在 QuickBooks 中自动化发票处理

厌倦了在 QuickBooks 中手动创建销售收据？借助 Parseur 和 Zapier，将发票和收据的处理流程自动化，让你的会计工作全程自动！

无论你是自由职业者，还是拥有中小型企业，Intuit QuickBooks 都能凭借其丰富的功能帮助你高效工作。它提供本地部署和云端版本。

在本文与 Zapier 的集成教程中，我们将演示如何从你的电子邮件中在 QuickBooks Online 自动创建销售收据。

自动化 QuickBooks 会计的优势

使用邮件解析器能为你节省大量时间，提升工作流程效率，而 Parseur 是市面上集成 QuickBooks 的最佳邮件解析器。

Parseur 是一款功能强大的文档解析服务，可自动从电子邮件和 PDF 文档中提取数据。提取的数据可供下载，或通过 Zapier 发送到你选择的任意应用。

通过 QuickBooks 与 Parseur 的集成，你可以自动且实时完成以下操作：

• 添加新发票（支持行项目）
• 添加新的销售收据（支持行项目）
• 添加新报价
• 添加新支出
• 添加新发票
• 添加新采购订单
• 添加新供应商
• 更新现有客户信息

让我们来看看经营服装店的 Adolfo 的案例。Adolfo 的邮箱总是塞满电子邮件、发票、采购订单和其他相关的邮件附件。每次他收到客户已支付的发票，他都需要从发票中提取具体信息，并手动在 QuickBooks 中创建销售收据。

这非常耗时，因为他还需要照顾店里的其他事情。Adolfo 希望从收到发票邮件开始，一直到在 QuickBooks 中创建销售收据的整个流程都能自动化。

集成 QuickBooks 与 Parseur 的步骤

你需要准备：

• 你的 QuickBooks 账户
• 一个 Parseur 账户
• 一个 Zapier 账户

步骤 1：注册免费计划并创建你的 Parseur 邮箱

Parseur 每月限量接收邮件的计划是完全且永久免费的，并开放所有功能。

账户创建后，你将被自动重定向到 Parseur 应用以创建你的邮箱。Parseur 是一款可视化模板工具，拥有针对不同使用场景的内置模板库，可自动处理数据提取。

在本文中，我们将选择自定义邮件和附件（Custom emails and attachments）选项，以便从你的 PDF 发票中提取数据。

步骤 2：将你的发票转发至 Parseur 邮箱

你会收到一个专属的电子邮件地址，以便将邮件和附件发送到你的 Parseur 邮箱。

你也可以设置自动转发规则，将所有邮件自动转发至 Parseur 邮箱。为了获得最佳效果，我们建议从你最初的电子邮件客户端（Gmail、Yahoo 等）转发邮件，而不是通过手机或桌面邮件客户端（Apple Mail、Outlook 等）进行转发。

步骤 3：提取要发送到 QuickBooks 的会计数据

我们的 AI 引擎专为发票数据提取进行过训练，无需任何人工干预。

解析结果如下所示：

步骤 4：将提取的发票数据发送至 QuickBooks

如上所述，解析出的邮件数据可以发送至你想要的任何应用。

Zapier 是一款云端自动化工具，可将两个或多个应用程序连接起来，在无需编写代码的情况下实现重复任务的自动化。

如果你在搜索结果中找不到 QuickBooks，请点击“create zap”，你将被重定向至 Zapier 仪表板。

连接 Parseur 与 Zapier

由于你要添加一份新的销售收据（带行项目），请选择“new document processed (with list items)”作为触发事件。

选择你的 Parseur 邮箱，以便 Zapier 能够获取提取的数据。

连接 QuickBooks 与 Zapier 以创建你的销售收据

选择“app”为 QuickBooks，且“action event”为 Create sales receipt。

随后，系统会提示你登录到 QuickBooks 账户。

连接成功后，你可以利用来自 Parseur 的解析数据，通过自定义数据字段来在 QuickBooks 中创建销售收据。

步骤 5：测试在 Parseur 收到新发票时，是否会创建新的销售收据

在开启 Zap 之前，先测试一下集成效果！

就这样！你现在已经成功将 QuickBooks 的会计流程自动化了。