Die beste Dateneingabesoftware im Jahr 2025

Wichtigste Erkenntnisse

• Manuelle Dateneingabe ist nach wie vor weit verbreitet, jedoch zeitaufwendig, fehleranfällig und schwierig zu skalieren.
• KI-gestützte Dateneingabesoftware revolutioniert die Branche durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Reduzierung von Fehlern.
• Gängige manuelle Dateneingabetools sind Microsoft Excel, Google Tabellen und Zoho Forms.
• Automatisierte Lösungen wie Parseur extrahieren und verarbeiten Daten mithilfe von KI und lassen sich nahtlos in Zapier, Google Tabellen und CRMs integrieren.

Sind Sie es leid, Stunden mit dem Kopieren und Einfügen von Daten aus Dokumenten, E-Mails oder Formularen zu verbringen? Manuelle Dateneingabe ist nicht nur mühsam, sondern auch eine erhebliche Belastung für Ihre Zeit und Ressourcen. Die Dateneingabe bildet das Rückgrat moderner Geschäftsabläufe. Unternehmen erfassen, organisieren und verarbeiten täglich riesige Datenmengen. Doch im Jahr 2025 verändert sich die Art und Weise, wie wir mit Daten umgehen, rasant.

Die gute Nachricht? Die Automatisierung verändert den Dateneingabeprozess. Stellen Sie sich vor, Sie eliminieren repetitive Aufgaben, reduzieren menschliche Fehler und gewinnen Zeit für wichtigere Arbeiten. KI-gestützte Tools ermöglichen es Unternehmen, Daten sofort zu extrahieren und zu verarbeiten und diese nahtlos in Software wie Google Tabellen, Excel und CRMs zu integrieren.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die beste Dateneingabesoftware im Jahr 2025 zu finden. Wir behandeln manuelle und automatisierte Lösungen und zeigen, wie Unternehmen von der traditionellen Dateneingabe zu moderner, KI-gestützter Effizienz gelangen. Egal, ob Sie eine einfache Tabellenkalkulation oder ein robustes Automatisierungstool wie Parseur benötigen, dieser Artikel listet die Top-Optionen auf, damit Sie die richtige Lösung finden.

Was ist Dateneingabesoftware?

Dateneingabesoftware unterstützt Sie dabei, Informationen effizienter in Ihre Systeme einzugeben, unabhängig davon, ob es sich um Kundendaten, Kundenaufträge oder Inventardaten handelt. Stellen Sie sich diese Software als intelligenten Assistenten vor, der Ihnen hilft, unstrukturierte Daten in organisierte, nutzbare Informationen umzuwandeln. Diese Tools reichen von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu fortschrittlichen KI-gestützten Plattformen.

Arten von Dateneingabesoftware

Es gibt zwei Hauptkategorien von Dateneingabesoftware:

• Manuelle Dateneingabesoftware: Diese Tools erfordern menschliche Eingaben, um Daten zu organisieren und zu speichern. Sie sind hilfreich für strukturierte Eingaben, können aber langsam und fehleranfällig sein.

Beispiele: Microsoft Excel, Google Tabellen, Zoho Forms, Typeform, Airtable.

• Automatisierte Dateneingabesoftware: Diese Tools nutzen KI und Automatisierung, um Daten mit minimalem menschlichem Aufwand zu extrahieren, zu verarbeiten und zu strukturieren. Sie sind schneller, reduzieren Fehler und lassen sich in andere Systeme integrieren.

Beispiele: Parseur, UiPath.

Top Manuelle Dateneingabesoftware im Jahr 2025

Manuelle Dateneingabe ist in vielen Unternehmen immer noch üblich. Sie umfasst häufig die Erfassung von Daten mithilfe traditioneller Papier- und digitaler Formulare.

