¿Estás cansado de crear manualmente recibos de ventas en QuickBooks? Pon tu contabilidad en piloto automático al automatizar el procesamiento de facturas con Parseur y Zapier.
Tanto si eres un profesional independiente como si tienes una pequeña o mediana empresa, Intuit QuickBooks te ayudará a realizar tu trabajo con todas sus funciones. Ofrece tanto aplicaciones locales como versiones basadas en la nube.
En este artículo, te mostraremos cómo automatizar el procesamiento de facturas en QuickBooks Online creando automáticamente un recibo de ventas a partir de tus correos electrónicos.
Ventajas de automatizar el procesamiento de facturas con QuickBooks
Utilizar un analizador de correo electrónico junto con QuickBooks puede ahorrarte incontables horas y mejorar tu proceso de trabajo. Parseur es el mejor analizador de correo electrónico del mercado para integrar con QuickBooks.
Parseur es un potente servicio de análisis de documentos que automatiza la extracción de datos de correos electrónicos y PDFs. Los datos analizados pueden descargarse o enviarse a cualquier aplicación de tu elección mediante Zapier.
Añadir una nueva factura (con soporte para artículos de línea)
Añadir un nuevo recibo de ventas (con soporte para artículos de línea)
Añadir un nuevo presupuesto
Añadir un nuevo gasto
Añadir una nueva factura
Añadir un nuevo pedido de compra
Añadir un nuevo proveedor
Actualizar los datos de un cliente existente
Tomemos el caso de Adolfo, propietario de una tienda de ropa. El buzón de Adolfo siempre está lleno de correos electrónicos, facturas, pedidos de compra y otros archivos adjuntos relevantes. Cada vez que recibe una factura pagada de un cliente, necesita extraer detalles específicos de la factura y crear un recibo de ventas manualmente en QuickBooks.
Esto le lleva mucho tiempo, ya que también tiene que ocuparse de otros aspectos de su tienda. A Adolfo le gustaría tener un proceso de trabajo automatizado desde el momento en que recibe una factura por correo electrónico hasta la creación del recibo de ventas en QuickBooks.
Pasos para integrar QuickBooks con Parseur y automatizar el procesamiento de facturas
Lo que necesitarás:
Tu cuenta de QuickBooks
Una cuenta de Parseur
Una cuenta de Zapier
Paso 1: Regístrate para obtener tu plan gratuito y crea tu buzón de Parseur
Parseur es totalmente gratuito para siempre para un número limitado de correos electrónicos enviados al mes, con todas las funciones habilitadas.
Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. Automatiza tus documentos.
Una vez creada tu cuenta, serás redirigido automáticamente a la aplicación de Parseur para crear tu buzón. Parseur es una herramienta de plantillas visuales que tiene una biblioteca integrada de plantillas para diferentes casos de uso que procesarán automáticamente la extracción de datos.
Para este artículo, seleccionaremos la opción Correos electrónicos y archivos adjuntos personalizados para extraer datos de tus facturas en PDF.
Seleccionar correos electrónicos y archivos adjuntos personalizados
Paso 2: Reenvía tu factura a tu buzón de Parseur
Recibirás una dirección de correo electrónico para que puedas enviar tus correos electrónicos y archivos adjuntos a tu buzón de Parseur.
También puedes configurar una regla de reenvío automático para reenviar todos tus correos electrónicos automáticamente al buzón de Parseur. Para obtener los mejores resultados, te recomendamos que reenvíes tus correos electrónicos desde tu cliente de correo electrónico original (Gmail, Yahoo, etc.) y no desde el cliente de correo electrónico de tu teléfono o escritorio (Apple Mail, Outlook, etc.).
Correo electrónico recibido en el buzón de Parseur
Paso 3: Extraer datos contables para enviarlos a QuickBooks
Nuestro motor de IA está entrenado para la extracción de datos de facturas sin intervención humana.
Crear una plantilla en Parseur
Los resultados analizados aparecerán así:
Resultados analizados para QuickBooks
Paso 4: Enviar los datos extraídos de la factura a QuickBooks
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar.
Si no encuentras QuickBooks en los resultados de búsqueda, haz clic en "crear zap" y serás redirigido a tu panel de control de Zapier.
Buscar QuickBooks en Zapier
Conectar Parseur con Zapier
Dado que vas a añadir un nuevo recibo de ventas (con artículos de línea), elige "nuevo documento procesado (con artículos de lista)" como evento desencadenante.
Elegir "nuevo documento procesado (con artículos de lista)")
Elige tu buzón de Parseur para que Zapier pueda recuperar los datos extraídos.
Elegir tu buzón de Parseur
Conectar QuickBooks con Zapier para crear tu recibo de ventas
Elige "app" como QuickBooks y "evento de acción" como Crear recibo de ventas
A continuación, se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de QuickBooks.
Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks
Una vez conectado, podrás personalizar los campos de datos utilizando los datos analizados de Parseur para crear el recibo de ventas en QuickBooks.
Personalizar los campos de datos para QuickBooks
Paso 5: Probar si se crea un nuevo recibo de ventas cuando se recibe una nueva factura en Parseur
¡Prueba la integración antes de activar el Zap!
Enviar un desencadenante de prueba a ZapierRecibo de ventas creado automáticamente en QuickBooks
¡Y eso es todo! Ya has automatizado tu proceso contable para QuickBooks.
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es QuickBooks?
QuickBooks es un paquete de software de contabilidad desarrollado por Intuit. Crea facturas, organiza tus gastos, mantén el flujo de caja, genera informes de pérdidas y ganancias con QuickBooks.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
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