Belangrijkste Punten
- Handmatige data entry wordt nog steeds veel gebruikt, maar het kost veel tijd, is foutgevoelig en lastig op te schalen.
- AI-gedreven data entry software transformeert de sector, automatiseert workflows en vermindert fouten.
- Populaire handmatige data entry tools zijn onder andere Microsoft Excel, Google Sheets en Zoho Forms.
- Geautomatiseerde oplossingen zoals Parseur halen data uit documenten via AI en integreren naadloos met Zapier, Google Sheets en CRMs.
Ben je het zat om uren te besteden aan het kopiëren en plakken van data uit documenten, e-mails of formulieren? Handmatige data entry is niet alleen saai—het is ook een grote verspilling van tijd en middelen. Data entry vormt de ruggengraat van de moderne bedrijfsvoering. Elke dag verwerken bedrijven grote hoeveelheden data, organiseren en beheren deze. Maar in 2025 ondergaat data entry een flinke transformatie.
Het goede nieuws? Automatisering verandert het proces. Stel je voor: geen repetitieve taken meer, minder menselijke fouten en meer tijd voor belangrijk werk. AI-tools maken het mogelijk om data snel te extraheren, verwerken en deze direct te koppelen aan systemen zoals Google Sheets, Excel en CRMs.
Deze gids helpt je om de beste data entry software van 2025 te vinden. We behandelen zowel handmatige als geautomatiseerde oplossingen en laten zien hoe je de overstap kunt maken van traditionele naar moderne AI-workflows. Of je nu een eenvoudige spreadsheet zoekt of een krachtig automatiseringsplatform zoals Parseur, je vindt hier de passende keuze.
Wat is data entry software?
Data entry software helpt om informatie sneller en slimmer in je systemen te krijgen, of het nu klantdata, verkooporders of voorraadbeheer betreft. Zie het als een digitale assistent die rommelige data omzet in bruikbare inzichten. De opties variëren van simpele spreadsheets tot geavanceerde, AI-gedreven platforms.
Soorten data entry software
Er zijn twee hoofdcategorieën data entry software:
- Handmatige Data Entry Software – Dit type vraagt om handmatige invoer van data door medewerkers. Nuttig voor gestructureerde invoeren, maar vaak traag en foutgevoelig.
Voorbeelden: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.
- Geautomatiseerde Data Entry Software – Dit type gebruikt AI en automatisering om data te extraheren, verwerken en structureren met minimaal menselijk ingrijpen. Ze zijn sneller, minder foutgevoelig en bieden vaak betere integratie.
Voorbeelden: Parseur, UiPath.
Top handmatige data entry software in 2025
Handmatige data entry blijft in veel organisaties standaard. Vaak gaat het hierbij om het verzamelen van gegevens via traditionele papieren of digitale formulieren.
Veel bedrijven blijven nog altijd afhankelijk van handmatige data entry. Uit onderzoek blijkt dat 70% van de productiebedrijven nog handmatig data invoert. (Manufacturing Leadership Council)
Microsoft Excel (Beste voor complexe berekeningen & spreadsheets)
Beschrijving: Een krachtige spreadsheetapplicatie van Microsoft, wereldwijd gebruikt voor het organiseren, analyseren en visualiseren van data.
Functies:
- Geavanceerde formules en functies voor complexe berekeningen.
- Draaitabellen en grafieken voor data-analyse.
- Integratie met andere Microsoft 365 apps.
Voordelen:
- Uitgebreide analysetools.
- Gebruiksvriendelijke en bekende interface.
- Veel maatwerk mogelijk.
Prijs: MS Excel is gratis, met uitgebreidere opties via een Microsoft 365-abonnement, vanaf $9,99/maand.
Nadelen: Minder schaalbaar bij grote datavolumes, gevoelig voor menselijke fouten, en beperkte realtime samenwerking ten opzichte van cloudtools.
Google Sheets (Beste voor cloud samenwerking)
Beschrijving: Een cloudgebaseerde spreadsheet van Google voor realtime samenwerking en overal toegankelijkheid.
Functies:
- Meerdere gebruikers kunnen tegelijk bewerken.
