List przewozowy to kluczowy dokument w międzynarodowym handlu, jednak jego przetwarzanie i zarządzanie może być złożonym oraz czasochłonnym procesem. Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem logistyki, spedytorem, importerem, czy eksporterem, automatyzacja listów przewozowych z wykorzystaniem Parseur staje się nieocenionym narzędziem do usprawnienia pracy i zwiększania efektywności.
W tym artykule pokazujemy, jak automatyzacja listu przewozowego pozwala ograniczyć błędy, wyeliminować wąskie gardła i zrealizować cele biznesowe.
Czym jest list przewozowy?
Bill of Lading, czyli BoL, to dokument stanowiący potwierdzenie własności towarów wysyłanych od nadawcy do jednego lub wielu odbiorców. Jest wystawiany przez przewoźnika i poświadcza, że towary zostały przyjęte do wysyłki i/lub transportu.
Dlaczego warto zautomatyzować list przewozowy?
Automatyzacja listu przewozowego, podobnie jak innych procesów biznesowych, przynosi oszczędność czasu oraz kosztów, jednocześnie poprawiając wydajność działań logistycznych. Dzięki automatycznemu wyodrębnianiu danych z listów przewozowych możesz natychmiast przekazywać ich zawartość do używanych przez siebie systemów — na przykład księgowości, obsługi odpraw celnych, monitorowania przesyłek czy platform powiadamiających klientów.
Jeśli nadal zastanawiasz się nad wdrożeniem cyfryzacji procesu obsługi listów przewozowych, sprawdź cztery główne korzyści automatyzacji:
Oszczędność czasu
Kompletnie zautomatyzowany system pozwala zaoszczędzić wiele godzin pracy każdego dnia. To umożliwia obsługę większej liczby zamówień bez konieczności ręcznego przepisywania danych z listów przewozowych do systemów.
Redukcja kosztów
Automatyzacja pozwala obniżyć koszty na dwa sposoby: ogranicza zużycie papieru oraz eliminuje potrzebę archiwizacji fizycznych dokumentów. Dodatkowo zmniejsza ryzyko błędów prowadzących do kosztownych sporów, opóźnień lub niezadowolenia klientów.
Zwiększona zgodność
Automatyzując przepływy dokumentów, zyskujesz pewność, że zarządzanie danymi przesyłek jest realizowane w sposób rzetelny, przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Wyższy poziom bezpieczeństwa
Automatyzacja dokumentacji wiąże się również z kontrolą dostępu. W przypadku elektronicznego listu przewozowego tylko osoby uprawnione — np. nadawca oraz przewoźnik — mają wgląd do dokumentów, o ile nie ustalono inaczej.
Wdrożenie eFBL to krok naprzód w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa działu logistyki i przesyłek. - Handy Shipping Guide, marzec 2022
Jak zautomatyzować list przewozowy?
Automatyzacja listu przewozowego może przybierać różne formy. Jednym ze sposobów jest pełna cyfryzacja i wdrożenie elektronicznego listu przewozowego (e-B/L). To w pełni cyfrowo śledzony i weryfikowalny dokument zastępujący tradycyjne papierowe wersje, umożliwiający sprawny, bezpieczny i chmurowy obieg informacji.
Bezpapierowe BL to przełom w branży żeglugowej
- CMA CGM, 2018
Obecnie to rozwiązanie wciąż stosowane jest głównie przez największych nadawców. Sytuacja na rynku pokazuje, że większość listów przewozowych nadal powstaje w postaci skanowanych papierowych dokumentów w formacie PDF.
Tu właśnie Parseur oferuje bezkonkurencyjną automatyzację procesu obsługi listów przewozowych — zarówno w wersji papierowej, jak i PDF.
Używanie Parseur do automatyzacji listów przewozowych
Zaawansowane narzędzie do analizowania PDF i edytor szablonów typu wskaż-i-kliknij umożliwiają błyskawiczne nauczenie Parseur, które dane mają być wyodrębniane z Twoich listów przewozowych. Dokumenty możesz przekazywać do Parseur przez e-mail lub za pomocą bezpośredniego przesłania. Jeśli korzystasz z różnych szablonów BoL, wystarczy raz wskazać pola do wyodrębnienia w każdym układzie – Parseur sam wybierze odpowiedni szablon i natychmiast przetworzy plik dzięki automatycznej detekcji layoutu.
Parseur wykorzystuje silnik strefowego OCR oraz algorytmy uczenia maszynowego do rozpoznawania tekstów i obrazów w PDF-ach. Nasze narzędzie przetwarzania danych jest skalowalne — pozwala obsłużyć tysiące dokumentów w ciągu kilku minut!
Wyodrębnione dane prezentują się następująco:
Efekty pracy można pobierać jako pliki Excel lub CSV albo przesyłać automatycznie do wybranego narzędzia czy hurtowni danych przez Zapier, Make oraz Power automate.
Usprawnienie procesów związanych z listami przewozowymi
List przewozowy jest kluczowym dokumentem w transporcie i logistyce. Ręczna obsługa BoL wiąże się ze zwiększonym ryzykiem błędów i nieścisłości. Automatyzacja tych procesów przy użyciu nowoczesnych rozwiązań, takich jak Parseur, pozwala wyeliminować te zagrożenia i wprowadzić Twoją firmę w erę bezpapierowego zarządzania dokumentacją.
Powiązane artykuły
Ostatnia aktualizacja
