Automatiza el procesamiento de facturas en QuickBooks

¿Cansado de crear manualmente recibos de ventas en QuickBooks? Pon tu contabilidad en piloto automático automatizando el procesamiento de facturas y recibos con Parseur y Zapier.

Tanto si eres freelance como si tienes una pequeña o mediana empresa, Intuit QuickBooks te ayudará a sacar el trabajo adelante con todas sus funciones. Ofrece tanto aplicaciones locales como versiones en la nube.

En este artículo de integración con Zapier, te mostraremos cómo crear automáticamente un recibo de ventas en QuickBooks Online a partir de tus correos electrónicos.

Beneficios de automatizar tu contabilidad con QuickBooks

Utilizar un analizador de correos puede ahorrarte incontables horas y mejorar tu flujo de trabajo, y Parseur es el mejor analizador de correo electrónico del mercado para integrar con QuickBooks.

Parseur es un potente servicio de análisis de documentos que automatiza la extracción de datos desde correos electrónicos y PDFs. Los datos extraídos pueden descargarse o enviarse a cualquier aplicación que elijas usando Zapier.

Con la integración de QuickBooks y Parseur, podrás realizar de forma automática y en tiempo real las siguientes acciones:

• Añadir una nueva factura (con soporte para artículos de línea)
• Añadir un nuevo recibo de ventas (con soporte para artículos de línea)
• Añadir un nuevo presupuesto
• Añadir un nuevo gasto
• Añadir una nueva factura
• Añadir un nuevo pedido de compra
• Añadir un nuevo proveedor
• Actualizar los datos de un cliente existente

Tomemos el caso de Adolfo, que es dueño de una tienda de ropa. Su buzón siempre está lleno de correos, facturas, órdenes de compra y otros archivos adjuntos relevantes. Cada vez que recibe una factura pagada de un cliente, necesita extraer detalles específicos de la factura y crear un recibo de ventas manualmente en QuickBooks.

Esto le consume mucho tiempo, ya que también debe ocuparse de otros aspectos de su tienda. A Adolfo le gustaría automatizar el flujo de trabajo desde que recibe una factura por correo electrónico hasta la creación del recibo de ventas en QuickBooks.

Pasos para integrar QuickBooks con Parseur

Qué necesitarás:

• Tu cuenta de QuickBooks
• Una cuenta de Parseur
• Una cuenta de Zapier

Paso 1: Regístrate gratis y crea tu buzón de Parseur

Parseur es totalmente gratuito para siempre para un número limitado de correos electrónicos enviados por mes, con todas las funciones habilitadas.

Una vez creada tu cuenta, serás redirigido automáticamente a la aplicación de Parseur para crear tu buzón. Parseur es una herramienta visual de plantillas que cuenta con una biblioteca de plantillas incorporada para diferentes casos de uso que procesan automáticamente la extracción de datos.

Para este artículo, seleccionaremos la opción Correos electrónicos y archivos adjuntos personalizados para extraer datos de tus facturas en PDF.

Paso 2: Reenvía tu factura a tu buzón de Parseur

Recibirás una dirección de correo electrónico para que puedas enviar tus correos y archivos adjuntos a tu buzón de Parseur.

También puedes configurar una regla de reenvío automático para reenviar automáticamente todos tus correos electrónicos al buzón de Parseur. Para mejores resultados, te recomendamos reenviar los correos desde tu cliente de correo original (Gmail, Yahoo, etc.) y no desde tu cliente de correo en móvil o escritorio (Apple Mail, Outlook, etc).

Paso 3: Extrae datos contables para enviar a QuickBooks

Nuestro motor de IA está entrenado para la extracción de datos de facturas sin intervención humana.

Los resultados extraídos aparecerán así:

Paso 4: Envía los datos extraídos de la factura a QuickBooks

Como mencionamos anteriormente, los datos del correo analizados pueden enviarse a cualquier aplicación que quieras.

Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin programar.

Si no encuentras QuickBooks en los resultados de búsqueda, haz clic en "crear zap" y serás redirigido a tu panel de Zapier.

Conecta Parseur con Zapier

Como agregarás un nuevo recibo de ventas (con artículos de línea), elige "nuevo documento procesado (con elementos de lista)" como evento disparador.

Selecciona tu buzón de Parseur para que Zapier pueda recuperar los datos extraídos.

Conecta QuickBooks con Zapier para crear tu recibo de ventas

Elige "app" como QuickBooks y "evento de acción" como Crear recibo de ventas

A continuación, deberás iniciar sesión en tu cuenta de QuickBooks.

Una vez conectado, podrás personalizar los campos de datos utilizando los datos extraídos de Parseur para crear el recibo de ventas en QuickBooks.

Paso 5: Comprueba si se crea un nuevo recibo de ventas cuando entra una nueva factura en Parseur

¡Prueba la integración antes de encender el Zap!

¡Y eso es todo! Ahora has automatizado tu proceso contable para QuickBooks.