In questa guida, scoprirai come creare automaticamente ricevute di vendita nel software di contabilità QuickBooks partendo da fatture PDF tramite Parseur.
L'inserimento manuale dei dati richiede ore per essere completato e limita la crescita e la produttività. In passato, digitare i dati delle fatture in QuickBooks non era automatizzato ed era effettuato a mano, ma con l'evoluzione della tua azienda cresce anche il volume delle fatture. Ad esempio, se ricevi una fattura PDF dai fornitori, non sarebbe più semplice disporre di un flusso di lavoro automatico per creare le ricevute di vendita in QuickBooks?
Perché automatizzare la contabilità con QuickBooks?
Prendiamo Clark Kent come esempio. Lavora in uno studio di contabilità e deve produrre ricevute di vendita dalle fatture ogni giorno. I PDF per le varie categorie di clienti sono in formati diversi e Clark deve controllare manualmente centinaia di fatture. Poi, per creare le ricevute di vendita, deve inserire i dati della fattura in QuickBooks.
Se sei un contabile, probabilmente puoi riconoscerti in questa situazione. Questo processo è noioso e, ad essere onesti, anche un po' frustrante!
E se potessi automatizzare il processo di fatturazione?
L'elaborazione automatica delle fatture permette di estrarre automaticamente i dati dalle fatture PDF. Invece di copiare a mano la "data della fattura" per esempio e inserirla in QuickBooks, puoi creare un workflow automatizzato in cui i dati sono analizzati e inviati a QuickBooks in tempo reale.
Vantaggi dell'automazione dell'estrazione delle fatture PDF in QuickBooks Online
Lavorare manualmente con i file PDF richiede tempo, ma combinando QuickBooks Online e Parseur puoi ridurre il tempo dedicato all'inserimento manuale dei dati e migliorare la produttività.
Zero errori umani
È inutile dirlo, l'uso di un sistema automatico ridurrà sensibilmente gli errori umani. Errori e duplicazioni nell'inserimento dei dati delle fatture spariranno, considerando che anche un singolo piccolo errore nel processo di fatturazione può causare la perdita di milioni.
Efficienza dei costi e maggiore redditività
Tracciare manualmente le fatture ricevute in formato PDF è difficile. Perdere quei documenti può causare anche pagamenti in ritardo. Con Parseur, avrai un processo automatico non appena una fattura PDF arriva nella tua casella di posta.
Sicurezza e accuratezza dei dati
Quando si recuperano i dati manualmente, l'inesattezza diventa un problema e la sicurezza dei dati non è garantita. Grazie all'integrazione tra QuickBooks, Parseur e Zapier, i dati sono crittografati e archiviati sul server cloud.
Ogni volta che Parseur riceve una fattura PDF, questa viene inviata automaticamente a QuickBooks.
Passaggio 1: Registrati al piano gratuito e crea la casella di posta Parseur
Parseur è totalmente e sempre gratuito fino a un numero limitato di email inviate al mese, con tutte le funzionalità abilitate. Scegli l'opzione "fatture" per elaborare automaticamente i PDF.
Risparmia tempo e fatica con Parseur. Automatizza i tuoi documenti.
Seleziona Fattura come tipo di casella di posta
Passaggio 2: Carica la fattura nella casella di posta Parseur
Puoi caricare le fatture PDF direttamente nell'app Parseur oppure inviarle via email. Se scegli di inoltrare le fatture via email, ti consigliamo di creare una regola di inoltro automatico.
Carica la fattura PDF direttamente in Parseur
Passaggio 3: Estrai i dati della fattura con l'IA
Il nostro motore di intelligenza artificiale è addestrato per estrarre i dati dalle fatture senza intervento umano.
Crea un modello OCR in Parseur
I risultati analizzati appariranno così:
Risultati analizzati per QuickBooks
Passaggio 4: Invia i dati estratti dalla fattura PDF a QuickBooks
Puoi inviare i dati analizzati a qualsiasi applicazione tu voglia usando l'integrazione nativa con Zapier. Vai su "Esporta", clicca su "Zapier" e cerca "QuickBooks Online".
Nota: dovresti avere già un account Zapier e QuickBooks.
Cerca QuickBooks Online in Zapier
Dopo aver cliccato su "Usa questo zap", verrai reindirizzato alla tua dashboard di Zapier.
Dashboard di Zapier
Connetti Parseur a Zapier
Seleziona la casella di posta Parseur e l'evento trigger corretto "nuovo documento elaborato (con elementi elenco)" in modo che Zapier possa recuperare i dati estratti.
Scegli Nuovo documento elaborato (con elementi elenco)
Connetti QuickBooks a Zapier per creare la tua ricevuta di vendita
Accedi al tuo account QuickBooks
Una volta connesso, personalizza i campi usando i dati estratti da Parseur per creare la ricevuta di vendita in QuickBooks.
Passaggio 5: Esegui un test da Zapier a QuickBooks
Prova l'integrazione e attiva lo Zap!
Da questo momento, ogni fattura PDF inviata a questa casella di posta sarà elaborata in automatico e verrà generata una nuova ricevuta di vendita. Se hai domande su come integrare Parseur con QuickBooks Online, non esitare a contattarci!
Cos'è Parseur?
Parseur è un potente software di elaborazione documenti che estrae dati da email, PDF e altri documenti per automatizzare i tuoi flussi di lavoro.
Scopri tutte le funzionalità di Parseur
Cos'è QuickBooks?
QuickBooks è un pacchetto software di contabilità sviluppato da Intuit. Crea fatture, organizza le spese, gestisci il flusso di cassa, genera report di profitti e perdite con QuickBooks.
Cos'è Zapier?
Zapier è una piattaforma di automazione cloud che connette diverse applicazioni. Puoi collegare due o più app per automatizzare attività ripetitive senza scrivere codice o dipendere da sviluppatori per creare l'integrazione.
