Puntos clave
- La entrada manual de datos todavía se utiliza ampliamente, pero consume mucho tiempo, es propensa a errores y difícil de escalar.
- El software de entrada de datos impulsado por IA está transformando la industria, automatizando los flujos de trabajo y reduciendo los errores.
- Las herramientas manuales populares de entrada de datos incluyen Microsoft Excel, Google Sheets y Zoho Forms.
- Las soluciones automatizadas como Parseur extraen y procesan datos con IA, integrándose perfectamente con Zapier, Google Sheets y CRM.
¿Estás cansado de pasar horas copiando y pegando datos de documentos, correos electrónicos o formularios? La entrada manual de datos no solo es tediosa, sino que también supone una importante pérdida de tiempo y recursos. La entrada de datos es la columna vertebral de las operaciones comerciales modernas. Las empresas introducen, organizan y procesan grandes cantidades de datos a diario. Pero en 2026, la forma en que gestionamos los datos está evolucionando rápidamente.
¿La buena noticia? La automatización está cambiando el proceso de entrada de datos. Imagina eliminar tareas repetitivas, reducir errores humanos y liberar tiempo para trabajos de mayor valor. Las herramientas impulsadas por IA permiten a las empresas extraer y procesar datos al instante, integrándose a la perfección con software como Google Sheets, Excel y CRM.
Esta guía te ayudará a navegar por el mejor software de entrada de datos en 2026. Abordaremos soluciones manuales y automatizadas, mostrando cómo las empresas pueden pasar de la entrada de datos tradicional a una eficiencia moderna potenciada por IA. Ya sea que necesites una simple hoja de cálculo o una herramienta robusta de automatización como Parseur, este artículo enumera las mejores opciones para ayudarte a encontrar la solución adecuada.
¿Qué es el software de entrada de datos?
El software de entrada de datos te ayuda a introducir información en tus sistemas de forma más eficiente, ya sean datos de clientes, pedidos de ventas o registros de inventario. Piensa en él como un asistente inteligente que te ayuda a transformar datos desordenados en información organizada y útil. Estas herramientas pueden variar desde simples hojas de cálculo hasta plataformas avanzadas impulsadas por IA.
Tipos de software de entrada de datos
Existen dos categorías principales de software de entrada de datos:
- Software de entrada manual de datos: estas herramientas requieren la intervención humana para organizar y almacenar datos. Son útiles para la entrada estructurada, pero pueden ser lentas y propensas a errores.
Ejemplos: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.
- Software de entrada de datos automatizada: estas herramientas utilizan IA y automatización para extraer, procesar y estructurar datos con una mínima intervención humana. Son más rápidas, reducen los errores y se integran con otros sistemas.
Ejemplos: Parseur, UiPath.
El mejor software manual de entrada de datos en 2026
La entrada manual de datos sigue siendo una práctica común en muchas organizaciones. A menudo implica la recopilación de datos utilizando formularios tradicionales, tanto en papel como digitales.
Una parte significativa de las empresas sigue dependiendo de los métodos de entrada manual de datos. Por ejemplo, una encuesta reciente reveló que el 70% de los fabricantes todavía recopilan datos manualmente. (Manufacturing Leadership Council)
Microsoft Excel (Ideal para cálculos complejos y hojas de cálculo)
Descripción: Una potente aplicación de hoja de cálculo de Microsoft ampliamente utilizada para organizar, analizar y visualizar datos.
Características:
- Fórmulas y funciones avanzadas para cálculos complejos.
- Tablas dinámicas y gráficos para análisis de datos.
- Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365.
Ventajas:
- Herramientas analíticas completas.
- Interfaz familiar para muchos usuarios.
- Opciones extensas de personalización.
Precios: MS Excel es gratuito, pero si quieres más opciones, puedes suscribirte a Microsoft 365 desde $9.99/mes.
Desventajas: Problemas de escalabilidad con conjuntos de datos grandes, propenso a errores manuales, colaboración en tiempo real limitada en comparación con opciones en la nube.
Google Sheets (Ideal para la colaboración en la nube)
Descripción: Una hoja de cálculo web de Google que permite la colaboración y la accesibilidad en tiempo real.
Características:
- Edición simultánea por varios usuarios.
- Integración con Google Workspace.
- Almacenamiento en la nube con guardado automático.
Ventajas:
- Facilita el trabajo en equipo con actualizaciones en tiempo real.
- Accesible desde cualquier dispositivo con internet.