Ein erheblicher Teil der Unternehmen verlässt sich weiterhin auf manuelle Dateneingabemethoden. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage erfassen 70 % der Hersteller Daten immer noch manuell. (Manufacturing Leadership Council)

Microsoft Excel (Ideal für komplexe Berechnungen und Tabellenkalkulationen)

Beschreibung: Eine leistungsstarke Tabellenkalkulationsanwendung von Microsoft, die häufig für die Datenorganisation, -analyse und -visualisierung verwendet wird.

Funktionen:

• Erweiterte Formeln und Funktionen für komplexe Berechnungen.
• Pivot-Tabellen und Diagramme für die Datenanalyse.
• Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen.

Vorteile:

• Umfassende Analysetools.
• Vertraute Benutzeroberfläche für viele Anwender.
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.

Preisgestaltung: MS Excel ist kostenlos, aber für erweiterte Funktionen können Sie Microsoft 365 ab 9,99 $/Monat abonnieren.

Nachteile: Skalierbarkeitsprobleme bei großen Datensätzen, anfällig für manuelle Fehler, eingeschränkte Echtzeit-Zusammenarbeit im Vergleich zu Cloud-basierten Optionen.

Google Tabellen (Ideal für die Zusammenarbeit in der Cloud)

Beschreibung: Eine webbasierte Tabellenkalkulation von Google, die Zusammenarbeit und Zugriff in Echtzeit ermöglicht.

Funktionen:

• Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer.
• Integration mit Google Workspace-Apps.
• Cloud-Speicher mit automatischer Speicherung.

Vorteile:

• Erleichtert die Teamarbeit durch Echtzeit-Updates.
• Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung.
• Kostenlos für Einzelbenutzer.

Preisgestaltung: Kostenlos für den persönlichen Gebrauch; Business-Pläne beginnen bei 6 $/Benutzer/Monat.

Nachteile: Kann bei sehr großen Datensätzen langsam werden und bietet begrenzte Automatisierung und Skalierbarkeit.

Zoho Forms (Ideal für strukturierte formularbasierte Dateneingabe)

Beschreibung: Ein Formularersteller, der die Erstellung benutzerdefinierter Formulare für die Datenerfassung ermöglicht.

Funktionen:

• Drag-and-Drop-Formularersteller.
• Bedingte Logik für dynamische Formulare.
• Integration mit der Zoho Suite und Drittanbieter-Apps.

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Oberfläche.
• Automatisierte Arbeitsabläufe.
• Starke Datenverwaltungsfunktionen.

Preisgestaltung: Pläne beginnen bei 10 $/Benutzer/Monat.

Nachteile: Erfordert weiterhin manuelle Dateneingabe und bietet begrenzte Automatisierung.

Typeform (Ideal für Umfrage- & Formulardatenerfassung)

Beschreibung: Ein interaktiver Formular- und Umfrageersteller, der entwickelt wurde, um die Benutzerbindung zu verbessern.

Funktionen:

• Konversationelles Formulardesign.
• Anpassbare Vorlagen.
• Analyse- und Berichtstools.

Vorteile:

• Hohe Antwortraten aufgrund ansprechender Formate.
• Einfache Gestaltung und Implementierung.
• Lässt sich in verschiedene Anwendungen integrieren.

Preisgestaltung: Kostenloser Basisplan; Premium-Pläne beginnen bei 25 $/Monat.

Nachteile: Daten müssen noch manuell eingegeben werden.

Airtable (Ideal für datenbankartige Datenorganisation)

Beschreibung: Ein Hybrid aus Tabellenkalkulation und Datenbank, der flexible Datenverwaltung bietet.

Funktionen:

• Anpassbare Felder und Ansichten.
• Tools für die Zusammenarbeit.
• Integration mit gängigen Apps und Diensten.

Vorteile:

• Vielseitige Datenorganisation.
• Benutzerfreundliche Oberfläche.
• Unterstützt komplexe Beziehungen zwischen Daten.

Preisgestaltung: Kostenlos für Einzelpersonen; Premium-Pläne beginnen bei 20 $/Benutzer/Monat.

