Os conhecimentos de embarque são essenciais para o transporte global, mas processá-los manualmente é lento, repetitivo e propenso a erros. A automação do conhecimento de embarque permite que equipes de logística extraiam automaticamente dados de remessa e direcionem essas informações para onde for necessário, sem planilhas nem digitação manual.
Principais pontos
- O processamento manual de B/Ls atrasa as operações logísticas e aumenta os erros.
- A automação extrai dados de remessa instantaneamente e mantém os sistemas sincronizados.
- Ferramentas como o Parseur transformam PDFs e B/Ls digitalizados em dados estruturados automaticamente.
O conhecimento de embarque é um dos documentos mais importantes no comércio internacional, mas seu gerenciamento costuma ser lento, manual e sujeito a erros. Segundo a Super AI, cada remessa depende da precisão dos dados do B/L, ainda que as equipes gastem 15 a 30 minutos por documento no processamento manual, com taxas de erro de 1 a 4%.
Seja você gerente de logística, agente de cargas ou importador/exportador, a automação do conhecimento de embarque permite maior agilidade e menos erros. Isso reduz significativamente o tempo de processamento, de 15 a 20 minutos por carga manualmente para fluxos automatizados que podem economizar mais de 6 horas por dia em equipes de alto volume, segundo a Ark.
Neste artigo, mostraremos como a automação do fluxo de trabalho do conhecimento de embarque reduz o esforço manual, melhora a precisão dos dados e otimiza operações logísticas, além de explicar como ferramentas como o Parseur transformam seus B/Ls em dados estruturados prontos para uso automaticamente.
O que é um Conhecimento de Embarque?
Um Conhecimento de Embarque, ou B/L, é um documento legal de transporte que funciona como título de posse das mercadorias transportadas de um remetente para um ou mais consignatários. Ele é emitido pela transportadora para confirmar que as mercadorias foram recebidas de acordo e estão prontas para embarque ou transporte.
Além de ser um recibo, o B/L exerce três funções fundamentais em logística e comércio internacional:
- Recibo de mercadorias. Confirma quantidade e condição no ponto de coleta
- Contrato de transporte. Define os termos entre o remetente e a transportadora
- Título de posse. Permite a transferência da propriedade das mercadorias
O conhecimento de embarque normalmente inclui detalhes como informações de remetente e destinatário, dados da transportadora, descrição da carga, quantidades, peso, condições de frete, portos de embarque e descarga e referências de rastreamento. Por conectar embarques físicos a processos legais e financeiros, a precisão é essencial.
Erros ou atrasos no processamento do B/L podem impactar o desembaraço aduaneiro, faturamento, conformidade e prazos de entrega, tornando o manuseio eficiente uma prioridade para as equipes de logística.
Por que automatizar um conhecimento de embarque?
Automatizar o fluxo de trabalho do conhecimento de embarque traz ganhos de tempo e custo comprovados, assim como outras automações de processos de negócios. Empresas de logística relatam até 90% mais rapidez no processamento de documentos e 80% de redução nos erros, segundo a Artsyl Tech.
Ao automatizar o fluxo de extração de dados do seu conhecimento de embarque, você pode enviar automaticamente o conteúdo de qualquer B/L para outros sistemas, como de contabilidade, declaração alfandegária, rastreamento de remessas ou de notificação ao cliente.
Se você ainda está em dúvida se vale a pena automatizar o seu processo de conhecimento de embarque, veja quatro benefícios essenciais:
Economia de tempo
Uma solução de B/L automatizado economiza horas de trabalho por dia, reduzindo o processamento de horas para minutos por documento e permitindo remessas 30 a 40% mais rápidas. Sua equipe poderá atender novos pedidos instantaneamente, sem esperar a digitação dos dados em sistemas.
Redução de custos
A automação gera despesas operacionais 25 a 35% menores, eliminando trabalho manual e erros, além de reduzir papel, necessidade de armazenamento físico e custos de manuseio. Ela também previne problemas de conformidade, atrasos, multas e insatisfação de clientes decorrentes de erros de dados.
Melhoria da conformidade
A automação cria um processo robusto e confiável para gerenciar dados de remessa, garantindo conformidade com leis e regulamentos internacionais como ISF 2.0 e UCR. Erros manuais respondem por 15 a 20% das penalidades aduaneiras em logística. A automação reduz o risco de não conformidade em até 70%, conforme Artsyl Tech.
Segurança aprimorada
Automatizar a papelada também significa automatizar o controle de acesso. Em um sistema eletrônico de B/L, apenas o remetente e a transportadora têm acesso, salvo indicação em contrário.
A adoção do eFBL é um passo importante para aumentar a segurança das áreas de logística e remessa.
Handy Shipping Guide, março de 2022
Como automatizar um conhecimento de embarque?
Existem várias maneiras de automatizar o conhecimento de embarque. Uma delas é ir para um processo sem papel e digitalizar tudo. O conhecimento de embarque eletrônico (e-B/L) é um recibo digital rastreável e verificável, utilizado no lugar do B/L físico. Tudo é digitalizado, segue um fluxo contínuo e fica armazenado na nuvem.
O conhecimento de embarque sem papel é um divisor de águas na indústria marítima
CMA CGM, 2018
Os e-Bills of Lading totalmente digitais são promissores, mas sua adoção ainda é limitada, especialmente entre grandes empresas. Na prática, os B/Ls atuais ainda são documentos em papel digitalizados em PDF e trocados por e-mail.
É exatamente aí que entra o Parseur. Ele automatiza a extração de dados de conhecimentos de embarque em papel ou PDF, transformando documentos desorganizados em dados estruturados prontos para uso, sem alterar a forma como seus parceiros enviam arquivos.
Usando o Parseur para automação de conhecimento de embarque
Nossa avançada solução de parser de PDF é um editor de apontar e clicar que permite ensinar rapidamente ao Parseur os dados que deseja extrair dos seus B/Ls. Você pode enviar o documento para o aplicativo do Parseur por e-mail ou fazer upload diretamente. Se você possui B/Ls com diferentes layouts, basta ensinar ao Parseur uma vez onde encontrar cada dado em cada um deles. O Parseur sempre selecionará o template correto e processará o documento instantaneamente, graças à detecção automática de layout.
O Parseur utiliza um mecanismo avançado de OCR com IA (reconhecimento óptico de caracteres) e algoritmos de aprendizado de máquina para extrair texto e imagens de PDFs. Nossa ferramenta de extração de PDF é projetada para uso intenso e processará milhares de documentos em minutos.
Os resultados extraídos aparecerão assim:
Os dados extraídos podem ser baixados em Excel ou CSV ou enviados instantaneamente para qualquer aplicação ou data warehouse de sua escolha via Zapier, Make e Power Automate.
Otimizando processos com o conhecimento de embarque
O conhecimento de embarque é um documento fundamental no setor de transporte e logística. O processamento manual dos B/Ls tende a gerar erros humanos e imprecisões. Automatizar documentos com tecnologia contribui para resolver esse problema e migrar sua empresa para um ambiente sem papel.
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