El mejor software de entrada de datos en 2025

Puntos clave

• La entrada manual de datos todavía se usa ampliamente, pero consume mucho tiempo, es propensa a errores y difícil de escalar.
• El software de entrada de datos impulsado por IA está transformando la industria, automatizando los flujos de trabajo y reduciendo los errores.
• Las herramientas manuales populares de entrada de datos incluyen Microsoft Excel, Google Sheets y Zoho Forms.
• Las soluciones automatizadas como Parseur extraen y procesan datos con IA, integrándose a la perfección con Zapier, Google Sheets y CRM.

¿Cansado de pasar horas copiando y pegando datos de documentos, correos electrónicos o formularios? La entrada manual de datos no solo es tediosa, sino que también representa una pérdida significativa de tiempo y recursos. La entrada de datos es la columna vertebral de las operaciones comerciales modernas. Las empresas introducen, organizan y procesan grandes cantidades de datos a diario. Sin embargo, en 2025, la forma en que gestionamos los datos está evolucionando rápidamente.

La buena noticia es que la automatización está transformando el proceso de entrada de datos. Imagine eliminar tareas repetitivas, reducir errores humanos y liberar tiempo para un trabajo más valioso. Las herramientas impulsadas por IA permiten a las empresas extraer y procesar datos al instante, integrándose a la perfección con software como Google Sheets, Excel y CRM.

Esta guía le ayudará a navegar por el panorama del mejor software de entrada de datos en 2025. Abordaremos soluciones manuales y automatizadas, mostrando cómo las empresas pueden hacer la transición de la entrada de datos tradicional a la eficiencia moderna impulsada por IA. Ya sea que necesite una simple hoja de cálculo o una robusta herramienta de automatización como Parseur, este artículo le presentará las mejores opciones para ayudarle a encontrar la adecuada.

¿Qué es el software de entrada de datos?

El software de entrada de datos le ayuda a introducir información en sus sistemas de manera más eficiente, ya sean datos de clientes, pedidos de ventas o registros de inventario. Piense en él como un asistente inteligente que le ayuda a transformar datos desordenados en información organizada y utilizable. Estas herramientas pueden variar desde simples hojas de cálculo hasta plataformas avanzadas impulsadas por IA.

Tipos de software de entrada de datos

Existen dos categorías principales de software de entrada de datos:

• Software de entrada manual de datos: estas herramientas requieren la intervención humana para organizar y almacenar datos. Son útiles para la entrada estructurada, pero pueden ser lentas y propensas a errores.

Ejemplos: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.

• Software de entrada de datos automatizada: estas herramientas utilizan IA y automatización para extraer, procesar y estructurar datos con una mínima intervención humana. Son más rápidas, reducen los errores y se integran con otros sistemas.

Ejemplos: Parseur, UiPath.

El mejor software manual de entrada de datos en 2025

La entrada manual de datos sigue siendo una práctica común en muchas organizaciones. A menudo implica la recopilación de datos utilizando formularios tradicionales, tanto en papel como digitales.

Una parte significativa de las empresas sigue dependiendo de los métodos de entrada manual de datos. Por ejemplo, una encuesta reciente reveló que el 70% de los fabricantes todavía recopilan datos manualmente. (Manufacturing Leadership Council)

Microsoft Excel (Ideal para cálculos complejos y hojas de cálculo)

Descripción: Una potente aplicación de hoja de cálculo de Microsoft ampliamente utilizada para organizar, analizar y visualizar datos.

Características:

• Fórmulas y funciones avanzadas para cálculos complejos.
• Tablas y gráficos dinámicos para el análisis de datos.
• Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365.

Ventajas:

• Herramientas analíticas completas.
• Interfaz familiar para muchos usuarios.
• Amplias opciones de personalización.

Precios: MS Excel es gratuito, pero si desea más opciones, puede suscribirse a Microsoft 365, a partir de $9.99/mes.