Nachteile: Erfordert manuelle Dateneingabe und bietet weniger Automatisierung als fortschrittliche Tools.

Einschränkungen manueller Dateneingabetools

Manuelle Dateneingabe ist bekanntermaßen zeitaufwendig. Berichte zeigen, dass über 40 % der Arbeitnehmer mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit manuellen, repetitiven Aufgaben verbringen, einschliesslich Dateneingabe. (Smartsheet)

Da Unternehmen immer noch unzählige Stunden mit manueller Dateneingabe verbringen, war der Bedarf an intelligenteren, automatisierten Lösungen nie größer. Die richtige Software kann Zeit sparen, Fehler reduzieren und es Teams ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Unternehmen steigen auf automatisierte Dateneingabesoftware um

Sie nutzen wahrscheinlich bereits Excel, Google Tabellen oder Airtable, um Daten zu organisieren und zu analysieren. Diese Tools sind unerlässlich für die Verwaltung von Informationen, aber die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der Organisation, sondern in der Datenerfassung.

Überlegen Sie: Wie viel Zeit verbringen Sie oder Ihr Team damit, Daten aus E-Mails, Rechnungen oder Formularen in Tabellenkalkulationen zu kopieren und einzufügen? Dies ist nicht nur repetitiv, sondern erhöht auch das Risiko menschlicher Fehler, Fehlplatzierungen und Verzögerungen.

Hier kommt die Automatisierung der Dateneingabe ins Spiel – nicht als Ersatz für Ihre bestehenden Tools, sondern als Ergänzung.

Laut Gartner kann die Automatisierung die Betriebskosten um 30 % bis 50 % senken, wodurch Unternehmen Ressourcen effektiver einsetzen können. - Gartner

Einem Bericht von McKinsey zufolge kann die Automatisierung den Zeitaufwand für die Datenerfassung und -verarbeitung um bis zu 80 % reduzieren, was zu erheblichen Verbesserungen der Gesamteffizienz führt. - Wishup

Schlüsseltechnologien, die die Datenautomatisierung vorantreiben:

• OCR (Optical Character Recognition): OCR wandelt Bilder und gescannte Dokumente in bearbeitbaren Text um und ermöglicht so die Extraktion von Daten aus papierbasierten Quellen.
• Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): IDP nutzt KI und maschinelles Lernen, um Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen zu verstehen und zu extrahieren.
• RPA (Robotic Process Automation): RPA automatisiert Dateneingabeaufgaben über mehrere Anwendungen hinweg und imitiert menschliche Handlungen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
• NLP (Natural Language Processing): NLP extrahiert aussagekräftige Informationen aus unstrukturiertem Text wie E-Mails und Kundenfeedback.

Berichten zufolge ist die KI-Einführung weltweit auf 72 % gestiegen, was ein deutlich erhöhtes Interesse und eine verstärkte Implementierung in verschiedenen Branchen widerspiegelt. - McKinsey

Die richtige Dateneingabesoftware für Ihr Unternehmen auswählen

Bei der Vielzahl an Dateneingabetools kann die Auswahl des richtigen Tools überwältigend sein. Die richtige Wahl hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab, ob Sie eine einfache Tabellenkalkulationslösung oder ein Datenautomatisierungstool benötigen.

Manuell vs. Automatisiert:

• Bewerten Sie zunächst Ihre Dateneingabebedürfnisse. Manuelle Tools wie Tabellenkalkulationen können für einfache Aufgaben mit menschlicher Aufsicht ausreichen. Automatisierte Lösungen sind jedoch für repetitive Aufgaben mit hohem Volumen unerlässlich. Bestimmen Sie, welcher Ansatz am besten zu Ihren Geschäftsprozessen und zukünftigen Skalierbarkeitszielen passt.

