

Hur exporterar man PDF-beställningar från Shopify?

I detta exempel lägger vi till data som extraherats från Shopify-fakturor in i FreshBooks. Du kan ersätta FreshBooks med ditt eget CRM- eller bokföringssystem – stegen är i princip desamma.

Till denna integration behöver du:

• Ett Parseur-konto och en mailbox
• Ett Zapier-konto
• Ett FreshBooks-konto

Steg 1: Skapa din gratis Parseur-mailbox

Parseur erbjuder gratis test med full funktionalitet, och du betalar bara när du växer. Skapa ett konto, följ anvisningarna för att ställa in din första Parseur-mailbox, och välj “faktura” som malltyp.

Steg 2: Skapa ett automatiserat arbetsflöde mellan Shopify och Parseur

Dra och släpp din PDF i Parseur, eller vidarebefordra den via e-post. För att automatiskt skicka alla PDF:er kan du ställa in en autoforward-regel mellan din vanliga mail och Parseur.

Steg 3: Lär Parseur vilken data som ska extraheras från Shopify-fakturan

Till skillnad från andra datautvinningsverktyg kan du i Parseur arbeta med PDF:en i dess ursprungsformat.

Parseur identifierar automatiskt datan du markerat från PDF-fakturan.

Du kan även skapa tabellfält för att extrahera samtliga artiklar kunden köpt.

När du gör din första mall får du korta anvisningar. Behöver du vägledning kan du läsa vår guide om hur du skapar en mall.

Tips: Fakturor och order kan ha olika format och layouter. Med Parseur kan du skapa flera mallar för olika layout och använda både Zonal OCR och Dynamisk OCR för att plocka ut rätt data.

Steg 4: Kontrollera den extraherade datan från din Shopify-faktura

När mallen är klar, kontrollera att datan som extraherats är rätt.

Steg 5: Exportera PDF-beställningar från Shopify till Zapier

Zapier fungerar som en brygga mellan Parseur och tusentals appar som FreshBooks. Parseur har inbyggd Zapier-integration. Klicka på “export”, välj “Zapier” och sök upp det verktyg du vill koppla till. I detta exempel väljer vi FreshBooks och klickar “Use this Zap” för att komma till Zapiers dashboard.

Steg 6: Skapa ett arbetsflöde i Zapier

Koppla ihop Zapier och Parseur genom att välja ditt Parseur-konto och rätt mailbox, så att Zapier kan hämta den extraherade datan.

Därefter ansluter du Zapier till FreshBooks-kontot och väljer händelse (“event”). Det kan till exempel vara:

• Skapa en ny kund
• Lägg till en betalning på faktura

Välj bolaget du vill lägga till betalningen hos.

Steg 7: Tydliggör för Zapier vilken data som ska användas från PDF Shopify-beställningen

Här bestämmer du vilka fält från Parseur som ska skickas vidare till FreshBooks.

När du är klar kan du skicka en testtrigger från Zapier till FreshBooks och kontrollera att datan kommer fram som den ska.

Om allt ser rätt ut: aktivera din Zap.

Det kan verka vara många steg, men du behöver bara ställa in integrationen en gång. Efter det kommer varje ny Shopify-faktura som Parseur tar emot att processas helt automatiskt och skickas vidare till FreshBooks – utan manuell handpåläggning.

Skala upp din Shopify-butik med smart automatisering

Det effektivaste sättet att minska manuellt arbete, öka produktiviteten och fokusera på kundupplevelsen är att automatisera dina arbetsflöden. Automatisering sparar tid, eliminerar felkällor och frigör resurser för viktigare aktiviteter.