Was ist Rechnungsverarbeitung? Ihr ultimativer Leitfaden für 2025

Einleitung: Rechnungsverarbeitung im Jahr 2025

Die Rechnungsverarbeitung ist ein kritischer Bestandteil des Kreditorenbuchhaltungs-Workflows jedes Unternehmens. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen monatlich Hunderte oder Tausende von Rechnungen bearbeitet, beeinflusst die Effizienz dieses Prozesses direkt den Cashflow, die Lieferantenbeziehungen und die finanzielle Genauigkeit.

Wussten Sie, dass manuelle Rechnungsverarbeitung Unternehmen zwischen 12 und 30 US-Dollar pro Rechnung kosten kann?

Trotz des technologischen Fortschritts setzen viele Unternehmen immer noch auf manuelle Rechnungsverarbeitung, die zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer ist. Mit dem Übergang der Unternehmen zu KI-gestützter Automatisierung wird die Rechnungsverarbeitung effizienter, genauer und skalierbarer.

Dieser Leitfaden erklärt, was Rechnungsverarbeitung ist, welche Herausforderungen traditionelle Workflows mit sich bringen und wie die Automatisierung den Prozess transformiert.

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Rechnungsverarbeitung beschreibt den gesamten Workflow des Empfangens, Prüfens, Genehmigens und Begleichens von Lieferantenrechnungen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Unternehmen Lieferantenrechnungen korrekt verfolgen und abgleichen, Ausgaben genau verbuchen und die Einhaltung der Finanzvorschriften gewährleisten. Er umfasst typischerweise mehrere Schritte, darunter Rechnungseingang, Datenextraktion, Validierung anhand von Bestellungen, Genehmigungsworkflows, Zahlungsabwicklung und Archivierung für zukünftige Audits.

Der Rechnungsverarbeitungs-Workflow

Der Rechnungsverarbeitungs-Workflow besteht aus mehreren wichtigen Schritten, die die Genauigkeit und Compliance im Kreditorenprozess gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Phasen des Workflows:

1. Rechnungseingang: Rechnungen gehen per E-Mail, Post oder über elektronische Rechnungsstellungsplattformen ein.
2. Datenerfassung: Rechnungsdaten (Lieferantenname, Rechnungsnummer, Posten, Fälligkeitsdatum usw.) werden manuell oder mit einem KI-gestützten Rechnungsparser wie Parseur extrahiert.
3. Rechnungsvalidierung: Die extrahierten Daten werden mit Bestellungen und Vertragsbedingungen abgeglichen.
4. Genehmigungsworkflow: Die Rechnung wird gemäß den Unternehmensrichtlinien an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
5. Abgleich & Abstimmung: Die Rechnung wird mit Bestellungen, Lieferbelegen und Zahlungsbedingungen abgeglichen.
6. Zahlungsabwicklung: Genehmigte Rechnungen werden zur Zahlung per elektronischer Überweisung oder Scheck freigegeben.
7. Archivierung & Compliance: Rechnungen werden für zukünftige Prüfungen und Finanzberichte digital archiviert.

Arten von Rechnungen

Unternehmen verarbeiten verschiedene Arten von Rechnungen, abhängig von ihrer Branche und ihren Geschäftsanforderungen. Einige der häufigsten Arten sind:

• Einkaufsrechnungen: Für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen.
• Betriebskostenrechnungen: Wiederkehrende Rechnungen für Strom, Wasser, Internet usw.
• Proforma-Rechnungen: Vorläufige Rechnungen vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.
• Abonnementrechnungen: Automatisierte Rechnungen für abonnementbasierte Dienste.
• Gutschriften: Anpassungen für Überzahlungen oder Rabatte, die auf zukünftige Transaktionen angewendet werden.
• Spesenabrechnungen: Von Mitarbeitern eingereichte Rechnungen für geschäftliche Ausgaben.

Wer ist für die Rechnungsverarbeitung zuständig?

Die Rechnungsverarbeitung wird in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung abgewickelt, kann aber auch andere Beteiligte im Unternehmen einbeziehen:

• Kreditorenbuchhalter: Verwalten Rechnungseingang, -prüfung und Zahlungsfreigabe.
• Finanzteams: Überwachen Abgleich, Compliance und Finanzberichterstattung.
• Abteilungsleiter: Genehmigen Rechnungen im Rahmen ihres Budgets.
• CFOs (Chief Financial Officers): Verantwortlich für die finanzielle Gesamtüberwachung und das Risikomanagement in den Rechnungsworkflows.
• Beschaffungsteams: Arbeiten mit der Kreditorenbuchhaltung zusammen, um Lieferantenrechnungen mit Bestellungen abzugleichen.

