QuickBooksで請求書処理を自動化する

QuickBooksで売上レシートを毎回手動で作成する作業にうんざりしていませんか？ParseurとZapierを活用することで、請求書やレシート処理を自動化し、会計業務を自動操縦しましょう！

あなたがフリーランサーであっても、中小規模のビジネスを運営していたとしても、Intuit QuickBooksは業務に役立つ多くの機能を搭載しています。オンプレミス型・クラウド型の両方に対応しているため、多様なビジネスに最適です。

本記事では、Zapierとの連携を使い、メールからQuickBooks Onlineへ売上レシートを自動作成する方法を解説します。

QuickBooks会計業務を自動化するメリット

メールパーサーを使うことで、作業時間を大幅に削減でき、さらにワークフローの効率化も実現します。ParseurはQuickBooksと統合できる最強のメールパーサーです。

Parseurは、メールやPDFからデータを自動抽出する強力なドキュメント解析サービスで、解析データはダウンロードしたり、Zapierを利用してお好きなアプリケーションに送信したりできます。

QuickBooksとParseurの連携によって、以下の操作をリアルタイムかつ自動で実行できます：

• 新規請求書の追加（ラインアイテム対応）
• 新規売上レシートの追加（ラインアイテム対応）
• 新規見積書の追加
• 新規経費の追加
• 新規請求書の追加
• 新規発注書の追加
• 新規仕入先の追加
• 既存顧客情報の更新

たとえば、アパレルショップを経営しているアドルフォさんを例にしてみましょう。彼のメールボックスには、日々多くのメールや請求書、発注書など、さまざまなメール添付が届きます。毎回、顧客から支払い済みの請求書を受信する度に、必要な詳細を請求書から抜き出し、QuickBooksで売上レシートを手入力で作成しなければなりません。

この作業は非常に手間がかかり、他のショップ運営にも時間を割かなければならない彼にとっては負担です。アドルフォさんは、請求書メールを受け取った瞬間からQuickBooksで売上レシートが作成されるまで、全て自動化されたワークフローを求めています。

QuickBooksとParseurを連携する手順

必要なもの：

• QuickBooksアカウント
• Parseurアカウント
• Zapierアカウント

ステップ1：Parseurに無料登録し、メールボックスを作成

Parseurは、月間特定数のメールまで、全機能有効で完全に永年無料で利用できます。

アカウント作成後、自動的にParseurアプリケーションにリダイレクトされ、メールボックス作成ページへ進みます。Parseurはビジュアルテンプレートツールであり、さまざまな用途に使える標準テンプレートライブラリが組み込まれていて、自動的にデータ抽出を行います。

この記事では、PDF請求書からデータを抽出するためカスタムメールと添付ファイルを選択します。

ステップ2：請求書メールをParseurメールボックスへ転送

専用のメールアドレスが発行されるので、そこに請求書メールや添付ファイルを送信できます。

また、自動転送ルールの設定を行えば全てのメールが自動でParseurに転送されて便利です。最良の結果を得るため、元メールクライアント（Gmail、Yahooなど）からの転送をおすすめします。（Apple MailやOutlook等のメールアプリから直送は推奨しません）

ステップ3：QuickBooksに送る会計データを抽出

ParseurのAIエンジンは、請求書データ抽出に特化してトレーニングされており、人手を介さずに自動化します。

解析結果はこのように表示されます：

ステップ4：抽出した請求書データをQuickBooksへ送信

前述の通り、抽出済みメールデータは希望のアプリケーションに送信できます。

Zapierは複数のアプリをつなぎ、定型作業をノーコードで自動化できるクラウドツールです。

もしQuickBooksがZapierの検索結果に表示されない場合は、「create zap」をクリックし、Zapierダッシュボードへ移動してください。

ParseurとZapierを連携

新しい売上レシート（ラインアイテム付き）を追加する場合、「new document processed (with list items)」をトリガーイベントとして選択します。

Zapierで、ご自身のParseurメールボックスを選択すればデータを取り込めます。

QuickBooksをZapierに接続して売上レシートを作成

「App」はQuickBooksを、「Action Event」はCreate sales receiptを選択します。

その後、QuickBooksアカウントへのサインインを求められます。

連携後は、Parseurからの抽出データを用いてQuickBooksで売上レシートの各項目をカスタマイズできます。

ステップ5：Parseurで新しい請求書を受信した時にQuickBooksで売上レシートが自動作成されるかテスト

Zapを有効化する前に、必ず一度テストを行いましょう！

これでQuickBooksの会計プロセスが自動化できました。