Wichtige Erkenntnisse
- Parseur extrahiert Artikelnummern, Mengen und Lieferbedingungen aus eingehenden Bestellungen und sendet sie automatisch an Power Automate.
- Die integrierte KI von Parseur liest das Bestelllayout jedes Käufers und extrahiert die von Ihnen angeforderten Felder, sodass Lieferanten Bestellungen von Hunderten von Käufern verarbeiten können, ohne für jedes Format manuelle Anpassungen vorzunehmen.
- Parseur erreicht eine Genauigkeit von bis zu 99,9 % und bietet einen optionalen menschlichen Validierungsschritt, sodass Artikelnummern und Lieferbedingungen fehlerfrei in Produktionssysteme fließen können.
- Eine Bestellung über Power Automate zu verarbeiten, leitet geparste Bestelldaten ohne jeglichen Programmieraufwand direkt in Dynamics 365, SharePoint und Excel weiter.
Lieferanten erhalten Bestellungen von vielen verschiedenen Käufern, jede in ihrem eigenen Layout, die als PDFs, gescannte Anhänge oder E-Mail-Texte eingehen. Das manuelle Abtippen jeder Artikelnummer, Menge und Lieferbedingung in Microsoft 365 ist zeitaufwendig, und eine einzige falsch eingegebene Artikelnummer kann dazu führen, dass die falschen Waren versendet werden.
Parseur löst dieses Problem, indem es jede eingehende Bestellung mit KI ausliest, die wichtigen Felder extrahiert und die Daten für die Bestellung Power Automate-gestützt weiterleitet. Von dort aus legt ein Flow die Daten in Dynamics 365, SharePoint-Listen, Excel oder einem beliebigen System ab, mit dem Power Automate verbunden ist. Das Ergebnis ist eine schnellere Erfassung der Aufträge, eine höhere Datenqualität und deutlich weniger Fehler bei der Auftragsabwicklung.
Was ist Bestellabwicklung mit Power Automate?
Die Bestellabwicklung mit Power Automate ist die Praxis, die Daten aus eingehenden Bestellungen automatisiert zu erfassen und sie über Flows in Microsoft 365-Systeme zu leiten, anstatt sie manuell abzutippen. Power Automate ist die Workflow-Automatisierungsplattform von Microsoft und verbindet sich nahtlos mit Dynamics 365, SharePoint, Excel, Teams und Hunderten anderer Apps.
Von Haus aus kann Power Automate keine PDF-Bestellung auslesen und spezifische Artikelnummern oder Lieferbedingungen extrahieren. Es benötigt ein Tool, das das Dokument zuerst in strukturierte Felder umwandelt. Parseur übernimmt exakt diese Aufgabe: Es extrahiert die Daten und übergibt dann saubere, klar strukturierte Werte an einen Power Automate-Flow, den der Lieferant vollständig kontrolliert.
Warum die manuelle Verarbeitung von Bestellungen vieler Käufer schwierig ist
Die manuelle Verarbeitung von Bestellungen verschiedener Käufer ist schwierig, weil jeder Kunde seine Bestellungen anders formatiert und sich das Arbeitsvolumen schnell summiert. Ein Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung muss jedes Dokument öffnen, die richtigen Felder heraussuchen und sie manuell in das System übertragen – ein Prozess, der sowohl langsam als auch extrem fehleranfällig ist.
Laut einem Deloitte-Bericht von 2024 liefert Workflow-Automatisierung im Vergleich zu manuellen Methoden typischerweise bis zu 90 % weniger Dateneingabefehler und eine um 40 bis 80 % schnellere Verarbeitung. Der manuelle Ansatz schafft spezifische Probleme für jeden Lieferanten:
- Artikelnummern können leicht falsch abgetippt werden, was unweigerlich zum Versand des falschen Produkts führt.
- Lieferbedingungen variieren je nach Käufer und werden leicht übersehen, was zu verspäteten oder verfrühten Lieferungen führt.
- Jeder Käufer verwendet ein anderes Bestellformat, sodass es kein einheitliches Layout gibt, an dem man sich orientieren könnte.
- Das Bestellvolumen steigt in Spitzenzeiten stark an, und die manuelle Eingabe lässt sich ohne zusätzliches Personal nicht skalieren.
- Die erneute Eingabe von Daten in Dynamics 365 oder SharePoint ist eine repetitive Arbeit, die qualifizierte Mitarbeiter von der eigentlichen Auftragsverwaltung und Kundenbetreuung abhält.
