Créer un élément de base de données dans Notion à partir d'emails

Dans cet article, vous allez apprendre à créer automatiquement un élément de base de données dans Notion à partir de vos emails grâce à l'intégration de Parseur.

Notion dispose d'une interface minimaliste où vous pouvez simplement glisser-déposer des éléments sur l'espace de travail. C'est un logiciel no-code, tout comme Parseur, qui permet un flux de travail flexible pour la gestion des tâches. Notion est gratuit au départ pour un usage personnel.

Notion s'articule autour de trois éléments principaux :

1. Wiki d'équipe
2. Projets et tâches
3. Notes et documents

Pourquoi intégrer Parseur à Notion ?

Parseur est un puissant logiciel d'automatisation de saisie de données qui facilite l'extraction de données à partir d'emails, de PDF et de feuilles de calcul. Les données parsées peuvent ensuite être téléchargées ou exportées en temps réel vers l'application de votre choix via Zapier.

En utilisant Parseur avec Notion, vous pouvez extraire du texte d'emails et de documents et l'envoyer automatiquement à votre espace de travail Notion.

Notion est une solution très flexible qui s'adapte facilement à votre entreprise. Nos clients utilisent l'intégration de Parseur et Notion pour :

1. Importer des alertes Google
2. Suivre les commandes d'une boutique en ligne
3. Assurer le suivi des prospects
4. Suivre les demandes et tickets des utilisateurs
5. Et bien plus encore !

Comment fonctionne cette intégration email vers Notion ?

L'intégration peut se résumer en trois étapes principales :

1. Un nouveau document est reçu dans votre boîte aux lettres Parseur
2. Parseur extrait les données spécifiques et les envoie à Zapier
3. Zapier crée automatiquement les éléments dans Notion

Pour utiliser cette intégration, vous aurez besoin de :

1. Un compte Parseur
2. Votre compte Notion
3. Un compte Zapier

Prenons l'exemple d'une agence immobilière qui reçoit chaque jour de nombreux prospects et coordonnées clients dans sa boîte mail. Par exemple, le courtier immobilier reçoit une demande de visite par email depuis StreetEasy. Il doit extraire les informations spécifiques de l'email (coordonnées du prospect, détails du logement) et créer un nouvel élément à cet effet dans Notion, afin de pouvoir assigner la tâche à son équipe.

Les emails proviennent de différentes plateformes immobilières ou sites Web tiers et dans des formats variés. L'agent doit parcourir manuellement ses emails, filtrer les informations pertinentes, et les saisir dans Notion.

Avec un outil de parsing d'emails comme Parseur, il peut gagner un temps considérable sur le travail manuel et mettre en place un processus automatisé.

Étape 1 : Créez votre compte Parseur gratuit pour recevoir votre email

Parseur est gratuit au départ et vous avez accès à toutes les fonctionnalités !

Votre compte sera créé en quelques secondes. Il vous sera ensuite demandé de créer votre boîte aux lettres pour recevoir tous vos emails.

Étape 2 : transférez l'email à votre boîte aux lettres Parseur

Nous vous recommandons de créer une règle de transfert automatique afin de transférer automatiquement tous vos emails vers la boîte aux lettres Parseur.

Étape 3 : extrayez les données de votre email

L'une des fonctionnalités les plus populaires et clés de Parseur est notre extraction de données par IA (pour l'immobilier, la restauration et bien d'autres secteurs).

Vos résultats parsés ressembleront à ceci :

Étape 4 : Configurez Zapier pour exporter les données extraites

Allez dans "Exporter", cliquez sur "Zapier", recherchez "Notion" et cliquez sur "Créer un Zap" ; vous serez redirigé vers votre tableau de bord Zapier.

Étape 5 : Connectez Zapier à Parseur

Sélectionnez votre compte Parseur et votre boîte aux lettres afin que Zapier puisse récupérer vos données parsées.

Étape 6 : Connectez Zapier à Notion

Zapier vous demandera également de vous connecter à votre compte Notion.

Pour connecter Zapier à Notion, il faudra générer un jeton secret depuis votre espace de travail Notion.

Accédez à votre compte et cliquez sur "intégration" puis "développer mes propres intégrations"

Vous serez alors redirigé vers la plateforme d'intégration où vous pourrez ajouter Zapier comme nouvelle intégration et générer le jeton.

Copiez et collez le jeton d'intégration dans votre tableau de bord Zapier : cela vous permettra de connecter votre compte Notion. Dès lors, vous pourrez utiliser les données parsées de vos emails pour personnaliser l’élément qui sera créé automatiquement dans Notion.

Remarque : si votre espace de travail n'apparaît pas dans la liste déroulante, vous devrez partager la base de données dans Notion avec votre intégration interne (Zapier).

Étape 7 : Envoyez un test de Zapier vers Notion

Avec Zapier, vous pouvez envoyer un déclencheur test pour vérifier si l’élément de la base de données a bien été créé automatiquement.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, les coordonnées du prospect ont été envoyées automatiquement dans Notion.

Dorénavant, chaque email que vous enverrez à la boîte aux lettres Parseur sera automatiquement parsé et exporté vers Notion.

Chez Parseur, nous sommes de grands fans de Notion depuis l’an dernier. Comme nous, il s’agit d’un logiciel no-code qui aide les entreprises à réduire les processus manuels. Nous utilisons Notion comme hub central pour tous nos documents internes et notre suivi. Notion permet à l'équipe Parseur d’avoir une vue partagée de nos tâches et mises à jour hebdomadaires.

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous rencontrez des difficultés pour intégrer Parseur à Notion !