Sie haben es satt, Kassenbelege in QuickBooks manuell zu erstellen? Stellen Sie Ihre Buchhaltung auf Autopilot, indem Sie die Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Parseur und Zapier automatisieren!
Egal, ob Sie Freiberufler sind oder ein kleines oder mittleres Unternehmen haben, Intuit QuickBooks hilft Ihnen mit all seinen Funktionen, Ihre Finanzverwaltung zu vereinfachen. Es bietet sowohl lokale Anwendungen als auch Cloud-basierte Versionen.
In diesem Integrationsartikel mit Zapier zeigen wir Ihnen, wie Sie aus Ihren E-Mails automatisch einen Kassenbeleg in QuickBooks Online erstellen.
Vorteile der Automatisierung Ihres QuickBooks-Rechnungswesens
Die Verwendung eines E-Mail-Parsers kann Ihnen unzählige Stunden sparen und Ihren Workflow verbessern. Parseur ist der beste E-Mail-Parser auf dem Markt für die Integration mit QuickBooks.
Parseur ist ein leistungsstarker Dokumentenparsing-Dienst, der die Datenextraktion aus E-Mails und PDFs automatisiert. Die geparsten Daten können entweder heruntergeladen oder mithilfe von Zapier an eine beliebige Anwendung Ihrer Wahl gesendet werden, einschließlich QuickBooks.
Automatische Aktualisierung von bestehenden Kundendaten
Nehmen wir das Beispiel von Adolfo, der ein Bekleidungsgeschäft besitzt. Adolpfos Postfach ist immer voll mit E-Mails, Rechnungen, Bestellungen und anderen relevanten E-Mail-Anhängen. Jedes Mal, wenn er eine bezahlte Rechnung von einem Kunden erhält, muss er bestimmte Details aus der Rechnung extrahieren und manuell einen Kassenbeleg in QuickBooks erstellen.
Dies ist zeitaufwendig für ihn, da er sich auch um andere Aspekte seines Geschäfts kümmern muss. Adolfo wünscht sich einen automatisierten Workflow-Prozess von dem Moment an, in dem er eine Rechnung per E-Mail erhält, bis zur Erstellung des Kassenbelegs in QuickBooks. Genau hier kommt die Integration von Parseur und QuickBooks ins Spiel.
So integrieren Sie QuickBooks mit Parseur
Was Sie benötigen:
Ihr QuickBooks-Konto
Ein Parseur-Konto
Ein Zapier-Konto
Schritt 1: Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Plan an und erstellen Sie Ihre Parseur-Mailbox
Parseur ist völlig und für immer kostenlos für eine begrenzte Anzahl von E-Mails, die pro Monat gesendet werden, wobei alle Funktionen aktiviert sind.
Sparen Sie Zeit und Mühe mit Parseur. Automatisieren Sie Ihre Dokumente.
Sobald Ihr Konto erstellt wurde, werden Sie automatisch zur Parseur-Anwendung weitergeleitet, um Ihre Mailbox zu erstellen. Parseur ist ein visuelles Template-Tool, das über eine eingebaute Bibliothek von Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle verfügt, die die Datenextraktion automatisch verarbeiten.
Für diesen Artikel wählen wir die Option Benutzerdefinierte E-Mails und Anhänge, um Daten aus Ihren PDF-Rechnungen zu extrahieren.
Wählen Sie benutzerdefinierte E-Mails und Anhänge
Schritt 2: Leiten Sie Ihre Rechnung an Ihre Parseur-Mailbox weiter
Sie erhalten eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Mails und Anhänge an Ihre Parseur-Mailbox senden können.
Sie können auch eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichten, um alle Ihre E-Mails automatisch an die Parseur-Mailbox weiterzuleiten. Um beste Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, Ihre E-Mails von Ihrem ursprünglichen E-Mail-Client (Gmail, Yahoo, etc.) und nicht von Ihrem Telefon oder Desktop-E-Mail-Client (Apple Mail, Outlook, etc.) weiterzuleiten.
In der Parseur-Mailbox eingegangene E-Mail
Schritt 3: Buchhaltungsdaten für den Versand an QuickBooks extrahieren
Unsere KI-Engine ist für die Rechnungsdatenextraktion ohne menschliches Zutun trainiert.
Erstellen Sie eine Vorlage in Parseur
Die geparsten Ergebnisse werden wie folgt angezeigt:
Geparste Ergebnisse für QuickBooks
Schritt 4: Senden Sie die extrahierten Rechnungsdaten an QuickBooks
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das zwei oder mehr Apps miteinander verbindet, um sich wiederholende Aufgaben ohne Programmierung zu automatisieren.
Wenn Sie QuickBooks in den Suchergebnissen nicht finden können, klicken Sie auf "Zap erstellen", und Sie werden zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.
Suchen Sie unter Zapier nach QuickBooks
Verbinden Sie Parseur mit Zapier
Da Sie einen neuen Kassenbon (mit Einzelposten) hinzufügen, wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)" als Trigger-Ereignis.
![Wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)"](/images/zapier-parseur-quickbooks.png "Wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)")")
Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox aus, damit Zapier die extrahierten Daten abrufen kann.
Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox aus
Verbinden Sie QuickBooks mit Zapier, um Ihren Kassenbeleg zu erstellen
Wählen Sie als "App" QuickBooks und als "Aktionsereignis" Kassenbon erstellen.
Anschließend werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem QuickBooks-Konto anzumelden.
Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks-Konto an
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Datenfelder mithilfe der von Parseur geparsten Daten anpassen, um den Kassenbon in QuickBooks zu erstellen.
Passen Sie die Datenfelder für QuickBooks an
Schritt 5: Testen Sie, ob ein neuer Kassenbon erstellt wird, wenn eine neue Rechnung in Parseur eingeht
Testen Sie die Integration, bevor Sie den Zap einschalten!
Senden Sie einen Test-Trigger an ZapierDer Kassenbon wird automatisch in QuickBooks erstellt
Und das war's! Sie haben jetzt Ihren Buchhaltungsprozess für QuickBooks automatisiert und sparen Zeit und Mühe.
Was ist Parseur?
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist QuickBooks?
QuickBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die von Intuit entwickelt wurde. Erstellen Sie Rechnungen, organisieren Sie Ihre Ausgaben, behalten Sie den Cashflow im Auge, erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnungen mit QuickBooks.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.
KI-basierte Datenextraktionssoftware. Nutzen Sie Parseur noch heute.
Automatisieren Sie die Textextraktion aus E-Mails, PDFs und Tabellen. Sparen Sie Hunderte von Stunden manueller Arbeit. Nutzen Sie die Arbeitsautomatisierung mit KI.
