Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung in QuickBooks

Sie haben es satt, Verkaufsbelege in QuickBooks manuell zu erstellen? Stellen Sie Ihre Buchhaltung auf Autopilot, indem Sie die Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Parseur und Zapier automatisieren!

Egal, ob Sie Freiberufler sind oder ein kleines oder mittleres Unternehmen führen, Intuit QuickBooks hilft Ihnen mit allen Funktionen, die Arbeit zu erledigen. Es bietet sowohl lokale Anwendungen als auch Cloud-basierte Versionen.

In diesem Integrationsartikel mit Zapier zeigen wir Ihnen, wie Sie aus Ihren E-Mails automatisch einen Verkaufsbeleg in QuickBooks Online erstellen.

Vorteile der Automatisierung Ihrer QuickBooks-Buchhaltung

Der Einsatz eines E-Mail-Parsers kann Ihnen unzählige Stunden sparen und Ihren Arbeitsablauf verbessern. Parseur ist der beste E-Mail-Parser auf dem Markt zur Integration mit QuickBooks.

Parseur ist ein leistungsstarker Dokumentenparser, der die Datenerfassung aus E-Mails und PDFs automatisiert. Die geparsten Daten können entweder heruntergeladen oder mithilfe von Zapier an eine beliebige Anwendung Ihrer Wahl gesendet werden.

Mit der Integration von QuickBooks und Parseur können Sie folgende Aktionen automatisch und in Echtzeit erledigen:

• Neue Rechnung hinzufügen (mit Unterstützung für Einzelposten)
• Neuen Verkaufsbeleg hinzufügen (mit Unterstützung für Einzelposten)
• Neuen Kostenvoranschlag hinzufügen
• Neue Ausgabe hinzufügen
• Neue Rechnung hinzufügen
• Neue Bestellung hinzufügen
• Neuen Lieferanten hinzufügen
• Details eines bestehenden Kunden aktualisieren

Nehmen wir das Beispiel von Adolfo, der ein Bekleidungsgeschäft besitzt. Adolfos Postfach ist immer voll mit E-Mails, Rechnungen, Bestellungen und anderen relevanten E-Mail-Anhängen. Jedes Mal, wenn er eine bezahlte Rechnung von einem Kunden erhält, muss er bestimmte Details aus der Rechnung extrahieren und manuell einen Verkaufsbeleg in QuickBooks erstellen.

Das ist zeitaufwendig für ihn, da er sich auch um andere Aspekte seines Geschäfts kümmern muss. Adolfo möchte einen automatisierten Workflow-Prozess haben, vom Moment des Rechnungsempfangs per E-Mail bis zur Erstellung des Verkaufsbelegs in QuickBooks.

So integrieren Sie QuickBooks mit Parseur

Was Sie benötigen:

• Ihr QuickBooks-Konto
• Ein Parseur-Konto
• Ein Zapier-Konto

Schritt 1: Registrieren Sie sich für einen kostenlosen Plan und erstellen Sie Ihre Parseur-Mailbox

Parseur ist komplett und für immer kostenlos für eine begrenzte Anzahl von E-Mails pro Monat, mit allen aktivierten Funktionen.

Nach der Kontoerstellung werden Sie automatisch zur Parseur-Anwendung weitergeleitet, um Ihre Mailbox zu erstellen. Parseur ist ein visuelles Vorlagen-Tool, das eine integrierte Bibliothek von Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle bereitstellt, die die Datenextraktion automatisch übernehmen.

Für diesen Artikel wählen wir die Option Benutzerdefinierte E-Mails und Anhänge, um Daten aus Ihren PDF-Rechnungen zu extrahieren.

Schritt 2: Leiten Sie Ihre Rechnung an Ihre Parseur-Mailbox weiter

Sie erhalten eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Mails und Anhänge an Ihre Parseur-Mailbox senden können.

Sie können auch eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichten, um alle Ihre E-Mails automatisch an die Parseur-Mailbox weiterzuleiten. Für optimale Ergebnisse empfehlen wir, Ihre E-Mails von Ihrem ursprünglichen E-Mail-Client (Gmail, Yahoo, usw.) weiterzuleiten, nicht von Ihrem Telefon oder Desktop-E-Mail-Client (Apple Mail, Outlook, usw.).

Schritt 3: Buchhaltungsdaten extrahieren, um sie an QuickBooks zu senden

Unsere KI-Engine ist für die automatisierte Rechnungsdatenextraktion ohne menschliches Zutun trainiert.

Die geparsten Ergebnisse sehen folgendermaßen aus:

Schritt 4: Senden Sie die extrahierten Rechnungsdaten an QuickBooks

Wie oben erwähnt, können die geparsten E-Mail-Daten an jede gewünschte Anwendung gesendet werden.

Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das zwei oder mehr Apps miteinander verbindet, um wiederkehrende Aufgaben ohne Programmieren zu automatisieren.

Wenn Sie QuickBooks in den Suchergebnissen nicht finden, klicken Sie auf "Zap erstellen" und Sie werden zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.

Verbinden Sie Parseur mit Zapier

Da Sie einen neuen Verkaufsbeleg (mit Einzelposten) hinzufügen, wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet (mit Listenposten)" als Trigger-Ereignis.

Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox aus, damit Zapier die extrahierten Daten abrufen kann.

Verbinden Sie QuickBooks mit Zapier, um Ihren Verkaufsbeleg zu erstellen

Wählen Sie als App „QuickBooks“ und als Aktionsevent „Verkaufsbeleg erstellen“.

Anschließend werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem QuickBooks-Konto anzumelden.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Datenfelder mithilfe der von Parseur extrahierten Daten anpassen, um den Verkaufsbeleg in QuickBooks zu erstellen.

Schritt 5: Testen Sie, ob ein neuer Verkaufsbeleg erstellt wird, wenn eine neue Rechnung in Parseur eingeht

Testen Sie die Integration, bevor Sie den Zap einschalten!

Und das war's! Sie haben jetzt Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse für QuickBooks automatisiert.