Automatisera fakturahanteringen i QuickBooks

Trött på att manuellt skapa försäljningskvitton i QuickBooks? Sätt fakturahanteringen på autopilot och automatisera hela processen med Parseur och Zapier!

Oavsett om du är frilansare eller driver ett mindre eller medelstort företag, hjälper Intuit QuickBooks dig att hålla koll på ekonomi och bokföring med sina kraftfulla funktioner. QuickBooks finns både som installerad programvara och molnbaserad tjänst.

I denna guide visar vi hur du genom att kombinera Zapier och Parseur kan automatisera att skapa försäljningskvitton i QuickBooks Online direkt från din inkorg.

Fördelar med att automatisera fakturahanteringen i QuickBooks

Med en e-postparser sparar du både tid och minskar risken för manuella fel. Parseur är marknadens bästa e-postparser för att integreras med QuickBooks.

Parseur är en avancerad dokumenttolkningstjänst som automatiskt extraherar data från mejl och PDF-filer. Den information du får ut kan laddas ner eller skickas vidare direkt till valfri applikation via Zapier.

Med integrationen mellan QuickBooks och Parseur kan du automatiskt och i realtid utföra exempelvis:

• Skapa nya fakturor (inklusive rader och detaljer)
• Skapa nya försäljningskvitton (inklusive rader och detaljer)
• Skapa nya offerter
• Registrera nya utgifter
• Skapa inköpsorder
• Lägga till leverantörer
• Uppdatera befintliga kunduppgifter

Exempel: Adolfo driver en klädbutik och får ständigt mejl med fakturor, inköpsordrar och annan viktig information. Varje gång han får en betald faktura från en kund måste han manuellt ta ut uppgifter och skapa ett försäljningskvitto i QuickBooks – något som är både tidskrävande och riskerar bli fel. Genom att automatisera fakturahantering i QuickBooks vill Adolfo skapa ett digitalt arbetsflöde: så snart en faktura tas emot i mejlen extraheras uppgifterna automatiskt och försäljningskvittot skapas direkt i systemet.

Steg för att automatisera fakturahanteringen i QuickBooks med Parseur

Vad du behöver:

• Ett QuickBooks-konto
• Ett Parseur-konto
• Ett Zapier-konto

Steg 1: Skapa din Parseur-postlåda och kom igång gratis

Parseur erbjuder gratisplan med lågt antal mejl per månad och samtliga funktioner aktiverade.

När du har registrerat dig och skapat ditt konto omdirigeras du automatiskt till Parseur-appen där du får skapa din postlåda. Parseur erbjuder ett lättanvänt, visuellt mallverktyg och har ett bibliotek med färdiga mallar för flera use case. På så sätt automatiserar du enkelt datautvinningen.

Välj alternativet Anpassade mejl och bilagor för att extrahera data från exempelvis PDF-fakturor.

Steg 2: Vidarebefordra fakturor till din Parseur-postlåda

Du får en unik Parseur-e-postadress att vidarebefordra dina mejl och bilagor till.

Vi rekommenderar att du ställer in en regel för automatisk vidarebefordran så att fakturamejl skickas direkt till din Parseur-postlåda. För bäst resultat, vidarebefordra från din riktiga e-postleverantör (exempelvis Gmail eller Yahoo), inte från e-postprogrammet på telefon eller dator.

Steg 3: Extrahera bokföringsdata för att använda i QuickBooks

Parseurs AI-motor är redo att automatiskt extrahera fakturauppgifter – utan manuell konfiguration.

Resultatet av datan ser ut så här:

Steg 4: Skicka fakturadatan automatiskt till QuickBooks

Som vi nämnt kan du skicka tolkad e-postdata till valfri app.

Zapier är ett populärt automationsverktyg som låter dig koppla ihop olika system och automatisera återkommande uppgifter, utan manuell kodning.

Om du inte ser QuickBooks i sökningen, klicka på "create zap" och gå vidare via Zapier-instrumentpanelen.

Koppla Parseur till Zapier

För att lägga till ett nytt försäljningskvitto med rader, välj "new document processed (with list items)" som trigger.

Välj därefter din Parseur-postlåda så att Zapier kan hämta den extraherade datan.

Koppla QuickBooks till Zapier och skapa ditt försäljningskvitto

Välj QuickBooks som app och "Create sales receipt" som action event.

Sedan loggar du in på ditt QuickBooks-konto.

När anslutningen är klar kan du koppla fälten i QuickBooks med uppgifterna som extraherats av Parseur – så skapas försäljningskvittot automatiskt.

Steg 5: Testa integrationen och säkerställ att försäljningskvitton skapas automatiskt i QuickBooks

Innan du startar integrationen, testa att allt fungerar!

Klart! Nu har du automatiserat fakturahanteringen i QuickBooks och sparar både tid och administration.