Se avete mai tentato di estrarre del testo da un PDF, sapete quanto sia complicato. L'estrazione manuale di tabelle da PDF è un rompicapo senza fine e, diciamocelo, nessuno ha tempo per questo!
Ma non temete, guerrieri dei PDF! In questo articolo sveleremo i segreti per estrarre facilmente le tabelle dai documenti PDF e il trucco magico per convertirle automaticamente in Excel.
Perché è necessario estrarre tabelle dai PDF?
Praticamente ogni organizzazione utilizza i PDF come formato di documento principale. Spesso includono anche dati tabulari, come i prodotti e i prezzi di un negozio online su un documento di conferma d'ordine, piuttosto che solo testo.
Utilità dell'estrazione di tabelle da PDF
L'estrazione di tabelle dai file PDF aiuta le aziende a esportare i dati bloccati nei PDF. Questi dati vengono poi inviati ad altre applicazioni aziendali come CRM, ERP o strumenti logistici. La chiave è recuperare questi dati rapidamente e in un formato tabellare modificabile.
Elaborazione delle fatture
Nella maggior parte delle fatture, si trova una descrizione, una tariffa oraria o una quantità per ogni articolo in una tabella. Immaginate di essere un contabile e di dover estrarre i dati dalle tabelle di innumerevoli fatture per i vostri clienti al fine di produrre report o dichiarazioni finanziarie. Il processo di acquisizione dati per le fatture può essere completato più rapidamente e senza errori utilizzando un parser PDF automatico.
Estratti conto di banca
Mostrateci un estratto conto bancario di solo testo! Il più delle volte non ne esiste uno. Gli estratti conto bancari di solito contengono transazioni riservate in formato tabellare. Inoltre, la conversione manuale degli estratti conto bancari da PDF a Excel può richiedere molto tempo. Ad esempio, se si perdono transazioni importanti, sarà necessario controllare manualmente gli estratti conto, riga per riga, rispetto ai dati estratti, il che richiede molto tempo.
Polizza di Carico (B/L)
Proprio come le fatture o le ricevute, le polizze di carico sono documenti PDF emessi dai vettori come prova delle transazioni. L'utilizzo di uno strumento di estrazione PDF è la tecnica più efficace per automatizzare i processi B/L, poiché la gestione dei documenti di spedizione è un'attività che richiede molto tempo.
Conferme di viaggio
Essendo una delle industrie in più rapida crescita, le agenzie di viaggio sono alla ricerca di modi innovativi per tracciare i dati di viaggio, ad esempio, un'azienda che desidera tenere traccia dei viaggi dei propri dipendenti per scopi contabili e di sicurezza personale. L'estrazione dei dati PDF aiuta a estrarre campi come i dettagli della compagnia aerea, gli orari dei voli e i dettagli dell'hotel. Automatizzare questo processo può aiutare ad accedere a dati preziosi sui clienti, identificare le tendenze e prendere decisioni migliori nel settore del turismo.
Sfide nell'estrazione manuale di tabelle da PDF
L'ultima cosa che si vuole fare quando si lavora con milioni di file PDF è aprire ed estrarre manualmente ognuno di essi. L'estrazione manuale di tabelle da PDF presenta diversi svantaggi:
- È noiosa e soggetta a errori
- Se si estraggono tabelle da un documento PDF di grandi dimensioni, è possibile perdere alcune voci
- Richiede molto tempo, con conseguente riduzione della produttività
- È necessario copiare manualmente le celle una per una, altrimenti la formattazione viene distorta
Fortunatamente, esistono potenti strumenti di analisi PDF come Parseur per automatizzare l'estrazione delle tabelle dai file PDF all'istante.
Diamo un'occhiata ai migliori strumenti per l'estrazione delle tabelle.
I migliori tool per convertire tabelle da PDF nel 2024
Non si può negare il fatto che il PDF sia uno dei formati di documento più diffusi, creati e utilizzati da professionisti creativi, organizzazioni e privati in tutto il mondo. Abbiamo raccolto le 4 migliori soluzioni per copiare tabelle dai PDF.
1. Estrazione di tabelle con metodo punta e clicca: Parseur
Con l'aiuto dell'IA, il robusto motore PDF di Parseur è in grado di estrarre tabelle da PDF scansionati. Parseur estrae i dati da strutture ripetitive e può persino estrarre singoli elementi, se necessario.
2. Estrazione tabelle di base: Tabula e PDF Tables
Tabula è uno strumento open source gratuito creato da giornalisti per estrarre dati in CSV o Microsoft Excel. Ha un'interfaccia semplice e intuitiva. È un'ottima soluzione se sei uno sviluppatore, poiché per questo programma desktop è necessario un ambiente Java.
PDFTables è un'API di estrazione di tabelle per convertire PDF in Excel, HTML e XML. L'applicazione è basata su cloud e può essere integrata anche con altre tecnologie.
