Viktiga insikter
- Parseur extraherar artikelnummer, kvantiteter och leveransvillkor från varje inkommande inköpsorder; Power Automate tar sedan automatiskt emot och bearbetar denna data.
- Parseurs inbyggda AI läser av varje köpares inköpsorderlayout och extraherar de fält du begärt, så att leverantörer kan hantera beställningar från hundratals köpare utan att behöva anpassa systemet för varje specifikt format.
- Parseur når en noggrannhet på upp till 99,9 % och erbjuder ett valfritt manuellt valideringssteg, vilket säkerställer att korrekta artikelnummer och leveransvillkor kan flöda in i affärssystemen utan behov av manuell dubbelkoll.
- Power Automate dirigerar den tolkade inköpsorderdatan vidare till Dynamics 365, SharePoint och Excel helt utan krav på programmering.
Leverantörer tar emot inköpsordrar från en mängd olika köpare, var och en med sin egen layout, som anländer som PDF-filer, skannade bilagor och e-postmeddelanden. Att manuellt mata in varje artikelnummer, kvantitet och leveransvillkor i Microsoft 365 är tidskrävande, och en enda felskrivning kan leda till att helt fel varor skickas iväg.
Parseur löser detta genom att med hjälp av AI läsa av varje inkommande inköpsorder och extrahera de fält som är viktiga. I ett flöde för inköpsorder Power Automate skickas datan sedan vidare helt per automatik. Därifrån läser ett flöde in datan i Dynamics 365, SharePoint-listor, Excel eller något annat system som Power Automate ansluter till. Resultatet är snabbare ordermottagning, renare data och avsevärt färre fel vid orderuppfyllelsen.
Vad är hantering av inköpsordrar med Power Automate?
Att hantera inköpsordrar med Power Automate innebär att man fångar upp data från inkommande beställningar och dirigerar den rakt in i Microsoft 365-ekosystemet genom automatiserade flöden, istället för att skriva in all information för hand. Power Automate är Microsofts plattform för arbetsflödesautomatisering och den ansluter sömlöst till Dynamics 365, SharePoint, Excel, Teams och hundratals andra applikationer.
På egen hand kan Power Automate dock inte läsa en inköpsorder i PDF-format för att dra ut specifika data som artikelnummer eller leveransvillkor. Det krävs ett verktyg som först omvandlar dokumentet till strukturerad data. Parseur är just det verktyget: det extraherar datan och överlämnar sedan rena, namngivna värden till ett Power Automate-flöde som leverantören har full kontroll över.
Varför det är svårt att manuellt hantera inköpsordrar från många köpare
Att manuellt hantera inköpsordrar från en mängd olika köpare är utmanande eftersom varje köpare formaterar sina ordrar på olika sätt, samtidigt som volymen snabbt kan öka. En person i kundtjänst- eller orderteamet måste öppna varje dokument, lokalisera rätt fält och knappa in dem manuellt, vilket är både tidsödande och felbenäget.
Enligt en rapport från Deloitte 2024 leder arbetsflödesautomatisering vanligtvis till upp emot 90 % färre fel vid datainmatning och 40 till 80 % snabbare hantering jämfört med manuella metoder. Det manuella tillvägagångssättet skapar flera specifika problem för en leverantör:
- Artikelnummer är lätta att skriva fel, och ett felaktigt nummer leder direkt till att fel produkt skickas.
- Leveransvillkor varierar från köpare till köpare och är lätta att missa, vilket kan orsaka antingen försenade eller för tidiga leveranser.
- Varje köpare använder ett unikt format för sin inköpsorder, vilket innebär att det inte finns någon enhetlig layout för personalen att lära sig.
- Ordervolymen skjuter i höjden under högsäsong, och den manuella inmatningen kan inte skalas upp utan att man anställer mer personal.
- Att knappa in data på nytt i Dynamics 365 eller SharePoint är ett repetitivt arbete som stjäl tid från värdeskapande orderhantering och kundservice.
