Kluczowe wnioski
- Parseur wyodrębnia kody części, ilości i warunki dostawy z przychodzących zamówień zakupu i automatycznie wysyła je do Power Automate.
- Wbudowana sztuczna inteligencja Parseur odczytuje układ zamówienia zakupu od każdego kupującego i wyodrębnia żądane pola, dzięki czemu dostawcy mogą przetwarzać zamówienia od setek klientów bez tworzenia osobnych konfiguracji dla każdego formatu.
- Parseur osiąga dokładność do 99,9% i oferuje opcjonalny krok weryfikacji przez człowieka, dzięki czemu kody części i warunki dostawy mogą bezpiecznie trafiać do systemów produkcyjnych bez konieczności ręcznego sprawdzania.
- Wykorzystując zamówienia zakupu Power Automate automatycznie kieruje przetworzone dane do Dynamics 365, SharePoint i Excela, bez potrzeby jakiegokolwiek kodowania.
Dostawcy otrzymują zamówienia zakupu od wielu różnych kupujących, a każde z nich ma własny układ – w formie plików PDF, zeskanowanych załączników lub treści wiadomości e-mail. Ręczne przepisywanie każdego kodu części, ilości i warunków dostawy do systemu Microsoft 365 jest powolne, a jeden błędnie wpisany kod części może doprowadzić do wysłania niewłaściwego towaru.
Parseur rozwiązuje ten problem, odczytując każde przychodzące zamówienie zakupu za pomocą sztucznej inteligencji, wyodrębniając istotne pola i przesyłając je bezpośrednio do Power Automate. Stamtąd przepływ umieszcza dane w Dynamics 365, na listach SharePoint, w Excelu lub w dowolnym innym systemie, z którym łączy się Power Automate. Rezultatem jest szybsze przyjmowanie zamówień, czystsze dane i znacznie mniej błędów podczas realizacji.
Czym jest przetwarzanie zamówień zakupu za pomocą Power Automate?
Automatyzacja zamówienia zakupu Power Automate polega na przechwytywaniu danych z przychodzących dokumentów i kierowaniu ich do systemów Microsoft 365 za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych. Power Automate to zaawansowana platforma Microsoftu do automatyzacji, która łączy się z Dynamics 365, SharePoint, Excelem, Teams i setkami innych aplikacji biznesowych.
Sam w sobie Power Automate nie potrafi odczytać zamówienia zakupu z pliku PDF i wyciągnąć z niego kodu części lub warunków dostawy. Najpierw potrzebuje narzędzia, które przekształci taki dokument w ustrukturyzowane pola. Tym narzędziem jest Parseur – wyodrębnia on dane, a następnie przekazuje czyste, opisane wartości do przepływu Power Automate, który pozostaje pod pełną kontrolą dostawcy.
Dlaczego ręczne przetwarzanie zamówień zakupu od wielu kupujących jest trudne
Ręczne przetwarzanie zamówień zakupu od wielu kupujących bywa trudne, ponieważ każdy z nich formatuje swoje zamówienia inaczej, a wolumen dokumentów szybko rośnie. Pracownik działu obsługi zamówień musi otwierać każdy dokument, znajdować odpowiednie pola i przepisywać je do systemu. Jest to proces nie tylko powolny, ale również wysoce podatny na błędy.
Według raportu Deloitte z 2024 r., automatyzacja przepływu pracy zazwyczaj zapewnia do 90% mniej błędów przy wprowadzaniu danych i od 40 do 80% szybsze przetwarzanie w porównaniu z metodami ręcznymi. Ręczne podejście stwarza specyficzne i kosztowne problemy dla dostawcy:
- Kody części łatwo wpisać z błędem, a zły kod to wysyłka niewłaściwego produktu.
- Warunki dostawy różnią się w zależności od kupującego i łatwo je przeoczyć, co powoduje opóźnienia lub przedwczesne wysyłki.
- Każdy kupujący korzysta z innego formatu zamówienia zakupu, więc nie ma jednego uniwersalnego wzoru, którego można by się nauczyć.
- Wolumen zamówień rośnie w okresach szczytowych, a ręczne wprowadzanie jest niezwykle trudne do skalowania bez zatrudniania dodatkowego personelu.
- Przepisywanie danych do Dynamics 365 lub SharePoint to powtarzalna praca, która niepotrzebnie odciąga pracowników od właściwego zarządzania zamówieniami.
