Automatiseer factuurverwerking in QuickBooks

Ben je het zat om handmatig verkoopbewijzen aan te maken in QuickBooks? Zet je boekhouding op de automatische piloot door facturen en verkoopbewijzen te automatiseren met Parseur en Zapier!

Of je nu freelancer bent of een klein of middelgroot bedrijf hebt, Intuit QuickBooks helpt jou met alle functies die je nodig hebt. Het biedt zowel lokaal geïnstalleerde software als cloudversies.

In dit integratie-artikel met Zapier laten we je zien hoe je automatisch een verkoopbewijs aanmaakt in QuickBooks Online op basis van e-mails die je ontvangt.

Voordelen van het automatiseren van je QuickBooks-boekhouding

Met een mailparser bespaar je enorm veel tijd en verbeter je het proces van je workflow. Parseur is de beste e-mailparser op de markt om te integreren met QuickBooks.

Parseur is een krachtig documentparsing platform dat data-extractie uit e-mails en PDF's automatiseert. De uitgelezen gegevens kun je downloaden of versturen naar elke gewenste applicatie met Zapier.

Met de integratie van QuickBooks en Parseur kun je automatisch en realtime het volgende doen:

• Een nieuwe factuur toevoegen (met ondersteuning voor regels)
• Een nieuw verkoopbewijs aanmaken (met ondersteuning voor regels)
• Een nieuwe offerte toevoegen
• Een nieuwe uitgave toevoegen
• Een nieuwe factuur toevoegen
• Een nieuwe inkooporder aanmaken
• Een nieuwe leverancier toevoegen
• De gegevens van een bestaande klant bijwerken

Neem Adolfo als voorbeeld, eigenaar van een kledingwinkel. De mailbox van Adolfo staat altijd vol met e-mails, facturen, inkooporders en andere belangrijke e-mailbijlagen. Elke keer als hij een betaalde factuur van een klant ontvangt, moet hij de benodigde details uit de factuur halen en handmatig een verkoopbewijs aanmaken in QuickBooks.

Dat kost hem veel tijd, terwijl hij zich liever met andere taken in zijn winkel bezig houdt. Adolfo wil daarom een geautomatiseerd workflow-proces vanaf het moment dat een factuur per e-mail binnenkomt tot aan het verkoopbewijs in QuickBooks.

Stappen om QuickBooks te integreren met Parseur

Wat je nodig hebt:

• Je QuickBooks-account
• Een Parseur-account
• Een Zapier-account

Stap 1: Meld je aan voor het gratis Parseur-abonnement en maak je Parseur-mailbox aan

Parseur is volledig en voor altijd gratis voor een beperkt aantal e-mails per maand, met alle functies beschikbaar.

Zodra je je account hebt aangemaakt, word je automatisch doorgestuurd naar de Parseur-applicatie om je mailbox aan te maken. Parseur is een visueel templategereedschap met een ingebouwde bibliotheek van templates voor diverse toepassingen, zodat gegevens automatisch verwerkt kunnen worden.

Voor dit artikel selecteren we de optie Aangepaste e-mails en bijlagen om gegevens uit je PDF-facturen te halen.

Stap 2: Stuur je factuur door naar je Parseur-mailbox

Je krijgt een e-mailadres waarmee je je e-mails en bijlagen direct naar je Parseur-mailbox kunt sturen.

Je kunt ook een automatische doorstuurregel instellen om alle e-mails automatisch naar je Parseur-mailbox te laten doorsturen. Voor het beste resultaat raden we aan om de e-mails door te sturen vanuit je originele e-maildienst (Gmail, Yahoo, etc.) en niet via je telefoon of desktop-app (zoals Apple Mail of Outlook).

Stap 3: Extraheer de boekhoudkundige gegevens om door te sturen naar QuickBooks

Onze AI-engine is getraind om factuurgegevens te extraheren zonder tussenkomst van mensen.

De uitgelezen data ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Stap 4: Verstuur de uitgepakte factuurdata naar QuickBooks

Zoals hierboven vermeld, kan de uitgelezen e-maildata naar elke gewenste applicatie gestuurd worden.

Zapier is een cloud-automatiseringstool die twee of meer apps met elkaar verbindt, zodat je terugkerende taken kunt automatiseren zonder te coderen.

Kun je QuickBooks niet vinden in de zoekresultaten? Klik dan op "create zap" en je wordt doorgestuurd naar je Zapier-dashboard.

Koppel Parseur met Zapier

Omdat je een nieuw verkoopbewijs toevoegt (met regels), kies je "new document processed (with list items)" als trigger event.

Kies je Parseur-mailbox zodat Zapier de uitgepakte gegevens kan ophalen.

Koppel QuickBooks met Zapier om je verkoopbewijs aan te maken

Kies als app QuickBooks en als "action event" Create sales receipt.

Daarna wordt jou gevraagd om in te loggen op je QuickBooks-account.

Wanneer de koppeling tot stand is gebracht, kun je de gegevensvelden aanpassen met de door Parseur uitgelezen data om het verkoopbewijs in QuickBooks aan te maken.

Stap 5: Test of er een nieuw verkoopbewijs wordt aangemaakt wanneer een nieuwe factuur wordt ontvangen in Parseur

Test de integratie voordat je de Zap activeert!

En dat is het! Je hebt nu het boekhoudkundige proces voor QuickBooks geautomatiseerd.