Rechnungsverarbeitung vs. Rechnungserfassung

Rechnungsverarbeitung umfasst das gesamte Rechnungsmanagement von Anfang bis Ende, wird aber oft mit Rechnungserfassung verwechselt – einem Teilprozess der Rechnungsverarbeitung, der sich speziell auf die Extraktion von Schlüsseldaten (wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Posten und Beträge) aus Dokumenten mithilfe von OCR, KI oder manueller Dateneingabe konzentriert. Die Rechnungserfassung beinhaltet hauptsächlich die Konvertierung unstrukturierter Rechnungsdaten in strukturierte Formate für Finanzsysteme.

Rechnungsverarbeitung hingegen umfasst Datenvalidierung, Genehmigungsrouting, Compliance-Prüfungen und Finanzabstimmung, was sie zu einer umfassenderen Funktion im Kreditorenprozess macht. Rechnungserfassung ist somit nur ein Schritt innerhalb des größeren Rechnungsverarbeitungs-Workflows.

Warum manuelle Rechnungsverarbeitung ineffizient ist

Für Buchhalter und Finanzfachleute, die mit der Verwaltung des Cashflows und der Führung genauer Aufzeichnungen betraut sind, kann die Ineffizienz der manuellen Verarbeitung zu kostspieligen Fehlern und betrieblichen Verlangsamungen führen.

Gründe für die Ineffizienz:

1. Langsame Bearbeitungszeiten: Manuelle Rechnungsverarbeitung ist langsam, mit durchschnittlichen Bearbeitungszeiten von 8 bis 14,6 Tagen pro Rechnung. Dies liegt oft an verlegten Rechnungen, langsamer abteilungsübergreifender Kommunikation und mehrstufigen Genehmigungsworkflows. (Quelle: Gocomet)

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen immer noch eine große Herausforderung. Ich habe mit Kunden gearbeitet, die jede Woche Stunden damit verbringen, nur Stapel von Rechnungen zu sortieren, Positionen zu überprüfen und Daten manuell in Buchhaltungssysteme einzugeben. Es ist mühsam und fehleranfällig - ein einfacher Fehler kann zu Zahlungsverzögerungen oder sogar zu Säumnisgebühren führen. - Jon Morgan, CEO und Business/Finance Experte von Venture Smarter.

2. Hohe Fehlerquoten: Manuelle Verarbeitung ist fehleranfällig aufgrund menschlicher Faktoren wie falscher Dateneingabe, nicht übereinstimmender Informationen und falsch abgelegter Dokumente. Laut APQC liegt die jährliche Fehlerquote bei manueller Rechnungsstellung bei ca. 2 %. (Quelle: Stampli)

3. Hohe Kosten: Manuelle Verarbeitung ist teuer. Laut Gartner kann sie zwischen 12 und 30 US-Dollar pro Rechnung kosten. (Quelle: Gocomet) Automatisierte Lösungen können die Kosten auf bis zu 3 US-Dollar pro Rechnung senken. (Quelle: ArtsyiItech)

4. Mangelnde Transparenz: Die mangelnde Transparenz bei der manuellen Rechnungsverarbeitung kann dazu führen, dass Möglichkeiten für Skonti verpasst werden und das Cashflow-Management erschwert wird. Die Nachverfolgung von Rechnungen wird ohne digitale Aufzeichnungen schwierig, was zu Abweichungen und Abstimmungsproblemen im Unternehmen führt. (Quelle: InvoiceMate)

5. Compliance-Risiken: Fehlende Dokumentation kann aufgrund der Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen zu Prüfungsstrafen führen. Der Prozess ist anfällig für Dokumentationslücken, fehlende Informationen und Desorganisation, was zur Nichteinhaltung von Steuergesetzen und Rechnungslegungsstandards führt. (Quelle: SmartBooqing).

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nutzt KI-gesteuerte Software und Workflow-Automatisierung, um den Rechnungslebenszyklus zu optimieren. Automatisierte Systeme extrahieren, validieren und verarbeiten Rechnungsdaten ohne manuelles Eingreifen mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), maschinellem Lernen und regelbasierten Workflows.

