Najlepsze oprogramowanie do wprowadzania danych w 2026 roku

Kluczowe wnioski

• Ręczne wprowadzanie danych wciąż jest szeroko stosowane, jednak jest czasochłonne, podatne na błędy i trudno je skalować.
• Oprogramowanie do wprowadzania danych zintegrowane ze sztuczną inteligencją zmienia branżę, automatyzując procesy oraz ograniczając liczbę błędów.
• Najpopularniejsze narzędzia do ręcznego wprowadzania danych to Microsoft Excel, Google Sheets i Zoho Forms.
• Zaawansowane rozwiązania, takie jak Parseur, pozwalają automatycznie wyodrębniać i przetwarzać dane przy pomocy AI, integrując się z Zapier, Google Sheets i narzędziami CRM.

Czy masz już dość poświęcania godzin na kopiowanie i wklejanie danych z dokumentów, e-maili czy formularzy? Ręczne wprowadzanie informacji jest nie tylko monotonne – generuje też ogromne koszty i zabiera cenny czas. Sprawne wprowadzanie danych stanowi podstawę każdej nowoczesnej działalności biznesowej. Firmy każdego dnia gromadzą, katalogują i przetwarzają gigantyczne ilości informacji. Jednak w 2026 roku sposób zarządzania danymi przechodzi rewolucję.

Dobra wiadomość? Automatyzacja zupełnie zmienia podejście do wprowadzania danych. Wyobraź sobie eliminację powtarzalnych zadań, ograniczenie ludzkich błędów i odzyskanie czasu na bardziej strategiczne działania. Rozwiązania oparte na AI umożliwiają natychmiastowe wyciąganie i przetwarzanie danych oraz łatwą ich integrację z Google Sheets, Excelem czy CRM.

W tym przewodniku podpowiemy, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do wprowadzania danych w 2026 roku. Porównamy narzędzia ręczne i zautomatyzowane, aby pokazać Ci ścieżkę od tradycyjnego do nowoczesnego, zoptymalizowanego procesu. Szukasz prostego arkusza, czy potrzebujesz potężnego narzędzia do automatyzacji jak Parseur? Znajdziesz tutaj zestawienie najlepszych opcji dla każdej potrzeby.

Czym jest oprogramowanie do wprowadzania danych?

Oprogramowanie do wprowadzania danych umożliwia szybkie, wydajne i uporządkowane gromadzenie informacji – niezależnie czy chodzi o obsługę klientów, zamówień czy stanów magazynowych. Najlepiej porównać je do inteligentnego asystenta digitalizującego rozproszone informacje i zamieniającego je w przejrzyste dane. Takie programy obejmują zarówno proste arkusze kalkulacyjne, jak i zaawansowane platformy AI.

Rodzaje oprogramowania do wprowadzania danych

Możemy wyróżnić dwa główne typy rozwiązań:

• Ręczne oprogramowanie do wprowadzania danych – opiera się na pracy człowieka, który samodzielnie porządkuje i wprowadza dane. Sprawdza się przy prostych zadaniach, lecz jest wolne i generuje błędy.

Przykłady: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.

• Zautomatyzowane oprogramowanie do wprowadzania danych – podczas gdy użytkownik pełni rolę nadzorczą, narzędzie korzysta z AI i automatyzacji do samodzielnego wyodrębniania i porządkowania danych. Działa szybciej, jest wydajniejsze i minimalizuje ryzyko błędów.

Przykłady: Parseur, UiPath.

Najlepsze ręczne oprogramowanie do wprowadzania danych w 2026 roku

Ręczne wprowadzanie danych wciąż dominuje w wielu organizacjach i najczęściej polega na korzystaniu z tradycyjnych formularzy – papierowych lub cyfrowych.

Zdecydowana większość firm nadal bazuje na ręcznym wprowadzaniu danych. Według ostatnich badań 70% producentów korzysta głównie z manualnego podejścia. (Manufacturing Leadership Council)

Microsoft Excel (Idealny do zaawansowanych obliczeń i analizy danych)

Opis: Wszechstronny program Microsoftu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, często wykorzystywany do organizowania, analizowania i wizualizacji dużych zbiorów danych.