Welche Daten Parseur aus Bestellungen extrahiert
Parseur extrahiert jedes strukturierte Feld aus einer Bestellung, unabhängig davon, ob es sich bei dem Dokument um ein PDF, einen gescannten Anhang oder einen E-Mail-Text handelt. Jedes Feld wird so aufbereitet, dass Power Automate es problemlos zuordnen kann. Die folgende Tabelle zeigt die Felder, die ein Lieferant am häufigsten für nachgelagerte Prozesse benötigt:
| Bestellfeld | Was Parseur extrahiert | Warum es nachgelagert wichtig ist |
|---|---|---|
| Artikelnummer oder SKU | Die Teilenummer des Käufers oder Lieferanten für jede Bestellposition | Leitet das richtige Produkt in die Erfüllung und aktualisiert den Bestand in Dynamics 365 |
| Menge | Bestellte Einheiten pro Artikelnummer | Steuert die Bestandszuweisung und Produktionsplanung |
| Lieferbedingung | Gewünschtes Lieferdatum, Incoterms und Versandanweisungen | Legt den Versandzeitplan fest und verhindert verspätete oder verfrühte Lieferungen |
| Käuferdetails | Name, Adresse und Kontaktdaten des Käufers | Identifiziert das Kundenkonto und die korrekte Lieferadresse |
| Bestellnummer (PO) | Die Bestellreferenz des Käufers | Verknüpft die Bestellung systemübergreifend zur Nachverfolgung und Rechnungsstellung |
| Positionsbeträge | Preis, Zwischensumme und Gesamtbestellwert pro Position | Dient als Grundlage für die Rechnungsstellung und Bestellbestätigung |
Wenn Parseur die Daten übergibt, kommt jedes Feld in Power Automate als benannter Wert an. So kann ein Flow die Artikelnummer in eine Spalte und die Lieferbedingungen in eine andere übertragen, ohne dass manuelle Anpassungen nötig sind.
Wie man eine falsche Artikelnummer oder ein falsches Lieferdatum von der Auftragsabwicklung fernhält
Parseur verhindert, dass eine falsche Artikelnummer oder ein falsches Lieferdatum in die Auftragsabwicklung gelangt, indem es jede Bestellung mit KI liest, die bei strukturierten Dokumenten eine Genauigkeit von bis zu 99,9 % erreicht. Der exakte Wert, den der Käufer eingegeben hat, ist der Wert, der an das System übermittelt wird. So werden Artikelnummern und Lieferbedingungen auf dem Weg dorthin nicht falsch abgetippt oder fehlerhaft interpretiert.
Das ist entscheidend, denn eine falsche Artikelnummer führt zu einer Fehllieferung, und eine übersehene Lieferbedingung zu einer verspäteten Bestellung und verärgerten Kunden. Die präzise Extraktion bei der Datenerfassung beseitigt das manuelle Abtippen, das die meisten dieser Fehler verursacht – und das, ohne den Workflow zu verlangsamen. Jede geparste Bestellung bleibt in Parseur gespeichert. Wenn ein Scan also jemals unleserlich aussieht, können Sie ihn öffnen, genau prüfen, was extrahiert wurde, und den Wert bis zum Originaldokument zurückverfolgen.
Wie man mit einem unterschiedlichen Bestelllayout von jedem Käufer umgeht
Parseur verarbeitet die unterschiedlichen Bestelllayouts jedes Käufers mühelos mit seiner integrierten KI, die jedes Dokument liest, den Kontext identifiziert und die gewünschten Felder unabhängig vom Aufbau der Bestellung extrahiert. Sie müssen nichts pro Käufer konfigurieren. Sie definieren die benötigten Felder wie z. B. Artikelnummer, Menge und Lieferbedingungen nur ein einziges Mal, und Parseur findet sie in jedem Format – auch in solchen, die das System noch nie zuvor gesehen hat.
Das ist genau die Fähigkeit, die darüber entscheidet, ob ein Lieferant erfolgreich skalieren kann. Ein Ansatz, der für jedes Käuferlayout eine separate Einrichtung erfordert, scheitert in dem Moment, in dem ein Kunde sein Format ändert. Die feldbasierte KI-Extraktion von Parseur wächst jedoch problemlos von einer Handvoll Käufern auf Hunderte an. Das Hinzufügen eines neuen Käufers erfordert keine zusätzliche Konfiguration, da die gleichen angeforderten Felder für jede eingehende Bestellung gelten.
Wie man Bestelldaten mit Parseur an Power Automate sendet
Um für jede eingehende Bestellung Power Automate als effizienten Automatisierungsprozess zu nutzen, sendet Parseur die Bestelldaten in vier simplen Schritten – ganz ohne Programmieraufwand. Parseur ist anfangs kostenlos, sodass ein Lieferant den kompletten Flow einrichten und testen kann, bevor Kosten anfallen.
