Principais conclusões
- Extrair dados manualmente de PDFs escaneados é demorado, propenso a erros e ineficiente.
- A tecnologia OCR automatiza significativamente a extração de dados, melhorando a precisão e a produtividade.
- O Parseur oferece ferramentas avançadas de OCR com IA capazes de lidar com diversos formatos de documentos com eficiência.
- Escolher o analisador de PDF certo depende da complexidade do seu documento e das suas necessidades de dados.
O que são PDFs escaneados?
PDFs escaneados são arquivos de imagem que contêm representações visuais de texto e gráficos. Ao contrário de PDFs comuns criados digitalmente, os PDFs escaneados exigem uma tecnologia exclusiva para converter seu conteúdo em texto editável ou pesquisável. Esse processo de conversão, chamado Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), transforma documentos estáticos em dados acionáveis.
O desafio de extrair dados de PDFs escaneados
Extrair dados de PDFs escaneados pode ser desafiador, especialmente se sua empresa lida com grandes documentos. De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários gastam quase 20% da semana de trabalho procurando informações internas ou rastreando colegas que podem ajudar em tarefas específicas, o que pode reduzir significativamente a produtividade. PDFs escaneados, geralmente imagens de texto, apresentam desafios únicos, pois não podem ser editados ou pesquisados diretamente. A extração manual de dados desses arquivos frequentemente resulta em erros custosos e ineficiências.
Extração manual de dados de PDF: um cenário da vida real
Considere um exemplo real de uma empresa de contabilidade de médio porte que recebe centenas de faturas digitalizadas por mês de diferentes clientes. Normalmente digitalizadas em formato PDF, cada fatura deve ser processada manualmente por funcionários que leem o documento escaneado e inserem manualmente detalhes críticos como número da fatura, data, nome do fornecedor, valor do pagamento e data de vencimento em um sistema de contabilidade ou planilha do Excel.
Esse processo manual envolve várias etapas:
- Abrir cada PDF escaneado individualmente.
- Ler cuidadosamente cada documento linha por linha.
- Inserir manualmente os dados no sistema desejado.
- Verificar as informações inseridas diversas vezes para corrigir erros inevitáveis.
De acordo com a Symatrix (2019), a probabilidade de erro humano ao inserir dados manualmente em planilhas simples varia entre 18% e 40%. Na prática, isso significa que, de 500 faturas processadas manualmente, até 25 a 50 podem conter erros, ocasionando diferenças de pagamento, registros financeiros incorretos, relações tensas com fornecedores e atrasos nos fluxos de trabalho.
Desafios ao usar ferramentas sem análise: uma armadilha comum
Às vezes, as empresas usam ferramentas básicas de OCR que convertem imagens escaneadas em texto editável. Entretanto, essas ferramentas frequentemente enfrentam dificuldades com layouts variados ou complexos. Por exemplo, uma empresa de logística pode receber formulários de remessa escaneados de diversos parceiros usando layouts diferentes. Ferramentas de OCR não especializadas geralmente produzem resultados desestruturados e confusos, obrigando os funcionários a gastar tempo extra reorganizando os dados, anulando possíveis ganhos de produtividade da automação.
Um estudo de caso da Jumio (2019) encontrou que as principais soluções de OCR atingem taxas de precisão de 79% a 88% em condições ideais, mas caem para 28% a 62% com imagens borradas ou distorcidas, destacando a dificuldade com layouts complexos e entradas de baixa qualidade.
O custo real de soluções manuais e sem análise
O impacto cumulativo de processos manuais ou automatizados inadequados resulta em perdas substanciais de produtividade e custos financeiros significativos. De acordo com o estudo da Sprout HR Solutions, o custo apenas da entrada manual de dados é de US$ 4,65 por entrada. Esses valores podem se acumular significativamente; por exemplo, processos manuais em áreas de RH e gestão de folha de pagamento podem levar a perdas anuais de receita de 20% a 30% devido a ineficiências.
