Principais conclusões
- O Parseur extrai códigos de peças, quantidades e prazos de entrega de ordens de compra recebidas e os envia automaticamente para o Power Automate.
- A IA integrada do Parseur lê o layout da ordem de compra de cada comprador e extrai os campos que você solicitou, permitindo que os fornecedores processem pedidos de centenas de compradores sem criar configurações específicas para cada formato.
- O Parseur alcança até 99,9% de precisão e adiciona uma etapa opcional de validação humana, para que os códigos de peças e prazos de entrega fluam para os sistemas de produção sem a necessidade de uma nova verificação manual.
- O Power Automate roteia os dados analisados das ordens de compra para o Dynamics 365, SharePoint e Excel sem nenhuma programação.
Os fornecedores recebem ordens de compra de muitos compradores diferentes, cada um com seu próprio layout, chegando como PDFs, anexos digitalizados e no corpo de e-mails. Digitar manualmente cada código de peça, quantidade e prazo de entrega no Microsoft 365 é lento, e um único código de peça digitado incorretamente pode resultar no envio dos produtos errados.
O Parseur resolve isso lendo cada ordem de compra recebida com IA, extraindo os campos essenciais e enviando-os diretamente para o Power Automate. Ao integrar uma ordem de compra Power Automate, um fluxo envia os dados para o Dynamics 365, listas do SharePoint, Excel ou qualquer sistema ao qual o Power Automate se conecte. O resultado é uma entrada de pedidos mais rápida, dados mais limpos e menos erros de atendimento.
O que é o processamento de ordens de compra com o Power Automate?
O processamento de uma ordem de compra Power Automate é a prática de capturar os dados das ordens de compra recebidas e roteá-los para os sistemas do Microsoft 365 por meio de fluxos automatizados, em vez de digitá-los à mão. O Power Automate é a plataforma de automação de fluxo de trabalho da Microsoft e se conecta ao Dynamics 365, SharePoint, Excel, Teams e centenas de outros aplicativos.
O Power Automate não consegue ler uma ordem de compra em PDF e extrair o código da peça ou o prazo de entrega por conta própria. Ele precisa de uma ferramenta que primeiro transforme o documento em campos estruturados. O Parseur é essa ferramenta: ele extrai os dados e, em seguida, entrega valores limpos e rotulados a um fluxo do Power Automate que o próprio fornecedor controla.
Por que o processamento manual de ordens de compra de muitos compradores é difícil
O processamento manual de ordens de compra de muitos compradores é um desafio porque cada cliente formata seus pedidos de maneira diferente e o volume aumenta rapidamente. Um membro da equipe de compras precisa abrir cada documento, localizar os campos corretos e redigitá-los, o que é demorado e sujeito a erros.
De acordo com um relatório da Deloitte de 2024, a automação de fluxo de trabalho normalmente oferece até 90% menos erros de entrada de dados e um processamento de 40% a 80% mais rápido em comparação com os métodos manuais. A abordagem manual cria problemas específicos para um fornecedor:
- Códigos de peças são fáceis de serem digitados incorretamente, e um código errado envia o produto errado.
- Os prazos de entrega variam de acordo com o comprador e são fáceis de ignorar, resultando em remessas atrasadas ou precoces.
- Cada comprador usa um formato de ordem de compra diferente, portanto, não há um layout único para a equipe se habituar.
- O volume de pedidos dispara durante períodos de pico, e a entrada manual não consegue escalar sem a contratação de pessoal adicional.
- Redigitar dados no Dynamics 365 ou SharePoint é um trabalho repetitivo que afasta a equipe da verdadeira gestão de pedidos.
Quais dados o Parseur extrai das ordens de compra
O Parseur extrai cada campo estruturado de uma ordem de compra, seja o documento um PDF, um anexo digitalizado ou o corpo de um e-mail, e rotula cada campo para que o Power Automate possa mapeá-lo. A tabela abaixo mostra os campos que um fornecedor mais envia para os sistemas subsequentes.
| Campo da ordem de compra | O que o Parseur extrai | Por que é importante nas etapas seguintes |
|---|---|---|
| Código da peça ou SKU | O número de peça do comprador ou fornecedor para cada item de linha | Encaminha o produto certo para o atendimento e inventário no Dynamics 365 |
| Quantidade | Unidades pedidas por código de peça | Impulsiona a alocação de estoque e o planejamento de produção |
| Prazo de entrega | Data de entrega solicitada, Incoterms e instruções de envio | Define o cronograma de envio e evita entregas atrasadas ou antecipadas |
| Detalhes do comprador | Nome, endereço e contato do comprador | Identifica a conta e o local de entrega |
| Número do pedido (PO) | A referência da ordem de compra do comprador | Vincula o pedido em todos os sistemas para rastreamento e faturamento |
| Totais da linha | Preço, subtotal e total do pedido por linha | Alimenta o faturamento e a confirmação do pedido |
Cada campo chega ao Power Automate como um valor nomeado, de modo que um fluxo pode soltar o código da peça em uma coluna e o prazo de entrega em outra, sem adivinhação.
Como evitar que um código de peça ou data de entrega incorreta chegue ao atendimento
O Parseur evita que um código de peça ou data de entrega incorreta chegue ao atendimento lendo cada ordem de compra com IA, alcançando até 99,9% de precisão em documentos estruturados. O mesmo valor que o comprador digitou é o valor que chega ao Power Automate, garantindo que o código da peça e o prazo de entrega não sejam redigitados ou lidos incorretamente durante o processo.
