Punti Chiave
- Parseur estrae codici articolo, quantità e termini di consegna dagli ordini di acquisto in arrivo e li invia automaticamente a Power Automate.
- L'IA integrata di Parseur legge il layout degli ordini di acquisto di ogni acquirente ed estrae i campi richiesti, permettendo ai fornitori di elaborare ordini da centinaia di acquirenti senza dover configurare ogni singolo formato.
- Parseur raggiunge fino al 99,9% di precisione e aggiunge un passaggio opzionale di convalida umana, così i codici articolo e i termini di consegna possono fluire nei sistemi di produzione senza ricontrolli manuali.
- Power Automate indirizza i dati degli ordini di acquisto analizzati verso Dynamics 365, SharePoint ed Excel senza alcuna necessità di programmazione.
I fornitori ricevono ordini di acquisto da molti acquirenti diversi, ciascuno con il proprio layout, sotto forma di PDF, allegati scansionati e testo delle e-mail. Ridigitare a mano ogni codice articolo, quantità e termine di consegna in Microsoft 365 è un'operazione lenta e un singolo codice articolo digitato male può causare la spedizione della merce sbagliata.
Parseur risolve questo problema leggendo ogni ordine di acquisto in arrivo con l'IA, estraendo i campi fondamentali e inviandoli direttamente a Power Automate. Da lì, un flusso trasferisce i dati in Dynamics 365, elenchi SharePoint, Excel o in qualsiasi altro sistema a cui Power Automate è connesso. Il risultato è un'acquisizione degli ordini più veloce, dati più puliti e meno errori nel processo di evasione.
Cos'è l'elaborazione di un ordine di acquisto Power Automate?
L'elaborazione di un ordine di acquisto Power Automate è la pratica di acquisire i dati dagli ordini di acquisto in arrivo e di indirizzarli nei sistemi Microsoft 365 attraverso flussi automatizzati, invece di digitarli a mano. Power Automate è la piattaforma di automazione dei flussi di lavoro di Microsoft e si connette a Dynamics 365, SharePoint, Excel, Teams e centinaia di altre app.
Da solo, Power Automate non può leggere un ordine di acquisto in PDF ed estrarre il codice articolo o il termine di consegna. Ha bisogno prima di uno strumento che trasformi il documento in campi strutturati. Parseur è proprio quello strumento: estrae i dati e consegna valori puliti e strutturati a un flusso di Power Automate controllato dal fornitore.
Perché l'elaborazione manuale di ordini di acquisto da molti acquirenti è difficile
Elaborare manualmente gli ordini di acquisto di molti acquirenti è difficile perché ogni cliente formatta i propri ordini in modo diverso e il volume si accumula rapidamente. Un membro del team acquisti deve aprire ogni documento, individuare i campi giusti e ridigitarli, un processo sia lento che soggetto a errori.
Secondo un report Deloitte del 2024, l'automazione dei flussi di lavoro riduce in genere fino al 90% gli errori di inserimento dati e garantisce un'elaborazione dal 40 all'80% più veloce rispetto ai metodi manuali. L'approccio manuale crea infatti problemi specifici per un fornitore:
- I codici articolo sono facili da digitare in modo errato e un codice sbagliato causa la spedizione del prodotto sbagliato.
- I termini di consegna variano per ogni acquirente e possono sfuggire facilmente, causando spedizioni in ritardo o anticipate.
- Ogni acquirente utilizza un diverso formato per l'ordine di acquisto, quindi non esiste un unico layout che un operatore possa memorizzare.
- Non è possibile gestire i picchi di volume degli ordini nei periodi di massima attività senza assumere personale aggiuntivo per il data entry.
- Reinserire i dati in Dynamics 365 o SharePoint è un lavoro ripetitivo che distoglie il personale dalla vera gestione operativa degli ordini.
