La polizza di carico è un documento cruciale nel commercio internazionale, ma la sua gestione può essere complessa e dispendiosa in termini di tempo. L'automazione della polizza di carico, grazie a strumenti come Parseur, si rivela fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare l'efficienza, sia per responsabili della logistica che per spedizionieri e importatori/esportatori.
In questo articolo, esploreremo come l'automazione della polizza di carico possa contribuire a ridurre gli errori, eliminare i colli di bottiglia e raggiungere gli obiettivi di business.
Che cos'è una polizza di carico?
Una Polizza di Carico, o BoL (Bill of Lading), è un documento di titolo per le merci spedite, emesso da un vettore al destinatario. Certifica l'avvenuta ricezione delle merci per la spedizione e/o il trasporto.
Perché automatizzare una polizza di carico?
Automatizzare la gestione della polizza di carico offre vantaggi analoghi all'automazione di altri processi aziendali: risparmio di tempo e denaro, e una maggiore fluidità delle operazioni logistiche. Automatizzando l'estrazione dei dati dalla polizza di carico, è possibile trasferire automaticamente le informazioni a software di contabilità, sistemi di dichiarazione doganale, piattaforme di tracciamento delle spedizioni e sistemi di notifica ai clienti.
Se sei ancora indeciso sull'automazione di questo processo, ecco quattro vantaggi chiave da considerare:
Risparmio di tempo
Una soluzione completamente automatizzata consente di risparmiare ore di lavoro quotidiano, permettendo di accettare nuovi ordini senza attese per la trascrizione manuale dei dati.
Economicamente vantaggioso
L'automazione riduce i costi limitando l'uso di carta e lo spazio di archiviazione, e minimizzando gli errori che potrebbero comportare spese legali, multe o insoddisfazione dei clienti.
Miglioramento della conformità
L'automazione dimostra l'esistenza di un processo affidabile per la gestione dei dati di spedizione, contribuendo alla conformità con le normative vigenti.
Miglioramento della sicurezza
L'automazione delle pratiche burocratiche implica anche l'automazione del controllo degli accessi. Con una polizza di carico elettronica, ad esempio, l'accesso è limitato a spedizioniere e vettore, salvo diversa indicazione.
L'adozione dell'eFBL rappresenta un passo avanti verso una maggiore sicurezza nella logistica e nelle spedizioni. - Handy Shipping Guide, marzo 2022
Come automatizzare una polizza di carico?
Esistono diverse modalità per automatizzare la polizza di carico. Una soluzione è la digitalizzazione completa del processo tramite la polizza di carico elettronica (e-B/L), una ricevuta di spedizione tracciabile elettronicamente e verificabile. Questo flusso di lavoro digitale, basato sul cloud, offre numerosi vantaggi.
La BL senza carta è un punto di svolta nel settore delle spedizioni
- CMA CGM, 2018
Tuttavia, questa soluzione è relativamente recente e attualmente utilizzata soprattutto dai grandi spedizionieri. La maggior parte delle polizze di carico è ancora cartacea o in formato PDF.
In questi casi, Parseur offre una soluzione per automatizzare il flusso di lavoro, sia per documenti cartacei che PDF.
Utilizzo di Parseur per l'automazione della polizza di carico
La nostra soluzione avanzata di analisi PDF utilizza un editor punta e clicca per insegnare a Parseur quali dati estrarre dalle tue BoL. Puoi inviare i documenti via e-mail o caricarli direttamente. Grazie al rilevamento automatico del layout, Parseur seleziona il modello corretto anche in presenza di diversi formati.
Parseur si avvale di un motore OCR avanzato (riconoscimento ottico dei caratteri) e di algoritmi di apprendimento automatico per identificare testi e immagini nei PDF, ed è in grado di elaborare migliaia di documenti in pochi minuti.
I dati estratti saranno simili a questi:
I dati possono essere scaricati in formato Excel o CSV, o inviati a qualsiasi applicazione o data warehouse tramite Zapier, Make e Power Automate.
Semplificazione dei processi della polizza di carico
La polizza di carico è un documento fondamentale nel settore dei trasporti e della logistica. L'elaborazione manuale comporta rischi di errore. L'automazione, grazie alle nuove tecnologie, risolve questi problemi e facilita la transizione verso un ambiente senza carta.
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