Traditionelle vs. automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Rolle der KI in der Rechnungsverarbeitung

KI verändert das Rechnungsmanagement, indem sie mühsame manuelle Aufgaben eliminiert und Genehmigungsverzögerungen reduziert. Mit KI-gestützter Rechnungsverarbeitung können Unternehmen effizient skalieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Transparenz ihrer Finanzworkflows verbessern.

*KI-Automatisierung kann die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung von 10,18 $ auf bis zu 2,14 $ senken – eine Einsparung von bis zu 79 %. Diese Reduzierung der Betriebskosten ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen strategischer einzusetzen. (Quelle: Lucid)*

Best Practices für effiziente Rechnungsverarbeitung in 2025

Um 2025 wettbewerbsfähig zu bleiben, sind innovative Strategien für die Rechnungsverarbeitung erforderlich, wie z. B. KI-gestützte Automatisierung, Echtzeit-Tracking und nahtlose ERP-Integration. Unternehmen sollten auch Best Practices anwenden, die die Automatisierung nutzen, um die Effizienz zu maximieren.

1. Zonale OCR und KI für die Rechnungserfassung: Nutzen Sie OCR-Technologie in Kombination mit KI, um Schlüsseldaten automatisch aus Rechnungen zu extrahieren. Dies eliminiert die manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitungszeit.

Ja, wir verwenden einen KI-Parser, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, und es hat die Effizienz deutlich verbessert. Die manuelle Rechnungsstellung dauerte früher Stunden pro Woche, aber die Automatisierung hat diese Zeit um fast 70 % reduziert. Das System extrahiert wichtige Details wie Lieferantennamen, Beträge und Fälligkeitsdaten sofort, wodurch menschliche Fehler reduziert und Genehmigungen beschleunigt werden. - Michael Benoit, Gründer und Versicherungsexperte, ContractorBond.

2. Automatisierter Rechnungs-zu-Bestell-Abgleich: Implementieren Sie KI-gesteuerte Abgleichssysteme, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen zu vergleichen. Dies reduziert Genehmigungsverzögerungen und gewährleistet die Genauigkeit der Zahlungsprozesse.

3. Echtzeit-Rechnungsverfolgung: Verwenden Sie Echtzeit-Tracking-Tools, um den Rechnungsstatus während des gesamten Workflows zu überwachen. Verbesserte Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Engpässe zu identifizieren, das Cashflow-Management zu verbessern und Zahlungsfristen einzuhalten.

4. Direkte Integration in ERP-Systeme: Verbinden Sie Rechnungsverarbeitungssysteme nahtlos mit ERP-Plattformen wie QuickBooks, SAP oder Xero. Dies eliminiert Datensilos, gewährleistet Konsistenz in den Finanzberichten und verbessert die betriebliche Gesamteffizienz.

5. Standardisierung elektronischer Rechnungen und digitaler Zahlungen: Stellen Sie auf elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und digitale Zahlungsmethoden um, um den Papierverbrauch zu reduzieren, Kosten zu sparen und schnellere Transaktionen zu gewährleisten. Die Standardisierung dieser Prozesse verbessert die Compliance und Skalierbarkeit.

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist veraltet und unhaltbar geworden, da Unternehmen danach streben, wettbewerbsfähig zu bleiben und effizient zu skalieren. KI-gestützte Automatisierung transformiert das Rechnungsmanagement, reduziert Bearbeitungszeiten, senkt Kosten und verbessert die Datengenauigkeit. Automatisierte Systeme gewährleisten zudem die Einhaltung von Prüfanforderungen und sind somit unerlässlich für moderne Finanzworkflows.

KI ist in der Tat der Game-Changer, der die Rechnungsverarbeitung bis 2025 unglaublich effizient und kostengünstig macht. Die Notwendigkeit manueller Eingaben wird überflüssig, da intelligente Entscheidungsfindung übernimmt, so dass sich Unternehmen auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Die Vorteile liegen auf der Hand: harte Kosteneinsparungen, verbesserter Cashflow und zufriedenere Lieferanten, die schnellere Zahlungszyklen erleben. Da sich die KI ständig weiterentwickelt, werden ihre Auswirkungen auf die Rechnungsverarbeitung nur noch zunehmen und Unternehmen weltweit noch größere Effizienzsteigerungen und Möglichkeiten bieten. - Philip Stoelman, Gründer & CEO, Network Republic

Zuletzt aktualisiert am 9. April 2025