La base du succès de toute entreprise repose sur sa capacité à capturer correctement les bonnes données. Qu'il s'agisse de données clients, de données produits ou d'analyses de données à des fins d'amélioration, les données jouent un rôle crucial dans toute entreprise.
Il est essentiel que toute entreprise reste à jour avec les données récentes, et la capture rapide et efficace de ces données devient primordiale. C'est là que la capture de données entre en jeu pour accélérer ces processus métier.
Qu'est-ce que la capture de données ?
La capture de données est le processus d'extraction d'informations à partir de tout type de document ou d'e-mail, et de leur conversion dans un format lisible par ordinateur. Les documents peuvent se présenter sous différents formats tels que des factures, des reçus, des questionnaires, des vidéos et des images. La saisie manuelle de ces données nécessite du temps, des efforts et des ressources. C'est pourquoi il existe des technologies basées sur l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle que les entreprises peuvent adopter pour automatiser ce processus.
Un récent communiqué de presse de Future Market Insights affirme que le marché des logiciels de capture de données d'entreprise connaîtra une forte croissance jusqu'en 2029.
Méthodes de capture de données
La capture manuelle de données est non seulement chronophage, mais également sujette aux erreurs humaines. L'automatisation du processus de capture de données est l'un des meilleurs moyens d'extraire des données avec précision. De nombreuses technologies sont impliquées dans l'automatisation de la capture de données, mais celles mentionnées ci-dessous sont les plus couramment utilisées.
"L'avenir de la numérisation est la capture intelligente" - TechReport, décembre 2021
OCR
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technique utilisée pour lire des données à partir d'images, de PDF et de documents numérisés. L'OCR élimine le besoin de saisie manuelle des données, en particulier si une entreprise doit traiter des reçus ou des images en masse.
Saviez-vous que l'OCR a été introduit pour la première fois en 1975 pour les personnes malvoyantes par Ray Kurzweil ?
Les secteurs où l'OCR est populaire sont la banque, la santé et l'assurance. Par exemple, dans les banques, l'OCR permet d'extraire des données de chèques et dans les hôpitaux, il serait utilisé pour les rapports de radiographie et les dossiers des patients.
Des exemples de logiciels OCR incluent Parseur, Tesseract, Adobe Acrobat Pro, OmniPage Ultimate et Abbyy FineReader.
ICR
La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) est une technologie d'OCR avancée utilisée pour extraire des données à partir de différentes écritures manuscrites. C'est un logiciel capable de reconnaître différents styles et polices de textes manuscrits, améliorant ainsi la précision des données extraites. Pour atteindre cette précision, l'ICR utilise l'analyse des caractéristiques ainsi que le traitement au niveau des pixels pour reconnaître les lignes, les intersections de lignes et les boucles fermées.
Exemples d'utilisation de l'ICR :
- Relevés bancaires
- Feuilles de temps
- Factures
- Formulaires d'enquête
- Enquêtes clients
OMR
La reconnaissance optique de marques (OMR), également connue sous le nom de lecture optique de marques, est le processus de collecte d'informations sur les copies d'examen, les feuilles de réponses, les enquêtes et autres documents papier. Il s'agit d'une application logicielle installée sur des ordinateurs qui numérise les documents en faisant la différence entre les cases cochées et non cochées. Le logiciel OMR est très utile dans les établissements d'enseignement et les sociétés d'études de marché car il permet de gagner du temps et de la main-d'œuvre.
Codes-barres
La technologie des codes-barres est couramment utilisée sur les biens et les articles. Vous pouvez la reconnaître aux lignes parallèles noires et blanches. Les codes-barres aident à identifier les produits et à suivre les colis via un logiciel informatique.
Ces bandes représentent en fait des données et des chiffres, ce qui les rend facilement lisibles par une machine à scanner. Les codes-barres sont fortement utilisés dans les supermarchés, les commandes internationales et même pour suivre les paiements sur les factures.
Selon un communiqué de presse de Global Market Monitor de novembre 2021, le marché mondial des codes-barres connaîtra une croissance significative d'ici 2027.
Code QR
Les codes QR sont un type de codes-barres bidimensionnels (2D) qui contiennent plus d'informations et peuvent être lus à l'aide de smartphones. Il existe deux types de codes QR : statiques et dynamiques. Vous pouvez lier des codes QR à un site Web, un site de médias sociaux, des mots de passe Wi-Fi ou même des adresses e-mail. Les restaurants utilisent même des codes QR pour éviter d'imprimer des menus et ainsi s'éloigner du papier.
"L'avenir des codes QR, c'est plus de codes QR, les restaurants continuant à montrer la voie" - PYMTS.COM
Scraping Web
Également connue sous le nom d'extraction de données, cette méthode utilise des robots Web ou des robots d'exploration Web pour récupérer le contenu des données à partir de sites Web. Les proxies résidentiels qui aident à éviter la détection des robots sont essentiels pour un web scraping efficace. Le web scraping HTML transfère ensuite les données vers une base de données.
