メールからNotionにデータベースアイテムを自動作成する
この記事では、Parseurの連携機能を使い、メールからNotionデータベースへ自動的にアイテムを作成する方法をご紹介します。
Notionはミニマルなインターフェースが特徴で、ワークスペース上でアイテムをドラッグ＆ドロップするだけで操作できます。Parseurと同じくノーコードで導入でき、組織やチームの柔軟なワークフロー構築に力を発揮します。またNotionは、個人利用であれば無料プランから利用を始められます。
Notionは次の主な3つのコンポーネントで構成されています。
- チーム向けウィキ
- プロジェクト＆タスク管理
- ノート＆ドキュメント共有
なぜParseurとNotionの連携が有効なのか？
Parseur は、メール、PDF、スプレッドシートなどから自動でデータを抽出し、業務を大幅に効率化できるデータ入力自動化ソリューションです。抽出したデータはリアルタイムでダウンロードや、Zapierを経由してお使いの各種アプリケーションにエクスポートできます。
ParseurとNotionを組み合わせることで、メールや各種ドキュメントから必要な情報を抽出し、自動でNotionワークスペースへ送信できるようになります。
Notionは非常に柔軟性が高く、ビジネスの業務フローやプロセスに合わせて自在に活用できます。当社のお客様では、以下のような用途で、ParseurとNotion連携が使われています。
- Googleアラートのインポート
- ECショップの注文管理
- リードのフォローアップ管理
- お客様からのリクエストやサポートチケットの追跡
- その他多彩な業務に対応
メールからNotionデータベースへ連携する流れ
この自動化の基本的な流れは3つのステップです。
- Parseurのメールボックスに新しいメールが届く
- Parseurが必要なデータを抽出しZapierへ送信
- ZapierがNotionのデータベースに新たなアイテムとして追加
この連携を実現するには、下記アカウントが必要です。
- Parseurアカウント
- Notionアカウント
- Zapierアカウント
例えば、不動産業界では多くの見込み顧客・顧客情報がメールで送られてきます。たとえば、不動産仲介会社がStreetEasyから物件見学リクエストメールを受信し、そこからリード情報や物件情報を抽出してNotionデータベースに新規アイテムを自動で作成、チーム内でタスクを割り当てる運用が可能です。
こういったメールは様々な不動産サービスやサードパーティサイトごとに異なるフォーマットで届きます。不動産エージェントは従来、メールを目視チェックし、必要項目を手入力でNotionに転記していました。
Parseurのようなメールパーサーを使えば、こうした手間を劇的に省き、情報抽出と登録を自動化できます。
ステップ1: Parseurの無料アカウントを作成してメール受信設定を行う
Parseurは無料で始められ、全ての機能を体験できます！
アカウント登録後すぐに、すべてのメールを受信するためのメールボックスを作成のガイドが表示されます。
ステップ2: メールをParseurのメールボックスに転送
自動転送ルールの作り方を参考に、対象メールが自動でParseurのメールボックスに届くように設定しましょう。
ステップ3: メールデータを抽出
Parseurの主な機能の一つが、AIを活用したメールなどからのデータ自動抽出です（不動産や飲食、小売業など幅広い業種で利用されています）。
抽出されたデータは次のように表示されます。
ステップ4: Zapierで抽出データのエクスポートを設定
「エクスポート」から「Zapier」を選んで、「Notion」を検索。次に「Create Zap」ボタンをクリックするとZapierの設定画面に切り替わります。
ステップ5: ZapierでParseurと連携
Zapier上でParseurアカウントおよび対象メールボックスを選択し、抽出されたデータをZapier経由で受け取れるようにします。
ステップ6: ZapierでNotionと連携
Zapier側でNotionアカウントへの接続を求められます。
NotionとZapierを連携するには、Notionワークスペースでインテグレーション用のシークレットトークンを用意する必要があります。
Notionアカウントの設定から「integration」を選び、「develop my own integrations」をクリックします。
その後、新規Zapierインテグレーションを追加し、トークンを生成してください。
生成したインテグレーショントークンをZapierへコピーペーストすることで、Notionとの連携が完了します。以降は、抽出したメールの情報を使って、Notionで作成されるデータベースアイテムの内容をカスタマイズできます。
注意: ワークスペースがドロップダウンに表示されない場合は、Notion側でZapier用インテグレーションと該当データベースの共有設定が必要です。
ステップ7: ZapierからNotionへテスト送信
Zapierからテストトリガーを送信し、Notionデータベースにアイテムが自動で作成されるかを確認します。
上記のように、リードや必要情報が自動的にNotionデータベースへ追加されています。
今後はParseurメールボックスに届いた全メールが、抽出されてNotionに自動エクスポートされます。
Parseurチームでも昨年からNotionを積極活用しています。同じく「ノーコード」ツールとして、手作業業務の負荷を削減するのが私たちの願いです。Notionを社内ドキュメントや進捗管理の統合ハブとして使うことで、チーム全体の作業がよりシームレスになりました。
ParseurとNotion連携についてご不明な点があれば、チャットサポートよりお気軽にご相談ください！
Parseurは、メールやPDF、各種ドキュメントからテキストデータを抽出し、業務プロセスの自動化を実現する強力なドキュメント処理ソフトウェアです。 Parseurの全機能はこちら。
Notionは、チームでタスクの計画や整理を行えるオールインワンワークスペースです。2018年の設立以来、市場で最も優れた生産性向上ツールのひとつとなりました。Notionの柔軟な構成により、ページやさまざまなビューを作成し、メンバーがドキュメントを共有・割り当てできるようになっています。
Zapierは、複数のアプリやサービスをノーコードで自動連携できるクラウド型オートメーションツールです。繰り返し行われる作業を、エンジニアや開発作業なしで自動化します。
