主なポイント
- Parseurは、受信した発注書から部品コード、数量、納品条件を抽出し、自動的にPower Automateに送信します。
- Parseurの組み込みAIは、すべての購入者の発注書レイアウトを読み取り、要求されたフィールドを抽出するため、サプライヤーはフォーマットごとに何も構築することなく、数百の購入者からの注文を処理できます。
- Parseurは最大99.9%の精度に達し、オプションで人間の検証ステップを追加できるため、部品コードや納品条件を手動で再確認することなく、本番システムに流し込むことができます。
- Power Automateは、解析された発注書データをコーディングなしでDynamics 365、SharePoint、およびExcelにルーティングします。
サプライヤーは多くの異なる購入者から発注書を受け取りますが、それぞれが独自のレイアウトを持ち、PDF、スキャンされた添付ファイル、メールの本文として届きます。すべての部品コード、数量、納品条件を手作業でMicrosoft 365に再入力するのは時間がかかり、部品コードを1つ入力ミスしただけで誤った商品を出荷してしまう可能性があります。
Parseurは、受信した各発注書をAIで読み取り、重要なフィールドを抽出してPower Automateに直接プッシュすることで、この問題を解決します。そこから、フローによってデータがDynamics 365、SharePointリスト、Excel、またはPower Automateが接続されている任意のシステムに取り込まれます。その結果、注文の取り込みが迅速化し、データがクリーンになり、出荷エラーが減少します。
Power Automateを使用した発注書処理とは何ですか？
Power Automateを使用した発注書処理とは、受信した発注書からデータをキャプチャし、手作業で入力する代わりに、自動化されたフローを通じてMicrosoft 365などのシステムにルーティングする手法です。Power AutomateはMicrosoftのワークフロー自動化プラットフォームであり、Dynamics 365、SharePoint、Excel、Teams、およびその他数百のアプリに接続します。
Power Automate単体では、PDFの発注書を読み取り、部品コードや納品条件を抽出することはできません。ドキュメントをまず構造化されたフィールドに変換するツールが必要です。Parseurがそのツールです。データを抽出し、クリーンでラベル付けされた値を、サプライヤーが制御するPower Automateフローに渡します。
多くの購入者からの発注書を手動で処理するのが難しい理由
多くの購入者からの発注書を手動で処理するのが難しいのは、購入者ごとに注文のフォーマットが異なり、その量がすぐに膨れ上がるからです。購買チームの担当者は各ドキュメントを開き、適切なフィールドを見つけて再入力する必要があります。これは時間がかかり、エラーが発生しやすい作業です。
2024年のDeloitteのレポートによると、ワークフローの自動化は手動の手法と比較して、データ入力エラーを最大90%削減し、処理速度を40〜80%向上させることが一般的です。手動のアプローチは、サプライヤーに次のような特有の問題を引き起こします。
- 部品コードは入力ミスしやすく、間違った部品コードは間違った製品の出荷につながります。
- 納品条件は購入者によって異なり、見落としやすいため、出荷の遅延や早期出荷の原因となります。
- 購入者ごとに異なる発注書フォーマットを使用しているため、担当者が学習すべき単一のレイアウトが存在しません。
- 繁忙期には注文量が急増しますが、手動入力ではスタッフを追加しない限り規模を拡大できません。
- Dynamics 365やSharePointへのデータの再入力は反復的な作業であり、スタッフを本来の注文管理業務から遠ざけてしまいます。
Parseurが発注書から抽出するデータ
Parseurは、ドキュメントがPDF、スキャンされた添付ファイル、メール本文のいずれであっても、発注書からすべての構造化されたフィールドを抽出し、Power Automateがマッピングできるように各フィールドにラベルを付けます。以下の表は、サプライヤーが後続のシステムに送信することが最も多いフィールドを示しています。
| 発注書フィールド | Parseurが抽出するもの | 後続プロセスでの重要性 |
|---|---|---|
| 部品コードまたはSKU | 各明細行の購入者またはサプライヤーの部品番号 | 適切な製品をDynamics 365のフルフィルメントおよび在庫にルーティングします |
| 数量 | 部品コードごとの注文数 | 在庫の割り当てと生産計画を推進します |
| 納品条件 | 希望納期、インコタームズ、および配送指示 | 出荷スケジュールを設定し、遅延や早期配送を防ぎます |
| 購入者情報 | 購入者の名前、住所、および連絡先 | アカウントと配送先を特定します |
| PO番号（発注番号） | 購入者の発注書の参照番号 | 追跡と請求のためにシステム間で注文をリンクします |
| 明細合計 | 各行の価格、小計、および注文の合計 | 請求と注文確認にデータを提供します |
各フィールドは名前付きの値としてPower Automateに到達するため、推測に頼ることなく、フローで部品コードをある列に、納品条件を別の列に落とし込むことができます。
誤った部品コードや納品日がフルフィルメントに混入するのを防ぐ方法
Parseurは、構造化されたドキュメントで最大99.9%の精度に達するAIを使用して各発注書を読み取ることで、誤った部品コードや納品日がフルフィルメントに混入するのを防ぎます。購入者が入力した値とまったく同じ値がPower Automateに取り込まれるため、途中で部品コードや納品条件が再入力されたり、誤って読み取られたりすることはありません。