Vilken data Parseur extraherar från inköpsordrar
Parseur extraherar alla strukturerade fält från en inköpsorder, oavsett om dokumentet är en PDF, en skannad bilaga eller ett e-postmeddelande, och namnger varje fält. I en integration för inköpsorder Power Automate kan sedan verktyget enkelt mappa dessa fält vidare till rätt plats. Tabellen nedan visar de fält som en leverantör oftast skickar vidare i flödet.
| Inköpsorderfält | Vad Parseur extraherar | Varför det spelar roll i nästa led |
|---|---|---|
| Artikelnummer eller SKU | Köparens eller leverantörens artikelnummer för varje orderrad | Dirigerar rätt produkt till orderuppfyllelse och lager i Dynamics 365 |
| Kvantitet | Antal beställda enheter per artikelnummer | Styr lagertilldelning och produktionsplanering |
| Leveransvillkor | Begärt leveransdatum, Incoterms och leveransinstruktioner | Fastställer leveransschemat och förhindrar för sen eller för tidig leverans |
| Köparuppgifter | Köparens namn, adress och kontaktuppgifter | Identifierar kontot och leveransadressen |
| Inköpsordernummer | Köparens referensnummer för inköpsordern | Länkar ordern mellan system för spårning och fakturering |
| Radsummor | Pris, delsumma och ordertotal per rad | Förser fakturering och orderbekräftelse med data |
Varje fält anländer till Power Automate som ett namngivet värde, så att ett flöde smidigt kan placera artikelnumret i en specifik kolumn och leveransvillkoret i en annan, helt utan gissningslekar.
Hur man håller felaktiga artikelnummer eller leveransdatum borta från orderuppfyllelsen
Parseur håller felaktiga artikelnummer eller leveransdatum borta från orderuppfyllelsen genom att läsa av varje inköpsorder med en AI som når upp till 99,9 % noggrannhet på strukturerade dokument. Samma värde som köparen skrev in är det exakta värde som landar i Power Automate, vilket säkerställer att varken artikelnumret eller leveransvillkoren blir felskrivna eller feltolkade på vägen.
Detta är avgörande eftersom ett felaktigt artikelnummer blir en felaktig leverans, och ett missat leveransvillkor resulterar i en sen order och en missnöjd kund. Noggrann dataextrahering vid mottagandet eliminerar den manuella inmatning som i de flesta fall är grundorsaken till dessa fel, och gör det utan att sakta ner arbetsflödet. Varje tolkad inköpsorder sparas säkert i Parseur. Skulle en skanning någonsin se otydlig ut kan du enkelt öppna den, kontrollera exakt vad som extraherades och spåra värdet tillbaka till originaldokumentet.
Hur man hanterar olika inköpsorderlayouter från varje köpare
Parseur hanterar de varierande layouterna för inköpsordrar från varje köpare med hjälp av sin inbyggda AI. Den läser varje dokument, identifierar kontexten och extraherar de fält du har specificerat, oavsett hur ordern råkar vara utformad. Du behöver inte konfigurera någonting separat per köpare. Du definierar fälten du behöver en enda gång – såsom artikelnummer, kvantitet och leveransvillkor – och Parseur hittar dem i valfritt format, även sådana den aldrig har stött på tidigare.
Detta är en nyckelfunktion för att en leverantör ska kunna skala upp sin verksamhet. En lösning som kräver separat konfiguration för varje specifik layout bryter samman så fort en köpare ändrar sitt format. Parseurs fältbaserade AI-extrahering växer däremot sömlöst från en handfull köpare till hundratals. Att integrera en ny köpare kräver ingen ytterligare konfiguration, eftersom samma definierade fält per automatik gäller för varje ny inkommande inköpsorder.
Hur man skickar inköpsorderdata till Power Automate med Parseur
Parseur skickar inköpsorderdata till Power Automate i fyra enkla steg, helt utan att det krävs någon programmering under processens gång. Parseur är gratis att komma igång med, så en leverantör kan sätta upp och testa hela flödet innan man betalar något.
