Belangrijkste punten
- Parseur extraheert artikelcodes, hoeveelheden en leveringsvoorwaarden uit inkomende inkooporders en stuurt ze automatisch naar Power Automate.
- De ingebouwde AI van Parseur leest de inkooporderlay-out van elke koper en extraheert de velden waar je om hebt gevraagd, zodat leveranciers bestellingen van honderden kopers kunnen verwerken zonder iets per formaat te hoeven bouwen.
- Parseur behaalt een nauwkeurigheid tot 99,9% en voegt een optionele menselijke validatiestap toe, zodat artikelcodes en leveringsvoorwaarden naar productiesystemen kunnen stromen zonder handmatige hercontrole.
- Power Automate stuurt geparseerde inkoopordergegevens door naar Dynamics 365, SharePoint en Excel zonder te hoeven coderen.
Leveranciers ontvangen inkooporders van veel verschillende kopers, elk in hun eigen lay-out, binnenkomend als pdf's, gescande bijlagen en e-mailteksten. Het handmatig overtypen van elke artikelcode, hoeveelheid en leveringsvoorwaarde in Microsoft 365 is traag, en een enkele verkeerd getypte artikelcode kan ervoor zorgen dat de verkeerde goederen de deur uitgaan.
Parseur lost dit op door elke inkomende inkooporder met AI te lezen, de belangrijke velden te extraheren en deze rechtstreeks naar Power Automate te sturen. Van daaruit plaatst een stroom (flow) de gegevens in Dynamics 365, SharePoint-lijsten, Excel of een willekeurig ander systeem waarmee Power Automate is verbonden. Het resultaat is een snellere orderinname, schonere gegevens en minder fouten bij de afhandeling.
Wat is de verwerking van inkooporders met Power Automate?
Het verwerken van een inkooporder in Power Automate houdt in dat je gegevens uit inkomende inkooporders vastlegt en deze doorstuurt naar Microsoft 365-systemen via geautomatiseerde stromen, in plaats van dit handmatig in te typen. Power Automate is het workflowautomatiseringsplatform van Microsoft en maakt verbinding met Dynamics 365, SharePoint, Excel, Teams en honderden andere apps.
Power Automate kan op zichzelf geen pdf-inkooporder lezen en de artikelcode of leveringsvoorwaarde eruit halen. Het heeft een tool nodig die het document eerst omzet in gestructureerde velden. Parseur is die tool: het extraheert de gegevens en overhandigt vervolgens schone, gelabelde waarden aan een Power Automate-stroom die de leverancier beheert.
Waarom het handmatig verwerken van inkooporders van veel kopers moeilijk is
Het handmatig verwerken van inkooporders van veel kopers is lastig omdat elke koper zijn inkooporders anders opmaakt en het volume snel oploopt. Een medewerker van het inkoopteam moet elk document openen, de juiste velden vinden en deze overtypen, wat zowel traag als foutgevoelig is.
Volgens een 2024 Deloitte report levert workflowautomatisering doorgaans tot 90% minder gegevensinvoerfouten en een 40 tot 80% snellere verwerking op in vergelijking met handmatige methoden. De handmatige aanpak zorgt voor specifieke problemen voor een leverancier:
- Artikelcodes zijn gemakkelijk verkeerd in te typen, en met een verkeerde artikelcode wordt het verkeerde product verzonden.
- Leveringsvoorwaarden verschillen per koper en worden gemakkelijk over het hoofd gezien, wat leidt tot te late of te vroege verzendingen.
- Elke koper gebruikt een ander formaat inkooporder, er is dus geen eenduidige lay-out voor een medewerker om te leren.
- Het ordervolume piekt tijdens drukke periodes, en handmatige invoer kan niet opschalen zonder extra personeel toe te voegen.
- Het opnieuw invoeren van gegevens in Dynamics 365 of SharePoint is repetitief werk dat het personeel weghoudt van het echte orderbeheer.
