从扫描PDF中提取数据?

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作者 Neha Gunnoo
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要点总结

  • 手动从扫描PDF中提取数据耗时、易错且效率低下。
  • OCR技术可极大自动化数据提取流程,提高准确率和生产效率。
  • Parseur 提供先进的AI驱动OCR工具,能够高效处理多种文档格式。
  • 选择合适的PDF解析器要考虑文档的复杂性和数据需求。

什么是扫描PDF?

扫描PDF是包含文字和图形内容的图片型文件。不同于直接数字生成的普通PDF,扫描PDF需要通过专门技术将内容转换为可编辑或可搜索的文字。这一转换过程称为光学字符识别(OCR),能让静态文档变为可操作的数据。

从扫描PDF中提取数据面临的挑战

对于企业来说,从扫描PDF中提取数据尤其具有挑战性,特别是在处理大量文档时。麦肯锡的调查显示,员工平均花费近20%的工作时间在查找内部信息或联系能协助的同事,这会大幅降低工作效率。扫描PDF通常为文本图像,无法直接搜寻或编辑,手动提取数据常常导致高成本错误与低效。

手动PDF数据提取:真实案例

以一家中型会计公司为例,每月会收到数百份不同客户的扫描发票。这些发票通常以PDF格式存储,每份发票需由员工手动查阅,录入如发票号、日期、供应商名称、金额、到期日等关键信息到会计系统或Excel表格中。

这一人工流程包括:

  • 单独打开每一份扫描PDF。
  • 仔细逐行阅读文档内容。
  • 手动输入数据到目标系统。
  • 多次核对信息,纠正难免出错的细节。

Symatrix(2019年)报告称,人工录入基础表格数据的出错概率可达18%到40%。实际上,手工处理500份发票时,可能有25-50份包含错误,从而导致支付异常、账目不准、供应商关系紧张和工作流延误等问题。

使用非解析型工具的难题:常见陷阱

企业有时会采用简单OCR工具将扫描图片转为文本,但这类工具往往难以应对格式多变或结构复杂的文档。例如,物流公司可能收到来自不同合作方、布局各异的货运单扫描件。非专业OCR工具很容易输出杂乱无序的数据,员工不得不花费大量时间重新整理,最终反而抵消了自动化带来的效率提升。

Jumio(2019年)案例研究显示,主流OCR方案在理想条件下的准确率为79%-88%,而遇到模糊或倾斜的图片时,仅有28%—62%的准确率,凸显了其应对复杂排版及低质量输入的不足。

手工与非解析方案的代价

手工或低效自动化流程累积造成的生产力损失与财务成本极为可观。Sprout HR Solutions研究表明,单纯手动数据录入的平均成本高达4.65美元/条。这些成本极易累加;例如,人事与薪酬流程手工处理,每年会因低效损失20-30%的收入。

而间接成本,包括员工挫败感、流失率上升及因差错导致的客户不满,也同样严重,并不利于企业口碑。

AI与先进OCR在PDF数据提取中的作用

这些技术不仅能识别扫描图片中的文本,还能智能解析、结构化并组织数据,其准确率和效率远超传统OCR方法。

那么扫描PDF最好的数据提取工具是什么?

市场上有许多在线工具可选,但如何挑选真正适合自身需求的应用却并不容易。

理想工具应该能够:

  • 支持任意文档格式和版面结构
  • 高效处理海量数据
  • 可在保留原表格排版的同时提取数据
  • 可实时将数据发送到其他应用

为什么Parseur是扫描PDF数据提取的最佳工具?

Parseur将先进的AI驱动OCR与强大的数据解析技术结合,非常适合自动化PDF数据提取。也许我们这么说会显得主观,但 数百位客户的反馈已经说明一切。

使用Parseur的优势:

  • 高准确率: Parseur的AI驱动OCR提取数据准确率超过98%,显著减少人工干预。
  • 灵活性强: 轻松适配各类文档格式,包括发票、表单、收据、合同等。
  • 集成能力: 可通过Zapier和Make等平台无缝对接众多应用,实现自动化数据流转。
  • 高可扩展性: 无论文件量大还是小都能轻松处理,且准确率始终如一。

如何将扫描PDF中的数据提取到Excel?

信息图表截图
从扫描PDF提取数据

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请按以下步骤自动提取扫描PDF中的数据:

第1步:注册并创建您的Parseur邮箱

访问 Parseur 注册并开启免费试用。

第2步:上传您的扫描PDF

  • 可直接上传扫描文件到Parseur。
  • 也可以通过邮件转发扫描PDF到Parseur邮箱。

第3步:AI自动识别并提取扫描文档中的数据

  • AI驱动OCR会自动识别文本和数据模式。
  • 您也可以使用自定义模板和系统预设字段辅助提取。

第4步:PDF转Excel

  • 按照这里的说明,可将PDF数据实时发送至任意应用。

从扫描PDF中提取数据其实并不复杂也不费时。凭借先进的OCR工具,特别是像Parseur这样的产品,企业可以极大提升数据提取的效率、准确性和工作产出。

常见问题解答(FAQ)

Q: 可以从扫描PDF中提取数据吗?

A: 可以,使用PDF解析器即可从扫描文档提取数据。

Q: Parseur可以识别扫描PDF中的手写文字吗?

A: Parseur的先进OCR能够识别工整的手写文字,且准确率很高。

Q: 用Parseur提取数据安全吗?

A: 绝对安全。Parseur符合GDPR规范,并采用严格加密和安全云存储机制保障您的数据安全。

Q: Parseur可以和现有软件集成吗?

A: 可以,Parseur通过Zapier、Make及完善API可与众多应用无缝集成。

Q: ChatGPT可以从扫描文档中读取和提取数据吗?

A: ChatGPT只能进行简单的PDF数据提取。

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