Introduction : Comprendre le traitement des factures en 2025
Le traitement des factures est essentiel au flux de travail des comptes fournisseurs (AP) de toute entreprise. Qu'une société reçoive des centaines ou des milliers de factures par mois, l'efficacité du traitement de ces documents a un impact direct sur la trésorerie, les relations fournisseurs et la précision financière.
Saviez-vous que le traitement manuel des factures peut coûter aux entreprises entre 12 $ et 30 $ par facture ?
Malgré les avancées technologiques, de nombreuses entreprises s'appuient encore sur un traitement manuel des factures, qui est lent, sujet aux erreurs et coûteux. À mesure que les organisations passent à l'automatisation propulsée par l’IA, le traitement des factures gagne en efficacité, en précision et en évolutivité.
Ce guide explore ce qu’est le traitement des factures, les défis des flux de travail traditionnels et la façon dont l’automatisation transforme ce processus.
Qu'est-ce que le traitement des factures ?
Le traitement des factures désigne l’ensemble du flux de travail de réception, de vérification, d’approbation et de paiement des factures fournisseurs. Ce processus garantit que les entreprises suivent et rapprochent correctement les factures des fournisseurs, enregistrent avec précision les dépenses et respectent la conformité avec les règlementations financières. Il inclut généralement plusieurs étapes, telles que la réception des factures, l’extraction des données, la validation par rapport aux bons de commande, les workflows d’approbation, le traitement des paiements et l’archivage pour de futurs audits.
Le flux de travail du traitement des factures
Le flux de travail du traitement des factures comporte plusieurs étapes clés qui garantissent l’exactitude et la conformité des opérations de comptes fournisseurs. Voici les étapes principales du workflow de traitement des factures :
- Réception des factures – L’entreprise reçoit les factures par email, courrier ou plateformes de facturation électronique.
- Capture des données – Les détails de la facture (nom du fournisseur, numéro de facture, lignes, dates d’échéance, etc.) sont extraits manuellement ou à l’aide d’un parseur de factures basé sur l’IA comme Parseur.
- Validation des factures – Les données extraites sont vérifiées par rapport aux bons de commande et aux conditions contractuelles.
- Flux de travail d'approbation – La facture est envoyée aux approbateurs désignés selon les règles internes.
- Appariement et rapprochement – La facture est rapprochée des bons de commande, bordereaux de livraison et conditions de paiement.
- Traitement des paiements – Les factures approuvées sont programmées pour règlement par virement électronique ou chèque.
- Archivage et conformité – La facture est archivée numériquement pour de futurs audits et les obligations de reporting financier.
Types de factures traitées
Les entreprises traitent différents types de factures selon le secteur et les besoins opérationnels. Voici quelques-uns des principaux types de factures :
- Factures d’achat – Émises par les fournisseurs pour des biens ou services rendus.
- Factures de services publics – Factures récurrentes d’électricité, d’eau, d’Internet, etc.
- Factures pro forma – Documents préliminaires émis avant la livraison de biens ou services.
- Factures récurrentes – Factures automatisées pour les services sur abonnement.
- Avoirs/crédits – Ajustements pour trop-payés ou remises à appliquer sur de futures transactions.
- Factures de remboursement de frais – Soumises par les employés pour des dépenses professionnelles.
Qui effectue le traitement des factures ?
Ce sont généralement les équipes des comptes fournisseurs qui s’occupent du traitement des factures, mais plusieurs parties prenantes internes peuvent être impliquées :
- Commis AP – Gèrent la saisie, la validation et la planification des paiements.
- Équipes finances – Supervisent le rapprochement, la conformité et le reporting financier.
- Responsables de service – Approuvent les factures selon les budgets et limites de dépenses.
- Directeurs financiers (CFO) – Assurent la supervision financière globale et la gestion des risques au sein du processus.
- Équipes achats – Collaborent pour valider les factures par rapport aux bons de commande.
Différence entre le traitement des factures et la capture des données de factures
Alors que le traitement des factures englobe la gestion globale des factures de la réception au paiement, il est souvent confondu avec la capture des données de factures : un sous-ensemble du traitement des factures qui se focalise sur l’extraction des informations-clés (noms des fournisseurs, numéros, lignes, montants, etc.) à l’aide de l’OCR, de l’IA ou de la saisie manuelle des données. La capture des données concerne principalement la conversion des données de factures non structurées en formats structurés exploitables par les systèmes financiers.
Le traitement des factures, lui, comprend notamment la validation des données, la gestion des approbations, les contrôles de conformité et le rapprochement financier, ce qui en fait une fonction plus globale au sein du flux de travail des comptes fournisseurs. Autrement dit, la capture des données constitue juste une étape du processus global de traitement des factures.
Pourquoi le traitement manuel des factures est inefficace
Pour les comptables et experts financiers chargés de gérer la trésorerie et le respect des règles, l’inefficacité du traitement manuel provoque des erreurs coûteuses et des lenteurs opérationnelles.
Le traitement manuel des factures est intrinsèquement inefficace pour plusieurs raisons majeures :
- Délais de traitement lents : Le traitement manuel des factures est notoirement lent, avec un délai moyen de 8 à 14,6 jours par facture. Ces retards sont souvent dus à des factures égarées, des communications internes lentes et des workflows d’approbation multicouches. (Source : Gocomet)
Le traitement manuel des factures demeure un gros défi pour beaucoup d’entreprises. J’ai accompagné des clients qui passent des heures chaque semaine à trier des piles de factures, revérifier des lignes et saisir manuellement des données dans le système comptable. C’est fastidieux et source d’erreurs : une faute de saisie unique peut entraîner du retard de paiement ou même des pénalités. - Jon Morgan, CEO et expert finance/gestion chez Venture Smarter.