Os custos indiretos, incluindo frustração dos funcionários, maior rotatividade de pessoal e insatisfação do cliente devido a erros, também são substanciais e podem afetar negativamente a reputação de uma empresa.
O papel da IA e do OCR avançado na extração de dados de PDF
Essas tecnologias reconhecem texto de imagens escaneadas e interpretam, estruturam e organizam de forma inteligente os dados extraídos, superando os métodos tradicionais de OCR em precisão e eficiência.
Mas qual é a melhor ferramenta para escanear PDFs?
Com tantas ferramentas online disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher a aplicação certa para suas necessidades.
Você vai querer investir em uma ferramenta que possa:
- Suportar qualquer formato e layout
- Lidar com grandes volumes de dados
- Extrair dados de tabelas sem perder a formatação original
- Enviar esses dados para qualquer outro aplicativo em tempo real
Por que o Parseur é a melhor ferramenta para extrair dados de PDFs escaneados?
O Parseur combina OCR avançado com IA e robusta tecnologia de análise de dados, tornando-o ideal para automatizar a extração de dados de PDF. Sabemos que isso pode parecer uma afirmação tendenciosa, mas centenas de clientes concordam conosco.
Benefícios de usar o Parseur:
- Alta precisão: A tecnologia de OCR com IA do Parseur alcança níveis de precisão superiores a 98%, reduzindo significativamente a necessidade de intervenção manual.
- Flexibilidade: Adapta-se facilmente a diversos formatos de documentos, incluindo faturas, formulários, recibos e contratos.
- Integração: Integra-se perfeitamente com diversos aplicativos via Zapier e Make, permitindo o fluxo automatizado de dados diretamente para seus fluxos de trabalho.
- Escalabilidade: Ideal para lidar com pequenos e grandes volumes de documentos sem comprometer a precisão.
Como extraio dados de um PDF escaneado para o Excel?
Siga estas etapas para automatizar a extração de dados de PDF escaneado:
Etapa 1: Cadastre-se e crie sua caixa de entrada no Parseur
Visite Parseur para se cadastrar e começar seu teste gratuito.
Etapa 2: Carregue seus PDFs escaneados
- Faça upload dos seus documentos escaneados diretamente no Parseur.
- Você também pode encaminhar PDFs escaneados por e-mail.
Etapa 3: IA extrai os dados automaticamente dos documentos escaneados.
- A tecnologia de OCR com IA reconhece automaticamente textos e padrões de dados.
- Você também pode criar um modelo personalizado com os campos prontos fornecidos.
Etapa 4: PDF para Excel
- Siga as instruções aqui para enviar dados do PDF instantaneamente para qualquer aplicação.
Extrair dados de PDFs escaneados não precisa ser complicado ou demorado. Ao aproveitar a tecnologia avançada de OCR, principalmente ferramentas como o Parseur, as empresas podem aumentar significativamente a produtividade, precisão e eficiência em seus processos de extração de dados.
Perguntas Frequentes
Aqui estão todas as suas perguntas respondidas sobre a Extração de Dados de PDF Escaneado.
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Podemos extrair dados de PDFs escaneados?
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Sim, use um analisador de PDF para extrair dados de documentos escaneados.
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O Parseur pode lidar com texto manuscrito em PDFs escaneados?
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Os avançados recursos de OCR do Parseur conseguem lidar com texto manuscrito bem escrito com impressionante precisão.
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A extração de dados é segura com o Parseur?
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Absolutamente. O Parseur está em conformidade com o GDPR e emprega criptografia rigorosa e armazenamento seguro em nuvem para proteger seus dados.
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Posso integrar o Parseur ao meu software existente?
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Sim, o Parseur se integra perfeitamente com diversos aplicativos via Zapier, Make e APIs robustas.
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O ChatGPT consegue ler e extrair dados de documentos escaneados?
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O ChatGPT pode fazer apenas extrações simples de dados de PDFs.
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