Fatigué de créer manuellement des reçus de vente dans QuickBooks ? Mettez votre comptabilité en pilote automatique en automatisant le traitement des factures et des reçus de vente avec Parseur et Zapier !
Que vous soyez indépendant ou que vous gériez une petite ou moyenne entreprise, Intuit QuickBooks vous aidera à accomplir vos tâches grâce à toutes ses fonctionnalités. Il propose aussi bien des applications sur site que des versions cloud.
Dans cet article d'intégration avec Zapier, nous allons vous montrer comment créer automatiquement un reçu de vente dans QuickBooks en ligne à partir de vos e-mails.
Bénéfices de l'automatisation de votre comptabilité QuickBooks
Utiliser un parseur de mails peut vous faire gagner un temps précieux et fluidifier vos processus métier. Parseur est le meilleur parseur d'e-mails sur le marché pour l'intégration avec QuickBooks.
Parseur est un service performant de parsing de documents qui automatise l'extraction de données à partir de mails et de PDF. Les données parsées peuvent être téléchargées ou envoyées dans l'application de votre choix via Zapier.
Ajouter une nouvelle facture (avec gestion des lignes d’articles)
Ajouter un nouveau reçu de vente (avec gestion des lignes d’articles)
Ajouter un nouveau devis
Ajouter une nouvelle dépense
Ajouter une nouvelle facture
Ajouter un nouveau bon de commande
Ajouter un nouveau fournisseur
Mettre à jour les informations d’un client existant
Prenons l'exemple d'Adolfo, propriétaire d'une boutique de vêtements. Sa boîte mail déborde toujours d’e-mails, de factures, de bons de commande et autres pièces jointes importantes. À chaque fois qu'il reçoit une facture payée d’un client, il doit extraire des informations précises de la facture puis créer manuellement un reçu de vente dans QuickBooks.
C’est chronophage, car il doit aussi s’occuper d’autres aspects de sa boutique. Adolfo aimerait mettre en place un processus automatisé qui prenne en charge tout le flux, depuis la réception de la facture par mail jusqu’à la création du reçu de vente dans QuickBooks.
Étapes pour intégrer QuickBooks avec Parseur
Ce dont vous aurez besoin :
Un compte QuickBooks
Un compte Parseur
Un compte Zapier
Étape 1 : Inscrivez-vous gratuitement et créez votre boîte mail Parseur
Parseur est totalement et définitivement gratuit pour un nombre limité d’e-mails envoyés chaque mois, toutes fonctionnalités activées.
Traitez vos documents automatiquement avec Parseur. Simple, puissant, gratuit.
Une fois votre compte créé, vous serez redirigé automatiquement vers l’application Parseur pour créer votre boîte aux lettres. Parseur est un outil visuel de création de modèles doté d’une bibliothèque intégrée de modèles pré-paramétrés pour différents cas d’usage et qui traitera automatiquement l’extraction de données.
Pour cet article, nous sélectionnerons l’option E-mails et pièces jointes personnalisés pour extraire les données de vos factures PDF.
Sélectionner des e-mails et des pièces jointes personnalisés
Étape 2 : Transférez votre facture vers votre boîte mail Parseur
Vous recevrez une adresse e-mail pour pouvoir envoyer vos e-mails et pièces jointes vers votre boîte Parseur.
Vous pouvez aussi configurer une règle de transfert automatique pour envoyer tous vos e-mails vers la boîte Parseur automatiquement. Pour un meilleur résultat, nous recommandons de transférer depuis votre client mail original (Gmail, Yahoo, etc.) et non depuis le client mail de votre téléphone ou ordinateur (Apple Mail, Outlook, etc.).
E-mail reçu dans la boîte aux lettres Parseur
Étape 3 : Extraire les données comptables à envoyer dans QuickBooks
Notre moteur d’IA est entraîné pour extraire automatiquement les données des factures, sans aucune intervention humaine.
Créer un modèle dans Parseur
Les résultats parsés ressembleront à ceci :
Résultats parsés pour QuickBooks
Étape 4 : Envoyer les données de la facture extraites vers QuickBooks
Zapier est un outil d’automatisation cloud qui connecte plusieurs applications entre elles pour automatiser des tâches répétitives sans coder.
Si vous ne trouvez pas QuickBooks dans les résultats de recherche, cliquez sur "créer un zap" et vous serez redirigé vers votre tableau de bord Zapier.
Rechercher QuickBooks sous Zapier
Connecter Parseur à Zapier
Comme vous allez ajouter un nouveau reçu de vente (avec des articles de ligne), choisissez "nouveau document traité (avec des items de liste)" comme événement déclencheur.
Choisissez "nouveau document traité (avec des articles de liste)"
Sélectionnez votre boîte mails Parseur afin que Zapier puisse récupérer les données parsées.
Choisissez votre boîte aux lettres Parseur
Connecter QuickBooks à Zapier pour créer votre reçu de vente
Choisissez QuickBooks en tant qu’"application" et "événement d’action" : Créer un reçu de vente
Vous serez alors invité à vous connecter à votre compte QuickBooks.
Connectez-vous à votre compte QuickBooks
Une fois connecté, vous pourrez personnaliser les champs de données grâce aux données parsées de Parseur pour créer le reçu de vente dans QuickBooks.
Personnaliser les champs de données pour QuickBooks
Étape 5 : Tester si un reçu de vente est créé dès qu'une nouvelle facture est reçue dans Parseur
Testez l'intégration avant d'activer le Zap !
Envoyer un déclencheur de test à ZapierReçu de vente créé automatiquement dans QuickBooks
Et voilà ! Vous avez désormais automatisé votre processus comptable pour QuickBooks.
Qu'est-ce que Parseur ?
Parseur est un logiciel de data extraction puissant pour extraire automatiquement des données d'emails, de PDFs et de documents et automatiser vos workflows.
Toutes les fonctionnalités de Parseur.
Qu’est-ce que QuickBooks ?
QuickBooks est un logiciel de comptabilité développé par Intuit. Créez des factures, organisez vos dépenses, maintenez votre trésorerie, générez des rapports de profits et pertes avec QuickBooks.
Qu'est-ce que Zapier ?
Zapier est un outil d'automatisation cloud qui connecte des applications entre elles. Vous pouvez connecter deux applications ou plus pour automatiser des tâches répétitives sans coder ni dépendre de développeurs pour construire l'intégration.