Desventajas: Problemas de escalabilidad con grandes conjuntos de datos, propenso a errores manuales, colaboración en tiempo real limitada en comparación con las opciones basadas en la nube.

Google Sheets (Ideal para la colaboración en la nube)

Descripción: Una hoja de cálculo basada en web de Google que permite la colaboración en tiempo real y la accesibilidad.

Características:

• Edición simultánea por parte de varios usuarios.
• Integración con las aplicaciones de Google Workspace.
• Almacenamiento en la nube con guardado automático.

Ventajas:

• Facilita el trabajo en equipo con actualizaciones en tiempo real.
• Accesible desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
• Gratuito para usuarios individuales.

Precios: Gratuito para uso personal; los planes de negocios comienzan en $6/usuario/mes.

Desventajas: Puede volverse lento con conjuntos de datos muy grandes y tener una automatización y escalabilidad limitadas.

Zoho Forms (Ideal para la entrada de datos estructurada basada en formularios)

Descripción: Un creador de formularios que permite la creación de formularios personalizados para la recopilación de datos.

Características:

• Creador de formularios de arrastrar y soltar.
• Lógica condicional para formularios dinámicos.
• Integración con el conjunto de Zoho y aplicaciones de terceros.

Ventajas:

• Interfaz fácil de usar.
• Flujos de trabajo automatizados.
• Sólidas capacidades de gestión de datos.

Precios: Los planes comienzan en $10/usuario/mes.

Desventajas: Todavía requiere entrada manual de datos y automatización limitada.

Typeform (Ideal para encuestas y recopilación de datos de formularios)

Descripción: Un creador de formularios y encuestas interactivo diseñado para mejorar la participación del usuario.

Características:

• Diseño de formulario conversacional.
• Plantillas personalizables.
• Herramientas de análisis e informes.

Ventajas:

• Altas tasas de respuesta debido a formatos atractivos.
• Fácil de diseñar y lanzar.
• Se integra con varias aplicaciones.

Precios: Plan básico gratuito; los planes premium comienzan en $25/mes.

Desventajas: Los datos todavía se deben ingresar manualmente.

Airtable (Ideal para la organización de datos de estilo base de datos)

Descripción: Un híbrido entre una hoja de cálculo y una base de datos que ofrece una gestión de datos flexible.

Características:

• Campos y vistas personalizables.
• Herramientas de colaboración.
• Integración con aplicaciones y servicios populares.

Ventajas:

• Organización de datos versátil.
• Interfaz fácil de usar.
• Admite relaciones complejas entre datos.

Precios: Gratuito para particulares; los planes premium comienzan en $20/usuario/mes.

Desventajas: Requiere entrada manual de datos y menos automatización que las herramientas avanzadas.

Limitaciones de las herramientas manuales de entrada de datos

La entrada manual de datos consume mucho tiempo. Los informes indican que más del 40% de los trabajadores dedican al menos una cuarta parte de su semana laboral a tareas manuales y repetitivas, incluida la entrada de datos. (Smartsheet)

Dado que las empresas todavía dedican innumerables horas a la entrada manual de datos, la necesidad de soluciones automatizadas más inteligentes nunca ha sido mayor. El software adecuado puede ahorrar tiempo, reducir errores y permitir que los equipos se concentren en un trabajo más estratégico.

Las empresas están cambiando al software de entrada de datos automatizada

Es posible que le encante usar Excel, Google Sheets o Airtable para organizar y analizar datos. Estas herramientas son esenciales para gestionar la información, pero el verdadero desafío no está en la organización, sino en la introducción de los datos en ellas.

Piense en ello: ¿cuánto tiempo dedican usted o su equipo a copiar y pegar datos de correos electrónicos, facturas o formularios en hojas de cálculo? No solo es repetitivo, sino que también aumenta el riesgo de errores humanos, extravíos y retrasos.

