Automatizzare l'elaborazione delle fatture in QuickBooks

Stanco di creare manualmente ricevute di vendita in QuickBooks? Automatizza l'elaborazione di fatture e ricevute con Parseur e Zapier e imposta la tua contabilità in modalità automatica!

Che tu sia un libero professionista o che tu gestisca una piccola o media impresa, Intuit QuickBooks ti aiuterà a svolgere il lavoro grazie alle sue numerose funzionalità. Offre sia applicazioni desktop che versioni basate su cloud.

In questo articolo, ti mostreremo come automatizzare l'elaborazione delle fatture in QuickBooks Online creando automaticamente ricevute di vendita dalle tue email grazie all'integrazione con Zapier.

Vantaggi dell'automazione della contabilità con QuickBooks

Automatizzare l'elaborazione delle fatture con un parser di email può farti risparmiare tempo prezioso e ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Parseur è il miglior parser di email sul mercato per l'integrazione con QuickBooks.

Parseur è un potente servizio di analisi dei documenti che automatizza l'estrazione dei dati da email e PDF. I dati estratti possono essere scaricati o inviati a qualsiasi applicazione di tua scelta utilizzando Zapier.

Con l'integrazione di QuickBooks e Parseur, potrai automatizzare le seguenti azioni in tempo reale:

• Aggiungere una nuova fattura (con supporto per le voci d'ordine)
• Aggiungere una nuova ricevuta di vendita (con supporto per le voci d'ordine)
• Aggiungere un nuovo preventivo
• Aggiungere una nuova spesa
• Aggiungere un nuovo ordine d'acquisto
• Aggiungere un nuovo fornitore
• Aggiornare i dettagli di un cliente esistente

Consideriamo il caso di Adolfo, proprietario di un negozio di abbigliamento. La sua casella di posta è costantemente piena di email, fatture, ordini d'acquisto e altri allegati. Ogni volta che riceve una fattura pagata da un cliente, deve estrarre manualmente informazioni specifiche e creare una ricevuta di vendita in QuickBooks. Questo processo è dispendioso in termini di tempo, soprattutto perché Adolfo deve gestire anche altri aspetti del suo negozio. Il suo obiettivo è automatizzare il flusso di lavoro, dalla ricezione della fattura via email alla creazione della ricevuta di vendita in QuickBooks.

Come integrare QuickBooks con Parseur

Di cosa avrai bisogno:

• Un account QuickBooks
• Un account Parseur
• Un account Zapier

Passaggio 1: Iscriviti al piano gratuito e crea la tua casella di posta Parseur

Parseur offre un piano gratuito con un numero limitato di email al mese, ma con tutte le funzionalità abilitate.

Dopo aver creato il tuo account, verrai reindirizzato all'applicazione Parseur per creare la tua casella di posta. Parseur è uno strumento di modellazione visiva con una libreria integrata di modelli per diversi casi d'uso, che automatizza l'estrazione dei dati.

Per questo articolo, selezioneremo l'opzione Email e allegati personalizzati per estrarre i dati dalle fatture in PDF.

Passaggio 2: Inoltra la tua fattura alla casella di posta Parseur

Riceverai un indirizzo email dedicato a cui inviare le tue email e gli allegati.

Puoi anche impostare una regola di inoltro automatico per inoltrare tutte le email alla casella di posta Parseur. Per risultati ottimali, consigliamo di inoltrare le email dal client di posta elettronica principale (Gmail, Yahoo, ecc.) e non da client desktop o mobile (Apple Mail, Outlook, ecc.).

Passaggio 3: Estrai i dati contabili da inviare a QuickBooks

Il nostro motore di intelligenza artificiale è addestrato per estrarre i dati dalle fatture senza intervento manuale.

I risultati dell'estrazione appariranno così:

Passaggio 4: Invia i dati estratti a QuickBooks

Come menzionato in precedenza, i dati estratti dalle email possono essere inviati a qualsiasi applicazione.

Zapier è una piattaforma di automazione cloud che collega due o più app per automatizzare attività ripetitive senza scrivere codice.

Se non trovi QuickBooks nei risultati di ricerca, clicca su "crea zap" per accedere alla dashboard di Zapier.

Connetti Parseur a Zapier

Per aggiungere una nuova ricevuta di vendita (con voci d'ordine), seleziona "Nuovo documento elaborato (con voci d'elenco)" come evento trigger.

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Seleziona la tua casella di posta Parseur in modo che Zapier possa recuperare i dati estratti.

Connetti QuickBooks a Zapier per creare la ricevuta di vendita

Seleziona QuickBooks come "app" e "Crea ricevuta di vendita" come "evento azione".

Ti verrà richiesto di accedere al tuo account QuickBooks.

Una volta connesso, potrai personalizzare i campi dati utilizzando i dati estratti da Parseur per creare la ricevuta di vendita in QuickBooks.

Passaggio 5: Verifica la creazione della ricevuta di vendita

Prima di attivare Zap, esegui un test di integrazione.

Ecco fatto! Hai automatizzato il tuo processo di contabilità con QuickBooks.