- Gratis para uso individual.
Precios: Gratis para uso personal; los planes empresariales empiezan desde $6/usuario/mes.
Desventajas: Puede volverse lento con conjuntos de datos muy grandes y tiene una automatización y escalabilidad limitadas.
Zoho Forms (Ideal para entrada de datos estructurada basada en formularios)
Descripción: Un creador de formularios que permite la creación de formularios personalizados para recopilar datos.
Características:
- Generador de formularios de arrastrar y soltar.
- Lógica condicional para formularios dinámicos.
- Integración con Zoho suite y aplicaciones de terceros.
Ventajas:
- Interfaz fácil de usar.
- Flujos de trabajo automatizados.
- Buenas capacidades de gestión de datos.
Precios: Los planes empiezan desde $10/usuario/mes.
Desventajas: Sigue requiriendo entrada manual de datos y automatización limitada.
Typeform (Ideal para encuestas y recopilación de datos por formulario)
Descripción: Un creador interactivo de formularios y encuestas diseñado para aumentar la participación del usuario.
Características:
- Diseño de formularios conversacionales.
- Plantillas personalizables.
- Herramientas de análisis e informes.
Ventajas:
- Altas tasas de respuesta por sus formatos atractivos.
- Fácil de diseñar y lanzar.
- Se integra con múltiples aplicaciones.
Precios: Plan básico gratuito; los planes premium comienzan en $25/mes.
Desventajas: Los datos requieren entrada manual.
Airtable (Ideal para organización de datos tipo base de datos)
Descripción: Un híbrido entre hoja de cálculo y base de datos que ofrece una gestión flexible de los datos.
Características:
- Campos y vistas personalizables.
- Herramientas de colaboración.
- Integración con apps y servicios populares.
Ventajas:
- Organización versátil de los datos.
- Interfaz muy amigable.
- Admite relaciones complejas entre datos.
Precios: Gratis para particulares; los planes premium empiezan en $20/usuario/mes.
Desventajas: Requiere entrada manual de datos y menos automatización que las herramientas avanzadas.
Limitaciones de las herramientas manuales de entrada de datos
La entrada manual de datos es notablemente lenta. Los informes indican que más del 40% de los trabajadores dedican al menos un cuarto de su semana laboral a tareas manuales y repetitivas, incluida la entrada de datos. (Smartsheet)
Con las empresas aún dedicando incontables horas a la entrada manual de datos, la necesidad de soluciones inteligentes y automatizadas nunca ha sido mayor. El software adecuado ahorra tiempo, reduce errores y permite a los equipos centrarse en tareas más estratégicas.
Las empresas están cambiando al software de entrada de datos automatizada
Te encanta usar Excel, Google Sheets o Airtable para organizar y analizar datos. Son imprescindibles para la gestión, pero el verdadero reto no está en organizar, sino en conseguir que los datos lleguen a ellas.
Piensa: ¿Cuánto tiempo tú o tu equipo gastan copiando y pegando datos de emails, facturas o formularios a hojas de cálculo? No solo es repetitivo, sino que también incrementa el riesgo de errores humanos, pérdidas y retrasos.
Es aquí donde entra la automatización de la entrada de datos, no para reemplazar tus herramientas, sino para mejorar la forma en que las usas.
La automatización puede reducir los costes operativos hasta en un 30% a 50%, como destaca Gartner, lo que permite a las empresas asignar recursos de forma más efectiva. - Gartner
Según un informe de McKinsey, la automatización puede reducir el tiempo dedicado a recopilar y procesar datos hasta en un 80%, generando importantes mejoras de eficiencia. - Wishup
Las tecnologías clave que impulsan la automatización de datos incluyen:
- OCR (Reconocimiento óptico de caracteres): OCR convierte imágenes y documentos escaneados en texto editable, permitiendo extraer datos de fuentes en papel.
- Procesamiento inteligente de documentos (IDP): IDP usa IA y aprendizaje automático para entender y extraer datos de documentos no estructurados, como facturas o contratos.
- RPA (Automatización robótica de procesos): RPA automatiza tareas de entrada de datos en múltiples aplicaciones, imitando acciones humanas para simplificar flujos de trabajo.
- NLP (Procesamiento de lenguaje natural): NLP extrae información significativa de texto no estructurado, como emails y opiniones de clientes.
