Créer des tickets de caisse dans QuickBooks à partir de factures PDF

Dans ce guide, vous apprendrez comment créer automatiquement des tickets de caisse dans le logiciel comptable QuickBooks à partir de factures PDF grâce à Parseur.

Les tâches de saisie manuelle de données prennent des heures à être réalisées et limitent croissance et productivité. Jusqu’à présent, la saisie des données de factures dans QuickBooks n’était pas automatisée et se faisait à la main, mais à mesure que votre entreprise évolue, le volume de factures croît également. Par exemple, imaginons que vous receviez une facture PDF de fournisseurs. Ne serait-il pas plus simple d’avoir un flux de travail automatisé pour créer automatiquement les tickets de caisse dans QuickBooks ?

Pourquoi automatiser votre comptabilité QuickBooks ?

Prenons l’exemple de Clark Kent. Il travaille dans un cabinet comptable et doit produire des tickets de caisse à partir de factures au quotidien. Les PDF pour les différentes catégories de clients sont dans des formats différents et Clark doit examiner manuellement des centaines de factures. Ensuite, il doit saisir les informations de la facture dans QuickBooks pour générer les tickets de caisse.

Si vous êtes comptable, je parie que ce scénario vous parle totalement. Ce processus est fastidieux et, soyons honnêtes, ennuyeux !

Et si vous pouviez automatiser le processus de facturation ?

Le traitement automatisé des factures vous permet d’extraire automatiquement les données des factures PDF. Plutôt que de copier manuellement la "date de facture" par exemple et de la saisir dans QuickBooks, vous pouvez mettre en place l’automatisation d’un flux de travail où les données sont parsées et envoyées à QuickBooks en temps réel.

Avantages de l’automatisation de l’extraction de factures PDF vers QuickBooks Online

Travailler à la main avec des fichiers PDF prend du temps, mais associer QuickBooks Online et Parseur peut réduire le temps consacré à la saisie manuelle et booster la productivité.

Zéro erreur humaine

Il va sans dire qu’utiliser un système automatisé réduira considérablement les erreurs humaines. Les erreurs de saisie de données et les doublons disparaîtront, car des millions de dollars peuvent être perdus à cause d’une seule minuscule faute dans le processus de facturation.

Un coût optimisé pour plus de rentabilité

Il est difficile de suivre manuellement les factures reçues au format PDF. Perdre ces documents peut aussi mener à des paiements en retard. Avec Parseur, vous bénéficiez d’un processus automatisé dès la réception d’une facture PDF dans votre boîte mail.

Sécurité et précision des données

Lors de la récupération manuelle des données, l’inexactitude peut devenir un problème et la sécurité n’est pas assurée. Avec l’intégration de QuickBooks, Parseur et Zapier, les données sont cryptées et stockées sur le serveur cloud.

Étapes pour intégrer QuickBooks à Parseur

Parseur est un puissant outil d'extraction PDF équipé d’un moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR). Parseur peut extraire les données des factures en quelques secondes et exporter automatiquement les données parsées vers QuickBooks via Zapier.

Ce dont vous aurez besoin :

• Votre compte QuickBooks
• Un compte Parseur
• Un compte Zapier

Voici comment cela va fonctionner :

• Vous recevez une facture PDF qui est téléchargée ou transférée par email à votre boîte Parseur instantanément.
• Parseur extrait des informations spécifiques de la facture, telles que le numéro de facture, la date de facture, le nom du client et les détails des articles.
• Vous configurez un flux de travail entre Parseur, Zapier et QuickBooks Online.
• À chaque fois que Parseur reçoit une facture PDF, elle est automatiquement envoyée à QuickBooks.

Étape 1 : Inscrivez-vous gratuitement et créez votre boîte Parseur

Parseur est totalement et pour toujours gratuit pour un nombre limité d’emails mensuels, avec toutes les fonctionnalités activées. Choisissez l’option "factures" afin que les PDFs puissent être traités automatiquement.

Étape 2 : Chargez votre facture sur votre boîte Parseur

Vous pouvez soit téléverser les factures PDF directement dans l’application Parseur, soit les y envoyer par email. Si vous choisissez de transférer vos factures par email, nous vous recommandons de créer une règle de transfert automatique.

Étape 3 : Extraire les données de la facture avec l’IA

Notre moteur IA est entraîné pour l’extraction de données de facture sans aucune intervention humaine.

Les résultats parsés apparaîtront comme ceci :

Étape 4 : Envoyez les données de la facture extraites du PDF vers QuickBooks

Vous pouvez envoyer les données parsées vers toute application souhaitée en utilisant l’intégration native avec Zapier. Rendez-vous dans "Exporter", cliquez sur "Zapier" et recherchez QuickBooks Online.

Remarque : vous devez déjà disposer d’un compte Zapier et QuickBooks.

Une fois que vous cliquez sur "utiliser ce zap", vous serez redirigé vers votre tableau de bord Zapier.

Connectez Parseur à Zapier

Choisissez la boîte Parseur et sélectionnez correctement l’événement déclencheur "nouveau document traité (avec éléments de liste)" pour que Zapier puisse récupérer les données extraites.

Connectez QuickBooks à Zapier pour créer votre ticket de caisse

Une fois connecté, personnalisez les champs de saisie à l’aide des données parsées depuis Parseur pour créer le ticket de caisse dans QuickBooks.

Étape 5 : Envoyez un test de Zapier vers QuickBooks

Testez l’intégration et activez le Zap !

Désormais, chaque facture PDF envoyée à cette boîte aux lettres sera extraite automatiquement, et un nouveau ticket de caisse sera généré. Si vous avez des questions sur l’intégration de Parseur à QuickBooks Online, n’hésitez pas à nous contacter !