Jakie dane Parseur wyodrębnia z zamówień zakupu
Parseur precyzyjnie wyodrębnia każde ustrukturyzowane pole z zamówienia zakupu, niezależnie od tego, czy dokument jest plikiem PDF, zeskanowanym załącznikiem, czy treścią e-maila. Następnie odpowiednio oznacza każde pole, aby Power Automate mógł je bez problemu zmapować. Poniższa tabela przedstawia informacje, które dostawcy najczęściej przesyłają dalej w zautomatyzowanym procesie.
| Pole zamówienia zakupu | Co wyodrębnia Parseur | Dlaczego ma to znaczenie na dalszym etapie |
|---|---|---|
| Kod części lub SKU | Numer części kupującego lub dostawcy dla każdej pozycji na liście | Kieruje odpowiedni produkt do realizacji i inwentaryzacji w systemie Dynamics 365 |
| Ilość | Jednostki zamówione dla danego kodu części | Steruje alokacją zapasów i planowaniem produkcji |
| Warunki dostawy | Żądana data dostawy, reguły Incoterms i instrukcje wysyłkowe | Ustalają harmonogram wysyłek i zapobiegają opóźnieniom lub przedwczesnym dostawom |
| Dane kupującego | Imię i nazwisko (lub nazwa firmy), adres i dane kontaktowe kupującego | Identyfikują konto klienta i docelowe miejsce dostawy |
| Numer zamówienia zakupu (PO) | Numer referencyjny zamówienia nadany przez kupującego | Łączy zamówienie w różnych systemach w celu sprawnego śledzenia i fakturowania |
| Sumy pozycji | Cena, suma częściowa i suma całkowita zamówienia dla danej pozycji | Zasila systemy rozliczeniowe i generuje potwierdzenia zamówień |
Każde pole trafia do Power Automate jako nazwana wartość. Dzięki temu przepływ może bez zgadywania umieścić na przykład kod części w jednej kolumnie, a warunki dostawy w drugiej.
Jak uchronić się przed błędnym kodem części lub datą dostawy podczas realizacji zamówień
Parseur zapobiega przedostaniu się błędnych kodów części lub dat dostawy do etapu realizacji. Dokonuje tego, odczytując każde zamówienie zakupu za pomocą zaawansowanej sztucznej inteligencji, która osiąga dokładność do 99,9% w przypadku ustrukturyzowanych dokumentów. Dokładnie ta sama wartość, którą wpisał kupujący, trafia bezpośrednio do Power Automate, więc kod części i warunki dostawy nie są po drodze przepisywane ani błędnie odczytywane.
Ma to kluczowe znaczenie biznesowe, ponieważ błędny kod części prowadzi do błędnej wysyłki, a pominięte warunki dostawy oznaczają opóźnione zamówienie i niezadowolonego klienta. Dokładne wyodrębnianie danych na samym wejściu eliminuje ręczne przepisywanie, które jest główną przyczyną tego typu pomyłek, i robi to bez jakiegokolwiek spowalniania całego przepływu. Ponadto każde przetworzone zamówienie zakupu pozostaje w archiwum Parseur. Jeśli więc jakikolwiek skan wyda Ci się podejrzany, możesz go otworzyć, zobaczyć dokładnie, co zostało wyodrębnione, i łatwo prześledzić każdą wartość aż do oryginalnego dokumentu.
Jak radzić sobie z różnym układem zamówień od każdego kupującego
Parseur doskonale radzi sobie z różnorodnymi układami zamówień zakupu od kupujących dzięki wbudowanej sztucznej inteligencji, która czyta każdy dokument, rozpoznaje kontekst i wyodrębnia żądane pola – niezależnie od specyficznego formatu zamówienia. Nie musisz konfigurować osobnych reguł dla każdego z nich. Wystarczy, że raz zdefiniujesz potrzebne pola, takie jak kod części, ilość czy warunki dostawy, a Parseur odnajdzie je w każdym formacie, nawet w takim, którego nigdy wcześniej nie widział.
To kluczowa funkcjonalność, która decyduje o tym, czy dostawca może swobodnie skalować swoją działalność. Podejście wymagające oddzielnej konfiguracji dla układu każdego kupującego załamuje się w momencie jakiejkolwiek zmiany formatu dokumentu. Z kolei ekstrakcja AI oparta na polach w Parseur płynnie radzi sobie ze wzrostem od garstki do nawet setek kupujących. Dodanie nowego klienta nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji, ponieważ te same zdefiniowane pola mają zastosowanie do każdego przychodzącego zamówienia zakupu.
Jak wysyłać dane zamówień zakupu do Power Automate za pomocą Parseur
Parseur wysyła dane z zamówień zakupu do Power Automate w czterech prostych krokach, przy czym na żadnym etapie nie jest od Ciebie wymagane kodowanie. Rozpoczęcie pracy z Parseur jest darmowe, co pozwala dostawcy na pełne skonfigurowanie przepływu i jego przetestowanie przed poniesieniem jakichkolwiek kosztów.
Krok 1: Wyślij zamówienia zakupu do skrzynki Parseur
Utwórz skrzynkę w Parseur i zacznij wysyłać do niej przychodzące zamówienia. Kupujący mogą wysyłać zamówienia bezpośrednio na unikalny adres skrzynki, ale możesz też przekazywać je ręcznie lub skonfigurować automatyczne przekierowywanie e-maili w swojej domenie. Dzięki temu nowe zamówienia będą trafiały do Parseur od razu po ich otrzymaniu.
