Maak een database-item aan in Notion vanuit e-mails

In dit artikel leer je hoe je automatisch een database-item in Notion aanmaakt op basis van je e-mails met de integratie van Parseur.

Notion heeft een minimalistische interface waar je simpelweg items kunt slepen en neerzetten in de werkruimte. Het is een no-code software net als Parseur, waarmee je een flexibele workflow voor taakbeheer opzet. Notion is gratis voor persoonlijk gebruik.

Notion bestaat uit drie hoofdonderdelen:

1. Team Wiki
2. Projecten & Taken
3. Notities & Documenten

Waarom zou je Parseur met Notion integreren?

Parseur is krachtige data-entry automatiseringssoftware die het proces van gegevensextractie uit e-mails, PDF’s en spreadsheets eenvoudig maakt. De uitgelezen data kan direct worden gedownload of geëxporteerd naar elke applicatie van jouw keuze via Zapier.

Door Parseur met Notion te combineren, kun je automatisch tekst uit e-mails en documenten halen en deze direct naar je Notion-werkruimte sturen.

Notion is zeer flexibel en past zich gemakkelijk aan jouw bedrijf aan. Onze klanten gebruiken de integratie tussen Parseur en Notion bijvoorbeeld om:

1. Google alerts te importeren
2. Bestellingen te volgen voor een webshop
3. Leads op te volgen
4. Gebruikersverzoeken en tickets te tracken
5. En nog veel meer!

Hoe werkt deze e-mail naar Notion integratie?

De integratie kun je samenvatten in drie stappen:

1. Er komt een nieuw document binnen in jouw Parseur-mailbox
2. Parseur haalt de specifieke data eruit en stuurt deze naar Zapier
3. Zapier maakt automatisch het item aan in Notion

Voor deze integratie heb je nodig:

1. Een Parseur-account
2. Jouw Notion-account
3. Een Zapier-account

Laten we het voorbeeld nemen van een makelaarskantoor dat dagelijks veel leads en klantgegevens ontvangt in de mailbox. Bijvoorbeeld: de makelaar ontvangt een aanvraag voor een bezichtiging per e-mail van StreetEasy. Ze moeten de juiste informatie uit deze e-mail halen (contactgegevens van de lead, vastgoedgegevens) en er een nieuw item voor aanmaken in Notion zodat ze de taak aan het team kunnen toewijzen.

De e-mails komen van verschillende vastgoedplatforms of externe websites en in allerlei formaten. De makelaar moet handmatig de e-mails nalopen, de juiste informatie eruit filteren en handmatig invoeren in Notion.

Met een e-mail parsing tool zoals Parseur kun je ontelbare uren aan handmatig werk besparen en heb je een geautomatiseerde workflow.

Stap 1: Maak gratis je Parseur-account aan om je e-mail te ontvangen

Parseur is gratis om te proberen en je krijgt toegang tot alle functies!

Je account wordt binnen enkele seconden aangemaakt. Vervolgens word je gevraagd om je mailbox aan te maken waar je alle e-mails in ontvangt.

Stap 2: Stuur de e-mail door naar je Parseur-mailbox

We raden aan om een automatische doorstuurregel in te stellen zodat alle e-mails automatisch in de Parseur-mailbox terechtkomen.

Stap 3: Haal de data uit je e-mail

Een van de populairste en belangrijkste functies van Parseur is onze AI data-extractie (voor vastgoed, food ordering en meer sectoren).

Je uitgelezen resultaten zien er zo uit:

Stap 4: Stel Zapier in om de uitgelezen data te exporteren

Ga naar "Exporteren", klik op "Zapier" en zoek naar "Notion" en klik op "Create Zap" waarna je wordt doorgestuurd naar je Zapier-dashboard.

Stap 5: Koppel Zapier met Parseur

Selecteer jouw Parseur-account en mailbox zodat Zapier de gewenste e-maildata kan ophalen.

Stap 6: Koppel Zapier met Notion

Zapier vraagt je ook om in te loggen op je Notion-account.

Om Zapier met Notion te verbinden, moet je een geheime token aanmaken vanuit je Notion-werkruimte.

Ga naar je account en klik op "integratie" en "ontwikkel mijn eigen integraties"

Dit brengt je naar het integratieplatform waar je Zapier toevoegt als nieuwe integratie en de token genereert.

Kopieer en plak de integratietoken in je Zapier-dashboard en je bent verbonden met jouw Notion-account. Vanaf hier kun je de uitgelezen e-maildata gebruiken om het item dat automatisch wordt aangemaakt in Notion te customizen.

Let op: Als jouw werkruimte niet verschijnt in de dropdown, moet je de database in Notion delen met je interne integratie (Zapier).

Stap 7: Verstuur een test van Zapier naar Notion

Met Zapier kun je een test trigger versturen om te checken of het database-item automatisch is aangemaakt.

Zoals je op de screenshot hierboven ziet, zijn de lead-gegevens automatisch naar Notion gestuurd.

Vanaf nu wordt elke e-mail die jij naar de Parseur-mailbox stuurt, direct uitgelezen en geëxporteerd naar Notion.

Wij bij Parseur zijn sinds vorig jaar groot fan van Notion. Net als wij zijn zij een no-code software gericht op het helpen van bedrijven hun handmatige processen te verminderen. Wij gebruiken Notion als onze centrale hub voor interne documenten en tracking. Notion geeft het Parseur-team een gedeeld overzicht van de voortgang op onze wekelijkse taken en updates.

Loop je ergens vast bij het integreren van Parseur met Notion? Neem gerust contact met ons op via de chat!