Stuur geëxtraheerde gegevens uit documenten naar Tableau

In dit artikel ontdek je hoe je automatisch gegevens uit documenten kunt extraheren naar Tableau met de integratie van Parseur.

Wat is datavisualisatie?

Elke weergave van informatie of data in grafieken, diagrammen, lijnen, infographics of andere vormen wordt datavisualisatie genoemd. In elk bedrijf is het vastleggen van data essentieel, denk aan klantinformatie, productgegevens of medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Datavisualisatie maakt het eenvoudiger om die data te lezen, te delen en te begrijpen.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor verschillende doeleinden: betere marketingmaterialen, rapportages, het herkennen van trends, of voorspellingen doen voor bijvoorbeeld de komende zes maanden.

Tableau als datavisualisatie-tool

Tableau, opgericht in 2003, is uitgegroeid tot een van de populairste en krachtigste business intelligence-tools voor datavisualisatie. Met Tableau kan iedereen binnen een organisatie data inzichtelijk maken. Zelfs als je geen technische achtergrond hebt, kun je met Tableau aan de slag met data-analyse.

Tableau is uitgeroepen tot beste datavisualisatie-tool.

Producten van Tableau:

• Tableau Desktop
• Tableau Server
• Tableau Online
• Tableau Mobile

Parseur integreren met Tableau

Parseur is een krachtige documentverwerkingstool waarmee je eenvoudig data kunt extraheren uit e-mails en PDF's. De geparse gegevens kun je downloaden of direct exporteren naar vrijwel elke applicatie. Parseur is geïntegreerd met duizenden platforms zoals Zapier, Make en Power Automate.

Er zijn veel manieren waarop je Parseur en Tableau samen kunt inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een maaltijdbezorgbedrijf dat dagelijks duizenden bestellingen ontvangt. Zij gebruiken de kant-en-klare Parseur templates om klant- en ordergegevens te extraheren. De gewenste data wordt vervolgens naar Google Sheets gestuurd en van daaruit doorgezet naar Tableau voor uitgebreide visualisatie en analyse.

Hoe werkt deze integratie om gegevens uit documenten te extraheren naar Tableau?

Deze integratie bestaat uit drie hoofdonderdelen:

• Een nieuw document komt binnen in je Parseur-mailbox
• Parseur extraheert automatisch de gewenste gegevens en stuurt deze naar Google Sheets
• Uit Google Sheets stuur je de geparse data door naar Tableau

Wat heb je nodig voor deze integratie?

• Een Parseur-account
• Een Google Drive-account
• Een Tableau-account

Stap 1: Maak een gratis Parseur-account aan om je e-mails te ontvangen

Met het gratis abonnement krijg je toegang tot alle functies voor een beperkt aantal documenten per maand.

Stap 2: Kies de juiste mailbox voor jouw e-mails

Voor het bezorgen van maaltijden kun je bijvoorbeeld de mailbox "food delivery orders" kiezen, zodat deze e-mails automatisch verwerkt worden.

Zoals je hieronder ziet, kan Parseur verschillende typen documenten verwerken, afhankelijk van de sector. Je kunt ook zelf templates creëren voor je eigen soort e-mails.

Stap 3: Stuur je e-mails door naar jouw Parseur-mailbox

De Parseur mailbox ontvangt je e-mail of document vrijwel direct.

Let op: we adviseren om de e-mails en documenten zoveel mogelijk direct vanuit de bron (zoals Gmail, Yahoo, etc.) naar je Parseur-mailbox te sturen. Als dat niet mogelijk is, kun je automatische doorstuurregels instellen via een auto-forwarding regel.

Stap 4: Je e-mail of document wordt automatisch verwerkt

Met de multi-template functie van Parseur worden verschillende documenttypes automatisch geparsed. Parseur ondersteunt diverse maaltijdbezorgplatformen zoals Grubhub en DoorDash. De e-mail parser haalt bijvoorbeeld onderstaande informatie uit je documenten:

1. Klantgegevens (naam, telefoonnummer, adres)
2. Orderdetails (prijs, omschrijving, hoeveelheden)
3. Betaalmogelijkheden

Zo ziet een geparsed resultaat eruit:

Stap 5: Exporteer de gegevens naar Google Sheets

Parseur heeft een native integratie met Google Sheets waarmee de data rechtstreeks kan worden geëxporteerd. Bekijk de instructievideo hieronder voor een stap-voor-stap uitleg om gegevens naar Google Sheets te sturen.

Voor deze situatie gebruiken we de tweede formule, omdat de bestellingen uit tabel-items bestaan.

Stap 6: Koppel Google Sheets met Tableau voor het extraheren van gegevens

Tableau beschikt over een integratie met Google Sheets. Met de connector kun je eenvoudig je data importeren in Tableau en direct een dashboard creëren.

Ga in Tableau naar "connectors" en selecteer "Google Drive".

Je wordt gevraagd je Gmail-adres te verifiëren en Tableau toegang te geven. Zodra de koppeling is voltooid, zijn al je Google-bestanden zichtbaar in Tableau. Selecteer het gewenste bestand en klik op "connect". Vervolgens kun je het dashboard naar wens opmaken voor analyse en visualisatie van je data.

In onderstaand voorbeeld zie je dat het maaltijdbezorgbedrijf om 17:00 uur het hoogste aantal bestellingen had (5349). Daarna daalt het aantal orders tot 23:00 uur.

Datavisualisatie en analyse zijn onmisbaar voor bedrijven die dagelijks grote hoeveelheden gegevens verwerken. Je krijgt snel inzicht in knelpunten en kansen om processen of klantbeleving te verbeteren. Door te werken met de juiste technologische tools kun je je organisatie automatiseren en verder laten groeien.