間違った部品コードは誤出荷に、見落とされた納品条件は注文の遅延や購入者の不満につながるため、この精度は非常に重要です。取り込み時の正確な抽出により、これらのエラーの主な原因である手動の再入力が不要になり、しかもフローの速度を落とすことなく実現できます。解析されたすべての発注書はParseurに記録として残るため、スキャンがおかしいと感じた場合は、ドキュメントを開いて抽出された内容を正確に確認し、元のドキュメントまで値を遡ることができます。
購入者ごとに異なる発注書のレイアウトを処理する方法
Parseurは組み込みのAIを使用して、購入者ごとに異なる発注書のレイアウトを処理します。AIは各ドキュメントを読み取り、コンテキストを特定し、注文のレイアウトに関係なく要求されたフィールドを抽出します。購入者ごとに個別の設定を行う必要はありません。部品コード、数量、納品条件など、必要なフィールドを一度定義するだけで、Parseurはこれまでに見たことのないフォーマットも含め、あらゆるフォーマットからそれらを見つけ出します。
これは、サプライヤーが事業を拡大できるかどうかを決定づける機能です。すべての購入者のレイアウトに対して個別の設定が必要なアプローチは、購入者がフォーマットを変更した瞬間に破綻しますが、ParseurのフィールドベースのAI抽出は、数人の購入者から数百人へとスムーズに拡張できます。要求されるフィールドは受信するすべての発注書に等しく適用されるため、新しい購入者を追加する際に余分な設定は必要ありません。
Parseurを使用して発注書データをPower Automateに送信する方法
Parseurは4つのステップで発注書データをPower Automateに送信し、どの時点でもコーディングは不要です。Parseurは無料で始められるため、サプライヤーは料金を支払う前に完全なフローを設定できます。
ステップ1: Parseurのメールボックスに発注書を送信する
Parseurのメールボックスを作成し、そこに受信した発注書を送信します。購入者がメールボックスの宛先に直接注文を送信することも、手動で転送することも、自動メール転送を設定して新しい注文が届いたときに自動的にParseurに入るようにすることもできます。
ステップ2: 抽出するフィールドをParseurに指示する
部品コード、数量、納品条件など、必要なフィールドを定義します。ParseurのAI OCRエンジンが受信した各注文を読み取り、コンテキストを特定して、購入者のレイアウトに関係なくそれらのフィールドを抽出します。そのため、フォーマットごとに設定するのではなく、一度だけ設定すれば済みます。
ステップ3: 抽出された発注書データを検証する
解析された注文を開き、フィールドが正確に抽出されているか確認します。抽出されたすべての値は、元のドキュメントの横にParseur内で記録として保持されるため、スキャンの品質が悪い場合や異常なレイアウトを見つけた場合でも、各値のソースを元のドキュメントまで遡って確認できます。
ステップ4: ParseurをPower Automateに接続する
Power Automate統合を使用して、発注書が解析されるたびにフローをトリガーします。フローは各フィールドをDynamics 365、SharePointリスト、Excelファイル、または接続されている任意のシステムにマッピングするため、注文はリアルタイムでフルフィルメントツールおよび在庫ツールに届きます。
Power Automateと手動での発注書入力の比較
Parseurを備えたPower Automateは、速度、精度、規模の点で手動の発注書入力を上回ります。これは、納期遵守と人件費を注視するオペレーションマネージャーが最も気にする点です。以下の比較は、注文が正しく時間通りに出荷されるかどうかを決定づける結果に基づいて、その違いをまとめたものです。
| 要素 | 手動での発注書入力 | ParseurとPower Automateの組み合わせ |
|---|---|---|
| 1件あたりの速度 | 発注書ごとに数分の入力作業 | 各発注書が数秒で解析されルーティングされる |
| 部品コードの精度 | 手動入力では約95%、エラーは誤った部品の出荷を招く | オプションの検証ステップで最大99.9% |
| 多数の購入者レイアウトの処理 | 新しいレイアウトのたびにチームの作業が遅れる | 組み込みAIがあらゆるレイアウトを読み取り、フィールド定義は1回のみ |
| 繁忙期の量 | 注文の急増時には追加のスタッフが必要 | 人員を増やさずに数百万のドキュメントにスケールする |
| エラーのコスト | 誤出荷や配送遅延は購入者の信頼を損なう | 取り込み時にエラーを検出してアカウントを保護する |
精度にとどまらず、コスト面のメリットも直接的です。ExpertBeaconによると、発注書処理を自動化する企業は多くの場合、処理時間を65〜80%削減しています。これは、運用チームが注文の入力作業ではなく、注文の管理に費やすことができる時間です。
Power Automateが発注書に最適な選択となる場合
企業がすでにMicrosoft 365、Dynamics 365、またはSharePointを実行している場合、Power Automateは発注書の自動化に最適な選択です。なぜなら、注文データがチームの使い慣れたツールに直接届くからです。ParseurはZapier、Make、Webhook、および直接APIにもエクスポートできるため、どのコネクタを選択するかは、注文データと在庫データがすでにどこに保存されているかによって決まります。
もしプラットフォーム間でまだ迷っている場合は、Zapier、Make、およびPower Automateの比較がそれぞれのトレードオフを分析しています。サプライチェーン全体のより広い視点については、Parseurがサプライチェーンの自動化にどのように適合するか、および発注書ドキュメント自体をどのように処理するかをご覧ください。
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