Se avete mai tentato di estrarre del testo da un PDF, sapete quanto sia complicato. L'estrazione manuale di tabelle da un PDF richiede non solo tempo, ma anche pazienza. Ma non temete, in questo articolo illustreremo come estrarre facilmente tabelle da documenti PDF e come convertirle automaticamente in Excel.
Perché è necessario estrarre tabelle dai PDF?
Nel mondo degli affari, i PDF sono uno dei formati di documento più usati. Molto spesso, questi documenti contengono dati tabellari, come l'elenco dei prodotti di un negozio online o le informazioni di un ordine di acquisto, oltre al semplice testo.
Utilità dell'estrazione di tabelle da PDF
Estratto dati da tabelle in PDF consente alle aziende di liberare i dati intrappolati nei documenti. Questi dati possono essere quindi utilizzati in altre applicazioni aziendali come i CRM, i sistemi ERP o gli strumenti logistici. La chiave è poter accedere a questi dati rapidamente e in un formato tabellare modificabile.
Elaborazione delle fatture
Le fatture contengono generalmente una tabella con una descrizione, un prezzo unitario e una quantità per ogni articolo. Se sei un contabile e devi estrarre dati dalle tabelle di numerose fatture per creare report finanziari per i tuoi clienti, un parser PDF automatico può accelerare notevolmente il processo di raccolta dati delle fatture.
Estratti conto di banca
Gli estratti conto bancari contengono spesso transazioni in formato tabellare. Convertire manualmente questi documenti da PDF a Excel può essere un compito lungo e tedioso, ad esempio, se si perde una transazione importante, bisogna controllare manualmente l'estratto conto, riga per riga, rispetto ai dati estratti.
Polizza di Carico (B/L)
Come le fatture o le ricevute, anche le polizze di carico sono documenti PDF che provano una transazione. Utilizzare un tool di estrazione dei PDF è il modo più efficiente per automatizzare i processi di B/L, poiché la gestione dei documenti di spedizione richiede molto tempo.
Conferme di viaggio
Nell'industria turistica, in rapida crescita, le agenzie di viaggio cercano modo per monitorare i dati dei viaggi: ad esempio, un'azienda potrebbe voler tenere traccia dei viaggi dei propri dipendenti per scopi contabili e di sicurezza. L'estrazione dei dati da PDF consente di recuperare le informazioni come i dettagli della compagnia aerea, gli orari dei voli e i dettagli dell'hotel. Automatizzare questo processo può fornire accesso a dati preziosi sui clienti, identificare le tendenze e prendere decisioni più informate nel settore turistico.
Sfide nell'estrazione manuale di tabelle da PDF
L'ultima cosa che si vuole fare quando si lavora con un gran numero di file PDF è aprirli ed estrarre manualmente i dati uno per uno. L'estrazione manuale di tabelle da PDF può presentare numerosi problemi:
- È un'operazione monotona e soggetta a errori
- Se si estraggono tabelle da un documento PDF di grandi dimensioni, è possibile che alcune voci vengano perse
- È un processo lungo che riduce la produttività
- È necessario copiare manualmente le celle una per una, altrimenti la formattazione verrà alterata
Fortunatamente, esistono tool potenti come Parseur, che consentono di automatizzare l'estrazione delle tabelle dai file PDF.
In seguito esamineremo i migliori tool per l'estrazione delle tabelle.
I migliori tool per convertire tabelle da PDF nel 2024
Anche se i PDF sono uno dei formati di documento più popolari, abbiamo identificato le 4 migliori soluzioni per copiare tabelle da un file PDF.
1. Estrazione di tabelle con metodo punta e clicca: Parseur
Grazie all'intelligenza artificiale, il motore PDF di Parseur può estrarre tabelle da documenti PDF scansionati. Parseur estrae i dati da strutture ripetitive e può persino estrarre singoli elementi se necessario.
2. Estrazione tabelle di base: Tabula e PDF Tables
Tabula è uno strumento open source gratuito che consente di estrarre dati in formato CSV o Microsoft Excel. L'interfaccia è semplice e intuitiva. Tabula è utile se sei uno sviluppatore, poiché per utilizzarlo è necessario un ambiente Java.
PDFTables è un'API di estrazione di tabelle in grado di convertire i PDF in Excel, HTML e XML. Puoi utilizzarlo anche insieme ad altre tecnologie.
