Envoyer des emails vers une base de données Notion automatiquement

Dans cet article, vous allez apprendre à créer automatiquement un élément de base de données dans Notion à partir de vos emails grâce à l'intégration de Parseur.

Notion dispose d'une interface minimaliste où vous pouvez simplement glisser-déposer des éléments. C'est un logiciel no-code, tout comme Parseur, qui permet un flux de travail flexible pour la gestion des tâches. Notion est gratuit au départ pour un usage personnel.

Notion s'articule autour de trois éléments principaux :

1. Wiki d'équipe
2. Projets et tâches
3. Notes et documents

Pourquoi intégrer Parseur à Notion ?

Parseur est un puissant logiciel d'automatisation de la saisie de données qui facilite l'extraction de données à partir d'emails, de PDF et de feuilles de calcul. Les données extraites peuvent ensuite être téléchargées ou exportées en temps réel vers l'application de votre choix via Zapier.

En utilisant Parseur avec Notion, vous pouvez extraire du texte d'emails et de documents et l'envoyer automatiquement à votre espace de travail Notion.

Notion est une solution très flexible qui s'adapte facilement à votre entreprise. Nos clients utilisent l'intégration de Parseur et Notion pour :

1. Importer des alertes Google
2. Suivre les commandes d'une boutique en ligne
3. Assurer le suivi des prospects
4. Gérer les demandes et les tickets des utilisateurs
5. Et bien plus encore !

Comment envoyer automatiquement des emails vers une base de données Notion ?

L'intégration peut se résumer en trois étapes principales :

1. Un nouveau document est reçu dans votre boîte aux lettres Parseur.
2. Parseur extrait les données spécifiques et les envoie à Zapier.
3. Zapier crée automatiquement les éléments dans Notion.

Pour utiliser cette intégration, vous aurez besoin de :

1. Un compte Parseur
2. Un compte Notion
3. Un compte Zapier

Prenons l'exemple d'une agence immobilière qui reçoit quotidiennement de nombreuses demandes d'information et coordonnées de clients dans sa boîte mail. L'agent immobilier reçoit, par exemple, une demande de visite par email de la part de StreetEasy. Il doit extraire les informations spécifiques de l'email (coordonnées du prospect, détails du bien) et créer un nouvel élément dans Notion afin de pouvoir attribuer la tâche à son équipe.

Les emails proviennent de différentes plateformes immobilières ou sites Web tiers et dans différents formats. L'agent immobilier doit parcourir manuellement ses emails, filtrer les informations spécifiques et les saisir manuellement dans Notion.

Avec un outil de parsing d'emails comme Parseur, il peut gagner un temps considérable de travail manuel et mettre en place un processus automatisé.

Étape 1 : Créez votre compte Parseur gratuit et recevez votre premier email

Parseur est gratuit au départ et vous avez accès à toutes les fonctionnalités !

Votre compte sera créé en quelques secondes. Il vous sera ensuite demandé de créer votre boîte aux lettres pour recevoir tous vos emails.

Étape 2 : transférez l'email à votre boîte aux lettres Parseur

Nous vous recommandons de créer une règle de transfert automatique pour transférer automatiquement tous vos emails pertinents vers votre boîte aux lettres Parseur.

Étape 3 : extrayez les données de votre email

L'une des fonctionnalités les plus populaires et les plus importantes de Parseur est notre extraction de données par IA (disponible pour l'immobilier, les commandes de nourriture et bien d'autres secteurs).

Vos résultats parsés ressembleront à ceci :

Étape 4 : Configurez l'exportation des données extraites par Zapier

Allez dans "Exporter", cliquez sur "Zapier" et recherchez "Notion" puis cliquez sur "Créer un Zap". Vous serez redirigé vers votre tableau de bord Zapier.

Étape 5 : Connectez Zapier à Parseur

Sélectionnez votre compte Parseur et votre boîte aux lettres afin que Zapier puisse récupérer les données parsées de vos emails.

Étape 6 : Connectez Zapier à Notion

Zapier vous demandera également de vous connecter à votre compte Notion.

Pour connecter Zapier à Notion, vous devrez générer un jeton secret à partir de l'espace de travail de votre Notion.

Allez sur votre compte et cliquez sur "Intégration" puis "Développer mes propres intégrations".

Vous serez alors redirigé vers la plateforme d'intégration où vous pourrez ajouter Zapier en tant que nouvelle intégration et générer le jeton.

Copiez et collez le jeton d'intégration dans votre tableau de bord Zapier. Vous pourrez ensuite vous connecter à votre compte Notion. Vous pourrez alors utiliser les données extraites des emails pour personnaliser l'élément qui sera créé automatiquement dans Notion.

Remarque : Si votre espace de travail n'apparaît pas dans la liste déroulante, vous devrez partager la base de données dans Notion avec votre intégration interne (Zapier).

Étape 7 : Envoyer un test de Zapier à Notion

Avec Zapier, vous pouvez envoyer un déclencheur de test pour vérifier si l'élément de la base de données a bien été créé automatiquement.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, les coordonnées du prospect ont été envoyées automatiquement à Notion.

Désormais, chaque email que vous enverrez à la boîte aux lettres Parseur sera automatiquement parsé et exporté vers Notion.

Chez Parseur, nous sommes de grands fans de Notion depuis l'année dernière. Comme nous, il s'agit d'un logiciel no-code destiné à aider les entreprises à réduire leurs processus manuels. Nous utilisons Notion comme source unique pour tous nos documents internes et notre suivi. Notion permet à l'équipe de Parseur d'avoir une vue partagée de l'avancement de nos tâches et de nos mises à jour hebdomadaires.

N'hésitez pas à nous contacter via le chat si vous rencontrez des difficultés pour intégrer Parseur à Notion !