Los informes indican que la adopción de IA ha saltado hasta el 72% a nivel global, reflejando un importante aumento de interés e implementación sectorial. - McKinsey
Cómo elegir el software de entrada de datos adecuado para tu negocio
Ante tantas opciones de herramientas de entrada de datos, la elección correcta puede ser abrumadora. Todo depende de tus necesidades, bien si precisas una solución simple tipo hoja de cálculo o una herramienta de automatización de datos.
Manual vs. Automatizado:
- Comienza evaluando tus necesidades de entrada de datos. Si tus tareas son sencillas y requieren supervisión humana, las hojas de cálculo pueden bastar. Pero para grandes volúmenes y trabajos repetitivos, las soluciones automatizadas son esenciales. Determina el enfoque que mejor se ajusta a tus procesos y tu estrategia de crecimiento.
OCR y reconocimiento de documentos:
- Las capacidades OCR son imprescindibles si trabajas con documentos o imágenes escaneadas. Asegúrate de que el software extrae datos de estas fuentes con precisión, reduciendo la transcripción manual.
Capacidades de integración:
- Comprueba si el software se integra sin esfuerzo con tu ecosistema actual. La compatibilidad con CRM, ERP y demás aplicaciones resulta clave para automatizar y optimizar el flujo de tus datos.
Automatización del flujo de trabajo:
- Explora las funciones de automatización del flujo de trabajo. ¿Puede el software automatizar procesos de entrada de datos, reducir la intervención manual y mejorar la eficiencia? Busca opciones para crear flujos automáticos y liberar tiempo frente a tareas repetitivas.
Sigue usando Excel, Google Sheets y tus herramientas favoritas—automatiza solo la entrada de datos
No te decimos que dejes de usar Excel o Google Sheets. Ya confías en ellos para controlar y organizar la información. El problema no son las herramientas, sino la entrada de datos manual que frena tu productividad.
Parseur – El mejor software de entrada de datos para automatización con IA
Si ya usas Google Sheets, Excel o Airtable y quieres eliminar la entrada manual de datos sin alterar tu flujo, Parseur es ideal.
Parseur es una herramienta de extracción de datos con inteligencia artificial que automatiza la entrada de datos desde correos electrónicos, PDFs y documentos escaneados. Convierte eficazmente datos no estructurados en formatos estructurados para su integración directa con aplicaciones empresariales.
Michael Levengood, CEO de Rex Marketing en Washington, D.C., elogió la funcionalidad de IA y la personalización de Parseur, que permiten una generación de archivos sumamente precisa y con mínimo trabajo manual. También destacó el excelente servicio y soporte al cliente para facilitar la adopción.
Cómo se integra Parseur con tus herramientas actuales
Una de las grandes ventajas de Parseur es la integración perfecta con otras herramientas populares, permitiéndote crear flujos de trabajo automáticos y robustos.
Zapier & Make (Automatización del flujo de trabajo):
Las integraciones de Parseur con Zapier y Make te permiten automatizar complejos flujos de trabajo en varias aplicaciones. Al extraer datos de emails o documentos, Parseur puede activar automáticamente acciones en otros programas, como actualizar datos en el CRM, crear tareas en herramientas de gestión de proyectos o enviar notificaciones. Así, eliminas la transferencia manual y mejoras tus procesos.
Excel y Google Sheets (Envío de datos extraídos en tiempo real):
Parseur te permite enviar datos extraídos directamente a Excel o Google Sheets al instante. Así, tus hojas de cálculo están siempre actualizadas y puedes analizar datos y generar informes sin entrada manual. Esta función es especialmente valiosa para quienes usan hojas de cálculo como eje de sus operaciones y reportes.
Beneficios específicos por industria:
- Finanzas: Parseur automatiza la extracción de datos de facturas, elimina la entrada manual de datos y reduce los errores en cuentas a pagar y cobrar. Así mejora procesos financieros y la gestión del flujo de efectivo.
- Logística: Parseur automatiza la extracción de datos de pedidos y envíos desde emails y documentos, permitiendo seguimiento en tiempo real y gestión eficiente de la cadena de suministro. Esto eleva la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
- Recursos humanos: Parseur extrae los datos de candidatos desde currículums y solicitudes, automatizando el filtrado inicial y ahorrando mucho tiempo a reclutadores. Esto acelera contrataciones y mejora la calidad de selección.
Escucha a los expertos: el futuro de la entrada de datos
Contactamos a expertos de la industria para conocer sus opiniones sobre los mayores retos de la entrada manual de datos y hacia dónde se dirige en la próxima década. Respondieron a tres preguntas clave:
- ¿Cuáles son los mayores retos de la entrada manual de datos para las empresas hoy?