Isso é importante porque um código de peça incorreto se torna uma remessa incorreta, e um prazo de entrega não cumprido se torna um pedido atrasado e um comprador insatisfeito. A extração precisa na entrada elimina a redigitação manual que causa a maioria desses erros e faz isso sem retardar o fluxo. Toda ordem de compra analisada permanece registrada no Parseur; portanto, se uma digitalização parecer estranha, você poderá abri-la, ver exatamente o que foi extraído e rastrear o valor até o documento original.
Como lidar com um layout de ordem de compra diferente de cada comprador
O Parseur lida com os diferentes layouts de ordens de compra de cada comprador usando sua IA integrada, que lê cada documento, identifica o contexto e extrai os campos solicitados, independentemente de como o pedido esteja estruturado. Você não configura nada por comprador. Você define os campos necessários uma vez, como código da peça, quantidade e prazo de entrega, e o Parseur os encontra em qualquer formato, mesmo naqueles que nunca viu antes.
Esse é o recurso que define se um fornecedor conseguirá ou não escalar. Uma abordagem que exija configurações separadas para o layout de cada comprador falha no momento em que um comprador altera seu formato, mas a extração por IA baseada em campos do Parseur cresce perfeitamente de alguns para centenas de compradores. Adicionar um novo comprador não exige configurações extras, pois os mesmos campos solicitados se aplicam a toda ordem de compra recebida.
Como enviar dados de ordens de compra para o Power Automate com o Parseur
Automatizar o fluxo de uma ordem de compra Power Automate com o Parseur envolve quatro etapas, sem a necessidade de programação em nenhum ponto. É gratuito começar no Parseur, permitindo que o fornecedor configure todo o fluxo antes de pagar qualquer coisa.
Etapa 1: Envie as ordens de compra para uma caixa de correio do Parseur
Crie uma caixa de correio no Parseur e envie as ordens de compra recebidas para ela. Os compradores podem enviar os pedidos diretamente para o endereço da caixa de correio, você pode encaminhá-los manualmente ou configurar o encaminhamento automático de e-mail para que os novos pedidos cheguem ao Parseur automaticamente assim que forem recebidos.
Etapa 2: Diga ao Parseur quais campos extrair
Defina os campos que você deseja, como código da peça, quantidade e prazo de entrega. O mecanismo de OCR com IA do Parseur lê cada pedido recebido, identifica o contexto e extrai esses campos do layout de qualquer comprador, permitindo que você os configure apenas uma vez, em vez de ajustar cada formato individualmente.
Etapa 3: Verifique os dados extraídos da ordem de compra
Abra um pedido analisado para confirmar se os campos estão corretos. Cada valor extraído permanece registrado no Parseur junto ao documento original, para que você possa identificar uma digitalização de baixa qualidade ou um layout incomum e rastrear qualquer valor até sua origem.
Etapa 4: Conecte o Parseur ao Power Automate
Use a integração com o Power Automate para acionar um fluxo sempre que uma ordem de compra for analisada. O fluxo mapeia cada campo para o Dynamics 365, uma lista do SharePoint, um arquivo do Excel ou qualquer sistema conectado, para que o pedido chegue às suas ferramentas de atendimento e inventário em tempo real.
Power Automate versus entrada manual de ordens de compra
O Power Automate em conjunto com o Parseur supera a entrada manual de ordens de compra em velocidade, precisão e escala, que são as principais preocupações de um gerente de operações focado em prazos de entrega e custos de mão de obra. A tabela abaixo detalha as diferenças nos resultados que decidem se os pedidos são enviados corretamente e dentro do prazo.
| Fator | Entrada manual da ordem de compra | Parseur mais Power Automate |
|---|---|---|
| Velocidade por pedido | Minutos de digitação por ordem de compra | Cada ordem de compra é analisada e roteada em segundos |
| Precisão do código da peça | Cerca de 95% com entrada manual; erros enviam peças erradas | Até 99,9% com uma etapa opcional de validação |
| Lidando com muitos layouts de compradores | Um novo layout atrasa a equipe todas as vezes | A IA integrada lê qualquer layout; os campos são definidos uma única vez |
| Volume de pico | Requer equipe extra quando os pedidos aumentam | Escala para milhões de documentos sem aumento do quadro de funcionários |
| Custo dos erros | Remessas erradas e entregas com atraso prejudicam a confiança do comprador | Erros detectados na entrada protegem a conta |
Além da precisão, a questão do custo é direta. De acordo com a ExpertBeacon, as empresas que automatizam o processamento de ordens de compra frequentemente observam uma redução de 65% a 80% no tempo de processamento — tempo que a equipe de operações pode gastar gerenciando os pedidos em vez de digitá-los.
Quando o Power Automate é a escolha certa para ordens de compra
O Power Automate é a escolha certa para a automação de ordens de compra quando uma empresa já opera com o Microsoft 365, Dynamics 365 ou SharePoint, pois os dados dos pedidos são direcionados para ferramentas que a equipe já usa. O Parseur também exporta para Zapier, Make, webhooks e uma API direta; portanto, a escolha do conector dependerá de onde os seus dados de pedidos e inventário já estão hospedados.
Se você ainda estiver decidindo entre plataformas, esta comparação entre Zapier, Make e Power Automate detalha os prós e contras. Para ter uma visão mais ampla da cadeia de suprimentos, veja como o Parseur se encaixa na automação da cadeia de suprimentos e como ele lida com o documento da ordem de compra em si.
Última atualização em
