Jeśli próbowałeś już zmierzyć się z wyodrębnianiem tekstu z PDF, wiesz, że nie jest to proste zadanie. Ręczne wyodrębnianie tabel z PDF bywa żmudne i wymaga czasu, którego często brakuje!
Jednak nie martw się, wojowniku PDF! W tym artykule zdradzamy sekrety prostego wydobywania tabel z dokumentów PDF oraz pokazujemy magiczny trik automatycznego konwertowania tych tabel do Excela.
Dlaczego warto wyodrębniać tabele z PDF?
Praktycznie każda organizacja korzysta z PDF jako podstawowego formatu wymiany dokumentów. Bardzo często dokumenty te zawierają nie tylko tekst, ale i dane tabelaryczne, na przykład produkty i ceny w zamówieniach sklepu internetowego.
Przykłady zastosowania wyodrębniania tabel z PDF
Wyodrębnianie tabel z plików PDF pomaga firmom eksportować dane uwięzione w PDF-ach. Te dane mogą być przesyłane do innych aplikacji biznesowych, takich jak CRM, ERP lub narzędzia logistyczne. Kluczowe jest szybkie pozyskanie tych informacji w edytowalnej, tabelarycznej formie.
Przetwarzanie faktur
Faktury praktycznie zawsze zawierają w tabeli m.in. opis produktu, stawkę czy ilość. Wyobraź sobie, że jesteś księgowym i musisz wyodrębnić dane z setek lub tysięcy faktur swoich klientów, aby przygotować raporty finansowe czy zestawienia. Proces przechwytywania danych z faktur można znacząco przyspieszyć i uczynić wolnym od błędów, wykorzystując automatyczny parser PDF.
Wyciągi bankowe
Znasz wyciąg bankowy, który nie zawiera tabeli? To rzadkość! Wyciągi bankowe zazwyczaj zawierają poufne transakcje właśnie w postaci tabel. Ręczne przenoszenie bankowych danych z PDF do Excela jest bardzo czasochłonne. Na przykład, jeśli pominiesz ważne transakcje, musisz ręcznie porównywać wyciągi linia po linii z danymi, co zabiera mnóstwo czasu.
Listy przewozowe (Bill of Lading, BoL)
Podobnie jak faktury czy paragony, listy przewozowe to dokumenty PDF wystawiane jako dowód transakcji przez przewoźników. Wykorzystanie narzędzia do wydobywania danych z PDF to najskuteczniejsza metoda na automatyzację pracy z listami przewozowymi, gdyż obsługa tej dokumentacji jest zazwyczaj bardzo czasochłonna.
Potwierdzenia podróży
Jako jedna z najszybciej rozwijających się branż, turystyka poszukuje innowacyjnych sposobów gromadzenia danych o podróżach — np. firma chce śledzić podróże swoich pracowników na potrzeby rozliczeń lub w trosce o ich bezpieczeństwo. Wyodrębnianie danych z PDF umożliwia pozyskanie informacji o liniach lotniczych, harmonogramie lotów czy hotelach. Automatyzacja pozwala łatwiej dostrzegać trendy, uzyskiwać wartościowe dane i podejmować lepsze decyzje.
Wyzwania ręcznego wyodrębniania tabel z PDF
Gdy czeka Cię praca z milionami plików PDF, ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest ręczne otwieranie i kopiowanie treści każdego z nich. Ręczne wyodrębnianie tabel z PDF ma wiele wad:
- Jest bardzo nużące i podatne na ludzkie błędy
- Przy dużych dokumentach możesz łatwo przeoczyć ważne dane tabelaryczne
- To proces czasochłonny, który obniża produktywność
- Trzeba ręcznie kopiować komórki jedna po drugiej, by nie utracić formatowania
Na szczęście dostępne są zaawansowane narzędzia do analizowania PDF, takie jak Parseur, które automatyzują wyodrębnianie danych tabelarycznych.
Przyjrzyjmy się najlepszym narzędziom do wyodrębniania tabel z PDF.
Najlepsze narzędzia do konwersji tabel z PDF w 2024 roku
Nie da się ukryć, że PDF to jeden z najpopularniejszych formatów dokumentów wykorzystywanych przez osoby kreatywne, firmy i instytucje na całym świecie. Oto 4 najlepsze rozwiązania do wyodrębniania tabel z PDF.
1. Wydobywanie tabel metodą wskaż i kliknij: Parseur
Dzięki wsparciu sztucznej inteligencji, zaawansowany silnik PDF w Parseur umożliwia wyodrębnianie tabel nawet ze skanowanych dokumentów PDF. Parseur rozpoznaje powtarzalne struktury danych, obsługuje zarówno całe tabele, jak i pojedyncze pozycje, jeśli to konieczne.
2. Podstawowe wyodrębnianie tabel: Tabula i PDF Tables
Tabula to darmowe open-source’owe narzędzie stworzone przez dziennikarzy do wyodrębniania danych do formatu CSV lub Microsoft Excel. Program posiada prosty i intuicyjny interfejs. To świetne rozwiązanie dla deweloperów, jednak wymaga środowiska Java do działania na komputerze.
PDFTables to API do ekstrakcji tabel, zamieniające PDF na Excela, HTML lub XML. Aplikacja działa w chmurze i nadaje się również do integracji z innymi technologiami.
