QuickBooks-Rechnungswesen automatisieren: So geht's
Sie haben es satt, Kassenbelege in QuickBooks manuell zu erstellen? Stellen Sie Ihre Buchhaltung auf Autopilot, indem Sie die Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Parseur und Zapier automatisieren!
Egal, ob Sie Freiberufler sind oder ein kleines oder mittleres Unternehmen haben, Intuit QuickBooks hilft Ihnen mit all seinen Funktionen, Ihre Finanzverwaltung zu vereinfachen. Es bietet sowohl lokale Anwendungen als auch Cloud-basierte Versionen.
In diesem Integrationsartikel mit Zapier zeigen wir Ihnen, wie Sie aus Ihren E-Mails automatisch einen Kassenbeleg in QuickBooks Online erstellen.
Vorteile der Automatisierung Ihres QuickBooks-Rechnungswesens
Die Verwendung eines E-Mail-Parsers kann Ihnen unzählige Stunden sparen und Ihren Workflow verbessern. Parseur ist der beste E-Mail-Parser auf dem Markt für die Integration mit QuickBooks.
Parseur ist ein leistungsstarker Dokumentenparsing-Dienst, der die Datenextraktion aus E-Mails und PDFs automatisiert. Die geparsten Daten können entweder heruntergeladen oder mithilfe von Zapier an eine beliebige Anwendung Ihrer Wahl gesendet werden, einschließlich QuickBooks.
Mit der Integration von QuickBooks und Parseur können Sie folgende Aktionen automatisieren:
- Automatische Erstellung neuer Rechnungen (mit Einzelposten)
- Automatische Erstellung neuer Kassenbons (mit Einzelposten)
- Automatische Erstellung neuer Kostenvoranschläge
- Automatische Erstellung neuer Ausgaben
- Automatische Erstellung neuer Rechnungen
- Automatische Erstellung neuer Bestellungen
- Automatische Erstellung neuer Lieferanten
- Automatische Aktualisierung von bestehenden Kundendaten
Nehmen wir das Beispiel von Adolfo, der ein Bekleidungsgeschäft besitzt. Adolpfos Postfach ist immer voll mit E-Mails, Rechnungen, Bestellungen und anderen relevanten E-Mail-Anhängen. Jedes Mal, wenn er eine bezahlte Rechnung von einem Kunden erhält, muss er bestimmte Details aus der Rechnung extrahieren und manuell einen Kassenbeleg in QuickBooks erstellen.
Dies ist zeitaufwendig für ihn, da er sich auch um andere Aspekte seines Geschäfts kümmern muss. Adolfo wünscht sich einen automatisierten Workflow-Prozess von dem Moment an, in dem er eine Rechnung per E-Mail erhält, bis zur Erstellung des Kassenbelegs in QuickBooks. Genau hier kommt die Integration von Parseur und QuickBooks ins Spiel.
So integrieren Sie QuickBooks mit Parseur
Was Sie benötigen:
- Ihr QuickBooks-Konto
- Ein Parseur-Konto
- Ein Zapier-Konto
Schritt 1: Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Plan an und erstellen Sie Ihre Parseur-Mailbox
Parseur ist völlig und für immer kostenlos für eine begrenzte Anzahl von E-Mails, die pro Monat gesendet werden, wobei alle Funktionen aktiviert sind.
Sobald Ihr Konto erstellt wurde, werden Sie automatisch zur Parseur-Anwendung weitergeleitet, um Ihre Mailbox zu erstellen. Parseur ist ein visuelles Template-Tool, das über eine eingebaute Bibliothek von Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle verfügt, die die Datenextraktion automatisch verarbeiten.
Für diesen Artikel wählen wir die Option Benutzerdefinierte E-Mails und Anhänge, um Daten aus Ihren PDF-Rechnungen zu extrahieren.
Schritt 2: Leiten Sie Ihre Rechnung an Ihre Parseur-Mailbox weiter
Sie erhalten eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Mails und Anhänge an Ihre Parseur-Mailbox senden können.
Sie können auch eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichten, um alle Ihre E-Mails automatisch an die Parseur-Mailbox weiterzuleiten. Um beste Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, Ihre E-Mails von Ihrem ursprünglichen E-Mail-Client (Gmail, Yahoo, etc.) und nicht von Ihrem Telefon oder Desktop-E-Mail-Client (Apple Mail, Outlook, etc.) weiterzuleiten.
Schritt 3: Buchhaltungsdaten für den Versand an QuickBooks extrahieren
Unsere KI-Engine ist für die Rechnungsdatenextraktion ohne menschliches Zutun trainiert.
Die geparsten Ergebnisse werden wie folgt angezeigt:
Schritt 4: Senden Sie die extrahierten Rechnungsdaten an QuickBooks
Wie oben erwähnt, können die geparsten E-Mail-Daten an jede beliebige Anwendung gesendet werden.
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das zwei oder mehr Apps miteinander verbindet, um sich wiederholende Aufgaben ohne Programmierung zu automatisieren.
Wenn Sie QuickBooks in den Suchergebnissen nicht finden können, klicken Sie auf "Zap erstellen", und Sie werden zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.
Verbinden Sie Parseur mit Zapier
Da Sie einen neuen Kassenbon (mit Einzelposten) hinzufügen, wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)" als Trigger-Ereignis.
![Wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)"](/images/zapier-parseur-quickbooks.png "Wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)")")
Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox aus, damit Zapier die extrahierten Daten abrufen kann.
Verbinden Sie QuickBooks mit Zapier, um Ihren Kassenbeleg zu erstellen
Wählen Sie als "App" QuickBooks und als "Aktionsereignis" Kassenbon erstellen.
Anschließend werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem QuickBooks-Konto anzumelden.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Datenfelder mithilfe der von Parseur geparsten Daten anpassen, um den Kassenbon in QuickBooks zu erstellen.
Schritt 5: Testen Sie, ob ein neuer Kassenbon erstellt wird, wenn eine neue Rechnung in Parseur eingeht
Testen Sie die Integration, bevor Sie den Zap einschalten!
Und das war's! Sie haben jetzt Ihren Buchhaltungsprozess für QuickBooks automatisiert und sparen Zeit und Mühe.
Was ist Parseur?
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können. Alle Parseur-Funktionen.
Was ist ?
QuickBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die von Intuit entwickelt wurde. Erstellen Sie Rechnungen, organisieren Sie Ihre Ausgaben, behalten Sie den Cashflow im Auge, erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnungen mit QuickBooks.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.