Funkcje:

• Zaawansowane formuły i funkcje obliczeniowe.
• Tabele przestawne oraz wykresy wspierające analizę danych.
• Integracja z całym pakietem Microsoft 365.

Zalety:

• Szerokie możliwości analityczne.
• Znajomy interfejs.
• Wysoka elastyczność personalizacji.

Ceny: Dostępny w wersji darmowej i w ramach pakietu Microsoft 365 od 9,99 USD/miesiąc.

Wady: Problemy z wydajnością przy dużych zbiorach danych, duże ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu oraz ograniczone funkcje współpracy w czasie rzeczywistym w porównaniu do narzędzi online.

Google Sheets (Najlepszy do wspólnej pracy online)

Opis: Internetowy arkusz kalkulacyjny Google, umożliwiający wieloosobową współpracę w czasie rzeczywistym z dowolnego urządzenia.

Funkcje:

• Równoczesna edycja dokumentów przez wiele osób.
• Integracja z aplikacjami Google Workspace.
• Automatyczne zapisywanie i przechowywanie w chmurze.

Zalety:

• Ułatwia pracę zespołową.
• Dostępny wszędzie, gdzie jest Internet.
• Darmowy dla użytkowników prywatnych.

Ceny: Bezpłatny dla pojedynczych użytkowników; plany biznesowe od 6 USD/użytkownika/miesiąc.

Wady: Pracuje wolniej z bardzo dużą ilością danych, ma ograniczone wsparcie dla automatyzacji i mniejszą elastyczność przy rozbudowanych projektach.

Zoho Forms (Idealny do porządkowania danych przez formularze)

Opis: Kreator formularzy online, który pozwala szybko projektować rozbudowane formularze do gromadzenia i organizowania danych.

Funkcje:

• Intuicyjny interfejs typu „przeciągnij i upuść”.
• Logika warunkowa umożliwiająca tworzenie dynamicznych formularzy.
• Integracja z Zoho i innymi programami.

Zalety:

• Wygodny i szybki w obsłudze.
• Automatyczne przepływy pracy i zarządzanie zgłoszeniami.
• Solidne możliwości zarządzania danymi.

Ceny: Plany od 10 USD/użytkownika/miesiąc.

Wady: Proces wciąż wymaga ręcznego wprowadzania, brak zaawansowanej automatyzacji.

Typeform (Najlepszy do angażujących ankiet i formularzy)

Opis: Interaktywny kreator formularzy i ankiet zaprojektowanych tak, by zwiększać zaangażowanie respondentów.

Funkcje:

• Konwersacyjne, przyjazne użytkownikom formularze.
• Bogata baza szablonów.
• Narzędzia analityczne oraz raportowanie wyników.

Zalety:

• Wysokie wskaźniki odpowiedzi dzięki atrakcyjnej formie.
• Prosta obsługa i szybkie wdrożenie.
• Integracja z szeroką gamą aplikacji.

Ceny: Plan podstawowy darmowy; wersje premium od 25 USD/miesiąc.

Wady: Wciąż wymaga ręcznego wpisywania informacji.

Airtable (Idealny do organizowania danych w modelu bazy danych)

Opis: Unikalne połączenie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych, umożliwiające elastyczne zarządzanie informacjami.

Funkcje:

• Możliwość dostosowywania pól i widoków.
• Narzędzia do współpracy zespołowej.
• Integracje z popularnymi aplikacjami i usługami.

Zalety:

• Wszechstronna organizacja nawet złożonych danych.
• Przejrzysty, nowoczesny interfejs.
• Obsługa powiązań między różnymi zestawami danych.

Ceny: Darmowy dla użytkowników indywidualnych; plany zaawansowane od 20 USD/użytkownika/miesiąc.

Wady: Nadal opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych i oferuje mniej automatyzacji niż typowe rozwiązania AI.

