Trött på att manuellt skapa försäljningskvitton i QuickBooks? Sätt fakturahanteringen på autopilot och automatisera faktura- och kvittohantering med Parseur och Zapier!
Oavsett om du är frilansare eller driver ett mindre eller medelstort företag, hjälper Intuit QuickBooks dig att få jobbet gjort med alla funktioner. Det finns både installerade versioner och molnbaserade alternativ.
I den här integreringsguiden med Zapier visar vi hur du automatiskt kan skapa ett försäljningskvitto i QuickBooks Online direkt från dina mejl.
Fördelar med att automatisera fakturahanteringen i QuickBooks
Att använda en e-postparser kan spara dig otaliga timmar och förbättra ditt arbetsflöde – och Parseur är marknadens bästa e-postparser för att integreras med QuickBooks.
Parseur är en kraftfull dokumentparsing-tjänst som automatiskt extraherar data från mejl och PDF-filer. Den extraherade datan kan antingen laddas ner eller skickas till valfri applikation via Zapier.
Skapa nya fakturor (inklusive rader och positioner)
Skapa nya försäljningskvitton (inklusive rader och positioner)
Skapa nya offerter
Registrera nya utgifter
Skapa nya fakturor
Skapa nya inköpsorder
Lägga till nya leverantörer
Uppdatera befintliga kunduppgifter
Vi tar exemplet Adolfo, som äger en klädbutik. Adolfo har alltid inkorgen full av mejl, fakturor, inköpsordrar och andra bilagor. Varje gång han får en betald faktura från en kund behöver han manuellt hämta vissa uppgifter och skapa ett försäljningskvitto i QuickBooks.
Det är tidskrävande eftersom han även behöver fokusera på andra delar av företaget. Adolfo skulle vilja ha ett automatiserat arbetsflöde som hanterar hela processen från det att han får en faktura via mejl tills försäljningskvittot skapas i QuickBooks.
Steg för att integrera QuickBooks med Parseur
Vad du behöver:
Ett QuickBooks-konto
Ett Parseur-konto
Ett Zapier-konto
Steg 1: Registrera dig för gratisplanen och skapa din Parseur-postlåda
Parseur är helt och hållet gratis för ett begränsat antal skickade mejl per månad, med alla funktioner inkluderade.
Spara tid och ansträngning med Parseur. Automatisera dina dokument.
När du skapat ditt konto blir du automatiskt omdirigerad till Parseur-appen för att skapa din postlåda. Parseur är ett visuellt mallverktyg som har ett bibliotek med färdiga mallar för olika användningsområden som automatiskt bearbetar datautvinningen.
För denna guide väljer vi alternativet Anpassade mejl och bilagor för att extrahera data från dina PDF-fakturor.
Välj anpassade mejl och bilagor
Steg 2: Vidarebefordra din faktura till din Parseur-postlåda
Du får en e-postadress så att du kan skicka dina mejl och bilagor till din Parseur-postlåda.
Du kan även ställa in en regel för automatisk vidarebefordran så att alla mejl automatiskt skickas till Parseur-postlådan. För bästa resultat rekommenderar vi att du vidarebefordrar dina mejl från din ursprungliga e-posttjänst (Gmail, Yahoo, etc), inte från mejlappen på telefon eller dator (Apple Mail, Outlook, etc).
Mejl mottaget i Parseur-postlådan
Steg 3: Extrahera bokföringsdata för att skicka till QuickBooks
Vår AI-motor är tränad för fakturautvinning utan någon mänsklig inblandning.
Skapa en mall i Parseur
De tolkade resultaten visas så här:
Extraherade resultat för QuickBooks
Steg 4: Skicka extraherad fakturadata till QuickBooks
Zapier är ett cloud-baserat automationsverktyg som kopplar ihop flera appar för att automatisera återkommande moment – utan kodning.
Om du inte hittar QuickBooks i sökresultaten, klicka på "create zap" så kommer du till din Zapier-instrumentpanel.
Sök efter QuickBooks i Zapier
Koppla Parseur till Zapier
Eftersom du lägger till ett nytt försäljningskvitto (med rader), välj "new document processed (with list items)" som triggerhändelse.
Välj "new document processed (with list items")
Välj din Parseur-postlåda så att Zapier kan hämta den extraherade datan.
Välj din Parseur-postlåda
Koppla QuickBooks till Zapier för att skapa ditt försäljningskvitto
Välj QuickBooks som "app" och "Create sales receipt" som "action event".
Sedan ber Zapier dig logga in på ditt QuickBooks-konto.
Logga in på ditt QuickBooks-konto
När anslutningen är gjord kan du anpassa datafälten med de tolkade uppgifterna från Parseur för att skapa försäljningskvittot i QuickBooks.
Anpassa datafält för QuickBooks
Steg 5: Testa om ett nytt försäljningskvitto skapas när ny faktura tas emot i Parseur
Testa integrationen innan du slår på Zap:en!
Skicka ett testtrigger till ZapierFörsäljningskvitto skapat automatiskt i QuickBooks
Klart! Nu har du automatiserat bokföringsprocessen för QuickBooks.
Vad är Parseur?
Parseur är en avancerad programvara för dokumentbearbetning som extraherar text från e-post, PDF-filer och dokument och automatiserar dina arbetsflöden.
Alla funktioner i Parseur.
Vad är QuickBooks?
QuickBooks är ett bokföringsprogram utvecklat av Intuit. Skapa fakturor, organisera dina utgifter, upprätthåll kassaflödet, generera resultatrapporter med QuickBooks.
Vad är Zapier?
Zapier är ett molnbaserat automatiseringsverktyg som kopplar samman appar. Du kan ansluta två eller flera appar för att automatisera repetitiva uppgifter utan att behöva koda eller anlita utvecklare för att skapa integrationen.
