Was ist Rechnungsverarbeitung? Der ultimative Leitfaden zur Optimierung Ihres AP-Workflows im Jahr 2025

Rechnungsverarbeitung ist der komplette Workflow für den Empfang, die Extraktion, Validierung, Genehmigung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen. Für viele kleine und mittelständische Teams ist die manuelle Rechnungsverarbeitung langsam und fehleranfällig – Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt Genehmigungen und senkt die Verarbeitungs­kosten.

Unser Unternehmen nutzt Daten aus Versorgungsrechnungen, um nicht-finanzielle Kennzahlen für Unternehmen zu berichten, und Parseur hat unsere Effizienz bei der Projektrealisierung erheblich gesteigert – wir lieben Parseur einfach! – Eleanor Roberts, Head of Audit.

Das Wichtigste in Kürze:

• Manuelle Rechnungsverarbeitung ist langsam, teuer und fehleranfällig.
• Automatisierung vereinfacht den Freigabezyklus und erhöht die Genauigkeit.
• KI-gestützte Tools wie Parseur reduzieren das Arbeitsaufkommen im AP enorm.

Rechnungsverarbeitung umfasst den gesamten Workflow des Empfangens, Überprüfens, Genehmigens und Bezahlens von Lieferantenrechnungen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Unternehmen Lieferantenrechnungen ordnungsgemäß nachverfolgen und abgleichen, Ausgaben korrekt verbuchen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Typischerweise sind mehrere Schritte beteiligt: Rechnungseingang, Datenerfassung, Abgleich mit Bestellungen, Genehmigungs-Workflows, Zahlungsabwicklung und digitale Archivierung für Prüfungen.

Rechnungsverarbeitung im Jahr 2025 verstehen

Die Rechnungsverarbeitung ist ein essenzieller Bestandteil jedes Workflows der Kreditorenbuchhaltung (AP). Egal ob ein Unternehmen monatlich Hunderte oder Tausende Rechnungen erhält, die Effizienz dieses Prozesses beeinflusst unmittelbar den Cashflow, die Lieferantenbeziehungen und die Genauigkeit der Finanzen.

Wussten Sie, dass manuelle Dateneingabe amerikanische Unternehmen durchschnittlich $28,500 pro Mitarbeiter jährlich kostet?

Trotz technologischer Fortschritte setzen viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Rechnungsverarbeitung – sie ist langsam, fehleranfällig und teuer. Mit der Umstellung auf KI-gestützte Automatisierung wird die Rechnungsverarbeitung effizienter, genauer und skalierbarer.

Dieser Leitfaden beleuchtet, was Rechnungsverarbeitung ist, die Herausforderungen traditioneller Prozesse und wie Automatisierung den Ablauf verändert.

Zentrale Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

• Zeiteinsparung: Automatisierung reduziert die manuelle Dateneingabe und verkürzt die Genehmigungszyklen.
• Niedrigere Kosten pro Rechnung: Weniger manuelle Schritte bedeuten geringere Verarbeitungskosten und weniger Verspätungsgebühren.
• Weniger Fehler: Automatische Extraktion und Validierung reduzieren Datenfehler und Abweichungen.

Der Rechnungsverarbeitungs-Workflow

Der Rechnungsverarbeitungs-Workflow umfasst mehrere entscheidende Schritte, die Genauigkeit und Compliance in der Kreditorenbuchhaltung sicherstellen.

Die Schlüsselphasen des Workflows sind:

1. Rechnungseingang – Das Unternehmen erhält Rechnungen per E-Mail, Post oder über elektronische Rechnungsplattformen.
2. Datenerfassung – Die Rechnungsdetails (Lieferantenname, Rechnungsnummer, Positionen, Fälligkeitsdaten etc.) werden manuell oder mit einem KI-basierten Rechnungsparser wie Parseur extrahiert.
3. Rechnungsvalidierung – Die extrahierten Daten werden mit Bestellungen und Vertragsbedingungen abgeglichen.
4. Genehmigungsworkflow – Die Rechnung wird gemäß den Unternehmensregeln an festgelegte Genehmiger weitergeleitet.
5. Abgleich & Abstimmung – Die Rechnung wird mit Bestellungen, Lieferbelegen und Zahlungskonditionen verglichen.
6. Zahlungsabwicklung – Genehmigte Rechnungen werden über elektronische Überweisung oder Scheck zur Zahlung eingeplant.
7. Archivierung & Compliance – Die Rechnung wird digital archiviert, um zukünftige Prüfungen und die Finanzberichterstattung zu ermöglichen.

