Principais conclusões
- Extrair dados manualmente de PDFs escaneados é demorado, propenso a erros e ineficiente.
- A tecnologia OCR automatiza significativamente a extração de dados, melhorando a precisão e a produtividade.
- O Parseur fornece ferramentas avançadas de OCR com tecnologia de IA que lidam com diversos formatos de documentos com eficiência.
- Escolher o analisador de PDF certo depende da complexidade do seu documento e das suas necessidades de dados.
O que são PDFs escaneados?
PDFs escaneados são arquivos de imagem que contêm representações visuais de texto e gráficos. Ao contrário dos PDFs comuns criados digitalmente, os PDFs escaneados exigem tecnologia exclusiva para converter seu conteúdo em texto editável ou pesquisável. Esse processo de conversão, Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), transforma documentos estáticos em dados acionáveis.
O desafio de extrair dados de PDFs escaneados
Extrair dados de PDFs escaneados pode ser desafiador, especialmente se sua empresa lida com documentos grandes. De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários gastam quase 20% da sua semana de trabalho procurando informações internas ou rastreando colegas que podem ajudar em tarefas específicas, o que pode reduzir significativamente a produtividade. PDFs escaneados, normalmente imagens de texto, apresentam desafios únicos, pois não podem ser editados ou pesquisados diretamente. A extração manual de dados desses arquivos geralmente leva a erros e ineficiências dispendiosas.
Extração manual de dados de PDF: um cenário da vida real
Considere um exemplo real de uma empresa de contabilidade de médio porte que recebe centenas de faturas digitalizadas mensalmente de vários clientes. Normalmente digitalizadas em formato PDF, cada fatura deve ser processada manualmente por funcionários que leem o documento digitalizado e inserem manualmente detalhes críticos, como número da fatura, data, nome do fornecedor, valor do pagamento e data de vencimento, em um sistema de contabilidade ou planilha do Excel.
Este processo manual envolve várias etapas:
- Abrir cada PDF escaneado individualmente.
- Ler atentamente cada documento linha por linha.
- Inserir manualmente os dados no sistema desejado.
- Verificar as informações inseridas várias vezes para corrigir erros inevitáveis.
De acordo com a Symatrix (2019), a probabilidade de erro humano ao inserir dados manualmente em planilhas simples varia entre 18% e 40%. Em termos práticos, isso significa que de 500 faturas processadas manualmente, até 25 a 50 podem conter erros, causando discrepâncias de pagamento, registros financeiros incorretos, relacionamentos tensos com fornecedores e fluxos de trabalho atrasados.
Desafios ao usar ferramentas que não são de análise: uma armadilha comum
Às vezes, as empresas usam ferramentas básicas de OCR que convertem imagens digitalizadas em texto editável. No entanto, essas ferramentas frequentemente têm dificuldades com layouts variados ou complexos. Por exemplo, uma empresa de logística pode receber formulários de remessa digitalizados de vários parceiros usando layouts diferentes. Ferramentas de OCR não especializadas geralmente produzem saídas desestruturadas e confusas, forçando os funcionários a gastar tempo extra reorganizando os dados, negando assim quaisquer ganhos potenciais de produtividade da automação.
Um estudo de caso recente da Jumio (2019) descobriu que as principais soluções de OCR alcançam taxas de precisão de 79% a 88% em condições ideais, mas caem para 28% a 62% com imagens desfocadas ou distorcidas, destacando sua dificuldade com layouts complexos e entradas de baixa qualidade.
O custo real de soluções manuais e sem análise
O impacto cumulativo de processos manuais ou automatizados inadequados resulta em perdas substanciais de produtividade e custos financeiros significativos. De acordo com o estudo da Sprout HR Solutions, a despesa com a entrada manual de dados sozinha chega a US$ 4,65 por entrada. Esses custos podem se acumular significativamente; por exemplo, processos manuais em gerenciamento de RH e folha de pagamento podem levar a perdas anuais de receita de 20 a 30% devido a ineficiências.
