Le polizze di carico sono fondamentali per la spedizione internazionale, ma l’elaborazione manuale è lenta, ripetitiva e soggetta a errori. L’automazione delle polizze di carico consente ai team di logistica di estrarre automaticamente i dati di spedizione e inoltrarli dove necessario, senza ricorrere a fogli di calcolo o all’inserimento manuale.
Punti chiave
- L’elaborazione manuale delle BoL rallenta la logistica e aumenta la probabilità di errori.
- L’automazione estrae istantaneamente i dati di spedizione e mantiene i sistemi allineati.
- Strumenti come Parseur trasformano PDF e BoL scansionate in dati strutturati automaticamente.
La polizza di carico è uno dei documenti più importanti nel commercio internazionale, ma la sua gestione è spesso lenta, manuale e soggetta a errori. Secondo Super AI, ogni spedizione dipende dall’accuratezza dei dati della BoL, ma i team spendono ancora 15-30 minuti a documento per l’inserimento manuale, con tassi di errore dall’1 al 4%.
Che tu sia un manager logistico, uno spedizioniere o un importatore/esportatore, l’automazione della polizza di carico ti permette di lavorare più velocemente e con meno errori. Il tempo di elaborazione scende da 15-20 minuti per carico a workflow automatici che consentono di risparmiare oltre 6 ore al giorno per i team ad alto volume, secondo Ark.
In questo articolo ti mostriamo come l’automazione delle BoL riduce il lavoro manuale, migliora la precisione dei dati e ottimizza le operazioni logistiche, oltre a spiegare come strumenti come Parseur trasformano le polizze in dati strutturati e già pronti all’uso automaticamente.
Che cos'è una polizza di carico?
Una Polizza di Carico, o BoL (Bill of Lading), è un documento legale che funge da titolo per le merci trasportate da un mittente a uno o più destinatari. Viene emesso dal vettore per confermare la ricezione delle merci in buono stato e la loro disponibilità per la spedizione o il trasporto.
Oltre che come ricevuta, la BoL svolge tre ruoli chiave nella logistica e nel commercio internazionale:
- Ricevuta delle merci. Conferma quantità e stato al momento del ritiro
- Contratto di trasporto. Definisce i termini fra mittente e vettore
- Documento di titolo. Consente il trasferimento della proprietà sulle merci
Una polizza di carico include solitamente dettagli essenziali come dati di mittente e destinatario, informazioni sul vettore, descrizione della merce, quantità, peso, termini di consegna, porti di carico e scarico e riferimenti di tracciamento. Poiché collega le spedizioni fisiche a processi legali e finanziari, l’accuratezza è fondamentale.
Errori o ritardi nell’elaborazione delle BoL possono bloccare lo sdoganamento, la fatturazione, la compliance e i tempi di consegna, rendendo la gestione efficace una priorità per i team di logistica.
Perché dovresti automatizzare una polizza di carico?
L’automazione di un flusso di lavoro per le polizze di carico permette un risparmio misurabile di tempo e costi, proprio come le altre automazioni dei processi aziendali. Le aziende logistiche registrano un’elaborazione dei documenti più rapida fino al 90% e una riduzione degli errori dell’80%, secondo Artsyl Tech.
Automatizzando il tuo flusso di lavoro di estrazione dati della polizza di carico, puoi inviare automaticamente il contenuto di qualsiasi BoL ad altri software, come il tuo software di contabilità, il tuo flusso di dichiarazione doganale, il tuo sistema di tracciamento delle spedizioni o la tua piattaforma di notifica ai clienti.
Se stai ancora decidendo se automatizzare il tuo processo per la polizza di carico, ecco quattro vantaggi chiave a cui pensare:
Risparmio di tempo
Una soluzione BoL completamente automatizzata fa risparmiare ore ogni giorno, riducendo l'elaborazione da ore a minuti per documento e consentendo spedizioni più rapide del 30-40% in generale. Questo consente al tuo team di prendere in carico i nuovi ordini all'istante senza attendere l'inserimento manuale dei dati nei sistemi.