Entrambi gli strumenti non sono l'opzione migliore per l'estrazione di dati da PDF scansionati, poiché non dispongono di un motore OCR. Inoltre, si limitano all'estrazione di tabelle e non di testo. Quindi, se sono necessari altri dati come il numero della fattura, la data del rapporto, il numero di conferma, tali strumenti non sono la soluzione più pratica.
3. Estrazione di testo: Convertitori PDF online
I convertitori PDF online, ad esempio, Cloud Convert sono utili quando bisogna convertire un intero documento PDF senza requisiti specifici. Però, la maggior parte dei convertitori PDF riportano le tabelle come testo, quindi non si ottiene il formato dati corretto.
4. Basato sull'IA: Nanonets
Nanonets utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per l'estrazione di tabelle. Può raggiungere un alto livello di precisione una volta istruito con alcune dozzine di esempi, ma tale addestramento può richiedere del tempo. Se qualcosa non viene estratto correttamente, sarà necessario istruire nuovamente il modello e correggere manualmente i problemi. Inoltre, può non funzionare correttamente se è necessario estrarre singoli elementi da una tabella complessa.
OCR Dinamico in Parseur estrarrà le tabelle dai PDF in pochi clic
A differenza di Tabula o Nanonets, Parseur dispone di un innovativo OCR dinamico che aiuta a individuare un campo specifico quando si sposta su un documento.
Per esempio, ogni fattura può contenere un numero diverso di articoli. Quindi la lunghezza della tabella varierà a seconda del numero di articoli in ogni fattura. Ciò significa che il tuo subtotale, sconto o totale complessivo possono spostarsi verticalmente tra i documenti. L'OCR Dinamico di Parseur consente di creare etichette su parti di testo nel documento e di posizionare i dati acquisiti rispetto a queste etichette. Ad esempio, in due clic puoi dire a Parseur che il campo "Totale" si trova sempre a destra dell'etichetta di testo "Totale complessivo:".
Come estrarre tabelle dai PDF?
L'estrazione dei dati delle tabelle dai PDF può essere eseguita in 4 semplici passaggi:
- Carica i PDF direttamente nell'app Parseur (o invia via email)
- Crea una cassetta postale. Parseur include diverse caselle di posta specifiche per settore con un insieme predefinito di campi e modelli. Puoi anche creare una casella di posta completamente personalizzata.
- Crea modelli per istruire Parseur su quali dati estrarre, puntando e cliccando sulle parti di testo che desideri estrapolare dall'esempio di documento. Parseur estrarrà quindi i dati da tutti gli altri documenti simili.
- Esporta i dati della tabella analizzata nell'applicazione che preferisci, come Excel, Salesforce, Notion o il tuo CRM
Guarda il video tutorial qui di seguito per comprendere meglio come creare un campo tabella e convertire una tabella PDF in Excel.
Da PDF a Excel: Come estrarre una tabella
Dopo avere estratto i dati della tabella, ci sono diversi modi per copiare una tabella da PDF a Excel:
- Download automatico
- Attraverso Zapier
- Attraverso Power Automate
Se vuoi scaricare i dati della tabella analizzata in un foglio Excel, basta fare clic su "esporta" nella casella di posta di Parseur e sarai in grado di scaricare il file in formato CSV, XLSX o JSON.
L'estrazione dei dati della tabella automatizzata
L'estrazione di tabelle dai file PDF non rappresenta più una sfida, a condizione di utilizzare lo strumento giusto in base alle proprie esigenze.
Amo il vostro prodotto. All'inizio ho usato il parser di Zapier, poi sono passato a mailparser.io perché quello di Zapier mancava delle funzionalità di cui avevo bisogno per analizzare i dati delle tabelle. Purtroppo, ho riscontrato alcune limitazioni anche con mailparser.io, per cui ho deciso di passare al vostro prodotto. Oltre alle limitazioni di Mailparser.io, il vostro prodotto è migliore in tutti gli aspetti, quindi sono felice di averlo scelto.
Domande frequenti
Posso copiare una tabella da un PDF?
Sì! Quando carichi il tuo PDF nell'app Parseur, la tabella viene copiata automaticamente. Da lì, puoi estrarre qualsiasi dato tabellare.
Come posso copiare una tabella da un PDF in Fogli Google?
Parseur ha formule predefinite che puoi utilizzare per esportare i dati tabellari in Fogli Google in tempo reale
Posso estrarre testo da un PDF con Parseur?
Sì! Consulta la nostra guida su come estrarre testo da un PDF.
Per qualsiasi domanda sull'estrazione di tabelle da PDF, non esitare a contattarci!
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