Tworzenie paragonów sprzedaży w QuickBooks na podstawie faktur PDF

W tym przewodniku dowiesz się, jak automatycznie tworzyć paragony sprzedaży w QuickBooks na podstawie faktur PDF, wykorzystując Parseur.

Ręczne wprowadzanie danych to czasochłonne zadanie, które ogranicza rozwój firmy i obniża produktywność. Dotychczas ręczne przenoszenie danych z faktur PDF do QuickBooks było normą, jednak wraz ze wzrostem biznesu rośnie liczba faktur do obsługi. Załóżmy, że otrzymujesz fakturę PDF od dostawcy. Czy nie byłoby wygodniej, gdyby istniał zautomatyzowany proces, który tworzy paragony sprzedaży w QuickBooks bez Twojego udziału?

Dlaczego warto zautomatyzować księgowość w QuickBooks?

Przyjrzyjmy się przykładowej sytuacji Clarka Kenta, który pracuje w biurze rachunkowym i każdego dnia musi wystawiać paragony sprzedaży na podstawie otrzymanych faktur. Pliki PDF od różnych klientów mają różny układ, a Clark musi ręcznie weryfikować setki dokumentów. Aby wystawić paragon sprzedaży, każdorazowo przepisuje dane z faktury PDF do QuickBooks.

Jeśli pracujesz w księgowości, ten scenariusz jest Ci doskonale znany – to żmudna, monotonna praca!

A co, jeśli możesz zautomatyzować wystawianie paragonów?

Automatyzacja przetwarzania faktur pozwala wyodrębniać dane z faktur PDF automatycznie. Zamiast ręcznie kopiować każdą informację, jak choćby „datę faktury”, i wpisywać ją do QuickBooks, możesz wdrożyć rozwiązanie, w którym dane są rozpoznawane i przekazywane do QuickBooks natychmiast po otrzymaniu faktury.

Korzyści z automatyzacji przesyłania danych z faktury PDF do QuickBooks Online

Ręczne przetwarzanie plików PDF pochłania czas, ale dzięki połączeniu QuickBooks Online i Parseur cały proces staje się znacznie szybszy i efektywniejszy.

Eliminacja błędów ludzkich

Automatyzacja znacząco ogranicza ryzyko błędów – pomyłki i duplikacje przy wprowadzaniu danych z faktur przestaną być problemem. Nawet drobny błąd w ewidencji księgowej może drogo kosztować firmę.

Oszczędność kosztów i wzrost zysków

Ręczne monitorowanie i archiwizacja faktur PDF jest trudna i łatwo o utratę dokumentów, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach. Dzięki Parseur całość procesu – od otrzymania faktury PDF do jej przetworzenia – jest zautomatyzowana.

Bezpieczeństwo oraz dokładność danych

Ręczne przepisywanie danych często prowadzi do nieścisłości i utraty bezpieczeństwa informacji. Dzięki integracji QuickBooks, Parseur i Zapier Twoje dane są szyfrowane i bezpiecznie przechowywane w chmurze.

Jak zintegrować QuickBooks z Parseur

Parseur to zaawansowane narzędzie do ekstrakcji danych z PDF z modułem optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Parseur w kilka sekund wyodrębni dane z faktur i prześle je do QuickBooks poprzez Zapier.

Co będzie potrzebne:

• Konto QuickBooks
• Konto Parseur
• Konto Zapier

Schemat działania:

• Otrzymujesz fakturę PDF, którą możesz przesłać bezpośrednio lub przekierować mailem do swojej skrzynki odbiorczej Parseur.
• Parseur wyodrębnia kluczowe dane z faktury: numer faktury, datę, nazwę klienta, pozycje i wartości.
• Konfigurujesz automatyczny workflow pomiędzy Parseur, Zapier oraz QuickBooks Online.
• Od tej pory każda nowa faktura PDF trafia do QuickBooks automatycznie.

Krok 1: Zarejestruj darmowe konto i utwórz skrzynkę odbiorczą Parseur

Parseur jest bezpłatny na zawsze w wersji z ograniczoną liczbą wiadomości miesięcznie i pełnym dostępem do wszystkich funkcji. Wybierz typ skrzynki odbiorczej "faktury", by automatycznie przetwarzać faktury PDF.

Krok 2: Prześlij swoją fakturę do skrzynki odbiorczej Parseur

Możesz wgrać faktury PDF do Parseur bezpośrednio lub wysłać je na dedykowany adres e-mail. Przy przekazywaniu faktur e-mailem zalecamy ustawienie reguły automatycznego przekierowania.

Krok 3: Wyodrębnij dane z faktury PDF przy użyciu AI

Nasz silnik AI został wytrenowany do automatycznego rozpoznawania i ekstrakcji danych z faktur – bez konieczności ręcznej konfiguracji.

Wyniki analizy prezentują się następująco:

Krok 4: Przekaż wyodrębnione dane z faktury PDF do QuickBooks

Wyślij przetworzone dane do wybranej aplikacji dzięki integracji z Zapier. Przejdź do zakładki „export”, wybierz „Zapier” i wyszukaj QuickBooks Online.

Uwaga: Musisz mieć aktywne konta w Zapier i QuickBooks.

Klikając „use this zap”, zostaniesz przeniesiony do panelu Zapier.

Połącz Parseur z Zapier

Wybierz odpowiednią skrzynkę odbiorczą Parseur i ustaw trigger „new document processed (with list items)”, by Zapier pobierał wyodrębnione dane.

Połącz QuickBooks z Zapier, aby utworzyć paragon sprzedaży

Po połączeniu dostosuj pola danych na podstawie danych wyciągniętych przez Parseur, aby automatycznie stworzyć paragon sprzedaży w QuickBooks.

Krok 5: Wyślij test z Zapier do QuickBooks

Przetestuj integrację i aktywuj Zapa!

Od tej pory każda faktura PDF wysłana do tej skrzynki odbiorczej zostanie automatycznie przetworzona, a nowy paragon sprzedaży będzie generowany w QuickBooks. Masz pytania dotyczące integracji Parseur z QuickBooks Online? Skontaktuj się z nami!