- Integratie met Google Workspace apps.
- Cloudopslag met automatisch opslaan.
Voordelen:
- Direct samenwerken binnen teams.
- Altijd en overal toegankelijk.
- Gratis voor individueel gebruik.
Prijs: Gratis voor privégebruik; zakelijk vanaf $6/gebruiker/maand.
Nadelen: Kan traag worden bij zeer grote datasets; beperkte automatisering ten opzichte van geavanceerdere oplossingen.
Zoho Forms (Beste voor gestructureerde formulier-gebaseerde datainvoer)
Beschrijving: Een formulierbouwer waarmee je gemakkelijk op maat gemaakte formulieren bouwt voor gegevensverzameling.
Functies:
- Sleep-en-neerzetten formulierbouwer.
- Voorwaardelijke logica voor flexibele formulieren.
- Integratie met Zoho-suite en externe apps.
Voordelen:
- Eenvoudig in gebruik.
- Automatische workflows mogelijk.
- Sterke datamanagementfuncties.
Prijs: Vanaf $10/gebruiker/maand.
Nadelen: Vereist nog steeds handmatige invoer; beperkte automatisering.
Typeform (Beste voor enquête- & formulierdataverzameling)
Beschrijving: Interactieve formulier- en enquêtebouwer, gericht op gebruiksvriendelijke en aansprekende gebruikerservaring.
Functies:
- Conversatie-achtige formulieren.
- Aanpasbare templates.
- Analysetools en rapportages.
Voordelen:
- Stimuleert hoge respons door aantrekkelijke formats.
- Snel ontwerpen en publiceren.
- Integreert met uiteenlopende applicaties.
Prijs: Gratis basisplan, premium plannen vanaf $25/maand.
Nadelen: Data wordt nog handmatig ingevoerd.
Airtable (Beste voor database-achtige dataorganisatie)
Beschrijving: Combineert spreadsheet met databasefunctionaliteit voor flexibele data-organisatie.
Functies:
- Aanpasbare velden en weergaven.
- Samenwerkingsmogelijkheden.
- Integratie met populaire externe apps.
Voordelen:
- Veelzijdige data-organisatie.
- Makkelijk in gebruik.
- Ondersteunt complexe datarelaties.
Prijs: Gratis voor individueel gebruik; premium vanaf $20/gebruiker/maand.
Nadelen: Nog steeds handmatige data entry, minder automatisering dan geavanceerde platforms.
Beperkingen van handmatige data entry tools
Handmatige data entry is extreem tijdrovend. Volgens rapporten verspilt meer dan 40% van de werknemers minimaal een kwart van hun werkweek aan handmatige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer. (Smartsheet)
Bedrijven besteden duizenden uren aan handmatige data entry. De roep om snellere, geautomatiseerde oplossingen is groter dan ooit. De juiste software levert tijdwinst, minder fouten en zorgt ervoor dat je team meer impact kan maken.
Bedrijven stappen over op Geautomatiseerde Data Entry Software
Misschien werk je nu met Excel, Google Sheets of Airtable om data te ordenen en analyseren. Die software is waardevol voor data-organisatie. Maar het pijnpunt? Data invoeren.
Vraag jezelf eens af: hoeveel tijd is een team kwijt aan het overnemen van data uit e-mails, facturen of formulieren in spreadsheets? Niet alleen kost het veel tijd, het verhoogt ook het risico op fouten en vertragingen.
In dit gat springen data entry automatisering tools: niet om je favoriete spreadsheets te vervangen, maar als krachtige upgrade voor je processen.
Automatisering kan operationele kosten met 30% tot 50% verlagen, aldus Gartner, waardoor middelen veel effectiever ingezet kunnen worden. - Gartner
Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat automatisering de tijd voor data entry en verwerking met tot wel 80% kan verkorten. - Wishup
Belangrijkste technologieën achter data-automatisering:
- OCR (Optical Character Recognition): OCR zet gescande documenten of afbeeldingen om in digitale tekst, ideaal voor dataverwerking vanaf papier.