Ograniczenia narzędzi do ręcznego wprowadzania danych

Ręczne wprowadzanie danych jest kłopotliwe oraz pochłania mnóstwo czasu. Według analiz aż 40% pracowników co tydzień spędza co najmniej ćwierć czasu pracy na powtarzalnych, manualnych zadaniach takich jak wprowadzanie informacji. (Smartsheet)

Ponieważ tak wiele firm nadal inwestuje znaczny czas w ręczne wprowadzanie danych, zapotrzebowanie na nowoczesne, automatyczne narzędzia systematycznie rośnie. Wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala zaoszczędzić czas, zredukować ryzyko błędów i skierować zespół do zadań mających większy wpływ na rozwój firmy.

Firmy wybierają zautomatyzowane oprogramowanie do wprowadzania danych

Excel, Google Sheets czy Airtable doskonale sprawdzają się do zarządzania danymi. Jednak największym problemem jest nie tyle ich organizacja, co ręczne wprowadzanie informacji do systemu.

Ile czasu poświęca Twój zespół na kopiowanie i wklejanie danych z e-maili lub dokumentów do arkuszy? To żmudne i zwiększa ryzyko pomyłek oraz utrudnia efektywność pracy.

Właśnie tutaj wkracza automatyzacja wprowadzania danych, która nie zastępuje obecnego oprogramowania, lecz podnosi jego wydajność.

Automatyzacja jest w stanie obniżyć koszty operacyjne nawet o 30–50%, poprawić zarządzanie zasobami i uwalniać czas zespołów – donosi Gartner. - Gartner

McKinsey szacuje, że automatyzacja pozwala zaoszczędzić nawet 80% czasu związanego z przetwarzaniem i pobieraniem informacji – co znacząco zwiększa produktywność. - Wishup

Kluczowe technologie automatyzujące wprowadzanie danych:

• OCR (optyczne rozpoznawanie znaków): Strefowy OCR pozwala przekształcać obrazy i skany na edytowalny tekst, dzięki czemu można wyodrębniać informacje z dokumentów papierowych.
• Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP): IDP wykorzystuje AI oraz uczenie maszynowe do interpretowania i wydobywania danych z nieustrukturyzowanych dokumentów.
• RPA (zrobotyzowana automatyzacja procesów): RPA odtwarza czynności człowieka przy obsłudze aplikacji, umożliwiając automatyzację uciążliwych operacji.
• NLP (przetwarzanie języka naturalnego): narzędzia NLP wyciągają istotne dane z nieuporządkowanych źródeł, m.in. e-maili czy opinii klientów.

Implementacja AI sięgnęła już 72% firm globalnie – to dowód szybko rosnącego zapotrzebowania i wdrożeń w różnych sektorach. - McKinsey

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do wprowadzania danych

Ogrom opcji sprawia, że wybór nie jest łatwy. Wszystko zależy od potrzeb Twojego zespołu – czasem prosty arkusz wystarcza, kiedy indziej niezbędne są zaawansowane automatyczne rozwiązania.

Ręczne narzędzia czy automatyzacja?

• Oceń, czy Twój zespół wykonuje zadania proste, wymagające weryfikacji – wówczas rozwiązania manualne, jak arkusze, mogą być wystarczające. Jeśli jednak przetwarzanie informacji jest powtarzalne i skala duża, automatyzacja staje się niezastąpiona i wpływa na rozwój firmy.

OCR i przetwarzanie dokumentów

• Jeśli pracujesz na zeskanowanych lub graficznych dokumentach, wybierz program wyposażony w sprawny mechanizm OCR. To wyeliminuje konieczność przepisywania i przyspieszy digitalizację danych.

Integracje z innymi systemami

• Upewnij się, że nowe oprogramowanie łatwo połączysz z dotychczas wykorzystywanymi narzędziami: CRM, ERP czy programami analitycznymi. Automatyczny przepływ danych pozwoli uprościć workflow oraz zwiększyć produktywność.

Automatyzacja procesów

• Ważne, aby wybrane narzędzie umożliwiało szybkie wdrożenie automatycznych przepływów pracy, redukując liczbę powtarzalnych, ręcznie wykonywanych czynności.

