Le polizze di carico sono fondamentali per la spedizione internazionale, ma l’elaborazione manuale è lenta, ripetitiva e soggetta a errori. L’automazione delle polizze di carico consente ai team di logistica di estrarre automaticamente i dati di spedizione e inoltrarli dove necessario, senza ricorrere a fogli di calcolo o all’inserimento manuale.
Punti chiave
- L’elaborazione manuale delle BoL rallenta la logistica e aumenta la probabilità di errori.
- L’automazione estrae istantaneamente i dati di spedizione e mantiene i sistemi allineati.
- Strumenti come Parseur trasformano PDF e BoL scansionate in dati strutturati automaticamente.
La polizza di carico è uno dei documenti più importanti nel commercio internazionale, ma la sua gestione è spesso lenta, manuale e soggetta a errori. Secondo Super AI, ogni spedizione dipende dall’accuratezza dei dati della BoL, ma i team spendono ancora 15-30 minuti a documento per l’inserimento manuale, con tassi di errore dall’1 al 4%.
Che tu sia un manager logistico, uno spedizioniere o un importatore/esportatore, l’automazione della polizza di carico ti permette di lavorare più velocemente e con meno errori. Il tempo di elaborazione scende da 15-20 minuti per carico a workflow automatici che consentono di risparmiare oltre 6 ore al giorno per i team ad alto volume, secondo Ark.
In questo articolo ti mostriamo come l’automazione delle BoL riduce il lavoro manuale, migliora la precisione dei dati e ottimizza le operazioni logistiche, oltre a spiegare con strumenti come Parseur trasformano le polizze in dati strutturati e già pronti all’uso.
Che cos'è una polizza di carico?
Una Polizza di Carico, o BoL (Bill of Lading), è un documento legale che funge da titolo per le merci trasportate da un mittente a uno o più destinatari e viene emesso dal vettore per confermare la ricezione delle merci in buono stato e la loro disponibilità per la spedizione o il trasporto.
Oltre che come ricevuta, la BoL svolge tre ruoli chiave nel commercio internazionale:
- Ricevuta delle merci. Conferma quantità e stato al ritiro
- Contratto di trasporto. Definisce i termini fra mittente e vettore
- Documento di titolo. Consente il trasferimento della proprietà sulle merci
La polizza di carico include solitamente dettagli essenziali come dati di mittente/destinatario, informazioni sul vettore, descrizione della merce, quantità, peso, termini di consegna, porti di carico e scarico e riferimenti di tracciamento. Poiché collega le spedizioni fisiche a processi legali e finanziari, l’accuratezza è fondamentale.
Errori o ritardi nell’elaborazione delle BoL possono bloccare lo sdoganamento, la fatturazione, la compliance e i tempi di consegna: per questo motivo la gestione efficace è una priorità per i team di logistica.
Perché dovresti automatizzare una polizza di carico?
L’automazione di una polizza di carico permette un risparmio misurabile di tempo e costi, proprio come tutte le automazioni dei processi aziendali. Secondo Artsyl Tech, le aziende logistiche sperimentano fino al 90% di tempi di elaborazione in meno e all’80% di errori in meno.
Automatizzando il workflow di estrazione dati delle polizze di carico puoi inviare automaticamente il contenuto di qualsiasi BoL ad altri software, come contabilità, dichiarazione doganale, sistemi di tracking o piattaforme di notifica clienti.
Se non hai ancora deciso se automatizzare il tuo processo di gestione delle BoL, ecco quattro benefici chiave di cui tenere conto:
Risparmio di tempo
Una soluzione BoL completamente automatizzata fa risparmiare ore ogni giorno, riducendo la gestione da ore a minuti per documento e garantendo spedizioni più rapide del 30-40%. Il tuo team può così processare nuovi ordini immediatamente, senza dover aspettare l’immissione manuale nei sistemi.
Risparmio sui costi
L’automazione offre una riduzione dei costi operativi del 25-35% eliminando manodopera manuale e errori, tagliando uso di carta, spazio fisico e relativi costi. Inoltre previene errori di compliance, ritardi nelle spedizioni, penali e insoddisfazione cliente causati da dati errati.
Miglioramento della conformità
L’automazione garantisce processi affidabili per la gestione dei dati di spedizione e assicura il rispetto di leggi e regolamenti internazionali come ISF 2.0 e UCR. Gli errori manuali contribuiscono al 15–20% delle sanzioni doganali, mentre l’automazione riduce il rischio di non conformità fino al 70% (Artsyl Tech).
Maggiore sicurezza
Automatizzare la documentazione significa anche automatizzare il controllo dell’accesso. Ad esempio, nei sistemi di polizza di carico elettronica, solo mittente e vettore possono accedervi salvo diversa indicazione.
L'adozione dell'eFBL rappresenta un passo avanti verso una maggiore sicurezza nella logistica e nelle spedizioni.
Handy Shipping Guide, marzo 2022
Come automatizzare una polizza di carico?
Puoi automatizzare la polizza di carico in diversi modi, tra cui passare al digitale e dematerializzare completamente il processo. La polizza di carico elettronica (e-B/L) è una ricevuta di spedizione tracciabile e verificabile che sostituisce quella cartacea; tutto è digitalizzato, il workflow è continuo e il documento è archiviato nel cloud.
La BL senza carta è un punto di svolta nel settore delle spedizioni
CMA CGM, 2018
Le e-B/L completamente paperless rappresentano il futuro, ma sono ancora poco diffuse e usate principalmente da grandi aziende. In realtà, la maggior parte delle polizze di carico attuali sono documenti cartacei scansionati in PDF e inviati via email.
È qui che entra in gioco Parseur: automatizza l’estrazione dei dati da polizze di carico cartacee o PDF, trasformando documenti disordinati in dati strutturati e pronti all’uso – senza bisogno di cambiare modalità di invio con i tuoi partner.
Utilizzo di Parseur per l'automazione della polizza di carico
La nostra soluzione avanzata di parser PDF è un editor punta e clicca che ti permette di insegnare rapidamente a Parseur quali dati estrarre dalle tue BoL. Puoi inviare i documenti all’app Parseur via email oppure caricarli direttamente. Se hai polizze in più formati, ti basta insegnare una sola volta a Parseur dove trovare ogni informazione: il sistema sceglierà sempre il template corretto ed eseguirà il parsing istantaneamente con il riconoscimento automatico del layout.
Parseur utilizza un motore OCR AI avanzato (riconoscimento ottico dei caratteri) e algoritmi di machine learning per estrarre testo e immagini dai PDF. Il nostro parser PDF è pensato per un uso massivo: elabora migliaia di documenti in pochi minuti.
I risultati estratti appaiono così:
I dati raccolti possono essere scaricati come Excel o CSV oppure inviati istantaneamente verso qualsiasi applicazione o data warehouse tramite Zapier, Make e Power Automate.
Ottimizzazione dei processi della polizza di carico
La polizza di carico è un documento cruciale nel settore trasporti e logistica. La gestione manuale delle BoL espone ad errori e imprecisioni, mentre la document automation aiuta a risolvere questi problemi e portare la tua azienda verso un ambiente senza carta.
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