Automatiseer factuurverwerking in QuickBooks

Ben je het zat om handmatig verkoopbewijzen aan te maken in QuickBooks? Zet je factuurverwerking op de automatische piloot door deze te automatiseren in QuickBooks met Parseur en Zapier!

Of je nu als freelancer werkt of een klein/middelgroot bedrijf runt, Intuit QuickBooks biedt jou alle benodigde functies. Je kunt kiezen uit lokale software of cloudoplossingen.

In dit artikel laten we zien hoe je via een Zapier-integratie automatisch een verkoopbewijs aanmaakt in QuickBooks Online op basis van facturen die je via e-mail ontvangt.

Voordelen van factuurverwerking automatiseren in QuickBooks

Met een mailparser kun je enorm veel tijd besparen en je boekhoudkundige workflow optimaliseren. Parseur is de beste e-mailparser die naadloos integreert met QuickBooks.

Parseur is een krachtige documentparser die automatisch gegevens uit e-mails en PDF's haalt. De geëxtraheerde data kun je downloaden of via Zapier rechtstreeks naar elke gewenste app sturen.

Met de integratie tussen QuickBooks en Parseur kun je volledig geautomatiseerd en realtime onder andere het volgende doen:

• Een nieuwe factuur toevoegen (met ondersteuning voor regels)
• Een nieuw verkoopbewijs toevoegen (met ondersteuning voor regels)
• Een nieuwe offerte toevoegen
• Een nieuwe uitgave toevoegen
• Een nieuwe factuur toevoegen
• Een nieuwe inkooporder aanmaken
• Een nieuwe leverancier toevoegen
• De gegevens van een bestaande klant bijwerken

Neem het voorbeeld van Adolfo, eigenaar van een kledingwinkel. Zijn mailbox stroomt dagelijks vol met e-mails, facturen, bestellingen en andere documenten. Telkens als hij een betaalde factuur van een klant ontvangt, moet hij gegevens uit het document halen en handmatig een verkoopbewijs aanmaken in QuickBooks.

Dit kost Adolfo veel tijd, terwijl hij zich liever focust op andere taken binnen zijn winkel. Door het proces van factuurverwerking tot en met het aanmaken van verkoopbewijzen te automatiseren in QuickBooks, bespaart hij dagelijks veel werk.

Stappen om factuurverwerking te automatiseren in QuickBooks met Parseur

Wat heb je nodig:

• Een QuickBooks-account
• Een Parseur-account
• Een Zapier-account

Stap 1: Maak gratis je Parseur-mailbox aan

Parseur biedt een gratis abonnement voor een beperkt aantal e-mails per maand met alle functies ingeschakeld.

Na registratie word je automatisch doorgestuurd naar de Parseur-app om je mailbox in te stellen. Parseur beschikt over een visuele templatebouwer en een bibliotheek met kant-en-klare templates voor veel verschillende gebruikssituaties, waardoor dataverwerking geheel automatisch gebeurt.

Voor dit voorbeeld kies je Aangepaste e-mails en bijlagen om gegevens uit je PDF-facturen te halen.

Stap 2: Stuur je facturen naar je Parseur-mailbox

Je krijgt een uniek e-mailadres waarmee je e-mails en bijlagen direct naar je Parseur-mailbox kunt sturen.

Je kunt ook een automatische doorstuurregel instellen om de inkomende facturen automatisch naar Parseur te laten doorsturen. Voor het beste resultaat stel je deze regels in bij je primaire e-mailprovider (zoals Gmail of Yahoo) en niet in je telefoon of desktop-app (zoals Apple Mail of Outlook).

Stap 3: Extraheer de benodigde boekhoudkundige gegevens voor QuickBooks

Onze AI-engine is getraind om automatisch factuurgegevens te extraheren zonder handmatige tussenkomst.

De verkregen data ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Stap 4: Verstuur de geëxtraheerde factuurgegevens naar QuickBooks

Zoals eerder genoemd, kun je de geëxtraheerde data naar elke app sturen.

Zapier is een cloudplatform waarmee je verschillende apps aan elkaar koppelt, zodat je terugkerende taken zonder te programmeren kunt automatiseren.

Kun je QuickBooks niet vinden in de zoekresultaten? Klik dan op "create zap" om zelf je automatisering te starten.

Parseur koppelen aan Zapier

Omdat je een nieuw verkoopbewijs wilt aanmaken (met regels), kies je als trigger "new document processed (with list items)".

Selecteer vervolgens de juiste Parseur-mailbox waaruit Zapier de benodigde data kan ophalen.

Koppel QuickBooks aan Zapier om automatisch verkoopbewijzen te genereren

Kies als app QuickBooks en stel de actie "Create sales receipt" in.

Nu wordt gevraagd om in te loggen bij je QuickBooks-account.

Zodra de koppeling tot stand is gebracht, kun je de gegevensvelden uit Parseur toewijzen voor het automatisch aanmaken van verkoopbewijzen in QuickBooks.

Stap 5: Test de automatisering van de factuurverwerking in QuickBooks

Test de integratie voordat je de Zap activeert!

En dat is het! Je hebt nu factuurverwerking volledig geautomatiseerd in QuickBooks.