Skapa försäljningskvitton i QuickBooks från PDF-fakturor

I denna guide får du lära dig hur du automatiskt skapar försäljningskvitton i bokföringsprogrammet QuickBooks från PDF-fakturor – snabbt och smidigt med hjälp av Parseur.

Manuella arbetsuppgifter kring datainmatning tar mycket tid och bromsar företagets tillväxt och produktivitet. Tidigare var import av fakturainformation till QuickBooks manuellt och tidskrävande, men allt eftersom ditt företag växer ökar också mängden fakturor att hantera. Tänk dig till exempel att du får en PDF-faktura från en leverantör. Skulle det inte vara enklare med ett automatiskt arbetsflöde som direkt överför fakturadatan från PDF-faktura till QuickBooks?

Varför automatisera din bokföring i QuickBooks?

Låt oss som exempel använda Clark Kent, som jobbar på en redovisningsbyrå och dagligen måste skapa försäljningskvitton utifrån fakturor. PDF-filer från olika kunder har olika format, vilket gör att Clark måste manuellt gå igenom hundratals dokument. Att manuellt knappa in informationen från varje PDF-faktura till QuickBooks är både tidsödande och enformigt.

Du som revisor känner säkert igen dig i detta scenario – en process full av repetitivt arbete!

Tänk om du kunde automatisera faktureringsprocessen?

Med automatiserad fakturahantering kan du direkt extrahera data från PDF-fakturor. Istället för att kopiera till exempel "fakturadatum" manuellt till QuickBooks, kan du låta ett automatiserat arbetsflöde ta hand om att läsa in och föra över alla fakturadata till QuickBooks – i realtid.

Fördelar med att automatisera PDF-faktura till QuickBooks Online

Att hantera PDF-fakturor för hand tar tid, men att koppla ihop QuickBooks Online och Parseur kan kraftigt minska tiden för datainmatning och samtidigt höja noggrannheten.

Minimera mänskliga fel

Automatisering minimerar risken för fel och dubbletter vid fakturahantering. Små misstag i fakturaflödet kan leda till kostsamma fel – detta kan minskas med automatiska verktyg.

Kostnadseffektivitet och bättre lönsamhet

Det är svårt att manuellt hålla kontroll över inkommande PDF-fakturor, och risken att någon missas eller tappas bort ökar. Med Parseur skapas ett automatiserat arbetsflöde där varje PDF-faktura behandlas direkt när den landar i inkorgen.

Hög datasäkerhet och ordning

Vid manuell datahantering finns risk för saknade poster och bristande datasäkerhet. Genom att integrera QuickBooks med Parseur och Zapier krypteras dina data och lagras säkert i molnet.

Så kopplar du ihop QuickBooks med Parseur

Parseur är ett kraftfullt PDF-extraheringsverktyg som använder optisk teckenigenkänning (OCR) för att extrahera data från PDF-fakturor på bara några sekunder. Den analyserade informationen skickas vidare till QuickBooks via Zapier.

Det här behöver du:

• Ditt QuickBooks-konto
• Ett Parseur-konto
• Ett Zapier-konto

Så här fungerar det:

• Du tar emot en PDF-faktura, som laddas upp eller vidarebefordras direkt till din Parseur-inkorg.
• Parseur extraherar utvald information från fakturan, exempelvis fakturanummer, datum, kundnamn och artikelrader.
• Du sätter upp ett arbetsflöde mellan Parseur, Zapier och QuickBooks Online.
• Varje gång Parseur får en ny PDF-faktura skickas informationen vidare till QuickBooks – automatiskt.

Steg 1: Registrera dig för gratisplanen och skapa din Parseur-inkorg

Parseur är gratis för ett begränsat antal dokument per månad, med samtliga funktioner inkluderade. Välj kategori "fakturor" så att dina PDF-fakturor kan hanteras automatiskt.

Steg 2: Ladda upp din faktura till Parseur

Du kan ladda upp dina PDF-fakturor direkt i Parseur-appen eller skicka dem via e-post. Om du väljer e-post rekommenderas att du sätter upp en regel för automatisk vidarebefordran.

Steg 3: Extrahera fakturadata automatiskt med AI

Vår AI-motor är utbildad för att automatiskt hämta ut rätt information ur dina fakturor – helt utan manuell insats.

Så här kan dina analyserade resultat se ut:

Steg 4: Skicka fakturadatan från PDF till QuickBooks

Med Parseurs inbyggda Zapier-integration kan du enkelt föra över extraherad data till QuickBooks – eller andra valfria appar. Gå till "exportera", välj "Zapier" och sök efter QuickBooks Online.

Obs: Du behöver ha konton hos både Zapier och QuickBooks.

När du klickar på "use this zap" dirigeras du vidare till din Zapier dashboard.

Koppla Parseur till Zapier

Välj din Parseur-inkorg och utlösaren "new document processed (with list items)" så att Zapier hämtar den nyskapade fakturadatan.

Anslut QuickBooks via Zapier och skapa försäljningskvitto

När du är inloggad kan du enkelt mappa rätt datafält från Parseur till försäljningskvittot i QuickBooks.

Steg 5: Testa integrationen och aktivera Zap

Testa integrationen mellan Zapier och QuickBooks och aktivera sedan din Zap!

Från och med nu kommer varje PDF-faktura i din Parseur-inkorg automatiskt att extraheras och generera nya försäljningskvitton i QuickBooks. Har du frågor kring hur du kopplar Parseur till QuickBooks Online? Kontakta oss gärna!