OCR und Dokumentenerkennung:

• OCR-Funktionen sind unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen mit gescannten Dokumenten oder Bildern arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Software Daten aus diesen Quellen präzise extrahieren kann, um die Notwendigkeit manueller Transkription zu reduzieren.

Integrationsmöglichkeiten:

• Prüfen Sie, ob sich die Software nahtlos in Ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren lässt. Die Kompatibilität mit Ihrem CRM, ERP und anderen Anwendungen ist entscheidend für einen reibungslosen Datenfluss und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Workflow-Automatisierung:

• Untersuchen Sie die Workflow-Automatisierungsfunktionen der Software. Kann sie Dateneingabeprozesse automatisieren, manuelle Eingriffe reduzieren und die Effizienz steigern? Achten Sie auf Funktionen zur Erstellung schneller Arbeitsabläufe und zur Automatisierung repetitiver Aufgaben.

Verwenden Sie weiterhin Excel, Google Tabellen und Ihre bevorzugten Tools – automatisieren Sie einfach die Dateneingabe

Wir raten Ihnen nicht, auf Excel oder Google Tabellen zu verzichten. Sie verlassen sich bereits auf diese Tools, um Daten zu verfolgen und zu organisieren. Das Problem liegt nicht bei Ihren Tools, sondern bei der manuellen Dateneingabe, die Sie ausbremst.

Parseur – Die beste Dateneingabesoftware für KI-gestützte Automatisierung

Wenn Sie bereits Google Tabellen, Excel oder Airtable verwenden und die manuelle Dateneingabe eliminieren möchten, ohne Ihren Arbeitsablauf zu stören, ist Parseur die perfekte Lösung.

Parseur ist ein KI-gestütztes Datenextraktionstool, das entwickelt wurde, um die Dateneingabe aus E-Mails, PDFs und gescannten Dokumenten zu automatisieren. Es wandelt unstrukturierte Daten effizient in strukturierte Formate um und ermöglicht so eine nahtlose Integration mit Geschäftsanwendungen.

Michael Levengood, CEO von Rex Marketing in Washington, D.C., lobte die KI-Funktionalität und die benutzerdefinierten Mapping-Funktionen von Parseur, die eine hochgenaue Dateierstellung mit minimalem manuellen Aufwand ermöglichen. Er hob auch den hervorragenden Kundenservice und Support hervor, die die Einführung nahtlos machten.

Wie Parseur sich in Ihre bestehenden Tools integriert

Eine der Hauptstärken von Parseur ist die nahtlose Integration in verschiedene gängige Business-Tools, wodurch Sie robuste, automatisierte Arbeitsabläufe erstellen können.

Zapier & Make (Workflow-Automatisierung):

Die Integrationen von Parseur mit Zapier und Make ermöglichen es Ihnen, komplexe Arbeitsabläufe über mehrere Anwendungen hinweg zu automatisieren. Sobald Parseur Daten aus E-Mails oder Dokumenten extrahiert hat, kann es automatisch Aktionen in anderen Apps auslösen, z. B. die Aktualisierung von CRM-Datensätzen, die Erstellung von Aufgaben in Projektmanagement-Software oder das Senden von Benachrichtigungen. Dies eliminiert die manuelle Datenübertragung und optimiert Ihre Geschäftsprozesse.

Excel & Google Tabellen (Senden extrahierter Daten in Echtzeit):

Parseur ermöglicht es Ihnen, extrahierte Daten direkt und in Echtzeit an Excel oder Google Tabellen zu senden. So wird sichergestellt, dass Ihre Tabellenkalkulationen immer mit den neuesten Informationen aktualisiert werden, sodass Sie Datenanalysen durchführen und Berichte erstellen können, ohne Daten manuell eingeben zu müssen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die sich bei der Datenverwaltung und Berichterstellung auf Tabellenkalkulationen verlassen.