Os custos indiretos, incluindo a frustração dos funcionários, o aumento da rotatividade de pessoal e a insatisfação do cliente devido a erros, são igualmente substanciais e podem afetar negativamente a reputação de uma empresa.
O papel da IA e do OCR avançado na extração de dados de PDF
Essas tecnologias reconhecem texto de imagens digitalizadas e interpretam, estruturam e organizam dados extraídos de forma inteligente, superando os métodos tradicionais de OCR em precisão e eficiência.
Mas qual é a melhor ferramenta para digitalizar PDFs?
Com tantas ferramentas online disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher o aplicativo certo para suas necessidades.
Você gostaria de investir em uma ferramenta que possa:
- Suportar qualquer formato e layout
- Lidar com grandes quantidades de dados
- Extrair dados da tabela sem perder sua formatação original
- Enviar esses dados para qualquer outro aplicativo em tempo real
Por que o Parseur é a melhor ferramenta para extrair dados de PDFs escaneados?
O Parseur combina OCR avançado com tecnologia de IA com robusta tecnologia de análise de dados, tornando-o ideal para automatizar a extração de dados de PDF. Entendemos que isso pode parecer uma afirmação tendenciosa, mas centenas de clientes concordam conosco.
Benefícios de usar o Parseur:
- Alta precisão: A tecnologia OCR orientada por IA do Parseur atinge níveis de precisão superiores a 98%, reduzindo significativamente a intervenção manual.
- Flexibilidade: Adapta-se facilmente a vários formatos de documento, incluindo faturas, formulários, recibos e contratos.
- Integração: Integra-se perfeitamente com vários aplicativos via Zapier e Make, permitindo o fluxo automatizado de dados diretamente para seus fluxos de trabalho.
- Escalabilidade: Ideal para lidar com pequenos e grandes volumes de documentos sem comprometer a precisão.
Como extraio dados de um PDF escaneado para o Excel?
Siga estas etapas para automatizar a extração de dados de PDF escaneados:
Etapa 1: inscreva-se e crie sua caixa de correio Parseur
Visite Parseur para se inscrever e iniciar seu teste gratuito.
Etapa 2: carregue seus PDFs escaneados
- Carregue seus documentos digitalizados diretamente para o Parseur.
- Você também pode encaminhar PDFs escaneados por e-mail.
Etapa 3: a IA extrai dados automaticamente dos documentos digitalizados.
- A tecnologia OCR com tecnologia de IA reconhece automaticamente padrões de texto e dados.
- Você também pode criar um modelo personalizado com os campos prontos fornecidos.
Etapa 4: PDF para Excel
- Siga as instruções aqui para enviar dados PDF para qualquer aplicativo instantaneamente.
Extrair dados de PDFs escaneados não precisa ser complicado ou demorado. Ao alavancar a tecnologia OCR avançada, especificamente ferramentas como o Parseur, as empresas podem aumentar significativamente a produtividade, a precisão e a eficiência em seus processos de extração de dados.
Perguntas frequentes (FAQs)
P: Podemos extrair dados de PDFs escaneados?
R: Sim, use um analisador de PDF para extrair dados de documentos digitalizados.
P: O Parseur pode lidar com texto manuscrito em PDFs escaneados?
R: Os recursos avançados de OCR do Parseur podem lidar com texto manuscrito bem escrito com impressionante precisão.
P: A extração de dados é segura com o Parseur?
R: Absolutamente. O Parseur está em conformidade com o GDPR e emprega criptografia rígida e armazenamento seguro em nuvem para manter seus dados seguros.
P: Posso integrar o Parseur ao meu software existente?
R: Sim, o Parseur se integra perfeitamente com vários aplicativos por meio do Zapier, Make e APIs robustas.
P: O ChatGPT pode ler e extrair dados de documentos digitalizados?
R: O ChatGPT pode fazer apenas extração simples de dados de PDFs.
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