Questa guida spiega come automatizzare la creazione di ricevute di vendita in QuickBooks partendo da fatture in formato PDF, utilizzando Parseur.
L'inserimento manuale dei dati richiede tempo e limita la crescita e la produttività. Automatizzare questo processo, in particolare per la gestione delle fatture in QuickBooks, può portare notevoli vantaggi. Immagina di ricevere fatture PDF dai fornitori: un flusso di lavoro automatizzato per la creazione delle relative ricevute di vendita in QuickBooks semplificherebbe notevolmente il lavoro.
Perché automatizzare la contabilità con QuickBooks?
Prendiamo ad esempio Clark Kent, un contabile che deve generare quotidianamente ricevute di vendita da fatture PDF. I PDF provengono da diverse tipologie di clienti e hanno formati differenti, obbligando Clark a una revisione manuale di centinaia di documenti. Inserire i dati in QuickBooks è un processo lungo e ripetitivo. Molti contabili si riconosceranno in questo scenario.
E se fosse possibile automatizzare il processo di fatturazione?
L'elaborazione automatica delle fatture consente di estrarre i dati dai PDF in modo automatico. Invece di copiare manualmente la "data della fattura" e inserirla in QuickBooks, un flusso di lavoro automatizzato può analizzare i dati e inviarli a QuickBooks in tempo reale.
Vantaggi dell'automazione dell'estrazione dei dati dalle fatture PDF in QuickBooks Online
Gestire manualmente i PDF è un processo dispendioso in termini di tempo. L'integrazione tra QuickBooks Online e Parseur ottimizza questo processo, riducendo il tempo dedicato all'inserimento manuale dei dati e aumentando la produttività.
Zero errori umani
Un sistema automatizzato riduce significativamente gli errori umani, eliminando errori di inserimento dati e duplicazioni, che possono causare perdite economiche considerevoli.
Efficienza dei costi e maggiore redditività
Tenere traccia manualmente delle fatture PDF è complesso e può portare a ritardi nei pagamenti. Parseur automatizza il processo non appena una fattura PDF arriva nella tua casella di posta.
Ogni fattura PDF ricevuta da Parseur viene inviata automaticamente a QuickBooks.
Passaggio 1: Registrati al piano gratuito e crea la tua casella di posta Parseur
Parseur offre un piano gratuito con un numero limitato di email al mese e tutte le funzionalità attive. Seleziona l'opzione "fatture" per l'elaborazione automatica dei PDF.
Risparmia tempo e fatica con Parseur. Automatizza i tuoi documenti.
Seleziona Fattura come tipo di casella di posta
Passaggio 2: Carica la fattura nella casella di posta Parseur
Puoi caricare le fatture PDF direttamente in Parseur o inviarle via email. Se scegli l'inoltro via email, ti consigliamo di impostare una regola di inoltro automatico.
Carica la fattura PDF direttamente in Parseur
Passaggio 3: Estrai i dati dalla fattura con l'IA
Il nostro motore di intelligenza artificiale è in grado di estrarre i dati dalle fatture senza intervento umano.
Crea un modello OCR in Parseur
I risultati dell'analisi saranno simili a questi:
Risultati analizzati per QuickBooks
Passaggio 4: Invia i dati estratti dal PDF a QuickBooks
Puoi inviare i dati estratti a qualsiasi applicazione tramite l'integrazione con Zapier. Vai su "Esporta", clicca su "Zapier" e cerca "QuickBooks Online". Assicurati di avere già un account Zapier e QuickBooks.
Cerca QuickBooks Online in Zapier
Cliccando su "Usa questo Zap", verrai reindirizzato alla tua dashboard di Zapier.
Dashboard di Zapier
Connetti Parseur a Zapier
Seleziona la casella di posta Parseur e l'evento trigger "Nuovo documento elaborato (con elementi elenco)" per consentire a Zapier di recuperare i dati estratti.
Scegli Nuovo documento elaborato (con elementi elenco)
Connetti QuickBooks a Zapier per creare la ricevuta di vendita
Accedi al tuo account QuickBooks
Una volta connesso, personalizza i campi dati utilizzando i dati estratti da Parseur per creare la ricevuta di vendita in QuickBooks.
Passaggio 5: Esegui un test da Zapier a QuickBooks
Verifica l'integrazione e attiva lo Zap!
Da questo momento, ogni fattura PDF inviata a questa casella di posta verrà elaborata automaticamente e verrà generata una nuova ricevuta di vendita in QuickBooks. Per qualsiasi domanda sull'integrazione tra Parseur e QuickBooks Online, non esitare a contattarci!
Cos'è Parseur?
Parseur è un potente software di elaborazione documenti che estrae dati da email, PDF e altri documenti per automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
Scopri tutte le funzionalità di Parseur
Cos'è QuickBooks?
QuickBooks è un pacchetto software di contabilità sviluppato da Intuit. Crea fatture, organizza le spese, gestisci il flusso di cassa e genera report di profitti e perdite.
Cos'è Zapier?
Zapier è una piattaforma di automazione cloud che connette diverse applicazioni. Puoi collegare due o più app per automatizzare attività ripetitive senza scrivere codice o dipendere da sviluppatori per creare l'integrazione.
Software di estrazione dati basato sull'IA. Inizia a utilizzare Parseur oggi stesso.
Automatizza l'estrazione di testo da email, PDF e fogli di calcolo. Risparmia centinaia di ore di lavoro manuale. Adotta l'automazione del lavoro con l'IA.