- ¿Cómo crees que será la entrada de datos en 5-10 años?
- ¿Desaparecerá alguna vez la entrada manual de datos por completo?
Esto es lo que dijeron:
Desconexión entre fuentes de datos
"El mayor punto débil que veo es la desconexión entre los diferentes orígenes de datos—como cuando las empresas copian manualmente datos entre CRM, software contable y hojas de cálculo. Las API modernas y el aprendizaje automático ya reducen la entrada manual hasta en un 80% en los flujos de trabajo de algunos clientes, aunque la automatización plena aún es difícil por los datos no estructurados. En el futuro, veremos asistentes de IA más expertos capaces de tareas complejas como procesar notas manuscritas o extraer información de correos, pero siempre habrá necesidad de supervisión humana".
— Joshua Odmark, CIO y fundador de Local Data Exchange
Desafíos de la entrada manual
"Errores como erratas, datos faltantes o interpretar mal notas manuscritas generan registros incorrectos y causan problemas mayores. Muchas empresas siguen usando métodos obsoletos de entrada, por falta de presupuesto o desconocimiento de mejores soluciones".
"Las empresas ya se están pasando a herramientas automatizadas de captura de datos, mejorando precisión y reduciendo la necesidad de entrada manual. Quienes adopten la automatización temprano, sacarán ventaja. Quienes sigan con métodos anticuados, se enfrentarán a ineficiencias. La entrada manual puede no desaparecer por completo, pero irá cayendo a medida que la tecnología avance".
— Konrad Martin, CEO de Tech Advisors
El valor de los formularios inteligentes
"En los equipos de ventas, he visto que los formatos de datos inconsistentes y la validación manual siguen siendo cuellos de botella para actualizar el CRM. Hace poco implementamos formularios inteligentes con campos predictivos y reducimos el tiempo de entrada de datos un 40%, mejorando mucho la precisión. Aunque la IA y automatización cubrirán la mayoría de tareas rutinarias en los años siguientes, la participación humana será crucial para decisiones complejas y mantener la calidad de los datos".
— Yarden Morgan, Director de Crecimiento, Lusha
Problemas de integridad de los datos
"Uno de los mayores retos de la entrada manual es mantener la integridad de los datos en tecnologías diversas. Suele haber discrepancias importantes en migraciones o análisis".
"En la próxima década, la combinación de infraestructuras IT robustas y el avance de SaaS conducirá a una gestión de datos más cohesionada y sólida".
— Steve Payerle, Presidente, Next Level Technologies
La IA en la entrada de datos de salud
"En Etna Interactive, veo que las clínicas pierden muchísimas horas en entrada de datos manual, lo que genera errores caros en historiales clínicos y reembolsos de seguros. Solo el mes pasado, un cliente pasó de la entrada manual a un software asistido por IA y redujo el tiempo de procesamiento un 65%, además de lograr un 99,8% de precisión".
— Ryan Miller, Fundador & CEO, Etna Interactive
Fatiga por entrada de datos
"El mayor problema no es solo el tiempo invertido sino la fatiga mental que genera errores costosos y desmotiva los equipos. En Easy-Tutor bajamos los errores un 78% gracias a visión por computador y procesamiento de lenguaje natural para extraer datos automáticamente de documentos y formularios. Aunque la automatización total está aún lejos por casos extremos y la necesidad de juicio humano, espero que para 2030 la mayor parte de la entrada de datos se resuelva con IA, realidad aumentada y validaciones inteligentes".
— Alexander Liebisch, Fundador, TinderProfile
Conclusiones clave de los expertos:
- La integración de datos entre plataformas sigue siendo un reto importante.
- La automatización reduce la entrada manual hasta en un 80%, aunque los datos no estructurados siguen siendo un escollo.
- Las herramientas con IA ya mejoran la precisión y la eficiencia de los datos.
- La entrada manual no desaparecerá por completo, pero su función seguirá disminuyendo, quedando la supervisión humana para casos complejos y validación de datos.
El futuro de la gestión de datos es la automatización y las soluciones con IA. A medida que crecen los volúmenes, depender de la entrada manual ya no es sostenible. El software de extracción de datos con IA, como Parseur, ofrece una forma más inteligente, rápida y fiable de trabajar la información, ahorrando tiempo, costes y aumentando la precisión.
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