Extraire les données d'une facture PDF vers QuickBooks

Ce guide vous explique comment automatiser la création de tickets de caisse dans QuickBooks à partir de factures PDF grâce à Parseur.

La saisie manuelle de données est une tâche chronophage qui nuit à la croissance et à la productivité. Auparavant, la saisie des données de factures dans QuickBooks était un processus manuel fastidieux. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, le volume de factures augmente également. Prenons l'exemple de la réception de factures PDF de fournisseurs. Ne serait-il pas plus simple de disposer d'un flux de travail automatisé pour créer automatiquement les tickets de caisse correspondants dans QuickBooks ?

Pourquoi automatiser votre comptabilité QuickBooks ?

Prenons l'exemple de Clark Kent. Il travaille dans un service comptable et doit créer quotidiennement des tickets de caisse à partir de factures. Les PDF des différentes catégories de clients sont dans des formats différents, et Clark doit examiner manuellement des centaines de factures. Ensuite, pour établir les tickets de caisse, il doit saisir les informations des factures dans QuickBooks.

Si vous êtes comptable, ce scénario vous est probablement familier. Ce processus est fastidieux et, pour être honnête, ennuyeux !

Et si vous pouviez automatiser le processus de facturation ?

Le traitement automatisé des factures vous permet d'extraire automatiquement les données des factures PDF. Au lieu de copier manuellement la "date de la facture", par exemple, et de la saisir dans QuickBooks, vous pouvez automatiser le flux de travail pour que les données soient extraites et envoyées à QuickBooks en temps réel.

Avantages de l'automatisation de l'extraction de données de factures PDF vers QuickBooks Online

Travailler manuellement avec des fichiers PDF prend du temps, mais combiner QuickBooks Online et Parseur peut réduire le temps consacré à la saisie manuelle des données et augmenter la productivité.

Zéro erreur humaine

Il va sans dire que l'utilisation d'un système automatisé réduira considérablement les erreurs humaines. Les erreurs de saisie de données de facturation et les doublons disparaîtront, car des millions de dollars peuvent être perdus en raison d'une seule petite erreur dans le processus de facturation.

La rentabilité conduit à une rentabilité accrue

Il est difficile de suivre manuellement les factures reçues au format PDF. La perte de ces documents peut également entraîner des retards de paiement. Avec Parseur, vous disposez d'un processus automatisé dès qu'une facture PDF arrive dans votre boîte aux lettres.

Sécurité et exactitude des données

Lors de la récupération manuelle des données, l'inexactitude des données peut devenir un problème, et le maintien de la sécurité des données n'est pas garanti. Avec l'intégration de QuickBooks, Parseur et Zapier, les données sont cryptées et stockées sur le serveur cloud.

Étapes pour intégrer QuickBooks à Parseur pour extraire les données des factures PDF

Parseur est un puissant outil d'extraction de PDF doté d'un moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR). Parseur peut extraire les données des factures en quelques secondes et exporter les données extraites vers QuickBooks via Zapier instantanément.

Ce dont vous aurez besoin :

• Votre compte QuickBooks
• Un compte Parseur
• Un compte Zapier

Voici comment automatiser l'extraction des données de vos factures PDF :

• Vous recevez une facture PDF, qui est téléchargée ou transmise par e-mail à votre boîte aux lettres Parseur instantanément.
• Parseur extrait des informations spécifiques de la facture, telles que le numéro de facture, la date de la facture, le nom du client et les détails des articles.
• Vous configurez un flux de travail entre Parseur, Zapier et QuickBooks Online.
• Chaque fois que Parseur reçoit une facture PDF, celle-ci est automatiquement traitée et les données sont envoyées à QuickBooks.

Étape 1 : Inscrivez-vous à votre forfait gratuit et créez votre boîte aux lettres Parseur

Parseur est totalement et à jamais gratuit pour un nombre limité d'e-mails envoyés par mois, avec toutes les fonctionnalités activées. Choisissez l'option "factures" afin que les PDF puissent être traités automatiquement.

Étape 2 : Téléchargez votre facture dans votre boîte aux lettres Parseur

Vous pouvez télécharger les factures PDF directement dans l'application Parseur ou les envoyer par e-mail. Si vous choisissez de transférer vos factures par e-mail, nous vous recommandons de créer une règle de transfert automatique.

Étape 3 : Extraire les données de la facture avec l'IA

Notre moteur d'IA est conçu pour extraire les données des factures sans aucune intervention humaine.

Les résultats extraits apparaîtront comme ceci :

Étape 4 : Envoyer les données de facture extraites du PDF vers QuickBooks

Vous pouvez envoyer les données extraites à n'importe quelle application de votre choix grâce à l'intégration native avec Zapier. Allez dans "Exporter", cliquez sur "Zapier" et recherchez QuickBooks Online.

Remarque : vous devez déjà disposer d'un compte Zapier et QuickBooks.

Une fois que vous avez cliqué sur "Utiliser ce Zap", vous serez redirigé vers votre tableau de bord Zapier.

Connecter Parseur à Zapier

Choisissez la boîte aux lettres Parseur et l'événement déclencheur correctement "nouveau document traité (avec des éléments de liste)" afin que Zapier puisse récupérer les données extraites.

Connecter QuickBooks à Zapier pour créer votre ticket de caisse

Une fois connecté, personnalisez les champs de données à l'aide des données extraites de Parseur pour créer le ticket de caisse dans QuickBooks.

Étape 5 : Envoyer un test de Zapier vers QuickBooks

Testez l'intégration et activez le Zap !

Dorénavant, chaque facture PDF envoyée à cette boîte aux lettres sera traitée automatiquement, ses données seront extraites et un nouveau ticket de caisse sera généré dans QuickBooks. Si vous avez des questions sur la façon d'intégrer Parseur à QuickBooks Online, n'hésitez pas à nous contacter !