Nie rezygnuj z ulubionych narzędzi – po prostu zautomatyzuj wprowadzanie danych

Nie proponujemy rezygnowania z Excela czy Google Sheets. Te rozwiązania świetnie sprawdzają się w zarządzaniu danymi. Głównym problemem, który trzeba wyeliminować, jest ręczne wpisywanie danych, spowalniające codzienną pracę.

Parseur – najlepsze oprogramowanie do wprowadzania danych z automatyzacją AI

Gdy korzystasz z Google Sheets, Excela czy Airtable i chcesz pozbyć się monotonii związanej z ręcznym przepisywaniem – Parseur jest doskonałym wyborem.

Parseur to narzędzie do wyodrębniania danych wspierane AI, które automatycznie przetwarza dane z e-maili, plików PDF czy skanów. Przekształca nieuporządkowane informacje w ustrukturyzowane dane i integruje je z kluczowymi aplikacjami biznesowymi.

Michael Levengood, CEO Rex Marketing (Washington), podkreślił zalety automatyzacji AI Parseur i funkcje niestandardowego mapowania danych, pozwalające generować wysokiej jakości pliki bez konieczności angażowania pracowników. Zwrócił również uwagę na bardzo dobry poziom obsługi klienta i wsparcia na etapie wdrożenia.

Parseur i integracje z narzędziami biznesowymi

Parseur pozwala łatwo łączyć się z popularnymi platformami biznesowymi, tworząc w pełni zautomatyzowane i wydajne procesy.

Zapier i Make (zaawansowana automatyzacja przepływów pracy):

Integracje Parseur z Zapier oraz Make umożliwiają wyzwalanie działań pomiędzy różnymi aplikacjami. Po wyodrębnieniu danych z e-maili czy dokumentów, Parseur automatycznie wyśle je do innych narzędzi – może aktualizować CRM, tworzyć zadania w aplikacjach do zarządzania projektami, wysyłać powiadomienia. To eliminuje konieczność ręcznego kopiowania informacji i przyspiesza operacje.

Excel i Google Sheets (aktualizacja baz na żywo):

Parseur pozwala przesyłać wyodrębnione dane bezpośrednio do Excela lub Google Sheets w czasie rzeczywistym. Dzięki temu masz zawsze aktualne bazy – bez konieczności ręcznego transferu informacji. Idealne dla zespołów pracujących na arkuszach kalkulacyjnych.

Zastosowanie w branżach:

• Finanse: Parseur automatyzuje wyciąganie danych z faktur, podnosząc dokładność i tempo rozliczeń, eliminując żmudne ręczne przepisywanie.
• Logistyka: Narzędzie automatycznie pobiera dane z zamówień i dokumentów transportowych, ułatwiając bieżące śledzenie oraz optymalizację łańcucha dostaw.
• HR: Parseur wyciąga dane z CV i listów motywacyjnych, automatyzując preselekcję kandydatów i usprawniając procesy rekrutacyjne.

Eksperci o przyszłości wprowadzania danych

Poprosiliśmy ekspertów o opinie na temat kluczowych wyzwań ręcznego wprowadzania danych i prognoz na nadchodzące lata. Zadaliśmy trzy pytania:

• Jakie są największe trudności związane z ręcznym wprowadzaniem danych?
• Jak będzie wyglądać wprowadzanie danych za 5–10 lat?
• Czy ręczne wprowadzanie danych całkowicie zniknie?

Oto kilka odpowiedzi:

Wyzwaniem jest rozproszenie źródeł danych

"Najwięcej problemów rodzi rozproszenie informacji – firmy zmuszone są przeklejać dane z różnych systemów: CRM, księgowości, arkuszy. Dzięki API i uczeniu maszynowemu wprowadzanie danych zredukowaliśmy nawet o 80% wśród moich klientów, ale całkowita automatyzacja zawsze będzie ograniczona przez nieuporządkowane formaty. Wkrótce pojawią się lepsze asystenty AI, radzące sobie nawet z odręcznymi notatkami i e-mailami, jednak nadzór człowieka pozostanie konieczny."