Branchenspezifische Vorteile:

• Finanzen: Parseur automatisiert die Extraktion von Rechnungsdaten, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und Fehler in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung reduziert werden. Dies verbessert die Finanzprozesse und das Cashflow-Management.
• Logistik: Parseur automatisiert die Extraktion von Bestell- und Versanddaten aus E-Mails und Dokumenten und ermöglicht so die Echtzeitverfolgung und ein effizientes Lieferkettenmanagement. Dies verbessert die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit.
• Personalwesen: Parseur extrahiert Kandidatendaten aus Lebensläufen und Bewerbungen, automatisiert den anfänglichen Screening-Prozess und spart Personalverantwortlichen wertvolle Zeit. Dies beschleunigt den Einstellungsprozess und verbessert die Qualität der Kandidatenauswahl.

Hören Sie von den Experten: Die Zukunft der Dateneingabe

Wir haben Branchenexperten nach ihren Perspektiven zu den größten Herausforderungen der manuellen Dateneingabe und den Entwicklungen in den nächsten zehn Jahren befragt. Sie beantworteten drei Schlüsselfragen:

• Was sind die größten Schmerzpunkte der manuellen Dateneingabe, mit denen Unternehmen heute noch zu kämpfen haben?
• Wie wird die Dateneingabe Ihrer Meinung nach in den nächsten 5-10 Jahren aussehen?
• Wird die manuelle Dateneingabe jemals vollständig verschwinden?

Hier sind ihre Antworten:

Hervorhebung der Trennung von Datenquellen

„Der größte Schmerzpunkt, den ich immer wieder sehe, ist die Trennung zwischen verschiedenen Datenquellen – zum Beispiel, wenn Unternehmen Daten manuell zwischen ihrem CRM, ihrer Buchhaltungssoftware und ihren Tabellenkalkulationen kopieren. Moderne APIs und maschinelles Lernen reduzieren die manuelle Eingabe in den Arbeitsabläufen meiner Kunden bereits um etwa 80 %, obwohl die vollständige Automatisierung aufgrund unstrukturierter Datenformate schwierig ist. Mit Blick auf die Zukunft erwarte ich spezialisiertere KI-Assistenten, die komplexe Dateneingabeaufgaben wie die Verarbeitung handschriftlicher Notizen oder die Extraktion von Daten aus E-Mails bewältigen können, aber es wird immer einen gewissen Bedarf an menschlicher Aufsicht geben.“

— Joshua Odmark, CIO und Gründer, Local Data Exchange

Bewältigung der Herausforderungen der manuellen Eingabe

„Fehler wie Tippfehler, fehlende Daten und Fehlinterpretationen von handschriftlichen Notizen führen oft zu ungenauen Aufzeichnungen, was später zu größeren Problemen führen kann. Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf veraltete Dateneingabemethoden, entweder aufgrund von Budgetbeschränkungen oder mangelndem Bewusstsein für bessere Lösungen. Unternehmen bewegen sich bereits in Richtung automatisierter Datenerfassungstools, die die Genauigkeit verbessern und den Bedarf an manueller Eingabe reduzieren. Die Realität ist, dass Unternehmen, die die Automatisierung frühzeitig einführen, einen Wettbewerbsvorteil haben werden, während diejenigen, die an veralteten Methoden festhalten, mit Ineffizienzen zu kämpfen haben werden. Die manuelle Dateneingabe wird vielleicht nicht vollständig verschwinden, aber ihre Rolle wird mit der Verbesserung der Technologie abnehmen.“

— Konrad Martin, CEO, Tech Advisors

Die Vorteile intelligenter Formulare

„Bei der Arbeit mit unseren Verkaufsteams habe ich festgestellt, dass inkonsistente Datenformate und zeitaufwendige Validierungsprozesse immer noch große Engpässe bei unseren CRM-Updates sind. Erst letzten Monat haben wir intelligente Formulare mit prädiktiven Feldern implementiert, wodurch sich unsere Dateneingabezeit um etwa 40 % reduziert und die Genauigkeit deutlich verbessert hat. Während KI und Automatisierung in den kommenden Jahren die meisten Routineaufgaben der Dateneingabe übernehmen werden, glaube ich, dass menschliche Eingaben für komplexe Entscheidungsfindungen und die Einhaltung von Datenqualitätsstandards entscheidend bleiben werden.“