Aquí es donde entra en juego la automatización de la entrada de datos, no como un reemplazo de sus herramientas, sino como una mejora en la forma en que las utiliza.

La automatización puede reducir los costos operativos hasta en un 30% a 50%, como destaca Gartner, lo que permite a las empresas asignar recursos de manera más eficaz. - Gartner

Según un informe de McKinsey, la automatización puede reducir el tiempo dedicado a la recopilación y el procesamiento de datos hasta en un 80%, lo que genera mejoras sustanciales en la eficiencia general. - Wishup

Las tecnologías clave que impulsan la automatización de datos incluyen:

• OCR (Reconocimiento óptico de caracteres): OCR convierte imágenes y documentos escaneados en texto editable, lo que permite la extracción de datos de fuentes en papel.
• Procesamiento inteligente de documentos (IDP): IDP utiliza IA y aprendizaje automático para comprender y extraer datos de documentos no estructurados, como facturas y contratos.
• RPA (Automatización robótica de procesos): RPA automatiza las tareas de entrada de datos en múltiples aplicaciones, imitando las acciones humanas para simplificar los flujos de trabajo.
• PNL (Procesamiento del lenguaje natural): PNL extrae información significativa de texto no estructurado, como correos electrónicos y comentarios de clientes.

Los informes indican que la adopción de la IA ha aumentado a 72% a nivel mundial, lo que refleja un aumento significativo en el interés y la implementación en diversas industrias. - McKinsey

Elegir el software de entrada de datos adecuado para su negocio

Con tantas herramientas de entrada de datos disponibles, seleccionar la correcta puede resultar abrumador. La elección correcta depende de las necesidades de su negocio, ya sea que requiera una solución simple basada en hojas de cálculo o una herramienta de automatización de datos.

Manual vs. Automatizada:

• Comience por evaluar sus necesidades de entrada de datos. Si sus tareas son simples y requieren supervisión humana, las herramientas manuales como las hojas de cálculo pueden ser suficientes. Sin embargo, para tareas repetitivas de gran volumen, las soluciones automatizadas son esenciales. Determine qué enfoque se alinea mejor con sus procesos comerciales y sus objetivos futuros de escalabilidad.

OCR y reconocimiento de documentos:

• Si su negocio trabaja con documentos o imágenes escaneados, las capacidades de OCR son esenciales. Asegúrese de que el software pueda extraer datos de estas fuentes con precisión, reduciendo la necesidad de transcripción manual.

Capacidades de integración:

• Verifique si el software se integra fluidamente con su conjunto de tecnología existente. La compatibilidad con su CRM, ERP y otras aplicaciones es crucial para un flujo de datos fluido y la automatización del flujo de trabajo.

Automatización del flujo de trabajo:

• Explore las funciones de automatización del flujo de trabajo del software. ¿Puede automatizar los procesos de entrada de datos, reducir la intervención manual y mejorar la eficiencia? Busque capacidades para crear flujos de trabajo rápidos y automatizar tareas repetitivas.

Siga usando Excel, Google Sheets y sus herramientas favoritas: simplemente automatice la parte de entrada de datos

No estamos aquí para decirle que deje de usar Excel o Google Sheets. Ya confía en ellos para rastrear y organizar datos. El problema no son sus herramientas, el problema es la entrada manual de datos que le ralentiza.

Parseur: el mejor software de entrada de datos para la automatización impulsada por IA

Si ya utiliza Google Sheets, Excel o Airtable y desea eliminar la entrada manual de datos sin interrumpir su flujo de trabajo, Parseur es la solución perfecta.

Parseur es una herramienta de extracción de datos impulsada por IA diseñada para automatizar la entrada de datos desde correos electrónicos, PDF y documentos escaneados. Convierte eficientemente datos no estructurados en formatos estructurados para una integración perfecta con las aplicaciones comerciales.

