Shopify PDF-Bestellungen exportieren: So geht's automatisch

Sie betreiben Ihren Shopify-Shop nun schon eine Weile und das E-Commerce-Geschäft boomt. Immer mehr Kunden kaufen in Ihrem Onlineshop ein, was zu höheren Umsätzen und Gewinnen führt - ein großartiges Gefühl. Doch mit dem Wachstum Ihres E-Commerce-Shops nehmen auch die langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben zu, wie z. B. der manuelle Export von Shopify-Bestellungen im PDF-Format in eine CSV-Datei oder die manuelle Anlage eines neuen Kunden im CRM-Tool.

Was wäre, wenn es eine Integration gäbe, die Ihre Shopify-Bestellungen automatisch mit einem CRM- oder Buchhaltungsprogramm verbindet?

Genau darum geht es in diesem Artikel: Wie Sie unzählige Stunden manueller Dateneingabe sparen können, um sich auf den Aufbau sinnvoller Kundenbeziehungen zu konzentrieren.

Der Fokus liegt dabei auf der Automatisierung Ihrer Shopify PDF-Bestellungen. Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie Parseur und Shopify integrieren können, zum Beispiel:

• Neue Shopify-Bestellungen automatisch zu einer Google Sheets-Tabelle hinzufügen
• Neue Shopify-Kunden direkt zu einer Mailchimp-Liste für Ihr E-Mail-Marketing hinzufügen
• In Echtzeit Bestellbenachrichtigungen von Shopify an Slack senden
• Neue Verkäufe aus Shopify direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware verbuchen

Shopify: Die beste E-Commerce-Plattform für kleine Unternehmen

Zweifellos hat COVID-19 dem Online-Shopping Auftrieb gegeben, und seitdem haben sich die Einnahmen von Shopify auf dem Markt verdoppelt. Die Zahl der digitalen Käufer ist gestiegen, sodass kleine Unternehmen mehr Umsatz online erzielen können. Und als kleiner Online-Händler bietet Ihnen Shopify auch die Möglichkeit, Finanzmittel zu erhalten

Warum sollten Sie Shopify-Bestellungen automatisch exportieren?

Ihren Shopify-Shop allein am Laufen zu halten, ist kein Kinderspiel. Es gibt viel zu tun, von der Aktualisierung des Shopify-Shops mit neuen Produkten über die Sicherstellung, dass der Kunde seine Produkte rechtzeitig erhält, bis hin zu administrativen und vertrieblichen Aufgaben wie der Anlage eines neuen Kunden in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Als Online-Händler haben Sie bereits alle Hände voll zu tun, und vergessen wir nicht die Herausforderungen durch Rücksendungen im E-Commerce!

Nehmen wir an, Sie erhalten täglich Hunderte von Auftragsbestätigungen (im PDF-Format) von bestehenden und neuen Kunden. Sie müssen die Rechnungen herunterladen, manuell durchgehen, die Kundendaten herausfiltern und per Kopieren und Einfügen in ein CRM-Tool übertragen.

Seien wir ehrlich - dieser Prozess ist mühsam und zeitaufwendig.

Der Aufstieg der E-Commerce-Automatisierung

E-Commerce-Automatisierung ist der Einsatz von Technologie, um alltägliche und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und E-Commerce-Unternehmen beim Skalieren zu unterstützen. Das bedeutet, dass automatisierte Workflows zwischen Ihrem Onlineshop und anderen Anwendungen geschaffen werden. Sobald ein E-Commerce-Unternehmen zu wachsen beginnt, summieren sich die repetitiven Aufgaben.

Oft werden neue Mitarbeiter eingestellt, um diese Aufgaben zu bewältigen. Durch den Einsatz von E-Commerce-Automatisierung können Sie jedoch Kosten sparen und sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren.

E-Commerce-Automatisierung nimmt verschiedene Formen an, je nachdem, was Sie in Ihrem Online-Geschäft automatisieren möchten.

