从PDF发票在QuickBooks中自动创建销售收据

在本指南中，你将了解如何借助 Parseur 实现 PDF发票提取到QuickBooks，自动在 QuickBooks 会计软件中创建销售收据。

手动输入发票数据既耗时又易出错，不仅影响企业效率，还妨碍业务增长。以往将发票数据录入 QuickBooks 的过程无法自动化，全部依赖人工操作。随着业务规模扩大，发票数量不断增多，处理压力随之增加。比如，假设你定期从供应商收到 PDF 格式的发票。如果有一套自动流程，能将发票数据快速无误地导入 QuickBooks 并生成销售收据，岂不是省心省力？

为什么要自动化你的 QuickBooks 会计流程？

让我们举一个例子。克拉克·肯特在一家会计事务所工作，每天要根据各类客户的 PDF 发票制作销售收据，而不同客户的发票格式不一，这使得他必须人工审核并录入大量发票数据到 QuickBooks。

如果你也是会计，相信你对此再熟悉不过。这不仅繁琐，还极浪费时间。

自动化开票流程的优势

自动化发票处理方案可助你将 PDF发票数据自动提取到QuickBooks，无需人工操作。你无需再手动复制发票日期、发票号等字段，再粘贴到 QuickBooks。利用自动化工作流，即可实时解析发票数据并推送至 QuickBooks。

PDF发票提取到QuickBooks的核心优势

手动处理 PDF 发票耗时且易出错，使用 QuickBooks Online 搭配 Parseur 自动化工具，可大幅减少人工录入，提高效率。

避免人工错误

自动化流程大大减少人为失误。手工录入发票信息易出现数据错误或重复，而账务处理中的一次失误，可能带来巨大的经济损失。

降低成本 & 提高效率

手工管理 PDF 发票费时费力，文档丢失也会导致账款延误。有了 Parseur，每当收到 PDF 发票时，即可第一时间自动处理，避免遗漏。

数据安全&准确

人工采集数据时，准确性和数据安全难以保障。而通过 QuickBooks、Parseur 及 Zapier 的无缝集成，所有数据都会加密并安全存储在云端。

QuickBooks与Parseur的集成步骤

Parseur 是一款专业 PDF解析工具，内置 OCR（光学字符识别）引擎，能在数秒内从发票中智能提取数据，通过 Zapier 将数据推送至 QuickBooks。

你需要准备：

• QuickBooks 账号
• Parseur 账号
• Zapier 账号

工作流程如下：

• 你收到 PDF 发票，通过上传或自动邮件转发至 Parseur 邮箱。
• Parseur 自动从发票中提取关键信息，如发票编号、日期、客户名称、商品明细等。
• 配置 Parseur、Zapier 与 QuickBooks Online 的集成自动化流程。
• 每当 Parseur 解析到新 PDF 发票，即可将数据自动推送到 QuickBooks，实现无缝对接。

步骤1：注册Parseur免费套餐并创建邮箱

Parseur 提供永久免费套餐（含邮件数量限制），并且全部功能开放。建议选择 "invoices（发票）" 邮箱类型，以自动处理 PDF 发票内容。

步骤2：上传发票到Parseur邮箱

你可以将 PDF 发票直接上传到 Parseur，或通过邮箱转发。如果选择自动转发，建议设置自动转发规则。

步骤3：用AI引擎自动抽取发票信息

Parseur 的 AI 引擎能够自动识别并提取 PDF 发票中的关键信息，无需手动模板配置。

你会在结果界面看到如下解析效果：

步骤4：将PDF发票信息推送到QuickBooks

利用 Zapier 的原生集成工具，将解析好的发票数据自动发送到 QuickBooks 或其他应用。进入“导出”栏目，点击“Zapier”，并搜索 QuickBooks Online。

请确保你已经有 Zapier 及 QuickBooks 账号。

点选“使用此zap”后，会跳转到 Zapier 控制台 进行设置。

连接 Parseur 与 Zapier

选择正确的 Parseur 邮箱，并将触发事件设置为“新文档已处理（含明细项目）”，这样 Zapier 才能正确接收最新解析数据。

连接 QuickBooks 到 Zapier，创建销售收据

授权后，使用Parseur自动解析的数据填充 QuickBooks 中销售收据的自定义字段。

步骤5：测试并自动同步至QuickBooks

发送测试数据至 QuickBooks，成功后即可启动 Zap！

现在，所有发送到你的 Parseur 邮箱的 PDF 发票都会被自动提取并同步生成对应的 QuickBooks 销售收据。如需咨询有关 PDF发票提取到QuickBooks 集成的相关问题，欢迎随时联系我们！