— Joshua Odmark, CIO i założyciel Local Data Exchange

Problem błędów ludzkich

"Typowe błędy – literówki, brak danych, mylne interpretacje notatek – powodują nieścisłości, co prowadzi do większych problemów. Wiele firm pracuje staroświeckimi metodami przez ograniczone budżety lub brak wiedzy o alternatywach.

Rośnie natomiast wykorzystanie narzędzi automatycznego pozyskiwania danych, które eliminują błędy i zwiększają produktywność. Uważam, że firmy szybciej wdrażające automatyzację, uzyskają przewagę, natomiast ci, którzy tego nie zrobią, będą pozostawać w tyle. Ręczne wprowadzanie nigdy nie zniknie całkiem, ale stanie się marginesem."

— Konrad Martin, CEO, Tech Advisors

Zalety inteligentnych formularzy i automatycznej walidacji

"Przy pracy z zespołami sprzedaży największą przeszkodą były niejednolite formaty danych i czasochłonna weryfikacja w CRM. Ostatnio wdrożyliśmy inteligentne formularze z predykcją – czas wprowadzania spadł o 40%, a jakość danych znacznie wzrosła. AI oraz automatyzacja przejmą większość prostych procesów, lecz rola człowieka utrzyma się przy trudniejszych decyzjach i końcowej kontroli."

— Yarden Morgan, Dyrektor ds. Rozwoju, Lusha

Spójność danych jako wyzwanie dla organizacji

"Ręczne wprowadzanie danych utrudnia utrzymanie spójności między różnorodnymi systemami – często prowadzi to do rozbieżności przy migracjach lub analizach.

W nadchodzącej dekadzie przewiduję, że połączenie nowoczesnej infrastruktury IT z rozwojem SaaS ułatwi zarządzanie informacją, eliminując tego typu bariery."

— Steve Payerle, Prezes, Next Level Technologies

AI zmienia wprowadzanie danych w sektorze medycznym

"W Etna Interactive widzę, jak kliniki medyczne tracą mnóstwo czasu na ręczne wprowadzanie danych, przez co powstają kosztowne błędy w dokumentacji lub rozliczeniach ubezpieczeń. W ostatnim czasie jeden z naszych klientów wdrożył narzędzie AI do ekstrakcji danych, zmniejszając czas przetwarzania o 65% i zwiększając dokładność do 99,8%."

— Ryan Miller, Założyciel i CEO, Etna Interactive

Zmęczenie pracowników i ryzyko pomyłek

"Ręczne przepisywanie danych nie tylko pochłania czas, ale prowadzi do znużenia, kosztowanych błędów i spadku motywacji. W Easy-Tutor, wdrażając rozpoznawanie obrazu i NLP, zredukowaliśmy liczbę błędów o 78%. Całkowita automatyzacja jest jeszcze przed nami, ale według mnie, do 2030 roku większość danych trafi do systemów przez AI, AR oraz zaawansowaną walidację."

— Alexander Liebisch, Założyciel, TinderProfile

Wnioski od ekspertów:

• Największym wyzwaniem pozostaje integracja danych z różnych źródeł.
• Automatyzacja może ograniczyć ręczną pracę nawet o 80%, jednak usunięcie wszystkich błędów jest trudne przy różnych formatach danych.
• Rozwiązania AI już dziś poprawiają dokładność i elastyczność procesów.
• W przyszłości znaczenie ręcznego wprowadzania danych będzie systematycznie maleć, a udział człowieka ograniczy się do nadzoru i obsługi wyjątków.

Świat zarządzania informacjami zmierza w kierunku automatyzacji i rozwiązań AI. Wraz ze wzrostem ilości danych, ręczna praca przestaje być efektywna. Inteligentne systemy ekstrakcji danych – jak Parseur – pozwalają działać szybciej i bardziej precyzyjnie, ograniczając błędy, koszty i podnosząc konkurencyjność Twojej firmy.

Ostatnia aktualizacja 30 stycznia 2026