Fraktsedlar är avgörande för global frakt, men att behandla dem manuellt är långsamt, upprepande och felkänsligt. Automatisering av fraktsedlar gör det möjligt för logistikteam att automatiskt extrahera transportdata och skicka vidare informationen till rätt system utan behov av kalkylblad eller manuell inmatning.
Viktiga insikter
- Manuell hantering av fraktsedlar bromsar logistiken och ökar risken för fel.
- Automatiseringen extraherar transportdata omedelbart och ser till att systemen är synkroniserade.
- Verktyg som Parseur omvandlar PDF-filer och skannade fraktsedlar till strukturerad data automatiskt.
Fraktsedeln är ett av de viktigaste dokumenten i internationell handel, men hanteringen av den är ofta långsam, manuell och mottaglig för fel. Enligt Super AI är varje leverans beroende av korrekt data från fraktsedeln, men team spenderar fortfarande 15–30 minuter per dokument på manuellt arbete, med en felfrekvens på 1–4 %.
Oavsett om du är logistikchef, speditör eller importör/exportör hjälper automatisering av fraktsedlar dig att arbeta snabbare och med färre misstag. Hanteringstiden kan dramatiskt minskas – från 15–20 minuter per leverans manuellt till automatiserade processer som sparar över 6 timmar per dag för team med stora volymer, enligt Ark.
I den här artikeln går vi igenom hur automatisering av fraktsedelsflödet minskar arbetsbördan, förbättrar datakvaliteten och optimerar logistikkedjan – samt hur Parseur kan förvandla dina fraktsedlar till strukturerad och användbar data automatiskt.
Vad är en fraktsedel?
En fraktsedel, även kallad BoL (Bill of Lading), är ett juridiskt transportdokument som fungerar som bevis på ägande av varor som färdas från avsändare till en eller flera mottagare. Dokumentet utfärdas av transportören för att bekräfta att varorna är mottagna i korrekt skick och redo för vidare transport.
Utöver att fungera som kvitto har fraktsedeln tre centrala roller inom logistik och utrikeshandel:
- Kvitto på varor. Bekräftar kvantitet och skick vid upphämtning.
- Transportavtal. Stipulerar villkoren mellan avsändaren och transportören.
- Ägandebevis. Gör det möjligt att överlåta äganderätt till varorna.
En fraktsedel innehåller vanligtvis kritisk transportdata, såsom uppgifter om avsändare och mottagare, information om transportören, beskrivning av lasten, antal kollin, vikt, fraktvillkor, last- och lossningshamnar samt spårningsreferenser. Eftersom dokumentet kopplar fysiska leveranser till juridiska och finansiella processer är datakvalitet avgörande.
Fel eller förseningar i hanteringen av fraktsedlar kan orsaka problem vid tull, fakturering, regelefterlevnad och leveranser, vilket gör effektiv hantering till ett måste för all logistisk verksamhet.
Varför ska du automatisera en fraktsedel?
Att automatisera arbetsflödet för fraktsedlar ger tydliga tids- och kostnadsfördelar – precis som med annan processautomation i verksamheter. Logistikbolag rapporterar upp till 90 % snabbare dokumenthantering och 80 % färre fel, enligt Artsyl Tech.
Med automatiserad dataextraktion från fraktsedeln kan du direkt vidarebefordra informationen till andra system, som ekonomisystem, tullhanteringssystem, spårningsplattformar eller verktyg för kundkommunikation.
Här är fyra viktiga fördelar med att automatisera hanteringen av fraktsedlar:
Tidsbesparing
En helautomatiserad BoL-lösning frigör timmar varje dag genom att minska hanteringstiden från timmar till bara minuter per dokument, vilket möjliggör 30–40 % snabbare frakthantering totalt. Det gör det möjligt för verksamheten att snabbt ta hand om nya ordrar – utan förseningar från manuell datainmatning.
Kostnadseffektivitet
Automatisering av processerna medför 25–35 % lägre driftskostnader tack vare mindre manuellt arbete, färre fel, minskad pappershantering och färre kostnader för fysisk arkivering. Du minimerar också kostsamma felgällande regelefterlevnad, förseningar, potentiella böter och kundmissnöje orsakade av felaktig data.
Förbättrad regelefterlevnad
Automatiseringen betyder att leveransdata hanteras på ett spårbart och säkert sätt och hjälper dig följa handelsregler som ISF 2.0 och UCR. Manuella fel är orsak till 15–20 % av tullböter för logistikbolag. Automatiserade processer kan minska riskerna för bristande regelefterlevnad med upp till 70 %, enligt Artsyl Tech.
Ökad säkerhet
När dokumenthanteringen automatiseras blir även åtkomstkontrollen automatiserad. I ett system för elektroniska fraktsedlar kan endast behöriga parter, exempelvis avsändaren och transportören, komma åt dokumentet – om inget annat specificeras.
Införandet av eFBL är ett steg framåt för att öka säkerheten inom logistik och transport.
Handy Shipping Guide, mars 2022
Hur automatiserar man en fraktsedel?
Det finns flera sätt att automatisera fraktsedlar. Ett är att arbeta helt digitalt och gå över till elektroniska fraktsedlar (e-B/L), vilket ger ett digitalt, verifierbart transportdokument som ersätter pappershanteringen. All data digitaliseras och lagras molnbaserat med smidiga digitala arbetsflöden.
Papperslösa fraktsedlar förändrar spelreglerna i shippingbranschen
CMA CGM, 2018
Men helt papperslösa e-fraktsedlar används fortfarande mest av stora aktörer. I praktiken består de flesta fraktsedlar än idag av skannade pappersdokument i PDF-format som delas via e-post.
Det är här Parseur kommer in. Med Parseur automatiseras datautvinningen från fraktsedlar – oavsett om de är på papper eller i PDF-format – och omvandlar ostrukturerade dokument till färdigstrukturerad data, utan att du måste förändra arbetsflödet för hur dokument skickas mellan samarbetspartners.
Automatisering av fraktsedlar med Parseur
Vår avancerade PDF-parserlösning har en pek-och-klicka-editor där du snabbt kan visa Parseur vilka datafält som ska extraheras från dina fraktsedlar. Skicka dokument till Parseur-appen via e-post eller ladda upp dem direkt. Har du olika layouter på dina fraktsedlar? Lär Parseur var informationen finns en gång per layout – sedan väljer Parseur korrekt mall själv med hjälp av vår smarta layoutigenkänning och behandlar dokumenten automatiskt.
Parseur använder avancerad AI-driven OCR-teknik (optisk teckenigenkänning) i kombination med maskininlärning för att extrahera text och bilder från PDF-dokument. Vårt tolkningverktyg är designat för att klara hög belastning och kan behandla tusentals dokument på några minuter.
Det extraherade resultatet ser exempelvis ut så här:
Den strukturerade datan kan laddas ner som Excel eller CSV, eller skickas automatiskt till valfritt system eller datalager via Zapier, Make, och Power Automate.
Optimera hanteringen av fraktsedlar
Fraktsedeln är central inom transport och logistik. Manuell hantering leder ofta till fel och sämre noggrannhet. Genom att automatisera dokumenthanteringen tar du bort dessa risker och positionerar företaget för ett mer digitalt och effektivt arbetssätt.
Relaterade artiklar
Senast uppdaterad