Michael Levengood, CEO de Rex Marketing en Washington, D.C., elogió la funcionalidad de IA y las capacidades de mapeo personalizado de Parseur, que permiten la generación de archivos de alta precisión con un mínimo trabajo manual. También destacó el excelente servicio al cliente y soporte, que hicieron que la adopción fuera perfecta.

Cómo se integra Parseur con sus herramientas existentes

Una de las fortalezas clave de Parseur es su capacidad para integrarse a la perfección con varias herramientas comerciales populares, lo que le permite crear flujos de trabajo robustos y automatizados.

Zapier & Make (Automatización de flujos de trabajo):

Las integraciones de Parseur con Zapier y Make le permiten automatizar flujos de trabajo complejos en múltiples aplicaciones. Cuando Parseur extrae datos de correos electrónicos o documentos, puede activar automáticamente acciones en otras aplicaciones, como actualizar registros de CRM, crear tareas en el software de gestión de proyectos o enviar notificaciones. Esto elimina la transferencia manual de datos y optimiza sus procesos comerciales.

Excel y Google Sheets (Envío de datos extraídos en tiempo real):

Parseur le permite enviar datos extraídos directamente a Excel o Google Sheets en tiempo real. Esto garantiza que sus hojas de cálculo estén siempre actualizadas con la información más reciente, lo que le permite realizar análisis de datos y generar informes sin entrada manual de datos. Esta función es especialmente útil para las empresas que dependen de hojas de cálculo para la gestión de datos y la generación de informes.

Beneficios específicos de la industria:

• Finanzas: Parseur automatiza la extracción de datos de facturas, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo los errores de cuentas por pagar y por cobrar. Esto agiliza los procesos financieros y mejora la gestión del flujo de caja.
• Logística: Parseur automatiza la extracción de datos de pedidos y envíos de correos electrónicos y documentos, lo que permite el seguimiento en tiempo real y la gestión eficiente de la cadena de suministro. Esto mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
• Recursos humanos: Parseur extrae los datos de los candidatos de currículums y solicitudes de empleo, automatizando el proceso de selección inicial y ahorrando un tiempo valioso a los reclutadores. Esto acelera el proceso de contratación y mejora la calidad de la selección de candidatos.

Escucha a los expertos: el futuro de la entrada de datos

Nos comunicamos con expertos de la industria para conocer sus perspectivas sobre los mayores desafíos de la entrada manual de datos y hacia dónde se dirige en la próxima década. Respondieron a tres preguntas clave:

• ¿Cuáles son los mayores puntos débiles de la entrada manual de datos con los que las empresas todavía luchan hoy en día?
• ¿Cómo crees que será la entrada de datos en los próximos 5 a 10 años?
• ¿Desaparecerá por completo la entrada manual de datos?

Esto es lo que dijeron:

Destacando la desconexión de la fuente de datos

"El mayor punto débil que sigo viendo es la desconexión entre las diferentes fuentes de datos, como cuando las empresas copian datos manualmente entre su CRM, software de contabilidad y hojas de cálculo. Las API modernas y el aprendizaje automático ya están reduciendo la entrada manual en aproximadamente un 80 % en los flujos de trabajo de mis clientes, aunque la automatización completa es complicada debido a los formatos de datos no estructurados. De cara al futuro, espero que veamos asistentes de IA más especializados que puedan manejar tareas complejas de entrada de datos como procesar notas escritas a mano o extraer datos de correos electrónicos, pero siempre habrá alguna necesidad de supervisión humana".

— Joshua Odmark, CIO y fundador de Local Data Exchange

Abordar los desafíos de la entrada manual

"Errores como errores tipográficos, datos faltantes y mala interpretación de notas escritas a mano a menudo conducen a registros inexactos, lo que puede causar mayores problemas en el futuro. Muchas empresas todavía confían en métodos de entrada de datos obsoletos, ya sea por restricciones presupuestarias o por falta de conocimiento sobre mejores soluciones".