Arten von verarbeiteten Rechnungen

Unternehmen verarbeiten verschiedene Rechnungsarten je nach Branche und betrieblichem Bedarf.

Zu den häufigsten Typen gehören:

• Einkaufsrechnungen – Von Lieferanten für gelieferte Waren oder Dienstleistungen ausgestellt.
• Betriebskostenrechnungen – Wiederkehrende Strom-, Wasser-, Internet- und andere Nebenkostenrechnungen.
• Proforma-Rechnungen – Vorläufige Rechnungen, die vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt werden.
• Wiederkehrende Rechnungen – Automatisierte Rechnungen für abonnementbasierte Services.
• Gutschriften (Credit Memos) – Anpassungen bei Überzahlungen oder Rabatten für künftige Transaktionen.
• Spesenabrechnungsrechnungen – Von Mitarbeitenden für dienstliche Ausgaben eingereicht.

Wer ist für die Rechnungsverarbeitung zuständig?

In der Regel übernimmt das AP-Team (Kreditorenbuchhaltung) die Rechnungsverarbeitung, hierin können aber auch weitere Beteiligte eingebunden sein:

• Kreditorenbuchhalter – Verwalten Rechnungserfassung, Validierung und Zahlungsplanung.
• Finanzteams – Überwachen Rechnungsabstimmung, Compliance und Finanzberichterstattung.
• Abteilungsleiter – Genehmigen Rechnungen gemäß Budgetzuweisungen und Ausgabenobergrenzen.
• CFOs (Chief Financial Officers) – Gewährleisten die übergeordnete finanzielle Kontrolle und das Risikomanagement im Rechnungsworkflow.
• Beschaffungsteams – Arbeiten eng mit der Kreditorenbuchhaltung zusammen, um Lieferantenrechnungen mit Bestellungen abzugleichen.

Unterschied zwischen Rechnungsverarbeitung und Rechnungserfassung

Während die Rechnungsverarbeitung das umfassende Management von Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung und Archivierung abdeckt, wird sie oft mit der Rechnungserfassung verwechselt – einem Teilprozess, der sich speziell auf die Extraktion von Schlüsseldaten (wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Positionen und Beträgen) aus Dokumenten per OCR, KI oder manueller Dateneingabe konzentriert. Die Rechnungserfassung beinhaltet primär die Umwandlung unstrukturierter Rechnungsdaten in strukturierte Formate, die von Finanzsystemen ausgelesen werden können.

Die Rechnungsverarbeitung hingegen umfasst Datenvalidierung, Freigabe-Routing, Compliance-Prüfungen und Finanzabstimmung und ist damit eine umfassendere Funktion innerhalb des Kreditoren-Workflows. Anders gesagt: Rechnungserfassung ist nur ein Schritt im größeren Gesamtprozess der Rechnungsverarbeitung.

Warum manuelle Rechnungsverarbeitung ineffizient ist

Für Buchhalter und Finanzprofis, die den Cashflow steuern und genaue Aufzeichnungen führen müssen, führen die Ineffizienzen manueller Rechnungsprozesse zu teuren Fehlern und betrieblichen Verzögerungen.

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist aus mehreren Gründen ineffizient:

1. Langsame Bearbeitungszeiten: Manuelle Rechnungsverarbeitung ist notorisch langsam – die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine einzelne Rechnung reicht von 8 bis 14,6 Tagen. Verzögerungen entstehen meist durch verlegte Rechnungen, träge Kommunikation zwischen Abteilungen und mehrstufige Genehmigungsworkflows. (Quelle: Gocomet)

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen immer noch eine große Herausforderung. Ich habe Kunden erlebt, die wöchentlich Stunden damit verbringen, Rechnungen zu sortieren, Einzelposten zu prüfen und Daten manuell in Buchhaltungsprogramme einzutragen. Es ist mühsam und fehleranfällig – ein einfacher Fehler kann zu Zahlungs­verzögerungen oder sogar Säumnisgebühren führen. - Jon Morgan, CEO und Business/Finance Experte von Venture Smarter.