Tuttavia, entrambe le soluzioni potrebbero non essere l'opzione migliore se è necessario estrarre dati da PDF scansionati, poiché non dispongono di un motore OCR. Sono inoltre limitate all'estrazione di tabelle e non di testo. Pertanto, se è necessario estrarre altri dati (come il numero di fattura, la data del rapporto, il numero di conferma), non saranno convenienti.
3. Estrazione di testo: Convertitori PDF online
I convertitori PDF online, ad esempio Cloud Convert, funzionano meglio quando è necessario convertire un intero documento PDF senza requisiti specifici. Inoltre, la maggior parte dei convertitori PDF acquisisce le tabelle come testo, quindi non si otterrà il formato dati corretto.
4. Basato sull'IA: Nanonets
Nanonets utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per l'estrazione delle tabelle. Può raggiungere un alto livello di precisione una volta addestrato con alcune decine di campioni. Tuttavia, l'addestramento può richiedere del tempo e se qualcosa non viene estratto correttamente, sarà necessario addestrare nuovamente il modello e correggere manualmente i problemi. Inoltre, potrebbe non funzionare correttamente se è necessario estrarre singoli elementi da una tabella complessa.
OCR Dinamico in Parseur estrarrà le tabelle dai PDF in pochi clic
Rispetto a Tabula o Nanonets, Parseur dispone di un innovativo riconoscimento ottico dei caratteri dinamico che aiuta a individuare un campo specifico quando si sposta all'interno di un documento.
Ad esempio, ogni fattura può avere un numero diverso di articoli. Pertanto, la lunghezza della tabella varierà a seconda del numero di articoli in ogni fattura. Ciò significa che il subtotale, lo sconto o il totale complessivo possono spostarsi verticalmente tra i documenti. L'OCR Dinamico consente di creare etichette su parti di testo nel documento e di posizionare i dati acquisiti in relazione a queste etichette. Ad esempio, con due clic è possibile indicare a Parseur che il campo "Totale" si trova sempre a destra dell'etichetta di testo "Totale complessivo:".
Come estrarre tabelle dai PDF?
L'estrazione dei dati delle tabelle dai PDF può essere eseguita in 4 semplici passaggi:
- Caricare i PDF direttamente nell'app Parseur (o inviarli via e-mail)
- Creare una casella di posta. Parseur viene fornito con una serie di caselle di posta specifiche per settore che includono un insieme predefinito di campi e modelli che è possibile utilizzare. È anche possibile creare una casella di posta completamente personalizzata.
- Creare modelli per insegnare a Parseur quali dati estrarre puntando e cliccando sulle parti di testo che si desidera estrarre dai documenti di esempio. Parseur estrarrà quindi i dati da altri documenti simili.
- Esportare i dati della tabella analizzata in qualsiasi applicazione di propria scelta, come Excel, Salesforce, Notion o il proprio CRM
Guarda il video tutorial qui di seguito per capire meglio come creare un campo tabella e convertire una tabella PDF in Excel.
Da PDF a Excel: Come estrarre una tabella
Una volta estratti i dati della tabella, ci sono diversi modi per copiare una tabella da PDF a Excel:
- Download automatico
- Tramite Zapier
- Tramite Power Automate
Se è necessario scaricare i dati della tabella analizzata in un foglio Excel, è sufficiente fare clic su "Esporta" nella casella di posta di Parseur ed è possibile scaricarli in formato CSV, XLSX o JSON.
L'estrazione dei dati della tabella automatizzata
L'estrazione di tabelle dai file PDF non è più una sfida, purché si utilizzi lo strumento giusto a seconda delle proprie esigenze.
Amo il vostro prodotto. Inizialmente ho iniziato con il parser di Zapier, poi sono passato a mailparser.io perché quello di Zapier non aveva le funzionalità di cui avevo bisogno per analizzare i dati delle tabelle. Purtroppo ho riscontrato anche delle limitazioni con mailparser.io, che alla fine mi hanno portato a passare al vostro prodotto. A parte le limitazioni di Mailparser.io, il vostro prodotto è migliore su tutta la linea, quindi sono contento di aver fatto il passaggio.
Domande frequenti
Posso copiare una tabella da un PDF?
Sì! Quando si carica il PDF nell'app Parseur, la tabella viene copiata automaticamente. Da lì, è possibile estrarre qualsiasi dato tabellare.
Come posso copiare una tabella da un PDF in Fogli Google?
Parseur ha delle formule predefinite che è possibile utilizzare per esportare i dati delle tabelle in Fogli Google in tempo reale
Posso estrarre testo da un PDF con Parseur?
Sì! Consulta la nostra guida per estrarre testo dai PDF.
Per qualsiasi domanda su come estrarre una tabella da un PDF, non esitare a contattarci!
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