- Intelligent document processing (IDP): IDP benut AI om data te begrijpen en ophalen uit ongestructureerde documenten zoals facturen of contracten.
- RPA (Robotic Process Automation): RPA automatiseert repeterend invoerwerk tussen verschillende applicaties.
- NLP (Natural Language Processing): NLP analyseert ongestructureerde tekst (denk aan e-mails en klantfeedback) voor zinvolle informatie.
Wereldwijd is de AI-adoptie gestegen tot 72%, wat de snelle groei in uiteenlopende sectoren aantoont. - McKinsey
De juiste data entry software kiezen voor jouw bedrijf
Het aanbod data entry tools is overweldigend. De beste keuze hangt helemaal af van jouw use case en bedrijfsdoelen. Zoek je alleen een spreadsheet, of een complete data automatiseringstool?
Handmatig versus Geautomatiseerd:
- Bepaal eerst je data entry behoefte. Zijn je taken overzichtelijk en is menselijk toezicht nodig? Dan volstaan handmatige tools. Verwerk je echter grote volumes of veel dezelfde taken? Dan is automatisering essentieel.
OCR en documentherkenning:
- Werk je veel met papieren documenten of scans? Kies voor software met goede OCR-functies, zodat overtikken niet meer hoeft.
Integraties:
- Kijk of de tool makkelijk integreert met jouw bestaande systemen, zoals CRM’s, ERP’s of andere applicaties. Naadloze integratie is onmisbaar voor een efficiënte dataflow.
Workflow-automatisering:
- Vergelijk de mogelijkheden voor workflow-automatisering. Met krachtige software kun je repetitieve processen automatiseren en zo veel tijd winnen.
Blijf Excel, Google Sheets en Jouw Favoriete Tools Gebruiken—Automatiseer Alleen de Data Entry
Je hoeft niet afscheid te nemen van Excel of Google Sheets. Deze tools blijken nog steeds ideaal voor data-organisatie. Maar het handmatig invoeren van gegevens? Dáár zit het probleem.
Parseur – De Beste Data Entry Software voor AI-gedreven Automatisering
Gebruik je al Google Sheets, Excel of Airtable en wil je direct af van handmatig overtikken? Parseur biedt de oplossing.
Parseur is een slimme, AI-gedreven extractietool die data entry vanuit e-mails, PDF’s en gescande documenten volledig automatiseert. Ongestructureerde data wordt razendsnel geconverteerd naar gestructureerde formaten die je direct in je favoriete apps kunt verwerken.
Michael Levengood, CEO van Rex Marketing in Washington, D.C., prijst Parseur’s AI en customization. Het bedrijf genereert nu met minimale handmatige inspanning accurate bestanden, met als bonus uitstekende support tijdens de overstap.
Zo integreert Parseur met jouw favoriete tools
Een grote kracht van Parseur is de eenvoudige integratie met talloze populaire apps, waarmee je volledig geautomatiseerde workflows kunt bouwen.
Zapier & Make (Workflows automatiseren):
Via Zapier en Make koppel je Parseur eenvoudig aan honderden applicaties. Data die Parseur ophaalt, kan direct gebruikt worden om acties aan te sturen—zoals automatische CRM-updates, taken aanmaken of notificaties verzenden, zonder dat er handmatig werk nodig is.
Excel & Google Sheets (Extracties realtime sturen):
Met Parseur stuur je geëxtraheerde data direct naar Excel of Google Sheets, realtime en foutloos. Je spreadsheets zijn dus altijd up-to-date, perfect voor rapportages of databeheer zonder extra handmatige stappen.
Voordelen per sector:
- Financieel: Automatiseer het uitlezen van factuurdata en voorkom fouten in debiteuren of crediteuren—je cashflow blijft optimaal.
- Logistiek: Parseur haalt order- en verzendinformatie uit documenten en e-mails voor realtime tracking en een efficiënte supply chain.
- HR: Parseur extraheert automatisch kandidaatdata uit sollicitaties, waardoor HR-teams minder tijd kwijt zijn aan handmatige invoer.