2. Hohe Fehlerquoten: Aufgrund menschlicher Faktoren wie fehlerhafter Dateneingabe, Diskrepanzen und falsch abgelegten Dokumenten sind manuelle Prozesse fehleranfällig. Laut dem American Productivity & Quality Center (APQC) liegt die jährliche Fehlerquote bei manuellen Rechnungen bei etwa 2 %. (Quelle: Stampli)

3. Teuer: Manuelle Rechnungsverarbeitung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch teuer. Laut Gartner liegen die operativen Kosten zwischen 12 und 30 US-Dollar pro Rechnung. (Quelle: Gocomet)

Im Vergleich dazu bieten automatisierte Lösungen erhebliche Einsparungen, da sie Arbeitsstunden reduzieren und Fehler minimieren. Mithilfe der Automatisierung können die Kosten pro Rechnung auf bis zu 3 US-Dollar gesenkt werden. (Quelle: ArtsyiItech)

4. Mangelnde Transparenz: Die mangelnde Transparenz bei manueller Rechnungsverarbeitung kann dazu führen, dass Skonto-Möglichkeiten versäumt werden und das Cashflow-Management erschwert wird. Ohne digitale Aufzeichnungen wird das Nachverfolgen von Rechnungen schwierig, was zu organisatorischen Abweichungen und Abstimmungsproblemen führt. (Quelle: InvoiceMate)

5. Compliance-Risiken: Fehlende Dokumentation führt zu Prüfungsstrafen aufgrund der Nichterfüllung regulatorischer Anforderungen. Der Prozess ist anfällig für Dokumentationslücken, fehlende Daten und Unordnung, was zu Verstößen gegen Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften führen kann. (Quelle: SmartBooqing).

Was ist Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nutzt KI-basierte Software und Workflow-Automatisierung, um den Rechnungslebenszyklus zu optimieren. Automatisierte Systeme extrahieren, validieren und verarbeiten Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe – mithilfe von Optische Zeichenerkennung (OCR), maschinellem Lernen und regelbasierten Workflows.

Traditionelle Rechnungsverarbeitung vs. automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Rolle der KI in der Rechnungsverarbeitung

KI revolutioniert die Abwicklung von Rechnungen, indem sie mühsame manuelle Tätigkeiten eliminiert und Genehmigungsprozesse beschleunigt. Mit KI-gestützter Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Prozesse effizient skalieren und gleichzeitig Genauigkeit und Transparenz im Finanzworkflow erhöhen.

KI-gestützte Automatisierung kann die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung von 10,18 $ auf bis zu 2,14 $ senken – eine Ersparnis von bis zu 79 %. Diese Reduzierung der Betriebsausgaben ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen gezielter einzusetzen. (Quelle: Lucid)

Best Practices für effiziente Rechnungsverarbeitung in 2025

2025 wettbewerbsfähig zu bleiben, heißt, innovative Strategien für die Rechnungsverarbeitung einzusetzen – wie KI-gestützte Automatisierung, Echtzeit-Tracking und eine nahtlose ERP-Integration. Unternehmen sollten zudem Best Practices etablieren, die Automatisierung für maximale Effizienz nutzen.

1. Nutzen Sie KI-gestützte OCR für die Rechnungserfassung

   Verwenden Sie OCR-Technologie kombiniert mit KI, um wichtige Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren. So entfällt die manuelle Dateneingabe, Fehler werden reduziert und der Prozess beschleunigt.

Ja, wir verwenden einen KI-Parser, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren – das hat die Effizienz deutlich gesteigert. Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen dauerte früher Stunden pro Woche, aber durch Automatisierung wurde diese Zeit um fast 70 % reduziert. Das System extrahiert Details wie Lieferantenname, Betrag und Fälligkeitsdatum sofort, reduziert Fehler und beschleunigt die Freigabe. - Michael Benoit, Gründer und Versicherungsexperte, ContractorBond.

2. Automatisieren Sie das Matching von Rechnungen und Bestellungen

   Setzen Sie KI-basierte Matching-Systeme ein, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen. Das reduziert Verzögerungen bei der Freigabe und gewährleistet eine korrekte Zahlungsabwicklung.

3. Implementieren Sie Echtzeit-Rechnungs­tracking

   Nutzen Sie Echtzeit-Tracking-Tools, um den Status von Rechnungen im Workflow durchgehend zu überwachen. Verbesserte Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Engpässe zu erkennen, das Cashflow-Management zu optimieren und Zahlungsfristen einzuhalten.