Quali dati Parseur estrae dagli ordini di acquisto
Parseur estrae ogni campo strutturato da un ordine di acquisto, sia che il documento sia un PDF, un allegato scansionato o il corpo di un'e-mail, ed etichetta ogni campo in modo che Power Automate possa mapparlo. La tabella seguente mostra i campi che un fornitore invia più spesso ai sistemi a valle.
| Campo dell'ordine di acquisto | Cosa estrae Parseur | Perché è importante a valle |
|---|---|---|
| Codice articolo o SKU | Il codice articolo dell'acquirente o del fornitore per ogni singola voce | Indirizza il prodotto giusto verso l'evasione e l'inventario in Dynamics 365 |
| Quantità | Unità ordinate per codice articolo | Guida l'allocazione delle scorte e la pianificazione della produzione |
| Termini di consegna | Data di consegna richiesta, Incoterms e istruzioni di spedizione | Stabilisce il programma di spedizione e previene le consegne in ritardo o in anticipo |
| Dettagli acquirente | Nome, indirizzo e contatto dell'acquirente | Identifica l'account e l'indirizzo di spedizione |
| Numero PO (Ordine di acquisto) | Il riferimento dell'ordine di acquisto dell'acquirente | Collega l'ordine tra i vari sistemi per il monitoraggio e la fatturazione |
| Totali di riga | Prezzo, subtotale e totale dell'ordine per riga | Fornisce i dati per la fatturazione e la conferma d'ordine |
Ogni campo arriva in Power Automate come valore nominato (named value), così un flusso può inserire automaticamente il codice articolo in una colonna e il termine di consegna in un'altra senza alcun margine di errore.
Come tenere un codice articolo o una data di consegna errati fuori dall'evasione degli ordini
Parseur evita che un codice articolo o una data di consegna errati entrino nel processo di evasione leggendo ogni ordine di acquisto con un'IA che raggiunge fino al 99,9% di accuratezza sui documenti strutturati. Lo stesso valore digitato dall'acquirente è il valore che arriva in Power Automate, in modo che il codice articolo e il termine di consegna non vengano ridigitati o letti male lungo il percorso.
Questo è fondamentale perché un codice articolo sbagliato diventa una spedizione sbagliata, e un termine di consegna mancato si trasforma in un ordine in ritardo e in un cliente insoddisfatto. L'estrazione accurata all'ingresso elimina la ridigitazione manuale che causa la maggior parte di questi errori, e lo fa senza rallentare il flusso di lavoro. Ogni ordine di acquisto analizzato rimane in archivio in Parseur, quindi se un'estrazione sembra sospetta, puoi aprirla, vedere esattamente cosa è stato catturato e tracciare il valore fino al documento originale.
Come gestire un layout diverso dell'ordine di acquisto per ogni acquirente
Parseur gestisce layout diversi per ogni ordine di acquisto ricevuto dagli acquirenti tramite la sua IA integrata, che legge ogni documento, identifica il contesto ed estrae i campi richiesti, indipendentemente da come è impostato l'ordine. Non è necessario configurare nulla per il singolo acquirente. Definisci una sola volta i campi di cui hai bisogno, come il codice articolo, la quantità e i termini di consegna, e Parseur li individua in qualsiasi formato, anche in quelli che non ha mai visto prima.
Questa è la funzionalità determinante per la scalabilità di un fornitore. Un approccio che richiede una configurazione separata per il layout di ogni acquirente diventa obsoleto nel momento in cui quest'ultimo cambia il proprio formato, ma l'estrazione IA di Parseur basata sui campi permette di scalare facilmente da una manciata di clienti a centinaia. L'aggiunta di un nuovo acquirente non richiede configurazioni extra, perché gli stessi campi richiesti si applicano a ogni ordine di acquisto in arrivo.
Come inviare i dati di un ordine di acquisto a Power Automate con Parseur
L'invio dei dati di un ordine di acquisto a Power Automate tramite Parseur avviene in quattro semplici passaggi, senza mai richiedere competenze di programmazione. Iniziare a usare Parseur è gratuito, consentendo a un fornitore di impostare l'intero flusso prima di dover sostenere alcun costo.
