Maak automatisch een database-item aan in Notion vanuit e-mails

In dit artikel ontdek je hoe je automatisch database-items aanmaakt in Notion vanuit je e-mails door gebruik te maken van de integratie met Parseur.

Notion biedt een minimalistische interface waar je eenvoudig items kunt slepen en ordenen in de werkruimte. Het is een no-code software, net als Parseur, waarmee je je volledige workflow rond taakbeheer flexibel kunt opzetten. Notion is gratis voor persoonlijk gebruik.

Notion bestaat uit drie hoofdonderdelen:

1. Team Wiki
2. Projecten & Taken
3. Notities & Documenten

Waarom Parseur met Notion integreren?

Parseur is een krachtige tool voor geautomatiseerde gegevensinvoer die het proces van gegevensextractie uit e-mails, PDF's en spreadsheets eenvoudig maakt. De uitgelezen data kan direct worden gedownload of geëxporteerd naar elke gewenste applicatie via Zapier.

Door Parseur aan Notion te koppelen, kun je automatisch tekst uit e-mails en documenten ophalen en rechtstreeks naar je Notion-werkruimte sturen.

Notion is bijzonder flexibel en past zich gemakkelijk aan jouw bedrijfsprocessen aan. Onze klanten gebruiken de koppeling tussen Parseur en Notion bijvoorbeeld om:

1. Google Alerts automatisch te importeren
2. Webshopbestellingen efficiënt te registreren
3. Leads gestructureerd op te volgen
4. Gebruikersverzoeken en supporttickets te beheren
5. En nog veel meer toepassingen!

Hoe werkt deze e-mails naar Notion database integratie?

Deze automatisering bestaat uit drie simpele stappen:

1. Een nieuw document (bijvoorbeeld een e-mail) komt binnen in je Parseur-mailbox
2. Parseur haalt automatisch de gewenste gegevens eruit en verzendt ze naar Zapier
3. Zapier maakt direct nieuwe database-items aan in Notion

Wat heb je nodig voor deze integratie?

1. Een Parseur-account
2. Je Notion-account
3. Een Zapier-account

Stel: je werkt bij een makelaarskantoor dat dagelijks veel leads en klantinformatie via e-mail ontvangt. Denk aan een makelaar die via StreetEasy een aanvraag voor een woningbezichtiging krijgt. Je wilt de specifieke gegevens (zoals contactinfo en woningdetails) uit die e-mail automatisch omzetten in een item in je Notion database, zodat het team direct aan de slag kan.

Deze e-mails komen vaak van verschillende makelaars- of advertentiewebsites en zijn telkens anders qua opmaak. Handmatig informatie overzetten van e-mail naar Notion is tijdrovend en foutgevoelig.

Met een e-mail parsing tool als Parseur kun je dit proces volledig automatiseren en honderden uren handmatig werk besparen.

Stap 1: Maak gratis je Parseur-account aan om e-mails te ontvangen

Parseur is gratis te proberen en je krijgt direct toegang tot alle functies!

Je account is binnen een paar seconden gereed. Daarna kun je je mailbox aanmaken om alle gewenste e-mails te ontvangen.

Stap 2: Stuur e-mails automatisch door naar je Parseur-mailbox

Wij adviseren om een automatische doorstuurregel in te stellen, zodat alle relevante e-mails direct in je Parseur-mailbox belanden.

Stap 3: Laat Parseur de data uit je e-mails halen

Een van de meest gewaardeerde functies van Parseur is onze AI-gedreven data-extractie (onder andere voor vastgoed, food ordering en meer sectoren).

De uitgelezen resultaten zien er als volgt uit:

Stap 4: Stel Zapier in om je data door te sturen naar Notion

Ga in Parseur naar "Exporteren", klik op "Zapier", zoek vervolgens naar "Notion" en klik op "Create Zap". Je wordt automatisch doorgestuurd naar je Zapier-dashboard.

Stap 5: Koppel Zapier aan Parseur

Selecteer je Parseur-account en mailbox, zodat Zapier de gewenste gegevens uit je e-mails kan ophalen.

Stap 6: Koppel Zapier aan Notion

Log in op je Notion-account wanneer Zapier hierom vraagt.

Om Zapier toegang te geven tot Notion, heb je een geheime token nodig die je in Notion aanmaakt.

Navigeer in Notion naar je accountinstellingen, klik op "Integratie" en vervolgens op "Ontwikkel mijn eigen integraties".

Je komt nu op het integratieplatform waar je Zapier toevoegt als nieuwe integratie en de token aanmaakt.

Kopieer de gegenereerde token en plak deze in je Zapier-dashboard. Nu is de koppeling tussen jouw Notion-account en Zapier gelegd. Vanaf nu kun je de uitgelezen e-maildata automatisch omzetten naar een database-item in Notion.

Let op: Als je de Notion database niet ziet staan, moet je deze delen met je interne integratie (Zapier).

Stap 7: Test de automatische aanmaak van een database-item in Notion

Met Zapier kun je nu een test uitvoeren om te controleren of je e-maildata automatisch als database-item in Notion verschijnt.

Zoals je ziet, zijn de gegevens uit de e-mail direct doorgestuurd naar je Notion database.

Vanaf nu wordt elke e-mail die je naar je Parseur-mailbox stuurt, automatisch uitgelezen en verschijnt deze als database-item in Notion.

Bij Parseur zijn we zelf groot fan van Notion. Net als wij richt Notion zich op het automatiseren en stroomlijnen van workflows met no-code oplossingen. We gebruiken Notion intern als centrale plek voor onze documenten en voortgangsrapportages. Zo houdt het hele Parseur-team overzicht en structuur over het werk en updates.

Loop je ergens vast bij het koppelen van Parseur met Notion of met de e-mails naar Notion database integratie? Stuur ons gerust een berichtje via de chat!