— Yarden Morgan, Director of Growth, Lusha

Diskussion über Datenintegritätsprobleme

„Einer der anhaltenden Schmerzpunkte der manuellen Dateneingabe ist die Schwierigkeit, die Datenintegrität über verschiedene Technologiestacks hinweg aufrechtzuerhalten. Dies führt häufig zu erheblichen Diskrepanzen bei Datenmigrationen oder Analyseprozessen. Ich glaube, dass die Schnittmenge aus robuster IT-Infrastruktur und sich entwickelnden SaaS-Lösungen im kommenden Jahrzehnt zu kohärenteren Datenverwaltungssystemen führen wird, die diese Probleme direkt angehen.“

— Steve Payerle, Präsident, Next Level Technologies

Die Rolle der KI bei der Dateneingabe im Gesundheitswesen

„Bei Etna Interactive habe ich gesehen, wie Arztpraxen unzählige Stunden mit manueller Dateneingabe verschwendet haben, was oft zu kostspieligen Fehlern in Patientenakten und Versicherungsansprüchen geführt hat. Erst letzten Monat stellte einer unserer Kunden von manueller Eingabe auf KI-unterstützte Software um, wodurch sich die Datenverarbeitungszeit um 65 % verkürzte und die Genauigkeit auf 99,8 % verbesserte.“

— Ryan Miller, Gründer & CEO, Etna Interactive

Bekämpfung der Dateneingabe-Müdigkeit

„Der größte Schmerzpunkt ist nicht nur der Zeitaufwand für die Dateneingabe, sondern auch die geistige Ermüdung, die zu kostspieligen Fehlern und einer verminderten Teammoral führt. Bei Easy-Tutor haben wir die Dateneingabefehler um 78 % reduziert, indem wir Computer Vision und natürliche Sprachverarbeitung implementiert haben, um Informationen automatisch aus Dokumenten und Formularen zu extrahieren. Obwohl die vollständige Automatisierung aufgrund von Randfällen und der Notwendigkeit menschlichen Urteilsvermögens noch in weiter Ferne liegt, erwarte ich, dass bis 2030 die meisten Dateneingaben durch eine Kombination aus KI, Augmented-Reality-Schnittstellen und intelligenten Validierungssystemen erledigt werden.“

— Alexander Liebisch, Gründer, TinderProfile

Wichtigste Erkenntnisse der Experten:

• Die Datenintegration bleibt eine große Herausforderung – Unternehmen haben Schwierigkeiten, Daten über mehrere Plattformen hinweg zu vereinheitlichen.
• Die Automatisierung reduziert die manuelle Eingabe um bis zu 80 %, aber die vollständige Automatisierung ist bei unstrukturierten Daten immer noch schwierig.
• KI-gestützte Tools verbessern bereits die Datengenauigkeit und -effizienz.
• Die manuelle Dateneingabe wird nicht vollständig verschwinden, aber ihre Rolle wird weiter abnehmen, wobei sich die menschliche Aufsicht auf komplexe Fälle und die Datenvalidierung konzentriert.

Die Zukunft der Datenverwaltung liegt in der Automatisierung und KI-gestützten Lösungen. Da Unternehmen immer größere Datenmengen verarbeiten, ist es nicht mehr nachhaltig, sich auf manuelle Dateneingabe zu verlassen. KI-Datenextraktionssoftware wie Parseur bietet eine intelligentere, schnellere und zuverlässigere Methode zur Informationsverarbeitung, spart Zeit, reduziert Kosten und verbessert die Genauigkeit.

Zuletzt aktualisiert am 9. April 2025