Punti chiave
- L'estrazione manuale dei dati dai PDF scansionati richiede tempo, è soggetta a errori e inefficiente.
- La tecnologia OCR automatizza in modo significativo l'estrazione dei dati, migliorando la precisione e la produttività.
- Parseur fornisce strumenti OCR avanzati basati sull'intelligenza artificiale che gestiscono in modo efficiente diversi formati di documenti.
- La scelta del giusto parser PDF dipende dalla complessità del documento e dalle esigenze di dati.
Cosa sono i PDF scansionati?
I PDF scansionati sono file immagine che contengono rappresentazioni visive di testo e grafica. A differenza dei PDF normali creati digitalmente, i PDF scansionati richiedono una tecnologia unica per convertire il loro contenuto in testo modificabile o ricercabile. Questo processo di conversione, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), trasforma i documenti statici in dati utilizzabili.
La sfida di estrarre dati da PDF scansionati
L'estrazione dei dati dai PDF scansionati può essere impegnativa, soprattutto se l'azienda gestisce grandi quantità di documenti. Secondo un rapporto di McKinsey, i dipendenti trascorrono quasi il 20% della loro settimana lavorativa alla ricerca di informazioni interne o alla ricerca di colleghi che possano aiutarli in attività specifiche, il che può ridurre significativamente la produttività. I PDF scansionati, in genere immagini di testo, presentano sfide uniche in quanto non possono essere modificati o cercati direttamente. L'estrazione manuale dei dati da questi file porta spesso a errori costosi e inefficienze.
Estrazione manuale dei dati PDF: uno scenario reale
Si consideri l'esempio reale di uno studio contabile di medie dimensioni che riceve centinaia di fatture scansionate ogni mese da diversi clienti. In genere scansionate in formato PDF, ogni fattura deve essere elaborata manualmente dai dipendenti che leggono il documento scansionato e inseriscono manualmente i dettagli critici, come il numero di fattura, la data, il nome del fornitore, l'importo del pagamento e la data di scadenza, in un sistema contabile o in un foglio di calcolo Excel.
Questo processo manuale prevede diversi passaggi:
- Aprire ogni PDF scansionato singolarmente.
- Leggere attentamente ogni documento riga per riga.
- Inserire manualmente i dati nel sistema desiderato.
- Verificare più volte le informazioni inserite per correggere gli inevitabili errori.
Secondo Symatrix (2019), la probabilità di errore umano durante l'inserimento manuale dei dati in semplici fogli di calcolo è compresa tra il 18% e il 40%. In termini pratici, ciò significa che su 500 fatture elaborate manualmente, fino a 25-50 potrebbero contenere errori, causando discrepanze di pagamento, registrazioni finanziarie errate, rapporti tesi con i fornitori e flussi di lavoro ritardati.
Sfide nell'utilizzo di strumenti non di parsing: un errore comune
A volte le aziende utilizzano strumenti OCR di base che convertono le immagini scansionate in testo modificabile. Tuttavia, questi strumenti spesso hanno difficoltà con layout vari o complessi. Ad esempio, un'azienda di logistica potrebbe ricevere moduli di spedizione scansionati da più partner che utilizzano layout diversi. Gli strumenti OCR non specializzati producono spesso output non strutturati e disordinati, costringendo i dipendenti a dedicare più tempo alla riorganizzazione dei dati, annullando così i potenziali guadagni di produttività derivanti dall'automazione.
Un recente caso di studio di Jumio (2019) ha rilevato che le principali soluzioni OCR raggiungono tassi di precisione del 79%-88% in condizioni ideali, ma scendono al 28%-62% con immagini sfocate o distorte, evidenziando le loro difficoltà con layout complessi e input di scarsa qualità.
Il costo reale delle soluzioni manuali e non di parsing
L'impatto cumulativo dei processi manuali o automatizzati inadeguati si traduce in notevoli perdite di produttività e costi finanziari significativi. Secondo uno studio di Sprout HR Solutions, il costo del solo inserimento manuale dei dati ammonta a 4,65 dollari per voce. Questi costi possono accumularsi in modo significativo; ad esempio, i processi manuali nella gestione delle risorse umane e del libro paga possono portare a perdite di fatturato annuali del 20-30% a causa delle inefficienze.