"Las empresas ya se están moviendo hacia herramientas automatizadas de captura de datos que mejoran la precisión y reducen la necesidad de entrada manual. La realidad es que las empresas que adopten la automatización temprano tendrán una ventaja competitiva, mientras que aquellas que se aferren a métodos obsoletos tendrán dificultades con las ineficiencias. La entrada manual de datos puede no desaparecer por completo, pero su función se reducirá a medida que mejore la tecnología".

— Konrad Martin, director ejecutivo de Tech Advisors

Los beneficios de los formularios inteligentes

"Al trabajar con nuestros equipos de ventas, he notado que los formatos de datos inconsistentes y los procesos de validación que consumen mucho tiempo siguen siendo cuellos de botella importantes en nuestras actualizaciones de CRM. El mes pasado, implementamos formularios inteligentes con campos predictivos, lo que redujo nuestro tiempo de entrada de datos en aproximadamente un 40 % y mejoró significativamente la precisión. Si bien la IA y la automatización manejarán la mayor parte de la entrada de datos de rutina en los próximos años, creo que la entrada humana seguirá siendo crucial para la toma de decisiones complejas y el mantenimiento de los estándares de calidad de los datos".

— Yarden Morgan, director de crecimiento de Lusha

Discutiendo los problemas de integridad de los datos

"Uno de los puntos débiles persistentes de la entrada manual de datos es la dificultad para mantener la integridad de los datos en diversas pilas de tecnología. Esto a menudo resulta en discrepancias significativas durante la migración de datos o los procesos analíticos".

"En la próxima década, creo que la intersección de una infraestructura de TI sólida y las soluciones SaaS en evolución conducirá a sistemas de gestión de datos más cohesivos, abordando estos problemas de frente."

— Steve Payerle, presidente de Next Level Technologies

El papel de la IA en la entrada de datos de atención médica

"En Etna Interactive, he visto consultorios de atención médica perder innumerables horas en la entrada manual de datos, lo que a menudo genera errores costosos en los registros de pacientes y las reclamaciones de seguros. El mes pasado, uno de nuestros clientes cambió de la entrada manual al software asistido por IA, reduciendo su tiempo de procesamiento de datos en un 65 % y mejorando la precisión al 99,8 %".

— Ryan Miller, fundador y director ejecutivo de Etna Interactive

Dirigiéndose a la fatiga por entrada de datos

"El mayor punto débil no es solo el tiempo dedicado a la entrada de datos, es la fatiga mental que conduce a errores costosos y una disminución de la moral del equipo. En Easy-Tutor, redujimos los errores de entrada de datos en un 78 % mediante la implementación de visión por computadora y procesamiento del lenguaje natural para extraer automáticamente información de documentos y formularios. Si bien la automatización completa aún está lejos debido a casos extremos y la necesidad del juicio humano, espero que para 2030, la mayor parte de la entrada de datos se maneje a través de una combinación de IA, interfaces de realidad aumentada y sistemas de validación inteligentes".

— Alexander Liebisch, fundador de TinderProfile

Conclusiones clave de los expertos:

• La integración de datos sigue siendo un desafío importante: las empresas luchan por unificar los datos en múltiples plataformas.
• La automatización reduce la entrada manual hasta en un 80 %, pero la automatización completa sigue siendo complicada para los datos no estructurados.
• Las herramientas impulsadas por IA ya están mejorando la precisión y la eficiencia de los datos.
• La entrada manual de datos no desaparecerá por completo, pero su función seguirá disminuyendo, con la supervisión humana centrada en casos complejos y la validación de datos.

El futuro de la gestión de datos reside en la automatización y las soluciones impulsadas por IA. A medida que las empresas manejan volúmenes crecientes de datos, depender de la entrada manual ya no es sostenible. El software de extracción de datos de IA, como Parseur, ofrece una forma más inteligente, rápida y confiable de procesar información, ahorrando tiempo, reduciendo costos y mejorando la precisión.

Última actualización el 9 de abril de 2025