Automatyzuj przetwarzanie faktur w QuickBooks

Masz dość ręcznego wpisywania paragonów sprzedaży w QuickBooks? Przenieś księgowość na autopilota i automatyzuj przetwarzanie faktur oraz paragonów dzięki połączeniu Parseur i Zapier!

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy prowadzisz małą lub średnią firmę, Intuit QuickBooks pomoże Ci wykonać wszystkie zadania dzięki pełnemu zestawowi funkcji. Aplikacja dostępna jest zarówno w wersji instalowanej lokalnie, jak i chmurowej.

W tym artykule integracyjnym z Zapier pokażemy, jak automatycznie utworzyć paragon sprzedaży w QuickBooks Online na podstawie wiadomości e-mail.

Korzyści z automatyzacji księgowości w QuickBooks

Dzięki parserowi maili oszczędzasz dziesiątki godzin i usprawniasz codzienny workflow. Parseur to najlepszy parser maili do integracji z QuickBooks.

Parseur to zaawansowane narzędzie do automatycznej ekstrakcji danych z e-maili i plików PDF. Wyodrębnione dane możesz pobrać lub przesłać do wybranej aplikacji przez Zapier.

Dzięki integracji QuickBooks z Parseur możesz automatycznie oraz w czasie rzeczywistym:

• Dodawać nowe faktury (w tym z pozycjami na liście)
• Tworzyć paragony sprzedaży (w tym z pozycjami na liście)
• Dodawać nowe wyceny
• Rejestrować wydatki
• Dodawać nowe faktury
• Tworzyć zamówienia zakupu
• Dodawać nowych kontrahentów
• Aktualizować dane bieżących klientów

Przykład: Adolfo prowadzi sklep odzieżowy. Jego skrzynka mailowa jest zawsze pełna wiadomości, faktur, zamówień i innych ważnych załączników. Za każdym razem, gdy otrzymuje opłaconą fakturę od klienta, musi ręcznie wyodrębnić konkretne dane z tej faktury i stworzyć paragon sprzedaży w QuickBooks.

To bardzo czasochłonne, szczególnie gdy prowadzi firmę samodzielnie. Adolfo chciałby zautomatyzować proces od otrzymania faktury mailem aż po wystawienie paragonu sprzedaży w QuickBooks — bez ręcznego przepisywania danych.

Kroki integracji QuickBooks z Parseur

Czego potrzebujesz:

• Konto QuickBooks
• Konto Parseur
• Konto Zapier

Krok 1: Zarejestruj się na bezpłatny plan i utwórz swoją skrzynkę Parseur

Parseur jest w pełni darmowy do określonego limitu e-maili miesięcznie — wszystkie funkcje są aktywne.

Po rejestracji zostaniesz automatycznie przekierowany do aplikacji Parseur, aby utworzyć skrzynkę. Parseur oferuje narzędzie szablonów wizualnych oraz wbudowaną bibliotekę gotowych szablonów dla różnych zastosowań, by automatyzować ekstrakcję danych.

Do tego artykułu wybierz opcję Niestandardowe maile i załączniki, aby wyodrębnić dane z faktur PDF.

Krok 2: Przekaż swoją fakturę do skrzynki Parseur

Otrzymasz adres e-mail, na który możesz kierować wiadomości i załączniki do skrzynki Parseur.

Możesz także skonfigurować regułę automatycznego przekazywania, by wszystkie trafiające do Ciebie maile były automatycznie przesyłane do Parseur. Najlepiej przekierowywać je bezpośrednio z głównego klienta pocztowego (np. Gmail, Yahoo), a nie z aplikacji desktopowych czy mobilnych (Apple Mail, Outlook).

Krok 3: Wyodrębnij dane księgowe do wysyłki do QuickBooks

Silnik AI Parseur jest wyszkolony do ekstrakcji danych z faktur bez udziału człowieka.

Wyodrębnione informacje będą wyglądały następująco:

Krok 4: Wyślij wyodrębnione dane z faktury do QuickBooks

Jak wspomniano wcześniej, wyodrębnione dane z e-maila mogą być przesłane do dowolnej aplikacji, którą wybierzesz.

Zapier to narzędzie do automatyzacji w chmurze, które łączy dwie lub więcej aplikacji w celu automatyzacji powtarzalnych zadań bez kodowania.

Nie widzisz QuickBooks w wynikach wyszukiwania? Kliknij "create zap", a zostaniesz przekierowany do swojego kokpitu Zapier.

Połącz Parseur z Zapier

Chcąc dodać nowy paragon sprzedaży (z pozycjami na liście), ustaw "nowy przetworzony dokument (z elementami listy)" jako wyzwalacz.

Wybierz swoją skrzynkę Parseur, by Zapier mógł pobrać wyodrębnione dane.

Połącz QuickBooks z Zapier w celu utworzenia paragonu sprzedaży

Wybierz jako aplikację QuickBooks, a jako akcję „Utwórz paragon sprzedaży”.

Następnie poproszony zostaniesz o zalogowanie się na swoje konto QuickBooks.

Po połączeniu będziesz mógł spersonalizować pola danych, korzystając z danych wyodrębnionych w Parseur, aby stworzyć paragon sprzedaży w QuickBooks.

Krok 5: Przetestuj, czy paragon sprzedaży jest tworzony po pojawieniu się nowej faktury w Parseur

Sprawdź integrację przed jej pełnym uruchomieniem!

I gotowe! Teraz masz w pełni zautomatyzowaną księgowość w QuickBooks.