Krok 2: Wskaż Parseur, które pola ma wyodrębnić
Zdefiniuj pola, których potrzebujesz, takie jak kod części, ilość i warunki dostawy. Silnik AI OCR od Parseur czyta każde przychodzące zamówienie, analizuje jego kontekst i wyodrębnia wybrane pola z absolutnie dowolnego układu kupującego. Dzięki temu przeprowadzasz konfigurację tylko raz, zamiast żmudnie dostosowywać system do każdego formatu z osobna.
Krok 3: Zweryfikuj wyodrębnione dane zamówienia
Otwórz przetworzone zamówienie, aby potwierdzić, że wyodrębnione pola wyglądają prawidłowo. Każda wartość zostaje zapisana w Parseur tuż obok oryginalnego dokumentu. Umożliwia to szybkie wyłapanie słabej jakości skanu lub wyjątkowo nietypowego układu oraz wyśledzenie każdej danej wprost u źródła.
Krok 4: Połącz Parseur z Power Automate
Skorzystaj z gotowej integracji Power Automate, aby automatycznie uruchamiać przepływ za każdym razem, gdy zamówienie zakupu zostanie przetworzone. Przepływ ten bezbłędnie mapuje każde pole do Dynamics 365, listy SharePoint, pliku Excel lub dowolnego innego podłączonego systemu, dzięki czemu zamówienie błyskawicznie trafia do narzędzi do realizacji i inwentaryzacji w czasie rzeczywistym.
Power Automate a ręczne wprowadzanie zamówień zakupu
Power Automate w połączeniu z Parseur znacznie przewyższa ręczne wprowadzanie zamówień pod względem szybkości, dokładności i ogromnej skali. Są to aspekty, na których najbardziej zależy kierownikom operacyjnym, nadzorującym terminowe dostawy i optymalizację kosztów pracy. Poniższe zestawienie dobrze ukazuje kluczowe różnice w kontekście wyników decydujących o prawidłowej i terminowej wysyłce zamówień.
| Czynnik | Ręczne wprowadzanie zamówień zakupu | Parseur z Power Automate |
|---|---|---|
| Czas na zamówienie | Minuty żmudnego wpisywania dla każdego zamówienia | Każde zamówienie jest przetwarzane i kierowane dalej w ułamku sekundy |
| Dokładność kodu części | Około 95% przy ręcznym wprowadzaniu; błędy skutkują wysyłką złych części | Do 99,9% z opcjonalnym krokiem weryfikacji przez człowieka |
| Obsługa różnych układów od kupujących | Nowy układ za każdym razem drastycznie spowalnia zespół | Wbudowana sztuczna inteligencja odczytuje każdy format; pola definiuje się tylko raz |
| Szczytowe natężenie | Wymaga natychmiastowego wsparcia personelu przy nagłym wzroście zamówień | Skaluje się do milionów dokumentów bez żadnego zwiększania zatrudnienia |
| Koszt błędów | Błędne wysyłki i opóźnienia w dostawach nadszarpują zaufanie kupującego | Błędy wyłapane na samym wejściu skutecznie chronią relacje z klientem |
Oprócz znacznej poprawy dokładności, bezpośrednio odczuwalna jest redukcja kosztów. Zgodnie z analizą portalu ExpertBeacon, firmy, które zautomatyzowały przetwarzanie zamówień zakupu, często odnotowują skrócenie czasu przetwarzania od 65% do nawet 80%. Jest to czas, który Twój zespół operacyjny może zainwestować we właściwe zarządzanie zamówieniami i dbanie o klienta, zamiast bezproduktywnego przepisywania danych.
Kiedy Power Automate to właściwy wybór dla zamówień zakupu
Power Automate to idealny wybór do automatyzacji zamówień zakupu w sytuacji, gdy Twoja firma korzysta już z ekosystemu Microsoft 365, Dynamics 365 lub SharePoint. Dane zamówień trafiają w ten sposób prosto do narzędzi, na których Twój zespół pracuje każdego dnia. Parseur bez problemu eksportuje dane również do platform Zapier, Make, poprzez webhooki oraz bezpośrednie API. Wybór odpowiedniego konektora zależy zatem głównie od tego, gdzie już teraz znajdują się Twoje dane dotyczące zamówień i zapasów.
Jeśli nadal wahasz się między różnymi platformami integracyjnymi, przygotowaliśmy zestawienie Zapier, Make i Power Automate, które szczegółowo analizuje zalety i wady każdego z nich. Aby spojrzeć nieco szerzej na ogólną kwestię łańcucha dostaw, zobacz, jak Parseur wpasowuje się w automatyzację łańcucha dostaw i jak skutecznie radzi sobie z samym dokumentem zamówienia zakupu.
Ostatnia aktualizacja
