En este artículo, exploraremos qué es el OCR de recibos, cómo funciona, los beneficios que ofrece a las empresas y cómo se puede utilizar para automatizar el procesamiento de recibos.
Durante la última década, la tecnología OCR de recibos ha experimentado una evolución significativa impulsada por los avances en la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización. Hoy en día, el OCR de recibos es más preciso, eficiente y escalable que nunca, lo que lo convierte en una herramienta valiosa para empresas de todos los tamaños e industrias.
¿Qué es el OCR de recibos?
Los recibos son un aspecto importante de la contabilidad y se utilizan para las auditorías fiscales, la gestión de gastos y el control del presupuesto.
El OCR de recibos, o el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de recibos, permite a las empresas extraer datos de recibos y otros documentos en formato digital. Esta tecnología funciona escaneando una imagen de un recibo y utilizando un software para reconocer y extraer el texto dentro de la imagen.
La digitalización de recibos, también conocida como extracción de recibos, es el proceso de extraer datos de recibos digitales y luego exportarlos como datos estructurados que se pueden utilizar para diversos fines.
Desafíos del procesamiento manual de recibos
Los costos y riesgos asociados con el procesamiento manual de recibos lo convierten en una opción menos que ideal para las empresas que buscan agilizar sus procesos contables. A continuación, se presentan algunos de los desafíos del procesamiento manual de recibos:
- Consumo de tiempo: Clasificar, organizar e introducir manualmente los recibos en los sistemas contables puede llevar una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo.
- Errores: La entrada manual de datos siempre conlleva el riesgo de errores tipográficos, información faltante y otros errores que pueden dar lugar a registros financieros inexactos.
- Costoso: El procesamiento manual de recibos puede ser costoso en términos de mano de obra y recursos.
- Ineficiente: El procesamiento manual de recibos puede ser un proceso ineficiente que puede provocar retrasos en el pago de facturas y otras tareas importantes.
Beneficios de extraer datos de recibos automáticamente
Al automatizar el procesamiento de recibos con OCR, puede ahorrar tiempo, recursos y costos. Estas son algunas de las ventajas:
- Ahorro de tiempo y costos: Automatiza tareas que consumen mucho tiempo y libera a su personal.
- Precisión mejorada: Reduce los errores humanos y mejora la precisión de los datos.
- Mayor eficiencia: Agiliza los procesos empresariales y reduce el tiempo de procesamiento.
- Mejor toma de decisiones: Obtén información detallada sobre tus datos financieros para una mejor toma de decisiones.
- Mayor satisfacción del cliente: Responde a las consultas de los clientes de forma más rápida y eficiente.
- Transición a la oficina sin papeles: Digitaliza tus procesos documentales y reduce el uso de papel.
La tecnología OCR de recibos puede ayudar a las empresas a obtener información más profunda sobre sus operaciones financieras al proporcionar una gran cantidad de datos que se pueden analizar fácilmente. Al categorizar y organizar estos datos, las empresas pueden identificar patrones y tendencias que pueden fundamentar sus procesos de toma de decisiones.
Tecnologías detrás del OCR de recibos
En el pasado, el OCR de recibos era un proceso relativamente básico que se basaba en el reconocimiento óptico de caracteres para extraer texto de imágenes escaneadas de recibos. Sin embargo, con la llegada de la tecnología de IA y ML, el OCR de recibos se ha vuelto mucho más avanzado.
El software OCR de recibos actual puede reconocer una amplia gama de tipos de documentos, incluidos recibos, facturas y otros documentos financieros. Además, estos sistemas son capaces de extraer datos de estos documentos con un alto grado de precisión, gracias al uso de algoritmos de aprendizaje automático que pueden reconocer patrones y aprender de la experiencia.
Ejemplos de OCR de recibos son Parseur, Tesseract y Nanonets.
Sin embargo, el OCR tradicional o el OCR de IA tienen algunas limitaciones; por ejemplo, tienes que entrenar el modelo de IA y, a veces, se requieren revisiones manuales para el proceso.
Parseur: Automatización del procesamiento de recibos con OCR Zonal y OCR Dinámico
Parseur es un analizador de recibos avanzado que extrae información de los recibos automáticamente utilizando una combinación de OCR zonal y OCR dinámico. Luego, puede descargar los datos analizados o enviarlos a otra herramienta.
Parseur ofrece una plataforma basada en plantillas que es flexible y fácil de usar. No se necesita configuración compleja ni conocimientos técnicos.
¿Qué datos puede extraer Parseur de los recibos?
Parseur puede extraer fácilmente la siguiente información de los recibos:
- Número de recibo
- Detalles de los artículos (cantidad, descripción, precio)
- Descuento
- Total general
- Fecha del recibo
- Detalles del proveedor (nombre, dirección, número de teléfono)
- Método de pago
¿Cómo utilizar un OCR de recibos?
Caso de uso: un departamento de contabilidad que necesita registrar los gastos de viaje de los empleados
Incluso si tienes una pequeña o mediana empresa, en el momento en que tienes un equipo, todos los gastos comerciales en los que incurre tu equipo deben registrarse. Si tu equipo viaja o se reúne con clientes durante el almuerzo, por ejemplo, debe haber pruebas. Y, la mayoría de las veces, los empleados entregan los recibos al departamento de contabilidad.
Como equipo pequeño, puede extraer datos de los recibos manualmente. Pero a medida que tu equipo crece, también lo hacen los gastos comerciales. Aquí es donde Parseur, como OCR de recibos, entra en juego.
Paso 1: Crea tu buzón en Parseur
Parseur tiene un buzón específico para el procesamiento de facturas y recibos. La cuenta y el buzón son gratuitos para registrarse y tendrás acceso a todas las funciones.
Paso 2: Sube el recibo al buzón
Puede arrastrar y soltar el recibo escaneado y Parseur lo recibirá en segundos.
Paso 3: Crea una plantilla personalizada para tu recibo
Parseur ha desarrollado plantillas listas para usar para facturas y recibos. Sin embargo, también puedes crear una plantilla OCR personalizada para el recibo, enseñándole a Parseur qué datos deseas extraer.
Una vez hecho esto, haz clic en "crear".
De ahora en adelante, cada recibo similar que envíes a este buzón de Parseur se procesará automáticamente.
Paso 4: Descarga los datos del recibo o expórtalos al software de contabilidad (opcional)
Puedes descargar los datos analizados en CSV o JSON. Parseur también proporciona fórmulas predeterminadas para enviar los datos a Google Sheets en tiempo real.
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