Fatigué de créer manuellement des reçus de vente dans QuickBooks ? Simplifiez-vous la vie et automatisez le traitement de vos factures avec Parseur et Zapier. Vous gagnerez du temps et réduirez les risques d'erreurs !
Que vous soyez indépendant ou que vous dirigiez une PME, Intuit QuickBooks vous facilite la tâche grâce à ses nombreuses fonctionnalités, disponibles en versions bureau et cloud.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment automatiser le traitement des factures dans QuickBooks en ligne en créant automatiquement des reçus de vente à partir de vos emails.
Pourquoi automatiser le traitement des factures dans QuickBooks ?
Utiliser un parseur d'emails pour automatiser le traitement des factures dans QuickBooks présente de nombreux avantages : gain de temps, réduction des erreurs, meilleure organisation...
Parseur est le meilleur parseur d'e-mails du marché pour une intégration avec QuickBooks. C'est un outil puissant qui automatise l'extraction des données de vos e-mails et PDF, puis les envoie vers l'application de votre choix via Zapier.
Créer une nouvelle facture (avec gestion des articles)
Créer un nouveau reçu de vente (avec gestion des articles)
Créer un nouveau devis
Ajouter une nouvelle dépense
Ajouter un nouveau bon de commande
Ajouter un nouveau fournisseur
Mettre à jour les informations d'un client existant
Prenons l'exemple d'Adolfo, gérant d'une boutique de vêtements. Sa boîte mail déborde d'emails, de factures, de bons de commande et autres documents importants. Chaque fois qu'il reçoit une facture payée, il doit en extraire manuellement les informations clés pour créer un reçu de vente dans QuickBooks.
C'est une tâche fastidieuse et chronophage qui l'empêche de se consacrer à d'autres aspects de son activité. Adolfo rêve d'un processus automatisé qui créerait automatiquement un reçu de vente dans QuickBooks dès réception d'une facture par email.
Comment automatiser le traitement des factures dans QuickBooks avec Parseur ?
Voici ce dont vous avez besoin :
Un compte QuickBooks
Un compte Parseur
Un compte Zapier
Étape 1 : Créez votre compte Parseur et configurez votre boîte mail
Parseur propose une offre gratuite qui vous permet de traiter un nombre limité d'emails par mois, avec toutes les fonctionnalités incluses.
Pour cet article, nous allons choisir l'option E-mails et pièces jointes personnalisés afin d'extraire les données de vos factures PDF.
Sélectionner des e-mails et des pièces jointes personnalisés
Étape 2 : Transférez votre facture vers votre boîte aux lettres Parseur
Parseur vous fournira une adresse email dédiée à laquelle vous pourrez envoyer vos emails et pièces jointes.
Vous pouvez également configurer une règle de transfert automatique pour transférer automatiquement tous vos emails vers votre boîte aux lettres Parseur. Pour des résultats optimaux, nous vous recommandons d'utiliser votre client de messagerie principal (Gmail, Yahoo, etc.) plutôt que le client de messagerie de votre téléphone ou de votre ordinateur (Apple Mail, Outlook, etc.).
E-mail reçu dans la boîte aux lettres Parseur
Étape 3 : Extrayez les données comptables à envoyer à QuickBooks
Le moteur d'IA de Parseur est capable d'extraire les données de vos factures sans aucune intervention humaine.
Créer un modèle dans Parseur
Les résultats extraits ressembleront à ceci :
Résultats parsés pour QuickBooks
Étape 4 : Envoyez les données extraites vers QuickBooks
Zapier est un outil d'automatisation qui connecte des applications entre elles afin d'automatiser des tâches répétitives sans coder.
Si vous ne trouvez pas QuickBooks dans les résultats de recherche, cliquez sur "créer un zap" pour accéder à votre tableau de bord Zapier.
Rechercher QuickBooks sous Zapier
Connecter Parseur à Zapier
Choisissez "nouveau document traité (avec des articles de liste)" comme événement déclencheur, car nous voulons créer un nouveau reçu de vente avec des articles.
Choisissez "nouveau document traité (avec des articles de liste)"
Sélectionnez votre boîte aux lettres Parseur pour que Zapier puisse récupérer les données extraites.
Choisissez votre boîte aux lettres Parseur
Connecter QuickBooks à Zapier pour créer votre reçu de vente
Choisissez QuickBooks comme "application" et "Créer un reçu de vente" comme "événement d'action".
Vous serez ensuite invité à vous connecter à votre compte QuickBooks.
Connectez-vous à votre compte QuickBooks
Une fois connecté, vous pourrez personnaliser les champs de données à l'aide des données extraites par Parseur pour créer automatiquement le reçu de vente dans QuickBooks.
Personnaliser les champs de données pour QuickBooks
Étape 5 : Testez l'intégration et profitez-en !
Avant d'activer votre Zap, il est important de le tester pour s'assurer que tout fonctionne correctement.
Envoyer un déclencheur de test à ZapierReçu de vente créé automatiquement dans QuickBooks
Et voilà ! Vous avez automatisé le traitement de vos factures dans QuickBooks. Vous gagnerez du temps et réduirez les risques d'erreurs.
Qu'est-ce que Parseur ?
Parseur est un logiciel de data extraction puissant pour extraire automatiquement des données d'emails, de PDFs et de documents et automatiser vos workflows.
Toutes les fonctionnalités de Parseur.
Qu’est-ce que QuickBooks ?
QuickBooks est un logiciel de comptabilité développé par Intuit. Créez des factures, organisez vos dépenses, maintenez votre trésorerie, générez des rapports de profits et pertes avec QuickBooks.
Qu'est-ce que Zapier ?
Zapier est un outil d'automatisation cloud qui connecte des applications entre elles. Vous pouvez connecter deux applications ou plus pour automatiser des tâches répétitives sans coder ni dépendre de développeurs pour construire l'intégration.
Extraction de données basée sur l'IA. Commencez à utiliser Parseur dès aujourd’hui.
Automatisez l'extraction de texte à de vos e-mails, PDFs et tableurs. Économisez des centaines d'heures de travail manuel. Adoptez l'automatisation du travail avec l'IA.