Oba rozwiązania nie sprawdzą się, jeśli chcesz wyciągać dane ze skanowanych plików PDF, bo nie posiadają silnika OCR. Umożliwiają widok tylko tabel, nie tekstu, dlatego jeśli potrzebujesz np. numeru faktury, daty raportu czy numeru potwierdzenia, nie będą wygodne.
3. Wyodrębnianie tekstu: internetowe konwertery PDF
Internetowe konwertery PDF, takie jak Cloud Convert, najlepiej sprawdzają się przy konwersji całego dokumentu PDF bez szczególnych wymagań. Większość z nich traktuje tabele jako tekst i przez to nie zawsze uzyskasz właściwy format danych.
4. Rozwiązania oparte na AI: Nanonets
Nanonets wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do wyodrębniania tabel. Po przeszkoleniu narzędzia na kilkudziesięciu przykładach precyzja może być bardzo wysoka. Jednak sam proces treningu jest czasochłonny, a jeśli później coś nie zostanie poprawnie wyodrębnione, trzeba ponownie trenować model i poprawiać błędy ręcznie. Ponadto, Nanonets może nie radzić sobie dobrze, jeśli chcesz wyodrębnić pojedyncze pozycje z rozbudowanej tabeli.
Dynamiczny OCR w Parseur: szybkie wyodrębnianie tabel z PDF
Parseur wyróżnia się innowacyjnym dynamicznym OCR (optycznym rozpoznawaniem znaków), który pozwala lokalizować określone pole, nawet jeśli jego pozycja przemieszcza się na różnych dokumentach.
Na przykład, każda faktura może mieć inną liczbę pozycji, więc długość tabeli zależy od liczby produktów w danym dokumencie. Oznacza to, że pola "Razem", "Rabat" czy "Suma ogółem" mogą przesuwać się w pionie na różnych fakturach. Dynamiczny OCR pozwala nanieść etykiety nad tekstem w dokumencie oraz ustawić położenie danych względem tych etykiet. Przykładowo, w dwóch kliknięciach możesz powiedzieć Parseur, że pole "Razem" znajduje się zawsze po prawej od tekstu "Suma końcowa:".
Jak wyodrębnić tabele z PDF?
Proces wyodrębniania danych tabelarycznych z PDF wygląda następująco w 4 prostych krokach:
- Prześlij pliki PDF bezpośrednio do aplikacji Parseur (lub wyślij je e-mailem)
- Utwórz skrzynkę odbiorczą. Parseur oferuje zestaw skrzynek branżowych z predefiniowanymi polami i szablonami, które możesz wykorzystać. Możesz również stworzyć zupełnie własną skrzynkę odbiorczą.
- Zbuduj szablony ucząc Parseur, jakie dane chcesz wyodrębnić poprzez wskazanie i kliknięcie tekstów w przykładowych dokumentach. Parseur automatycznie będzie wyodrębniać analogiczne dane z podobnych plików.
- Wyeksportuj wyodrębnione dane tabelaryczne do wybranej przez siebie aplikacji, np. Excel, Salesforce, Notion czy CRM
Obejrzyj poniższy film instruktażowy, by zobaczyć, jak utworzyć pole tabeli i przekonwertować tabelę PDF do Excela.
Jak przekonwertować tabelę z PDF do Excela
Po wyodrębnieniu danych z tabel masz kilka sposobów na przekopiowanie tabeli z PDF do Excela:
- Automatyczne pobranie pliku
- Przez Zapier
- Przez Power Automate
Aby pobrać dane tabelaryczne do arkusza Excel, kliknij po prostu "eksportuj" w skrzynce Parseur i wybierz jeden z formatów: CSV, XLSX lub JSON. Jeśli chcesz szybko przekonwertować pojedynczy plik, bez zakładania skrzynki odbiorczej, skorzystaj z naszego darmowego konwertera PDF do Excel.
Automatyczne odczytywanie danych tabelarycznych
Wyodrębnianie tabel z plików PDF nie musi być wyzwaniem – wystarczy właściwe narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb.
Uwielbiam wasz produkt. Na początku używałem parsera Zapier, potem przerzuciłem się na mailparser.io, bo parser Zapiera nie pozwalał wyodrębniać danych tabelarycznych. Niestety w mailparser.io również napotkałem ograniczenia, dlatego ostatecznie przeszedłem do waszego produktu. Poza ograniczeniami mailparser.io, wasz produkt jest lepszy pod każdym względem i cieszę się, że zdecydowałem się na tę zmianę.
Najczęściej zadawane pytania
Oto odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące wyodrębniania danych tabelarycznych z PDF.
-
Czy można skopiować tabelę z pliku PDF?
-
Tak! Po przesłaniu pliku PDF do aplikacji Parseur tabela jest automatycznie kopiowana. Z tego poziomu możesz wyodrębniać dowolne dane tabelaryczne.
-
Jak skopiować tabelę z PDF do Arkuszy?
-
Parseur posiada domyślne formuły, które umożliwiają eksportowanie danych tabelarycznych do Google Sheets w czasie rzeczywistym
-
Czy mogę wyodrębnić tekst z PDF za pomocą Parseur?
-
Tak! Zobacz nasz przewodnik, jak wyodrębniać tekst z PDF.
Ostatnia aktualizacja