Risparmio sui costi
L’automazione offre una riduzione delle spese operative del 25-35% eliminando il lavoro manuale e gli errori, tagliando al tempo stesso l'uso di carta, le esigenze di archiviazione fisica e i costi di gestione. Previene inoltre costosi problemi di conformità, ritardi nelle spedizioni, penali e insoddisfazione dei clienti causati da errori nei dati.
Miglioramento della conformità
L’automazione fornisce un processo comprovato e altamente affidabile per la gestione dei dati di spedizione, assicurando il rispetto di leggi e regolamenti commerciali internazionali come ISF 2.0 e UCR. Gli errori manuali contribuiscono al 15-20% delle sanzioni doganali nella logistica. L'automazione riduce i rischi di non conformità fino al 70%, secondo Artsyl Tech.
Maggiore sicurezza
Automatizzare le scartoffie significa anche automatizzare il controllo degli accessi. Ad esempio, in un sistema di polizza di carico elettronica, solo il mittente e il vettore possono accedervi, se non diversamente specificato.
L'adozione dell'eFBL è un passo avanti verso l'aumento della sicurezza del dipartimento di logistica e spedizione.
Handy Shipping Guide, marzo 2022
Come automatizzare una polizza di carico?
Esistono molti modi per automatizzare la polizza di carico. Uno di questi è passare a un sistema senza carta e digitalizzare completamente il processo. Una polizza di carico elettronica (e-B/L) è una ricevuta di spedizione tracciabile e verificabile utilizzata al posto di una polizza di carico cartacea. Tutto è digitalizzato con un flusso di lavoro senza interruzioni e archiviato nel cloud.
La BL senza carta è un punto di svolta nel settore delle spedizioni
CMA CGM, 2018
Le polizze di carico elettroniche (e-Bills of Lading) completamente prive di carta sono promettenti, ma l'adozione rimane limitata, con un uso per lo più confinato alle grandi aziende. In realtà, le attuali BOL sono ancora documenti cartacei scansionati salvati come PDF e condivisi via e-mail.
È esattamente qui che entra in gioco Parseur. Automatizza l'estrazione dei documenti da polizze di carico cartacee e PDF, trasformando documenti disordinati in dati strutturati e pronti all'uso, senza cambiare il modo in cui i tuoi partner inviano i file.
Utilizzo di Parseur per l'automazione della polizza di carico
La nostra avanzata soluzione di parser PDF è un editor punta e clicca che ti consente di insegnare rapidamente a Parseur quali dati estrarre dalle tue BoL. Puoi inviare il documento all'app Parseur via e-mail o caricarlo direttamente. Se hai BoL con layout diversi, insegna semplicemente a Parseur una sola volta dove trovare determinati dati su ciascuno di essi. Parseur sceglierà sempre il modello giusto e lo elaborerà istantaneamente grazie alla nostra funzione di rilevamento automatico del layout.
Parseur utilizza un motore OCR IA avanzato (riconoscimento ottico dei caratteri) e algoritmi di apprendimento automatico per estrarre testo e immagini dai PDF. Il nostro strumento di parsing PDF è costruito per un uso intensivo e processerà migliaia di documenti in pochi minuti.
I risultati estratti appariranno così:
I dati analizzati possono essere scaricati come Excel o CSV oppure inviati istantaneamente a qualsiasi applicazione o data warehouse di tua scelta tramite Zapier, Make e Power Automate.
Ottimizzazione dei processi della polizza di carico
La polizza di carico è un documento importante nel settore dei trasporti e della logistica. L'elaborazione manuale delle B/L provocherà molto probabilmente errori umani e imprecisioni. L'automazione dei documenti con la tecnologia aiuterà a risolvere questi problemi e a spostare la tua azienda verso un ambiente senza carta.
Articoli correlati
- Come procedere con l'automazione della catena di approvvigionamento?
- Elaborazione delle bolle di consegna con l'IA
Ultimo aggiornamento il
