Jeśli próbowałeś już zmierzyć się z wyodrębnianiem tekstu z PDF, wiesz, że nie jest to proste zadanie. Ręczne wyodrębnianie tabel z PDF bywa żmudne i wymaga czasu, którego często brakuje!
Jednak nie martw się, wojowniku PDF! W tym artykule poznasz proste sposoby na wyodrębnianie tabel z dokumentów PDF, a także sprytny trik, jak automatycznie przekonwertować tabele do Excela.
Dlaczego warto wyodrębniać tabele z PDF?
Praktycznie każda organizacja korzysta z PDF jako podstawowego formatu wymiany dokumentów. Dokumenty te bardzo często zawierają nie tylko tekst, ale i dane tabelaryczne, jak na przykład listy produktów i ceny na potwierdzeniach zamówienia ze sklepów internetowych.
Przykłady zastosowania wyodrębniania tabel z PDF
Wyodrębnianie tabel z plików PDF pomaga firmom eksportować dane uwięzione w dokumentach PDF. Dzięki temu można przesłać je do innych aplikacji biznesowych, jak CRM, ERP czy systemy logistyczne. Kluczowe jest, by dane trafiły do edytowalnego formatu tabelarycznego jak najszybciej i bezbłędnie.
Przetwarzanie faktur
Faktury praktycznie zawsze zawierają w tabeli m.in. opis produktu, stawkę czy ilość. Jeśli jesteś księgowym, a do przeanalizowania masz setki czy tysiące faktur dla swoich klientów, ręczne wyodrębnianie danych z tabel jest czasochłonne i podatne na błędy. Automatyczne przechwytywanie danych z faktur z wykorzystaniem narzędzi do wyodrębniania tabel z PDF pozwala istotnie przyspieszyć i usprawnić ten proces.
Wyciągi bankowe
Czy widziałeś kiedyś wyciąg bankowy bez tabeli z transakcjami? Rzadko się zdarza! Wyciągi bankowe zwykle prezentują operacje finansowe właśnie w postaci tabel. Ręczna konwersja wyciągów bankowych z PDF do Excela bywa bardzo mozolna i łatwo w niej o pomyłki. W przypadku pominięcia istotnych transakcji trzeba dodatkowo ręcznie porównywać dane linia po linii, co pochłania mnóstwo czasu.
Listy przewozowe (Bill of Lading, BoL)
Podobnie jak faktury czy paragony, listy przewozowe (BoL) to dokumenty PDF zawierające dane transakcyjne w tabelach. Wykorzystanie automatycznych narzędzi do wyodrębniania danych z PDF znacząco upraszcza automatyzację procesów związanych z B/L, odciążając zespoły zajmujące się dokumentacją transportową.
Potwierdzenia podróży
Branża turystyczna stale się rozwija, a firmy szukają nowoczesnych sposobów na szybkie i efektywne gromadzenie danych o podróżach pracowników. Wyodrębnianie danych z PDF pozwala na szybkie pobieranie takich informacji jak szczegóły lotów, harmonogramy czy dane hotelowe. Automatyzacja tego procesu pozwala firmom analizować trendy, efektywniej rozliczać podróże służbowe i podejmować lepsze decyzje.
Wyzwania ręcznego wyodrębniania tabel z PDF
Gdy czeka Cię praca z milionami plików PDF, ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest ręczne otwieranie i kopiowanie treści każdego z nich. Ręczne wyodrębnianie tabel z PDF ma wiele wad:
- Jest bardzo nużące i podatne na ludzkie błędy
- Przy dużych dokumentach możesz łatwo przeoczyć ważne dane tabelaryczne
- To proces czasochłonny, który obniża produktywność
- Formatowanie często się rozjeżdża, przez co trzeba kopiować dane komórka po komórce
Na szczęście dostępne są zaawansowane narzędzia do analizowania PDF, takie jak Parseur, które automatyzują wyodrębnianie danych tabelarycznych.
Prześledźmy, jakie są najlepsze narzędzia do wyodrębniania tabel z PDF.
Najlepsze narzędzia do konwersji tabel z PDF w 2024 roku
Nie da się ukryć, że PDF to jeden z najpopularniejszych formatów dokumentów wykorzystywanych na całym świecie przez firmy, instytucje i osoby prywatne. Oto 4 najlepsze narzędzia do wyodrębniania tabel z PDF.
1. Wydobywanie tabel metodą wskaż i kliknij: Parseur
Dzięki wsparciu sztucznej inteligencji, zaawansowany silnik PDF w Parseur umożliwia wyodrębnianie tabel nawet ze skanowanych dokumentów PDF. Parseur rozpoznaje powtarzalne struktury danych, obsługuje zarówno całe tabele, jak i pojedyncze wiersze czy komórki.
2. Podstawowe wyodrębnianie tabel: Tabula i PDF Tables
Tabula to darmowe, open-source'owe narzędzie stworzone przez dziennikarzy do wyodrębniania danych tabelarycznych do formatu CSV lub Microsoft Excel. Interfejs programu jest prosty i intuicyjny, lecz wymaga środowiska Java.