Capture vocale
Alexa, Siri et Cortana sont des exemples de technologies de capture vocale qui utilisent la reconnaissance vocale pour capturer et traiter les données.
Le processus de capture de données
Le processus implique une série d'étapes qui sont mises en œuvre pour l'automatisation de la capture de données. Nous avons décrit les cinq étapes principales ci-dessous :
- Importation de documents
Inutile de dire que pour que le processus automatisé de capture de données puisse démarrer, les documents doivent d'abord être numérisés. La plupart des logiciels de capture de données vous permettent de numériser des documents dans différents formats tels que PDF, JPEG, XML.
- Traitement et capture de documents dans des formats lisibles
Une fois importée, la solution de capture de données traite le texte dans un format lisible par machine. Par exemple, s'il y a une image, le logiciel améliorera automatiquement la qualité de l'image pour une meilleure résolution.
- Validation des données
La troisième étape consiste à valider les documents en vérifiant les règles de tolérance prédéfinies telles que les caractères flous ou les champs manquants. Ils seront ensuite transmis pour vérification et vérifications manuelles. C'est une étape importante pour s'assurer que les données sont correctes dès le départ afin d'éviter toute erreur en cours de route.
- Classification des documents
Les documents sont automatiquement triés et indexés en fonction de critères et de filtres spécifiques. Par exemple, les bons de commande, les reçus, les contrats peuvent être regroupés sous un type de document spécifique. Cette classification intelligente des documents utilisant l'apprentissage automatique permet de gagner du temps et le personnel n'a plus à trier manuellement les documents.
- Extraction et livraison des données
Le processus ne serait pas complet sans l'extraction des données. Les informations importantes et spécifiques sont ensuite extraites en s'appuyant sur les technologies que nous avons évoquées précédemment. Les métadonnées sont également identifiées. Les documents capturés sont ensuite déplacés vers un lecteur ou un dossier spécifique où vous pouvez y accéder à tout moment.
À ce stade, des workflows automatisés sont mis en place entre différentes applications.
Avantages de l'utilisation de la capture de données
L'intégration d'un outil automatisé de capture de données dans votre entreprise donnera des résultats exceptionnels. Avec la meilleure technologie impliquée, il offre à toute entreprise un avantage concurrentiel sur les autres organisations dans l'espace numérique.
- Efficacité des données
Étant donné que les données sont capturées rapidement et efficacement, cela accélère le processus en interne, ce qui augmente la satisfaction client. Il y a moins de travail manuel à effectuer, ce qui améliore les performances du traitement des documents.
- Exactitude des données
Le traitement manuel des données est toujours sujet aux erreurs car il peut y avoir des données incomplètes ou manquantes. Avec une solution de capture de données de documents, vous pouvez être sûr que les données seront toujours exactes. Une étape de validation des données dans le processus permet d'effectuer des contrôles pour s'assurer qu'il n'y a pas d'incohérences.
Par exemple, le logiciel peut vérifier si les informations d'une facture spécifique correspondent aux données des enregistrements du fournisseur dans la base de données.
- Réduire les coûts
Selon un article d'AI Multiple publié en février 2021, le prix du classement d'un document est de 20 $, et si vous devez reproduire un document perdu, cela revient à 220 $. Un logiciel de capture de données élimine le risque de dépenses opérationnelles inutiles, réduisant ainsi les coûts.
En plus de cela, en réduisant la paperasse, vous contribuez à une société sans papier et à un meilleur environnement !
- Sécurité améliorée
Comme il y a une visibilité accrue des documents et de meilleurs processus, les actes frauduleux peuvent être détectés plus facilement. De plus, les documents sont stockés dans un stockage en ligne sûr et sécurisé, empêchant la perte de données par rapport au classement traditionnel. L'accès à ces documents peut également être limité à un certain nombre de personnes au sein de l'organisation.
De plus, étant donné que tous les documents sont numérisés et stockés dans un référentiel en ligne, le stockage physique est moins nécessaire, ce qui réduit l'espace dans un bureau.
- Gain de temps
Parcourir manuellement des documents prend du temps et parfois le processus est retardé si les employés trouvent des erreurs. Un système automatisé de capture de documents permettra de gagner du temps et de réduire la latence des processus. Cela peut conduire à une augmentation de la croissance et de l'évolutivité de l'entreprise.
- Des employés heureux et satisfaits
La fatigue oculaire, le stress et les problèmes musculaires sont liés au travail de saisie manuelle des données. Les personnes employées dans le domaine de la saisie de données souffrent de fatigue et d'autres problèmes de santé au fil du temps. C'est un travail fatigant qui démotive les salariés.
En intégrant une solution de capture de données dans votre entreprise, vous permettez aux employés de se concentrer sur d'autres aspects, d'apprendre et de progresser dans leur cheminement de carrière, augmentant ainsi la productivité.
La capture de données de documents vous aidera à rationaliser vos processus métier. Vous aurez plus de temps à consacrer aux relations avec vos clients et partenaires.
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