4. Integrieren Sie Rechnungen direkt in ERP-Systeme

   Verbinden Sie die Rechnungsverarbeitung nahtlos mit ERP-Plattformen wie QuickBooks, SAP oder Xero. So werden Datensilos eliminiert, Konsistenz in den Finanzdaten sichergestellt und die Gesamteffizienz gesteigert.

5. Standardisieren Sie elektronische Rechnungsstellung und digitale Zahlungen

   Stellen Sie auf elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und digitale Zahlungsarten um, um Papierverbrauch und Kosten zu reduzieren und Transaktionen zu beschleunigen. Die Standardisierung verbessert Compliance und Skalierbarkeit.

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung ist zunehmend automatisiert

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist längst überholt und nicht mehr tragbar, wenn Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und effizient skalieren wollen. Die zeitintensive Dateneingabe, hohe Fehlerquoten und Freigabestau bremsen die Produktivität und kosten Unternehmen wertvolle Ressourcen.

KI ist in der Tat der Game-Changer, der die Rechnungsverarbeitung bis 2025 unglaublich effizient und kostengünstig macht. Die Notwendigkeit manueller Eingaben entfällt dank intelligenter Automatisierung, sodass Unternehmen sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Die Vorteile sind eindeutig: messbare Kosteneinsparungen, verbesserter Cashflow und zufriedenere Lieferanten durch schnellere Zahlungszyklen. Mit der weiteren technologischen Entwicklung von KI wird ihr Einfluss auf die Rechnungsverarbeitung weiter wachsen – und Unternehmen weltweit zu größerer Effizienz und mehr Chancen verhelfen. - Philip Stoelman, Gründer & CEO, Network Republic

KI-gestützte Automatisierung verwandelt das Rechnungsmanagement, indem sie die Bearbeitungszeit drastisch verringert, Betriebskosten senkt und die Datenqualität verbessert. Darüber hinaus stellen automatisierte Systeme die Einhaltung von Prüfungsanforderungen sicher und sind unverzichtbar für moderne Finanzworkflows.

Häufig gestellte Fragen

Da die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu einem zentralen Element moderner Finanzprozesse wird, stellen sich viele Teams ähnliche Fragen dazu, wie Automatisierung, KI und OCR in den Kreditoren-Workflow passen. Nachfolgend finden Sie kurze Antworten, um die Grundlagen der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu verstehen.

Was ist die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nutzt KI- und OCR-basierte Software, um Rechnungen mit minimalem menschlichen Eingriff zu erfassen, zu validieren und freizugeben. Sie eliminiert manuelle Dateneingabe, beseitigt Genehmigungsstau und sorgt für schnellere, genauere Zahlungszyklen.

Wie hilft KI bei der Rechnungsverarbeitung?

KI analysiert Rechnungen, lernt aus vergangenen Transaktionen und extrahiert automatisch wichtige Felder wie Lieferantennamen, Beträge und Fälligkeitsdaten. Sie markiert zudem Unstimmigkeiten, gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab und leitet Dokumente automatisch zur Genehmigung weiter.

Was sind die Hauptvorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler, senkt Kosten und schafft Transparenz im gesamten AP-Workflow. Unternehmen gewinnen durch Echtzeit-Tracking und digitale, prüfbereite Aufzeichnungen bessere Kontrolle über Cashflow und Compliance.

Worin besteht der Unterschied zwischen Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung?

Die Rechnungserfassung ist ein Schritt im umfassenden Workflow der Rechnungsverarbeitung. Sie konzentriert sich auf die Extraktion wichtiger Informationen aus Rechnungen, während die Rechnungsverarbeitung den gesamten Lebenszyklus abdeckt – von der Validierung über Freigabe- und Zahlungsprozesse bis zur Archivierung.

Wie kann Parseur helfen, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren?

Parseur ist eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitungsplattform, die Rechnungsdaten aus E-Mails und Anhängen automatisch extrahiert und strukturiert. Sie integriert sich nahtlos in Buchhaltungs- und ERP-Systeme und hilft Teams, manuelle Dateneingabe zu eliminieren und Freigaben zu beschleunigen.

Zuletzt aktualisiert am 7. November 2025