Welke gegevens extraheert Parseur uit inkooporders
Parseur extraheert elk gestructureerd veld uit een inkooporder, of het document nu een pdf, een gescande bijlage of een e-mailtekst is, en labelt elk veld zodat Power Automate het correct kan toewijzen. De onderstaande tabel toont de velden die een leverancier het vaakst doorstuurt.
| Inkooporderveld | Wat Parseur extraheert | Waarom het stroomafwaarts belangrijk is |
|---|---|---|
| Artikelcode of SKU | Het onderdeelnummer van de koper of leverancier voor elk regelitem | Stuurt het juiste product naar de orderafhandeling en voorraad in Dynamics 365 |
| Hoeveelheid | Bestelde eenheden per artikelcode | Stuurt voorraadtoewijzing en productieplanning aan |
| Leveringsvoorwaarde | Gevraagde leveringsdatum, Incoterms en verzendinstructies | Bepaalt het verzendschema en voorkomt te late of te vroege levering |
| Gegevens van de koper | Naam, adres en contactgegevens van de koper | Identificeert het account en de verzendlocatie |
| Inkoopordernummer | De inkooporderreferentie van de koper | Koppelt de order over verschillende systemen voor tracering en facturering |
| Regeltotalen | Prijs, subtotaal en ordertotaal per regel | Voedt de facturering en orderbevestiging |
Elk veld komt aan in Power Automate als een gestructureerde waarde, zodat een stroom de artikelcode in de ene kolom kan plaatsen en de leveringsvoorwaarde in de andere, zonder giswerk.
Hoe je een verkeerde artikelcode of leveringsdatum uit de orderafhandeling houdt
Parseur houdt een verkeerde artikelcode of leveringsdatum uit de afhandeling door elke inkooporder te lezen met AI die tot 99,9% nauwkeurigheid bereikt op gestructureerde documenten. Dezelfde waarde die de koper heeft getypt, is de waarde die via de inkooporder Power Automate binnenkomt, zodat de artikelcode en leveringsvoorwaarde onderweg niet opnieuw worden getypt of verkeerd worden gelezen.
Dit is cruciaal, omdat een verkeerde artikelcode een verkeerde zending veroorzaakt, en een gemiste leveringsvoorwaarde een te late bestelling en een ontevreden koper tot gevolg heeft. Nauwkeurige extractie bij inname verwijdert het handmatige overtypen dat de meeste van die fouten veroorzaakt, en doet dit zonder het proces te vertragen. Elke geparseerde inkooporder blijft opgeslagen in Parseur, dus als een scan er ooit vreemd uitziet, kun je deze openen, precies zien wat er is geëxtraheerd, en de waarde terugleiden naar het originele document.
Hoe om te gaan met een andere inkooporderlay-out van elke koper
Parseur kan moeiteloos omgaan met de verschillende inkooporderlay-outs van kopers dankzij de ingebouwde AI. Deze leest elk document, identificeert de context en extraheert de velden waar je om hebt gevraagd, ongeacht hoe de order is ingedeeld. Je configureert niets per koper. Je definieert eenmalig de velden die je nodig hebt, zoals artikelcode, hoeveelheid en leveringsvoorwaarde, en Parseur vindt ze in elk formaat, zelfs een formaat dat het nog niet eerder heeft gezien.
Dit is de mogelijkheid die bepaalt of een leverancier kan opschalen. Een aanpak die voor de lay-out van elke koper een afzonderlijke configuratie vereist, loopt vast op het moment dat een koper zijn formaat wijzigt. De veldgebaseerde AI-extractie van Parseur groeit daarentegen probleemloos mee van een handvol kopers naar honderden. Het toevoegen van een nieuwe koper vereist geen extra configuratie, omdat dezelfde opgevraagde velden van toepassing zijn op elke inkomende inkooporder.
Hoe je inkoopordergegevens naar Power Automate stuurt met Parseur
Een inkooporder aan Power Automate koppelen met Parseur gaat in vier stappen, zonder dat er op enig moment programmeerkennis vereist is. Parseur is gratis om mee te beginnen, dus een leverancier kan de volledige stroom opzetten voordat hij ook maar iets betaalt.