Schritt 1: Senden Sie Bestellungen an eine Parseur-Mailbox
Erstellen Sie eine Parseur-Mailbox und leiten Sie eingehende Bestellungen dorthin weiter. Käufer können ihre Bestellungen direkt an die Mailbox-Adresse senden, Sie können diese manuell weiterleiten, oder Sie richten eine automatische E-Mail-Weiterleitung ein, sodass neue Aufträge direkt beim Eintreffen in Parseur landen.
Schritt 2: Teilen Sie Parseur mit, welche Felder extrahiert werden sollen
Definieren Sie die gewünschten Felder, wie z. B. Artikelnummer, Menge und Lieferbedingungen. Die KI-OCR-Engine von Parseur liest jede eingehende Bestellung, identifiziert den Kontext und extrahiert diese Felder aus dem Layout jedes Käufers. So müssen Sie die Felder nur einmal festlegen, anstatt jedes Format einzeln zu konfigurieren.
Schritt 3: Überprüfen Sie die extrahierten Bestelldaten
Öffnen Sie eine geparste Bestellung, um zu bestätigen, dass die Felder korrekt aussehen. Jeder extrahierte Wert bleibt in Parseur neben dem Originaldokument gespeichert, sodass Sie einen schlechten Scan oder ein ungewöhnliches Layout sofort erkennen und jeden Wert bis zu seiner Quelle zurückverfolgen können.
Schritt 4: Verbinden Sie Parseur mit Power Automate
Nutzen Sie die Power Automate-Integration, um einen Flow auszulösen, sobald eine Bestellung geparst wurde. Der Flow ordnet jedes Feld in Dynamics 365, einer SharePoint-Liste, einer Excel-Datei oder einem beliebigen verbundenen System zu, sodass die Bestellung Ihre Erfüllungs- und Bestandstools in Echtzeit erreicht.
Power Automate im Vergleich zur manuellen Bestelleingabe
Die Kombination aus Parseur und Power Automate übertrifft die manuelle Bestelleingabe in puncto Geschwindigkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit bei Weitem. Das sind genau die Metriken, auf die ein Betriebsleiter achtet, wenn es um pünktliche Lieferungen und die Senkung von Arbeitskosten geht. Der folgende Vergleich verdeutlicht den Unterschied anhand der Ergebnisse, die letztlich entscheiden, ob Bestellungen korrekt und termingerecht versendet werden.
| Faktor | Manuelle Bestelleingabe | Parseur plus Power Automate |
|---|---|---|
| Geschwindigkeit pro Bestellung | Minutenlanges Abtippen pro Bestellung | Jede Bestellung wird in Sekunden geparst und weitergeleitet |
| Genauigkeit der Artikelnummer | Rund 95 % bei manueller Eingabe, Fehler führen zum Versand falscher Teile | Bis zu 99,9 % mit einem optionalen Validierungsschritt |
| Umgang mit vielen Käuferlayouts | Ein neues Layout bremst das Team jedes Mal aus | Integrierte KI liest jedes Layout, Felder werden nur einmal definiert |
| Spitzenvolumen | Erfordert zusätzliches Personal, wenn Bestellungen sprunghaft ansteigen | Skaliert auf Millionen von Dokumenten ohne zusätzlichen Personalaufwand |
| Kosten von Fehlern | Fehllieferungen und verspätete Lieferungen schaden dem Vertrauen der Kunden | Bei der Erfassung erkannte Fehler schützen die Kundenbeziehung |
Neben der Genauigkeit ist auch der Kostenaspekt eindeutig. Laut ExpertBeacon verzeichnen Unternehmen, die die Bestellabwicklung automatisieren, häufig eine Reduzierung der Bearbeitungszeit um 65 bis 80 %. Das ist wertvolle Zeit, die ein operatives Team für die aktive Kundenbetreuung und Auftragsverwaltung nutzen kann, anstatt Daten abzutippen.
Wann Power Automate die richtige Wahl für Bestellungen ist
Wenn Sie für die Verarbeitung Ihrer Bestellung Power Automate in Betracht ziehen, ist dies besonders dann die richtige Wahl für die Bestellautomatisierung, wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365, Dynamics 365 oder SharePoint nutzt. Die Bestelldaten landen direkt in den Tools, die Ihr Team ohnehin bereits verwendet. Parseur exportiert die Daten auch an Zapier, Make, Webhooks oder über eine direkte API, sodass die Wahl des Konnektors letztlich davon abhängt, wo Ihre Bestell- und Bestandsdaten zentral gespeichert sind.
Falls Sie sich noch zwischen verschiedenen Plattformen entscheiden müssen, schlüsselt dieser Vergleich von Zapier, Make und Power Automate die jeweiligen Vor- und Nachteile auf. Für das breitere Bild der Lieferkette lesen Sie gerne, wie sich Parseur in die Lieferkettenautomatisierung einfügt und wie es das Bestelldokument selbst effizient handhabt.
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