Steg 1: Skicka inköpsordrar till en Parseur-brevlåda
Skapa en Parseur-brevlåda och skicka inkommande inköpsordrar till den. Köparna kan skicka sina ordrar direkt till brevlådans e-postadress, eller så kan du vidarebefordra dem manuellt. Du kan också sätta upp en automatisk vidarebefordran av e-post så att nya ordrar hamnar i Parseur direkt när de anländer.
Steg 2: Tala om för Parseur vilka fält som ska extraheras
Definiera de fält du vill ha, såsom artikelnummer, kvantitet och leveransvillkor. Parseurs AI OCR-motor läser varje inkommande order, identifierar kontexten och extraherar dessa fält från vilken köpares layout som helst. På så sätt behöver du bara göra konfigurationen en enda gång.
Steg 3: Verifiera den extraherade inköpsorderdatan
Öppna en tolkad order för att bekräfta att fälten ser rätt ut. Varje extraherat värde sparas i Parseur sida vid sida med originaldokumentet, så att du enkelt kan upptäcka en undermålig skanning eller en ovanlig layout och spåra eventuella avvikande värden tillbaka till källan.
Steg 4: Anslut Parseur till Power Automate
Använd Power Automate-integrationen för att automatiskt utlösa ett flöde så fort en inköpsorder har tolkats. Flödet mappar sedan in varje fält i Dynamics 365, en SharePoint-lista, en Excel-fil eller i valfritt anslutet system. På så sätt når ordern dina system för orderuppfyllelse och lagerhantering i realtid.
Power Automate jämfört med manuell inmatning av inköpsordrar
Kombinationen av Power Automate och Parseur slår manuell inmatning av inköpsordrar med hästlängder när det gäller hastighet, noggrannhet och skalbarhet – faktorer som varje verksamhetschef som övervakar leveranstider och arbetskostnader prioriterar högst. Jämförelsen nedan ställer skillnaderna i relation till de resultat som avgör om ordrar skickas ut korrekt och i tid.
| Faktor | Manuell inmatning av inköpsorder | Parseur plus Power Automate |
|---|---|---|
| Hastighet per order | Minuter av inmatning per inköpsorder | Varje inköpsorder tolkas och dirigeras på sekunder |
| Noggrannhet för artikelnummer | Runt 95 % med manuell inmatning, fel leder till att fel delar skickas | Upp till 99,9 % med ett valfritt valideringssteg |
| Hantering av många köparlayouter | En ny layout saktar ner teamet varje gång | Inbyggd AI läser vilken layout som helst, fält definieras en gång |
| Högsäsongsvolymer | Kräver extra personal när orderingången ökar | Skalar till miljontals dokument utan att öka personalstyrkan |
| Kostnad för fel | Felaktiga och sena leveranser skadar köparens förtroende | Fel som fångas upp vid mottagandet skyddar kontot |
Utöver den ökade noggrannheten är kostnadsbesparingarna direkta. Enligt ExpertBeacon ser företag som automatiserar hanteringen av inköpsordrar ofta en minskning av hanteringstiden med 65 till 80 %. Detta frigör värdefull tid som ett kundserviceteam istället kan ägna åt strategisk orderhantering, snarare än manuell stansning av data.
När Power Automate är rätt val för inköpsordrar
Power Automate är det naturliga valet för automatisering av inköpsordrar när ett företag redan använder Microsoft 365, Dynamics 365 eller SharePoint, eftersom orderdatan då landar i verktyg som teamet redan är vana vid att arbeta med. Parseur exporterar även data till Zapier, Make, webhooks och ett direkt API, så valet av plattform beror helt enkelt på var din order- och lagerdata redan hanteras.
Om du fortfarande väljer mellan olika plattformar kan denna jämförelse av Zapier, Make och Power Automate hjälpa dig att bryta ner för- och nackdelarna. För att få den bredare bilden av hela leveranskedjan, se hur Parseur passar in i automatisering av leveranskedjan och hur det hanterar själva inköpsorderdokumentet.
Senast uppdaterad
