QuickBooksで請求書処理を自動化する

QuickBooksで売上レシートを毎回手動で作成する作業にうんざりしていませんか？ParseurとZapierを活用することで、請求書処理やレシート管理を自動化し、会計業務をさらに効率化できます！

フリーランサーや中小企業経営者の方に最適なIntuit QuickBooksは、必要な会計機能を網羅しており、日々の業務負担を大きく軽減します。オンプレミス型・クラウド型双方に対応しているため、あらゆるビジネス形態で利用可能です。

本記事では、メールからQuickBooks Online上で売上レシートを自動作成する具体的な方法を解説します。

QuickBooks会計業務を自動化するメリット

メールパーサーを導入すると、作業時間の節約だけでなく、ワークフローの効率化や人的ミス削減も実現できます。ParseurはQuickBooksと連携できる高機能メールパーサーとして最適な選択肢です。

Parseurは強力なドキュメント解析ツールであり、メールやPDFから必要なデータを自動抽出します。抽出データはダウンロードのほか、Zapierを通じて様々なアプリケーションへ自動送信可能です。

QuickBooksとParseurを連携すると、次の自動処理がリアルタイムで可能になります：

• 新規請求書の追加（ラインアイテム対応）
• 新規売上レシートの追加（ラインアイテム対応）
• 新規見積書の追加
• 新規経費の追加
• 新規発注書の追加
• 新規仕入先の追加
• 既存顧客情報の更新

例えば、アパレルショップを運営しているアドルフォさんの事例を見てみましょう。日々、彼のメールボックスには大量の注文・請求書・PO・関連書類などが届きます。顧客から支払い済み請求書を受信するたび、その内容を手動で確認し、QuickBooksで売上レシートを作成しなければなりません。

アドルフォさんにとって、これらの作業は煩雑で時間もかかるため、より重要な店舗運営業務に専念できない課題がありました。そこで、請求書メールの受信からQuickBooksでの売上レシート作成まで全て自動化する業務フローを導入することにしました。

QuickBooksとParseurを連携する手順

必要なもの：

• QuickBooksアカウント
• Parseurアカウント
• Zapierアカウント

ステップ1：Parseurに無料登録し、メールボックスを作成

Parseurは、月間規定数までのメールの自動解析を、全機能無制限で永年無料トライアルできます。

登録後はParseurアプリに自動リダイレクトされ、メールボックス作成ページに進んでください。Parseurには、使いやすいビジュアルテンプレートツールや用途別標準テンプレートライブラリが用意されており、業務に応じたデータの自動抽出が行えます。

本記事では、「カスタムメールと添付ファイル」を選択し、PDF請求書から情報抽出を行います。

ステップ2：請求書メールをParseurメールボックスへ転送

Parseurメールボックス専用アドレスが発行されますので、転送したい請求書メールや添付ファイルをこのアドレスに送信します。

自動転送ルールを設定して、すべての請求書メールが自動でParseurに転送されるようにするのが便利です。最良の結果を得るため、元のメールクライアント（GmailやYahoo!など）経由での転送を推奨します（Apple MailやOutlookなど一部メールアプリ経由の転送は非推奨です）。

ステップ3：QuickBooks用のデータをParseurで抽出

ParseurのAIエンジンが、請求書や売上レシート等の必要情報を自動的に抽出します。

実際の解析結果は下記の通り表示されます：

ステップ4：抽出データをQuickBooksへ自動送信

抽出済みデータは、Zapier連携などを利用して希望のアプリケーションに自動送信できます。

Zapierは複数アプリの連携自動化プラットフォームで、定型的な作業をノーコードで自動化できます。

QuickBooksがZapier検索結果に表示されない場合は、「create zap」をクリックして、ご自身のZapierダッシュボードに進んでください。

ParseurとZapierを連携

Zapierで「new document processed (with list items)」をトリガーに指定すれば、売上レシート（ラインアイテム含む）の自動作成が可能です。

Zapierにて対象のParseurメールボックスを選択すれば、正しいデータを取得できます。

QuickBooksをZapierに接続し売上レシートを自動生成

「App」にQuickBooksを選び、「Action Event」でCreate sales receiptを指定します。

指示に従いQuickBooksアカウントへログインしてください。

連携が完了したら、Parseurで抽出した各データをQuickBooksの売上レシート項目に割り当て・カスタマイズできます。

ステップ5：Parseurで請求書受信時にQuickBooksで売上レシートが自動作成されるかテスト

Zapの動作前にテストを行い、設定が正しく動作するか確認しましょう。

これで、QuickBooksでの請求書処理・会計管理も自動化できます！