Automatizar el procesamiento de facturas en QuickBooks

¿Estás cansado de crear manualmente recibos de ventas en QuickBooks? Pon tu contabilidad en piloto automático al automatizar el procesamiento de facturas con Parseur y Zapier.

Tanto si eres un profesional independiente como si tienes una pequeña o mediana empresa, Intuit QuickBooks te ayudará a realizar tu trabajo con todas sus funciones. Ofrece tanto aplicaciones locales como versiones basadas en la nube.

En este artículo, te mostraremos cómo automatizar el procesamiento de facturas en QuickBooks Online creando automáticamente un recibo de ventas a partir de tus correos electrónicos.

Ventajas de automatizar el procesamiento de facturas con QuickBooks

Utilizar un analizador de correo electrónico junto con QuickBooks puede ahorrarte incontables horas y mejorar tu proceso de trabajo. Parseur es el mejor analizador de correo electrónico del mercado para integrar con QuickBooks.

Parseur es un potente servicio de análisis de documentos que automatiza la extracción de datos de correos electrónicos y PDFs. Los datos analizados pueden descargarse o enviarse a cualquier aplicación de tu elección mediante Zapier.

Con la integración de QuickBooks y Parseur, podrás realizar las siguientes acciones de forma automática y en tiempo real:

• Añadir una nueva factura (con soporte para artículos de línea)
• Añadir un nuevo recibo de ventas (con soporte para artículos de línea)
• Añadir un nuevo presupuesto
• Añadir un nuevo gasto
• Añadir una nueva factura
• Añadir un nuevo pedido de compra
• Añadir un nuevo proveedor
• Actualizar los datos de un cliente existente

Tomemos el caso de Adolfo, propietario de una tienda de ropa. El buzón de Adolfo siempre está lleno de correos electrónicos, facturas, pedidos de compra y otros archivos adjuntos relevantes. Cada vez que recibe una factura pagada de un cliente, necesita extraer detalles específicos de la factura y crear un recibo de ventas manualmente en QuickBooks.

Esto le lleva mucho tiempo, ya que también tiene que ocuparse de otros aspectos de su tienda. A Adolfo le gustaría tener un proceso de trabajo automatizado desde el momento en que recibe una factura por correo electrónico hasta la creación del recibo de ventas en QuickBooks.

Pasos para integrar QuickBooks con Parseur y automatizar el procesamiento de facturas

Lo que necesitarás:

• Tu cuenta de QuickBooks
• Una cuenta de Parseur
• Una cuenta de Zapier

Paso 1: Regístrate para obtener tu plan gratuito y crea tu buzón de Parseur

Parseur es totalmente gratuito para siempre para un número limitado de correos electrónicos enviados al mes, con todas las funciones habilitadas.

Una vez creada tu cuenta, serás redirigido automáticamente a la aplicación de Parseur para crear tu buzón. Parseur es una herramienta de plantillas visuales que tiene una biblioteca integrada de plantillas para diferentes casos de uso que procesarán automáticamente la extracción de datos.

Para este artículo, seleccionaremos la opción Correos electrónicos y archivos adjuntos personalizados para extraer datos de tus facturas en PDF.

Paso 2: Reenvía tu factura a tu buzón de Parseur

Recibirás una dirección de correo electrónico para que puedas enviar tus correos electrónicos y archivos adjuntos a tu buzón de Parseur.

También puedes configurar una regla de reenvío automático para reenviar todos tus correos electrónicos automáticamente al buzón de Parseur. Para obtener los mejores resultados, te recomendamos que reenvíes tus correos electrónicos desde tu cliente de correo electrónico original (Gmail, Yahoo, etc.) y no desde el cliente de correo electrónico de tu teléfono o escritorio (Apple Mail, Outlook, etc.).

Paso 3: Extraer datos contables para enviarlos a QuickBooks

Nuestro motor de IA está entrenado para la extracción de datos de facturas sin intervención humana.

Los resultados analizados aparecerán así:

Paso 4: Enviar los datos extraídos de la factura a QuickBooks

Como se ha mencionado anteriormente, los datos del correo electrónico analizados pueden enviarse a cualquier aplicación que desees.

Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar.

Si no encuentras QuickBooks en los resultados de búsqueda, haz clic en "crear zap" y serás redirigido a tu panel de control de Zapier.

Conectar Parseur con Zapier

Dado que vas a añadir un nuevo recibo de ventas (con artículos de línea), elige "nuevo documento procesado (con artículos de lista)" como evento desencadenante.

Elige tu buzón de Parseur para que Zapier pueda recuperar los datos extraídos.

Conectar QuickBooks con Zapier para crear tu recibo de ventas

Elige "app" como QuickBooks y "evento de acción" como Crear recibo de ventas

A continuación, se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de QuickBooks.

Una vez conectado, podrás personalizar los campos de datos utilizando los datos analizados de Parseur para crear el recibo de ventas en QuickBooks.

Paso 5: Probar si se crea un nuevo recibo de ventas cuando se recibe una nueva factura en Parseur

¡Prueba la integración antes de activar el Zap!

¡Y eso es todo! Ya has automatizado tu proceso contable para QuickBooks.