Im Zusammenhang mit dem Export von Shopify PDF-Bestellungen in eine andere Anwendung ist die Integration von Shopify mit einem PDF-Parser die optimale Lösung.

Wie können Sie Shopify-Bestellungen in andere Anwendungen exportieren?

Es gibt 3 Möglichkeiten, Shopify-Bestellungen zu exportieren:

• Daten manuell in eine CSV-Datei exportieren mit Shopify
• Verwenden Sie die Order-API von Shopify
• Extrahieren Sie Text aus Shopify PDF-Bestellungen mit einer automatisierten PDF-Parsing-Software wie Parseur

Die in Shopify integrierte Funktionalität zum Exportieren von Bestellungen in CSV-Dateien ist eine gute Funktion - bis Sie anfangen, viele Bestellungen zu erhalten. Außerdem können Sie die CSV-Datei nicht automatisch in ein anderes Tool integrieren, sondern müssen sie jedes Mal manuell hochladen.

Die Verwendung der REST-API erfordert technische Kenntnisse oder die Beauftragung eines Entwicklers, was wiederum Ihre Kosten erhöht.

Betrachten wir die dritte Lösung: Die Verwendung eines PDF-Parsers. Damit können Sie Ihre Bestelldaten in Echtzeit an jede beliebige Anwendung senden!

Was ist ein PDF-Parser und wie kann er Ihre Shopify-Automatisierung vorantreiben?

Einfach ausgedrückt, hilft ein PDF-Parsing-Tool beim Extrahieren von Daten aus PDF-Dokumenten. Ein PDF-Parser ermöglicht Ihnen:

1. Extrahieren von Text aus Shopify-Rechnungen im PDF-Format
2. Extrahieren von Bildern oder Barcodes
3. Extrahieren von Tabellen aus Shopify-Bestellungen im PDF-Format

Parseur ist eine leistungsstarke PDF-Parsing-Lösung mit einer OCR-Engine, die die Datenextraktion aus PDF-Dokumenten automatisch durchführt. Seien Sie versichert, dass Sie Parseur auch dann verwenden können, wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. Parseur ist ein Point-and-Click-Editor. Sie müssen lediglich den Text, den Sie extrahieren möchten, markieren und eine Vorlage dafür erstellen.

Mit der Integration von Parseur und Shopify können Sie:

• Shopify-Bestellungen im PDF-Format in Google-Tabellen exportieren
• Neue Shopify-Kunden automatisch in einem CRM-Tool anlegen
• Kassenbons direkt zu Ihrer Buchhaltungssoftware hinzufügen

Schauen wir uns an, wie wir einen automatisierten Workflow von Shopify zu einem anderen Tool erstellen können, um PDF-Bestellungen und -Rechnungen von Shopify zu exportieren.

So exportieren Sie Shopify PDF-Bestellungen automatisch

Für diesen Integrationsartikel werden wir Daten aus Shopify-Rechnungen an FreshBooks senden. Sie können FreshBooks durch Ihr CRM- oder Buchhaltungstool ersetzen, die Schritte bleiben jedoch mehr oder weniger gleich.

Was Sie für diese Integration benötigen:

• Eine Parseur-Mailbox
• Ein Zapier-Konto
• Ein FreshBooks-Konto

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre kostenlose Parseur-Mailbox

Parseur kann mit allen Funktionen kostenlos genutzt werden. Sie zahlen erst dann, wenn Sie wachsen. Sobald Sie Ihr Konto erstellt haben, werden Sie aufgefordert, die Parseur-Mailbox zu erstellen, in der Sie die Option "Rechnung" wählen können.

Schritt 2: Erstellen Sie einen automatisierten Workflow zwischen Shopify und Parseur

Ziehen Sie Ihr PDF-Dokument entweder per Drag & Drop in die Parseur-App oder senden Sie es per E-Mail. Wenn Sie sich für den E-Mail-Versand aller PDFs entscheiden, erstellen Sie eine Regel für die automatische Weiterleitung zwischen Ihrer persönlichen Mailbox und Parseur.