I costi indiretti, tra cui la frustrazione dei dipendenti, l'aumento del turnover del personale e l'insoddisfazione dei clienti a causa di errori, sono altrettanto sostanziali e possono influire negativamente sulla reputazione di un'azienda.
Il ruolo dell'IA e dell'OCR avanzato nell'estrazione dei dati dai PDF
Queste tecnologie riconoscono il testo dalle immagini scansionate e interpretano, strutturano e organizzano i dati estratti in modo intelligente, superando i metodi OCR tradizionali in termini di precisione ed efficienza.
Ma qual è lo strumento migliore per la scansione dei PDF?
Con così tanti strumenti online disponibili sul mercato, può essere difficile scegliere l'applicazione giusta per le proprie esigenze.
Si consiglia di investire in uno strumento in grado di:
- Supportare qualsiasi formato e layout
- Gestire grandi quantità di dati
- Estrarre i dati delle tabelle senza perdere la formattazione originale
- Inviare tali dati a qualsiasi altra applicazione in tempo reale
Perché Parseur è lo strumento migliore per estrarre dati da PDF scansionati?
Parseur combina l'OCR avanzato basato sull'intelligenza artificiale con una solida tecnologia di analisi dei dati, rendendolo ideale per automatizzare l'estrazione dei dati dai PDF. Sappiamo che questa può sembrare un'affermazione di parte, ma centinaia di clienti sono d'accordo con noi.
Vantaggi dell'utilizzo di Parseur:
- Elevata precisione: la tecnologia OCR basata sull'intelligenza artificiale di Parseur raggiunge livelli di precisione superiori al 98%, riducendo significativamente l'intervento manuale.
- Flessibilità: si adatta facilmente a vari formati di documenti, tra cui fatture, moduli, ricevute e contratti.
- Integrazione: si integra perfettamente con numerose app tramite Zapier e Make, consentendo un flusso di dati automatizzato direttamente nei flussi di lavoro.
- Scalabilità: ideale per gestire volumi di documenti sia piccoli che grandi senza compromettere la precisione.
Come estrarre i dati da un PDF scansionato in Excel?
Seguire questi passaggi per automatizzare l'estrazione dei dati dai PDF scansionati:
Passaggio 1: registrarsi e creare la propria casella di posta Parseur
Visitare Parseur per registrarsi e iniziare la prova gratuita.
Passaggio 2: caricare i PDF scansionati
- Caricare i documenti scansionati direttamente su Parseur.
- È anche possibile inoltrare i PDF scansionati via e-mail.
Passaggio 3: l'IA estrae automaticamente i dati dai documenti scansionati.
- La tecnologia OCR basata sull'intelligenza artificiale riconosce automaticamente il testo e i modelli di dati.
- È anche possibile creare un modello personalizzato con i campi predefiniti forniti.
Passaggio 4: da PDF a Excel
- Seguire le istruzioni qui per inviare i dati PDF a qualsiasi applicazione istantaneamente.
L'estrazione dei dati dai PDF scansionati non deve essere complicata o dispendiosa in termini di tempo. Sfruttando la tecnologia OCR avanzata, in particolare strumenti come Parseur, le aziende possono migliorare significativamente la produttività, la precisione e l'efficienza nei loro processi di estrazione dei dati.
Domande frequenti (FAQ)
D: È possibile estrarre dati da PDF scansionati?
R: Sì, utilizzare un parser PDF per estrarre i dati dai documenti scansionati.
D: Parseur è in grado di gestire il testo scritto a mano nei PDF scansionati?
R: Le capacità OCR avanzate di Parseur sono in grado di gestire il testo scritto a mano in modo leggibile con una precisione impressionante.
D: L'estrazione dei dati con Parseur è sicura?
R: Assolutamente sì. Parseur è conforme al GDPR e utilizza una crittografia rigorosa e un'archiviazione cloud sicura per proteggere i dati.
D: Posso integrare Parseur con il mio software esistente?
R: Sì, Parseur si integra perfettamente con numerose applicazioni tramite Zapier, Make e robuste API.
D: ChatGPT può leggere ed estrarre dati da documenti scansionati?
R: ChatGPT può eseguire solo una semplice estrazione di dati dai PDF.
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