Wat zeggen de experts: De toekomst van data entry
We vroegen verschillende experts welke uitdagingen handmatige data entry biedt en hoe de toekomst voor data entry eruitziet:
- Wat zijn de grootste problemen met handmatige data entry voor bedrijven vandaag de dag?
- Hoe ziet data entry eruit over 5-10 jaar?
- Zal handmatige data entry ooit helemaal verdwijnen?
Antwoorden van de experts:
Ongekoppelde Databronnen als Grootste Pijnpunt
"Het grootste pijnpunt dat ik steeds zie: het ontbreken van koppelingen tussen verschillende databronnen—zoals bedrijven die handmatig data moeten overnemen van het ene naar het andere systeem. Moderne API's en machine learning kunnen handmatig werk nu al met 80% verminderen, maar volledige automatisering blijft lastig bij ongestructureerde data. Ik verwacht meer AI-assistenten voor lastige data entry (zoals handschriften of emaildata), maar menselijke controle blijft nodig."
— Joshua Odmark, CIO en Oprichter, Local Data Exchange
Fouten en Budgetten
"Typfouten, ontbrekende data en slechte interpretatie van handschriften zorgen voor onjuiste records en grote problemen achteraf. Veel bedrijven blijven hangen in ouderwetse data entry door beperkte budgetten of het niet kennen van slimmere oplossingen.
Bedrijven stappen nu over op geautomatiseerde tools om nauwkeurigheid te verhogen en handwerk terug te dringen. Automatiseren geeft een voorsprong; wie blijft hangen in handwerk zal achterblijven. Volledige eliminatie van handmatige invoer is onwaarschijnlijk, maar technologie zal de rol sterk verkleinen."
— Konrad Martin, CEO, Tech Advisors
Slimme Formulieren Helpen Gebruiksgemak Vergroten
"In sales worstelen we vooral met inconsistente data en tijdrovende controles voor CRM-updates. We hebben onlangs slimme formulieren met voorspellende velden geïmplementeerd, waardoor de invoertijd met 40% daalde én onze nauwkeurigheid toenam. AI en automatisering gaan veel routinetaken overnemen, maar mensen blijven onmisbaar voor complexe validatie."
— Yarden Morgan, Director of Growth, Lusha
Data Integriteit Blijft Uitdaging
"Data-integriteit tussen systemen blijft lastig, vooral bij migraties of analyses. Door betere SaaS-infrastructuur en integraties verwacht ik dat deze uitdaging de komende tien jaar kleiner wordt."
— Steve Payerle, President, Next Level Technologies
De Rol van AI bij Zorgdata
"Zorgorganisaties verspillen veel tijd aan handmatige invoer, met dure fouten tot gevolg. Dankzij AI-software daalde de invoertijd bij een klant met 65% en nam de nauwkeurigheid toe tot 99,8%!"
— Ryan Miller, Founder & CEO, Etna Interactive
Data Entry Moeheid Tegengaan
"Het gaat niet alleen om de tijd, maar ook om de mentale belasting: fouten en teamfrustratie nemen toe. Door computer vision en NLP is invoerfouten bij Easy-Tutor met 78% gedaald. Totale automatisering is complex door uitzonderingen, maar ik verwacht dat tegen 2030 het gros van data entry door AI en slimme controles wordt gedaan."
— Alexander Liebisch, Founder, TinderProfile
Samengevat door de Experts:
- Data-integratie blijft lastig; koppelingen tussen systemen kosten veel tijd.
- Automatisering kan repeterend handwerk tot 80% terugdringen, maar volautomatisch verwerken van ongestructureerde data blijft een uitdaging.
- AI-tools verbeteren nauwkeurigheid en productiviteit.
- Handmatige data entry verdwijnt niet volledig, maar neemt sterk af: controle en validatie blijven menselijk.
De toekomst van datamanagement draait om automatisering en AI-oplossingen. Naarmate bedrijven meer data verwerken, is handmatig invoeren niet meer toekomstbestendig. AI data-extractiesoftware zoals Parseur biedt een slimmer, sneller en betrouwbaarder alternatief—en zorgt voor tijd-, kosten- én foutbesparing.
Laatst bijgewerkt op