PDFTables to API online pozwalające na wydobycie tabel i konwersję PDF do excela, HTML czy XML. Działa w chmurze i daje się osadzić w innych narzędziach biznesowych.
Warto jednak pamiętać, że oba te rozwiązania nie radzą sobie z plikami PDF zawierającymi obrazy (skany), ponieważ nie posiadają silnika OCR. Służą jedynie do wydobywania tabel, więc jeśli zależy Ci np. na numerze faktury czy dacie, warto zwrócić się ku szerszym rozwiązaniom.
3. Wyodrębnianie tekstu: internetowe konwertery PDF
Narzedzia online, takie jak Cloud Convert, dobrze sprawdzają się przy konwersji całych plików PDF, lecz nie rozróżniają struktury tabel – traktują ją po prostu jak tekst. Przez to wyeksportowane dane nie zawsze zachowują format tabelaryczny.
4. Rozwiązania oparte na AI: Nanonets
Nanonets korzysta z technologii AI oraz uczenia maszynowego do wyodrębniania danych tabelarycznych. Gdy narzędzie zostanie "przeszkolone" na odpowiednich przykładach, potrafi osiągnąć wysoką precyzję. Trzeba jednak poświęcić czas na wprowadzenie i oznaczenie wzorcowych dokumentów, a w razie pojawienia się błędów model wymaga ponownego uczenia i poprawek. W przypadku niestandardowych tabel lub konieczności wydobycia pojedynczych pozycji sprawdzi się mniej efektywnie.
Dynamiczny OCR w Parseur: szybkie wyodrębnianie tabel z PDF
Parseur wyprzedza konkurencję dzięki dynamicznemu, zaawansowanemu OCR (optycznemu rozpoznawaniu znaków), który pozwala lokalizować konkretne dane w tabeli nawet wtedy, gdy pozycja konkretnego pola różni się na poszczególnych dokumentach.
Załóżmy, że faktury mają zmienną liczbę pozycji, a tabela w każdym dokumencie jest innej długości. Oznacza to, że takie pola jak "Razem", "Rabat" czy "Suma ogółem" mogą znajdować się na różnych wysokościach dokumentu. Dynamiczny OCR pozwala wówczas ustawić szukaną informację względem etykiety, np. "Razem" pobrać zawsze z prawej strony tekstu "Suma końcowa:". W Parseur wystarczą do tego dwa kliknięcia.
Jak wyodrębnić tabele z PDF?
Proces wyodrębniania tabel z PDF jest prosty i sprowadza się do czterech kroków:
- Prześlij swoje pliki PDF do aplikacji Parseur (lub prześlij je e-mailem)
- Utwórz skrzynkę odbiorczą. Parseur oferuje zestawy branżowych skrzynek z gotowymi polami i szablonami albo umożliwia stworzenie własnej od podstaw.
- Zbuduj szablon, klikając w interesujące Cię dane w przykładowych dokumentach – Parseur rozpozna i wyodrębni te same dane z innych podobnych plików.
- Wyeksportuj tabelę do dowolnej docelowej aplikacji – np. Excel, Salesforce, Notion, CRM i inne
Zobacz poniżej samouczek wideo, który pokazuje, jak stworzyć pole tabeli i przekonwertować ją z PDF do Excela.
Jak przekonwertować tabelę z PDF do Excela
Po wyodrębnieniu danych tabelarycznych masz kilka opcji przekopiowania tabeli z PDF do Excela:
- Pobranie pliku automatycznie na komputer
- Integracja przez Zapier
- Integracja przez Power Automate
Aby pobrać wyodrębnione dane do Excela, po prostu kliknij "eksportuj" w Parseur i wybierz jeden z popularnych formatów: CSV, XLSX lub JSON.
Automatyczne odczytywanie danych tabelarycznych
Wyodrębnianie tabel z plików PDF nie musi być wyzwaniem – wystarczy właściwe narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb biznesowych.
Uwielbiam wasz produkt. Na początku używałem parsera Zapier, potem przerzuciłem się na mailparser.io, bo parser Zapiera nie pozwalał wyodrębniać danych tabelarycznych. Niestety w mailparser.io również napotkałem ograniczenia, dlatego ostatecznie przeszedłem do waszego produktu. Poza ograniczeniami mailparser.io, wasz produkt jest lepszy pod każdym względem i cieszę się, że zdecydowałem się na tę zmianę.
Najczęściej zadawane pytania
Oto odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące wyodrębniania danych tabelarycznych z PDF.
-
Czy można skopiować tabelę z pliku PDF?
-
Tak! Po przesłaniu pliku PDF do aplikacji Parseur tabela jest automatycznie kopiowana. Z tego poziomu możesz wyodrębniać dowolne dane tabelaryczne.
-
Jak skopiować tabelę z PDF do Arkuszy?
-
Parseur posiada domyślne formuły, które umożliwiają eksportowanie danych tabelarycznych do Google Sheets w czasie rzeczywistym
-
Czy mogę wyodrębnić tekst z PDF za pomocą Parseur?
-
Tak! Zobacz nasz przewodnik, jak wyodrębniać tekst z PDF.
Ostatnia aktualizacja