Stap 1: Stuur inkooporders naar een Parseur-mailbox
Maak een Parseur-mailbox aan en stuur hier inkomende inkooporders naartoe. Kopers kunnen bestellingen rechtstreeks naar het mailboxadres sturen, je kunt ze handmatig doorsturen, of je kunt automatische e-maildoorsturing instellen zodat nieuwe bestellingen direct in Parseur belanden zodra ze binnenkomen.
Stap 2: Vertel Parseur welke velden geëxtraheerd moeten worden
Definieer de velden die je wilt extraheren, zoals artikelcode, hoeveelheid en leveringsvoorwaarde. De AI OCR engine van Parseur leest elke inkomende order, identificeert de context en extraheert deze velden uit de lay-out van elke koper, zodat je ze één keer instelt in plaats van elk formaat afzonderlijk te configureren.
Stap 3: Verifieer de geëxtraheerde inkoopordergegevens
Open een geparseerde bestelling om te bevestigen dat de velden er goed uitzien. Elke geëxtraheerde waarde blijft opgeslagen in Parseur naast het originele document, zodat je een slechte scan of ongebruikelijke lay-out kunt herkennen en elke waarde kunt herleiden naar de bron.
Stap 4: Verbind Parseur met Power Automate
Gebruik de Power Automate integration om een stroom te activeren wanneer een inkooporder wordt geparseerd. De stroom wijst elk veld toe aan Dynamics 365, een SharePoint-lijst, een Excel-bestand of een ander gekoppeld systeem, zodat de order in realtime in je afhandelings- en voorraadtools aankomt.
Power Automate versus handmatige invoer van inkooporders
Power Automate in combinatie met Parseur verslaat de handmatige invoer van inkooporders op het gebied van snelheid, nauwkeurigheid en schaal. Dit is het belangrijkste voor een operationeel manager die let op tijdige levering en arbeidskosten. De onderstaande vergelijking toont het verschil met betrekking tot de resultaten die bepalen of bestellingen correct en op tijd worden verzonden.
| Factor | Handmatige invoer van inkooporders | Parseur plus Power Automate |
|---|---|---|
| Snelheid per order | Minuten typen per inkooporder | Elke inkooporder wordt in seconden geparseerd en doorgestuurd |
| Nauwkeurigheid artikelcode | Ongeveer 95% bij handmatige invoer, fouten leiden tot verzending van verkeerde onderdelen | Tot 99,9% met een optionele validatiestap |
| Omgaan met veel koperslay-outs | Een nieuwe lay-out vertraagt het team elke keer | Ingebouwde AI leest elke lay-out, velden één keer gedefinieerd |
| Piekvolume | Vereist extra personeel wanneer het aantal bestellingen stijgt | Schaalt naar miljoenen documenten zonder extra personeel |
| Kosten van fouten | Verkeerde zendingen en te late leveringen schaden het vertrouwen van de koper | Fouten opgemerkt bij inname beschermen het account |
Naast nauwkeurigheid zijn de kostenvoordelen direct zichtbaar. Volgens ExpertBeacon zien bedrijven die het verwerken van inkooporders automatiseren vaak een vermindering van 65 tot 80% in verwerkingstijd, wat tijd is die een operationeel team kan besteden aan het proactief beheren van bestellingen in plaats van deze enkel in te typen.
Wanneer is Power Automate de juiste keuze voor inkooporders?
Power Automate is de juiste keuze voor inkooporderautomatisering wanneer een bedrijf al gebruikmaakt van Microsoft 365, Dynamics 365 of SharePoint, omdat de ordergegevens direct terechtkomen in tools die het team al gebruikt. Parseur exporteert ook naar Zapier, Make, webhooks en een directe API, dus de keuze voor een connector is afhankelijk van waar jouw order- en voorraadgegevens zich al bevinden.
Als je nog twijfelt tussen platforms, zet deze vergelijking van Zapier, Make, and Power Automate de voor- en nadelen voor je op een rij. Bekijk voor het bredere supply chain-proces hoe Parseur in supply chain automation past en hoe het met het purchase order document zelf omgaat.
Laatst bijgewerkt op