Passaggio 1: Inviare gli ordini di acquisto a una casella di posta Parseur
Crea una casella di posta Parseur e inviale gli ordini di acquisto in arrivo. Gli acquirenti possono inviare gli ordini direttamente all'indirizzo della casella di posta, oppure puoi inoltrarli manualmente o impostare l'inoltro automatico delle e-mail in modo che i nuovi ordini arrivino su Parseur in tempo reale.
Passaggio 2: Indicare a Parseur quali campi estrarre
Definisci i campi desiderati, come codice articolo, quantità e termini di consegna. Il motore OCR IA di Parseur legge ogni ordine in arrivo, identifica il contesto ed estrae i campi dal layout di qualsiasi acquirente. In questo modo li imposti una sola volta invece di dover configurare ogni singolo formato.
Passaggio 3: Verificare i dati estratti dell'ordine di acquisto
Apri un ordine analizzato per confermare che i campi siano corretti. Ogni valore estratto rimane in archivio in Parseur accanto al documento originale, in modo da poter individuare facilmente una scansione di scarsa qualità o un layout insolito e tracciare qualsiasi valore fino alla sua fonte.
Passaggio 4: Collegare Parseur a Power Automate
Utilizza l'integrazione con Power Automate per attivare un flusso nel momento in cui un ordine di acquisto viene analizzato. Il flusso mappa ogni campo in Dynamics 365, in un elenco di SharePoint, in un file Excel o in qualsiasi altro sistema connesso, in modo che l'ordine raggiunga i tuoi strumenti di evasione e inventario in tempo reale.
Power Automate contro l'inserimento manuale degli ordini di acquisto
L'utilizzo di Power Automate abbinato a Parseur batte l'inserimento manuale degli ordini di acquisto in termini di velocità, precisione e scalabilità, ovvero le tre metriche che stanno più a cuore a un responsabile delle operations che deve garantire consegne puntuali e ottimizzare i costi del lavoro. Il confronto sottostante evidenzia la differenza in termini di risultati per assicurare che gli ordini vengano spediti correttamente e nei tempi stabiliti.
| Fattore | Inserimento manuale degli ordini di acquisto | Parseur più Power Automate |
|---|---|---|
| Velocità per ordine | Minuti di digitazione per ogni ordine di acquisto | Ogni ordine di acquisto viene analizzato e indirizzato in pochi secondi |
| Precisione del codice articolo | Circa il 95% con l'inserimento manuale, gli errori causano la spedizione di parti sbagliate | Fino al 99,9% con un passaggio di convalida opzionale |
| Gestione di molti layout di acquirenti | Un nuovo layout rallenta il team ogni volta | L'IA integrata legge qualsiasi layout, i campi si definiscono una sola volta |
| Picco di volume | Richiede personale extra quando gli ordini aumentano | Scala fino a milioni di documenti senza l'aggiunta di personale |
| Costo degli errori | Spedizioni errate e consegne in ritardo danneggiano la fiducia dell'acquirente | Gli errori vengono rilevati in fase di acquisizione, tutelando il rapporto con il cliente |
Oltre alla precisione, la questione dei costi è molto chiara. Secondo ExpertBeacon, le aziende che automatizzano l'elaborazione degli ordini di acquisto spesso vedono una riduzione del 65-80% nei tempi di elaborazione, tempo prezioso che un team operativo può dedicare alla vera gestione degli ordini anziché al data entry.
Quando scegliere la combinazione ordine di acquisto Power Automate
Automatizzare un ordine di acquisto Power Automate è la scelta ideale quando un'azienda utilizza già Microsoft 365, Dynamics 365 o SharePoint, poiché i dati dell'ordine confluiscono direttamente negli strumenti che il team già utilizza quotidianamente. Parseur permette di esportare i dati anche verso Zapier, Make, webhook e tramite un'API diretta; la scelta del connettore, quindi, dipende da dove risiedono già i dati degli ordini e dell'inventario.
Se stai ancora valutando quale piattaforma adottare, questo confronto tra Zapier, Make e Power Automate analizza i compromessi tra le varie soluzioni. Per avere un quadro più ampio della catena di approvvigionamento, scopri come Parseur si inserisce nell'automazione della supply chain e come gestisce il documento dell'ordine di acquisto stesso.
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