Automatizzare l'elaborazione delle fatture in QuickBooks

Stanco di creare manualmente ricevute di vendita in QuickBooks? Imposta la tua contabilità in modalità automatica automatizzando l'elaborazione di fatture e ricevute con Parseur e Zapier!

Che tu sia un libero professionista o possieda una piccola o media impresa, Intuit QuickBooks ti aiuterà a svolgere il lavoro con tutte le sue funzionalità. Offre sia applicazioni on-premise che versioni basate su cloud.

In questo articolo di integrazione con Zapier, ti mostreremo come creare automaticamente una ricevuta di vendita in QuickBooks online a partire dalle tue email.

Vantaggi dell'automazione della contabilità con QuickBooks

Utilizzare un mail parser può farti risparmiare infinite ore e migliorare il tuo processo di lavoro. Parseur è il miglior parser di email sul mercato per integrare QuickBooks.

Parseur è un potente servizio di parsing documentale che automatizza l’estrazione dei dati da email e PDF. I dati estratti possono essere scaricati o inviati a qualsiasi applicazione di tua scelta utilizzando Zapier.

Con l'integrazione di QuickBooks e Parseur, potrai realizzare automaticamente e in tempo reale le seguenti azioni:

• Aggiungere una nuova fattura (con supporto per le voci d'ordine)
• Aggiungere una nuova ricevuta di vendita (con supporto per le voci d'ordine)
• Aggiungere un nuovo preventivo
• Aggiungere una nuova spesa
• Aggiungere una nuova fattura
• Aggiungere un nuovo ordine d'acquisto
• Aggiungere un nuovo fornitore
• Aggiornare i dettagli di un cliente esistente

Consideriamo il caso di Adolfo, proprietario di un negozio di abbigliamento. La casella di posta di Adolfo è sempre piena di email, fatture, ordini d'acquisto e altri allegati rilevanti. Ogni volta che riceve una fattura pagata da un cliente, deve estrarre specifici dettagli dalla fattura e creare manualmente una ricevuta di vendita in QuickBooks.

Per lui è un'attività che richiede tempo, dato che deve occuparsi anche di altre questioni relative al suo negozio. Adolfo vorrebbe avere un processo di flusso di lavoro automatizzato dal momento in cui riceve una fattura via email fino alla creazione della ricevuta di vendita in QuickBooks.

Passaggi per integrare QuickBooks con Parseur

Cosa ti serve:

• Il tuo account QuickBooks
• Un account Parseur
• Un account Zapier

Passaggio 1: Iscriviti al piano gratuito e crea la tua casella di posta Parseur

Parseur è totalmente e per sempre gratuito per un numero limitato di email inviate al mese, con tutte le funzionalità abilitate.

Una volta creato l'account, verrai reindirizzato automaticamente all'applicazione Parseur per creare la tua casella di posta. Parseur è uno strumento di modellazione visiva che presenta una libreria integrata di modelli per diversi casi d’uso che processerà automaticamente l’estrazione dei dati.

Per questo articolo, selezioneremo l'opzione Email e allegati personalizzati per estrarre i dati dalle fatture PDF.

Passaggio 2: Inoltra la tua fattura alla casella di posta Parseur

Ti verrà fornito un indirizzo email dedicato per inviare le email e gli allegati alla tua casella di posta Parseur.

Puoi anche impostare una regola di inoltro automatico per inoltrare automaticamente tutte le email alla casella di posta Parseur. Per i migliori risultati, consigliamo di inoltrare le email dal tuo client di posta originale (Gmail, Yahoo, ecc.) e non da client su telefono o desktop (Apple Mail, Outlook, ecc.).

Passaggio 3: Estrai i dati contabili da inviare a QuickBooks

Il nostro motore AI è addestrato per l’estrazione dati dalle fatture senza alcun intervento umano.

I risultati dell'analisi appariranno così:

Passaggio 4: Invia i dati delle fatture estratti a QuickBooks

Come già menzionato, i dati estratti dalle email possono essere inviati a qualsiasi applicazione che desideri.

Zapier è uno strumento cloud di automazione che collega due o più app per automatizzare attività ripetitive senza bisogno di codice.

Se non trovi QuickBooks nei risultati della ricerca, clicca su "crea zap" e verrai reindirizzato alla tua dashboard Zapier.

Collega Parseur a Zapier

Dal momento che aggiungi una nuova ricevuta di vendita (con voci d’ordine), scegli "nuovo documento elaborato (con voci d'elenco)" come evento trigger.

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Scegli la tua casella di posta Parseur in modo che Zapier recuperi i dati estratti.

Collega QuickBooks a Zapier per creare la ricevuta di vendita

Scegli "app" come QuickBooks ed "evento azione" come Crea ricevuta di vendita

Ti verrà chiesto di accedere al tuo account QuickBooks.

Una volta connesso, potrai personalizzare i campi dei dati utilizzando quelli estratti da Parseur per creare la ricevuta di vendita in QuickBooks.

Passaggio 5: Verifica se viene creata una nuova ricevuta di vendita quando una nuova fattura viene ricevuta in Parseur

Testa l'integrazione prima di attivare Zap!

Ecco fatto! Ora hai automatizzato il tuo processo di contabilità per QuickBooks.