Schritt 3: Bringen Sie Parseur bei, welche Daten aus der Shopify-Rechnung extrahiert werden sollen

Mit Parseur können Sie mit dem PDF-Dokument in seinem Originalformat arbeiten, im Gegensatz zu anderer Datenextraktionssoftware, bei der PDFs nur im Textformat empfangen werden.

Als intelligentes Dokumentenverarbeitungstool extrahiert Parseur Daten automatisch aus der PDF-Rechnung.

Sie können auch ein Tabellenfeld erstellen für alle Artikel, die von Ihren Kunden gekauft wurden.

Beim Erstellen Ihrer ersten Vorlage werden Sie durch ein kurzes Tutorial geführt. Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Support-Artikel über das Erstellen einer Vorlage.

Bonuspunkt: Rechnungen und Bestellungen liegen in unterschiedlichen Formaten und Layouts vor. Mit Parseur können Sie beliebig viele Vorlagen für Ihre Layouts erstellen und mithilfe von Zonal OCR und Dynamic OCR die richtigen Daten extrahieren.

Schritt 4: Überprüfen Sie die extrahierten Daten aus der Shopify-Rechnung im PDF-Format

Sobald Ihre Vorlage erstellt wurde, überprüfen Sie, ob die geparsten Ergebnisse Ihren Wünschen entsprechen.

Schritt 5: Exportieren Sie Shopify-Bestellungen im PDF-Format in Zapier

Zapier fungiert als Vermittler zwischen Parseur und Tausenden von Anwendungen wie FreshBooks. Parseur verfügt über eine native Integration mit Zapier. Klicken Sie auf "Exportieren" und "Zapier" und suchen Sie nach dem gewünschten Tool. Wir suchen nach dem FreshBooks-Tool und klicken auf "Diesen Zap verwenden". Sie werden dann zum Zapier-Dashboard weitergeleitet.

Schritt 6: Erstellen Sie einen Workflow in Zapier

Verbinden Sie Zapier mit Parseur, indem Sie Ihr Parseur-Konto und die richtige Mailbox auswählen, damit Zapier die geparsten Daten abrufen kann.

Verbinden Sie anschließend Zapier mit Ihrem FreshBooks-Konto und wählen Sie das "Ereignis". Sie haben je nach gewünschtem Workflow mehrere Möglichkeiten, wie z. B.:

• Erstellen eines neuen Kunden
• Zahlung zur Rechnung hinzufügen

Sie müssen das Unternehmen auswählen, dem Sie die Zahlung hinzufügen möchten.

Schritt 7: Teilen Sie Zapier mit, welche Daten aus der Shopify-Bestellung im PDF-Format verwendet werden sollen

Das bedeutet, dass Sie Zapier beibringen, welche Daten von Parseur an FreshBooks gesendet werden sollen.

Anschließend können Sie einen Test-Trigger von Zapier an FreshBooks senden, um zu überprüfen, ob die extrahierten Daten korrekt gesendet wurden.

Wenn Sie mit dem Prozess zufrieden sind, schalten Sie den Zap ein.

Es mag so aussehen, als ob für diese Integration viele Schritte erforderlich sind. Das Tolle daran ist jedoch, dass Sie diese Schritte nur einmal erstellen müssen! Jedes Mal, wenn Parseur eine Shopify-Rechnung erhält, werden die Daten extrahiert und automatisch an FreshBooks gesendet, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Skalieren Sie Ihren Shopify-Shop mit Automatisierung

Der beste Weg, um manuelle Dateneingabeaufgaben zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, ist die Automatisierung. Ein automatisierter Workflow spart Ihnen Zeit und zusätzliche Kosten und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Verbesserung des Kundenerlebnisses zu konzentrieren.