Taux d’erreurs élevé : Le traitement manuel est sujet aux erreurs humaines comme la saisie incorrecte, des données incompatibles ou des fichiers mal classés. Selon l’American Productivity & Quality Center (APQC), le taux d’erreur annuel du traitement manuel atteint environ 2 %. (Source : Stampli)
Coût élevé : Le traitement manuel ne prend pas seulement du temps, il coûte aussi cher. Selon Gartner, chaque facture peut coûter entre 12 $ et 30 $ en frais opérationnels. (Source : Gocomet)
À l’inverse, les solutions automatisées offrent de grandes économies en réduisant les heures homme et en minimisant les erreurs. Par exemple, l’automatisation peut baisser le coût du traitement à seulement 3 $ par facture. (Source : ArtsyiItech)
Manque de visibilité : L’absence de traçabilité du traitement manuel fait manquer des remises pour paiement anticipé et complique la gestion de la trésorerie. Il est difficile de suivre une facture sans dossier numérique, ce qui entraîne des incohérences organisationnelles et des soucis de rapprochement. (Source : InvoiceMate)
Risques de conformité : La documentation incomplète entraîne des pénalités d’audit pour non-conformité réglementaire. Le processus manque facilement des pièces, souffre de désorganisation, générant un risque de non-respect des lois fiscales et normes de reporting. (Source : SmartBooqing).
Qu'est-ce que l'automatisation du traitement des factures ?
L’automatisation du traitement des factures exploite un logiciel propulsé par l’IA et l’automatisation des workflows pour simplifier tout le cycle de vie d’une facture. Les systèmes automatisés extraient, valident et traitent les données de manière autonome grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), au machine learning et à des règles automatisées.
Traitement traditionnel des factures vs traitement automatisé
Le rôle de l’IA dans le traitement des factures
L’IA révolutionne la gestion des factures en éliminant les tâches manuelles fastidieuses et en accélérant les délais d’approbation. Grâce au traitement des factures par l’IA, les entreprises peuvent faire face à des volumes importants tout en améliorant la précision et la visibilité du processus financier.
L’automatisation par IA peut faire passer le coût moyen par facture de 10,18 $ à seulement 2,14 $, soit jusqu’à 79 % d’économies sur les dépenses opérationnelles. Ces baisses permettent de réaffecter les ressources de façon plus stratégique. (Source : Lucid)
Meilleures pratiques pour un traitement efficace des factures en 2025
Être performant en 2025 impose d’adopter des stratégies innovantes pour le traitement des factures, comme l’automatisation par l’IA, le suivi en temps réel et l’intégration ERP fluide. Les entreprises doivent également adopter les meilleures pratiques exploitant l’automatisation pour maximiser l’efficacité.
Utiliser l’OCR basée sur l’IA pour la capture des factures
Utilisez l’OCR couplée à l’IA pour extraire instantanément les données essentielles des factures. Cela élimine la saisie manuelle, réduit les erreurs et accélère le délai de traitement.
Oui, nous utilisons un parseur IA pour automatiser le traitement des factures, et cela a nettement amélioré l’efficience. La facturation manuelle prenait des heures chaque semaine, mais l’automatisation a réduit ce temps de près de 70 %. Le système extrait instantanément les données clés comme les noms des fournisseurs, montants, dates d’échéance, ce qui minimise les erreurs humaines et accélère les validations. - Michael Benoit, Fondateur & Expert Assurance, ContractorBond.
Automatiser l’appariement facture/bon de commande
Mettez en place des systèmes intelligents pour comparer automatiquement les factures avec bons de commande et reçus. Cela raccourcit les cycles d’approbation et sécurise l’exactitude des paiements.
Mettre en place le suivi en temps réel des factures
Utilisez des outils de suivi temps réel pour suivre le statut d’une facture à chaque étape du workflow. La visibilité accrue permet d’identifier les blocages, d’optimiser la gestion des liquidités et de respecter les échéances.
Intégrer les factures dans les systèmes ERP
Connectez en toute transparence vos solutions de traitement de factures à des ERP comme QuickBooks, SAP ou Xero. Cela supprime les silos de données, garantit la cohérence financière, et renforce l’efficacité globale.
Standardiser la facturation électronique et les paiements numériques
Passez à la facture électronique (e-invoicing) et au paiement digital pour réduire le papier, diminuer les coûts et accélérer les transactions. La normalisation de ces processus améliore à la fois conformité et évolutivité.
L’avenir du traitement des factures est de plus en plus automatisé
Le traitement manuel des factures devient obsolète et intenable alors que les entreprises cherchent à rester compétitives et à se développer efficacement. Saisie fastidieuse, taux d’erreur élevés et blocages d’approbation freinent la productivité et coûtent cher.
L’IA est vraiment la révolution qui rend le traitement des factures incroyablement efficace et rentable en 2025. La saisie manuelle disparaît, l’intelligence décisionnelle prend le dessus, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur des missions plus stratégiques. Les avantages sont clairs : des économies, une trésorerie optimisée et des fournisseurs plus satisfaits grâce à des paiements accélérés. Plus l’IA progressera, plus son impact sur le traitement des factures sera massif, apportant des gains d’efficacité et des opportunités accrues à l’échelle mondiale. - Philip Stoelman, Fondateur & CEO, Network Republic
L’automatisation par l’IA métamorphose la gestion des factures : traitement accéléré, coûts opérationnels en baisse, et données plus fiables. Les systèmes automatisés assurent aussi la conformité aux audits, devenant ainsi incontournables pour les workflows financiers d’aujourd’hui.
Dernière mise à jour le
