W tym przewodniku dowiesz się, jak automatycznie tworzyć paragony sprzedaży w oprogramowaniu księgowym QuickBooks na podstawie faktur PDF, korzystając z Parseur.
Ręczne wprowadzanie danych to czasochłonne zadania, które ograniczają rozwój i produktywność. Dotychczas wprowadzanie danych z faktur do QuickBooks nie było zautomatyzowane i wykonywało się je ręcznie, ale wraz z rozwojem firmy rośnie także liczba faktur. Załóżmy, że otrzymujesz fakturę PDF od dostawców. Czy nie byłoby łatwiej, gdyby workflow tworzenia paragonów sprzedaży w QuickBooks mógłby odbyć się automatycznie?
Dlaczego warto zautomatyzować księgowość w QuickBooks?
Posłużmy się przykładem Clarka Kenta. Pracuje w biurze rachunkowym i musi codziennie tworzyć paragony sprzedaży na podstawie faktur. Pliki PDF dla różnych klientów mają różny format i Clark musi ręcznie przeglądać setki faktur. Następnie, aby wystawić paragon sprzedaży, musi wpisać informacje z faktury do QuickBooks.
Jeśli jesteś księgowym, na pewno możesz się z tym utożsamić. Ten proces jest żmudny i, szczerze mówiąc, nudny!
A co, jeśli mógłbyś zautomatyzować proces fakturowania?
Automatyczne przetwarzanie faktur pozwala wyodrębniać dane z faktur PDF bez ręcznego przepisywania. Zamiast kopiować np. „datę faktury” i wpisywać ją do QuickBooks, możesz wdrożyć workflow, w którym dane są rozpoznawane i przekazywane do QuickBooks w czasie rzeczywistym.
Korzyści z automatyzacji wyodrębniania faktur PDF do QuickBooks Online
Ręczna praca z plikami PDF zajmuje czas, ale połączenie QuickBooks Online i Parseur pozwala ograniczyć ilość czasu spędzanego na ręcznym wprowadzaniu danych i zwiększyć produktywność.
Zero błędów ludzkich
Oczywiste jest, że automatyzacja znacząco ogranicza błędy ludzkie. Pomyłki i duplikacje przy wprowadzaniu danych z faktur znikną, a nawet najmniejszy błąd w procesie rozliczenia może kosztować firmę miliony.
Efektywność kosztowa to większy zysk
Ręczne śledzenie faktur w formacie PDF jest trudne. Utrata dokumentu może prowadzić do opóźnionych płatności. Z Parseur, proces automatyzuje się od razu, gdy faktura PDF trafi do skrzynki mailowej.
Bezpieczeństwo i dokładność danych
Przy ręcznym pobieraniu danych łatwo o nieścisłości, a bezpieczeństwo informacji nie jest zapewnione. Przy integracji QuickBooks, Parseur i Zapier dane są szyfrowane i przechowywane w chmurze.
Za każdym razem, gdy Parseur otrzyma fakturę PDF, dane automatycznie trafią do QuickBooks.
Krok 1: Zarejestruj się na darmowy plan i utwórz skrzynkę odbiorczą Parseur
Parseur jest całkowicie darmowy, na zawsze, dla ograniczonej liczby e-maili w miesiącu, z dostępem do wszystkich funkcji. Wybierz opcję "faktury", aby przetwarzać PDF-y automatycznie.
Oszczędzaj czas i wysiłek z Parseur. Automatyzuj swoje dokumenty.
Select Invoice as your mailbox type
Krok 2: Prześlij fakturę do skrzynki Parseur
Możesz wgrać faktury PDF bezpośrednio do aplikacji Parseur lub przesłać je e-mailem. Jeśli wybierasz przekierowywanie faktur e-mailem, zalecamy ustawienie reguły automatycznego przekierowania.
Upload PDF invoice directly in Parseur
Krok 3: Wyodrębnij dane z faktury z użyciem AI
Nasz silnik AI jest wytrenowany, by automatycznie wyciągać dane z faktur bez udziału człowieka.
Create OCR template in Parseur
Przetworzone wyniki wyglądają w ten sposób:
Parsed results for QuickBooks
Krok 4: Wyślij wyodrębnione dane z faktury PDF do QuickBooks
Możesz wysłać wyodrębnione dane do wybranej aplikacji, korzystając z natywnej integracji z Zapier. Przejdź do „export”, kliknij „Zapier” i wyszukaj QuickBooks Online.
Uwaga: Musisz mieć aktywne konto Zapier i QuickBooks.
Search for QuickBooks Online under Zapier
Po kliknięciu „use this zap” zostaniesz przekierowany do swojego panelu Zapier.
Zapier dashboard
Połącz Parseur z Zapier
Wybierz odpowiednią skrzynkę Parseur i ustaw trigger „new document processed (with list items)”, aby Zapier mógł pobrać wyodrębnione dane.
Choose New document processed (with list items)
Połącz QuickBooks z Zapier, aby utworzyć paragon sprzedaży
Sign in to your QuickBooks account
Po połączeniu dopasuj pola na podstawie danych z Parseur, aby utworzyć paragon sprzedaży w QuickBooks.
Krok 5: Wyślij test z Zapier do QuickBooks
Przetestuj integrację i aktywuj Zapa!
Od tej pory każda faktura PDF przesłana do tej skrzynki odbiorczej zostanie automatycznie wyodrębniona, a nowy paragon sprzedaży zostanie wygenerowany. Masz pytania jak zintegrować Parseur z QuickBooks Online? Skontaktuj się z nami!
Czym jest Parseur?
Parseur to zaawansowane narzędzie do automatyzacji przetwarzania dokumentów. Umożliwia ekstrakcję danych z e-maili, plików PDF i innych dokumentów, automatyzując procesy biznesowe.
Zobacz wszystkie funkcje Parseur.
Czym jest QuickBooks?
QuickBooks to pakiet oprogramowania księgowego opracowany przez firmę Intuit. Twórz faktury, organizuj swoje wydatki, utrzymuj płynność finansową, generuj raporty zysków i strat z QuickBooks.
Czym jest Zapier?
Zapier to platforma do automatyzacji online, która łączy różne aplikacje i usprawnia przepływy pracy. Możesz integrować ze sobą dowolne aplikacje, aby automatyzować powtarzalne zadania bez konieczności programowania czy angażowania deweloperów.
